Ketika manajemen inventaris untuk bisnis kecil Anda masih mengandalkan catatan tempel, spreadsheet dengan tiga versi berbeda yang bertebaran di mana-mana, dan drive bersama yang tidak ada yang ingat untuk memperbarui, kehabisan stok dan kelebihan stok menjadi hal yang tak terhindarkan. Sistem yang terstruktur selalu mengungguli tumpukan alat yang berdiri sendiri, dan menyiapkannya pun tidak harus rumit atau mahal.
Microsoft Forms, pembuat formulir yang terintegrasi di Microsoft 365, adalah salah satu opsi untuk tim kecil yang membutuhkan cara sederhana untuk mencatat jumlah inventaris dan penyesuaian stok. Alat ini tidak akan menggantikan sistem inventaris lengkap, tetapi merupakan titik awal yang masuk akal jika tim Anda sudah terbiasa menggunakan ekosistem Microsoft dan hanya ingin formulir dasar untuk mengumpulkan data jumlah stok.
Berikut cara menyiapkannya — dan cara meningkatkannya setelah kebutuhan Anda melampaui kemampuannya.
Cara mengelola inventaris dengan Microsoft Forms (langkah demi langkah)
Menggunakan Microsoft Forms untuk manajemen inventaris berarti membuat formulir yang diisi oleh tim Anda setiap kali stok masuk, keluar, atau dihitung. Alur kerjanya sama seperti membuat formulir Microsoft lainnya, hanya saja dengan kolom khusus inventaris.
Berikut cara membuat formulir Microsoft untuk melacak inventaris:
- Masuk ke Microsoft Forms dengan kredensial Microsoft 365 Anda, lalu klik New Form.
- Klik Untitled form dan beri nama formulir Anda — misalnya “Penghitungan Stok Mingguan” atau “Log Penyesuaian Inventaris” — dan tambahkan deskripsi singkat agar tim Anda tahu persis apa yang harus dicatat.
- Tambahkan kolom inventaris Anda. Klik tanda plus (+) dan pilih format untuk setiap kolom (misalnya, kolom Text untuk nama item, SKU, dan jumlah, serta kolom Date untuk tanggal penghitungan dilakukan).
- Ketikkan pertanyaan dan opsi jawaban (jika relevan). Klik Add new question dan lanjutkan hingga Anda memiliki semua kolom yang dibutuhkan.
- Klik Style untuk memilih tata letak dan skema warna yang membuat formulir mudah dibaca dan dipindai di perangkat apa pun, termasuk ponsel atau tablet di gudang.
- Setelah siap, klik Collect responses untuk membagikan formulir kepada tim Anda. Anda dapat membagikannya melalui email atau tautan, atau bahkan memasang kode QR di dekat rak sehingga pembaruan dapat dicatat begitu stok berubah.
Begitu saja — tetapi ada satu kendala: Microsoft Forms dapat mengumpulkan data inventaris, tetapi tidak dirancang untuk mengelolanya. Setiap entri harus diketik secara manual. Dengan sendirinya, Microsoft Forms tidak dapat secara otomatis mengurangi unit saat terjual atau memotongnya dari total berjalan, dan tidak ada yang memberi tahu Anda ketika suatu SKU mulai menipis.
Jika Anda menginginkan sistem inventaris dinamis yang memperbarui tingkat stok secara otomatis saat pesanan masuk, Anda perlu memadukan Microsoft Forms dengan Microsoft Power Apps dan SharePoint — yang sering kali berarti pengembangan khusus yang tidak dimiliki waktu atau sumber dayanya oleh sebagian besar tim kecil.
Untuk penghitungan sederhana dan audit sekali jalan, fitur Microsoft Forms seperti logika percabangan dan kustomisasi tema sudah memadai. Untuk hal yang lebih dari itu, alat ini dengan cepat menjadi penghambat.
Cara mengelola inventaris dengan Jotform
Jika Anda ingin membangun sesuatu yang lebih mumpuni — sesuatu yang dapat diperbarui secara dinamis dan berkembang seiring bisnis Anda — Jotform adalah alternatif Microsoft Forms yang luar biasa.
Dengan Jotform, Anda dapat mengumpulkan dan mengelola data inventaris melalui formulir yang dapat disesuaikan, tabel yang saling terhubung, dan alat pembuat aplikasi tanpa kode — tanpa harus menggabungkan setengah lusin produk terpisah. Semuanya bekerja bersama, berada dalam satu sistem yang sama, tanpa memerlukan kode atau pengembangan khusus.
Mulailah dengan formulir pintar yang ramah seluler, yang dapat digunakan seluruh tim Anda untuk mencatat penyesuaian stok dari ponsel atau tablet, langsung dari lantai gudang, bahkan ketika Wi-Fi kurang stabil. Jotform menawarkan lebih dari 20.000 templat formulir gratis — termasuk formulir manajemen inventaris siap pakai — dan pembuat seret-dan-lepas tempat Anda dapat menyesuaikan tata letak, font, gaya, dan warna.
Setiap pengiriman dari formulir inventaris Anda terhubung langsung ke Jotform Table, sehingga setiap entri mengalir ke tabel langsung yang terpusat begitu dikirimkan, tanpa perlu ekspor manual atau menyalin-dan-menempel. Seluruh tim Anda memiliki tampilan bersama tentang tingkat stok secara real-time, dan Anda dapat menambahkan widget Inventaris Jotform untuk secara otomatis berhenti menerima pesanan setelah stok produk mencapai batasnya.
Anda juga dapat membangun aplikasi manajemen inventaris tanpa kode yang lengkap dalam hitungan detik dengan Jotform. Aplikasi Jotform ramah seluler secara default, dan templat aplikasi inventaris siap pakai membuatnya lebih cepat untuk memulai. Ada templat yang dibuat untuk toko ritel, restoran, dan lainnya — berikut adalah sejumlah pilihan kecil:
Otomatisasi bawaan Jotform menangani bagian-bagian yang berulang dari manajemen inventaris — logika kondisional, email otomatis, faktur, dan alur kerja — bersama dengan lebih dari 150 integrasi. Dan untuk tim yang menerima pembayaran, Jotform terhubung dengan lebih dari 40 gateway pembayaran.
Sudah memiliki formulir yang dibuat di Microsoft Forms? Anda tidak perlu membangun ulang apa pun secara manual: alat migrasi Jotform memindahkan formulir Anda yang sudah ada (beserta data pengirimannya) ke akun Jotform Anda, sehingga Anda dapat beralih tanpa kehilangan riwayat Anda.
Pro Tip
Untuk melihat lebih dekat perbandingan kedua platform tersebut, lihat uraian lengkap Jotform vs Microsoft Forms.
Mulai kelola inventaris dengan mudah
Microsoft Forms dapat membantu Anda menyelesaikan penghitungan stok dasar, tetapi tidak dirancang untuk manajemen inventaris dinamis di seluruh tim. Tidak ada pembaruan otomatis, tidak ada peringatan stok menipis, dan tidak ada cara untuk mengubah formulir menjadi ruang kerja terhubung yang dapat digunakan seluruh tim Anda.
Migrate existing forms instantly
Tidak perlu membuat ulang formulir online Anda dari awal. Sebagai gantinya, migrasikan formulir yang ada dan data tanggapan ke akun Jotform Anda dalam satu klik — sehingga Anda dapat mengumpulkan data tanpa melewatkan apa pun.
Your form can not be migrated.
Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.
Jotform mengisi kekosongan itu dengan pengalaman pengumpulan data yang lebih baik, otomatisasi bawaan, dan alur kerja manajemen inventaris yang lebih lengkap — semuanya dalam satu aplikasi, tanpa memerlukan pengkodean.
Buktikan sendiri. Coba Jotform secara gratis hari ini.
Artikel ini ditujukan untuk pemilik bisnis kecil, tim operasional, manajer inventaris, dan tim administrasi yang mencari cara sederhana untuk mengumpulkan dan mengelola data inventaris.
Kirim Komentar: