Praktik terbaik saat memulai upaya otomatisasi
- Perbaiki proses yang ada sebelum mengotomatiskannya
- Mulai dari yang kecil untuk membuktikan nilainya
- Tetapkan tujuan yang jelas dan terukur (KPI)
- Libatkan pengguna akhir sejak dini
- Standarkan pengumpulan data Anda
Otomatisasi bisnis kini menjadi ekspektasi standar, dan itu memang beralasan. Pada tahun 2017, sebuah analisis penting dari McKinsey Global Institute menemukan bahwa sekitar 60 persen dari semua pekerjaan memiliki setidaknya 30 persen aktivitas yang dapat diotomatiskan dan memperkirakan bahwa otomatisasi dapat meningkatkan pertumbuhan produktivitas global sebesar 0,8 hingga 1,4 persen per tahun. Sejak saat itu, alat otomatisasi telah berkembang hingga memiliki kemampuan yang belum pernah ada sebelumnya.
Saat ini, bukan lagi sekelompok peran khusus yang didorong menuju efisiensi. Ini sudah menjadi standar yang luas dan lintas industri untuk otomatisasi alur kerja.
Namun, ada satu hal: Menerapkan perangkat lunak pada alur kerja yang berantakan jarang sekali bisa memperbaikinya. Mengotomatiskan proses yang rusak biasanya hanya menghasilkan proses rusak yang berjalan lebih cepat. Jadi, ketika sebuah tim akhirnya memutuskan untuk meningkatkan sistemnya, pertanyaan sebenarnya bukanlah alat mana yang harus dibeli. Pertanyaannya adalah: Apa praktik terbaik saat memulai upaya otomatisasi?
Jawabannya tidak terlalu berkaitan dengan teknologi seperti yang dibayangkan kebanyakan orang. Otomatisasi yang dapat berkembang adalah langkah bisnis yang strategis, sebuah pendekatan yang disengaja terhadap otomatisasi proses bisnis alih-alih proyek TI yang Anda serahkan lalu dilupakan. Hal ini bergantung pada seberapa baik Anda memahami proses Anda sendiri, seberapa cermat Anda memilih titik awal, dan seberapa jujur Anda mengukur apakah semuanya benar-benar berhasil. Berikut ini adalah panduan lima praktik yang membedakan otomatisasi yang terus memberi hasil dari otomatisasi yang mandek.
5 praktik otomatisasi inti untuk bisnis Anda
Anggaplah ini sebagai tahapan strategis dalam penerapan otomatisasi, bukan sekadar daftar periksa yang longgar. Inilah aturan mendasar yang memisahkan laba atas investasi yang tinggi dari proyek yang mandek. Namun, sebelum menjalankan semuanya, lakukan satu hal ini: Petakan alur kerja Anda.
Uraikan bagaimana pekerjaan bergerak melalui tim Anda, langkah demi langkah, dan Anda akan melihat proses mana yang cukup berulang untuk diotomatiskan serta mana yang masih bergantung pada penilaian manusia. Manajemen proses bisnis yang jernih seperti itu mengubah otomatisasi dari sekadar menebak-nebak menjadi serangkaian keputusan yang disengaja.
1. Perbaiki proses yang ada sebelum mengotomatiskannya
Sebelum Anda membangun apa pun, cermati betul-betul prosesnya itu sendiri, karena otomatisasi akan mengunci apa pun yang menjadi dasarnya.
Telusuri proses tersebut satu langkah demi satu langkah dan ajukan dua pertanyaan di setiap langkah: Apakah langkah ini memang perlu ada, dan apakah langkah ini memerlukan manusia untuk melakukannya? Langkah-langkah yang bertahan hanya karena “kita selalu melakukannya dengan cara ini” adalah yang pertama harus dipangkas. Perhatikan tanda-tanda jelas dari proses yang belum siap: staf yang mengetik ulang data yang sama ke beberapa sistem, informasi yang harus diekspor dan diformat ulang secara manual, atau alat lama yang tidak terhubung dengan mulus ke sistem lain.
Memperbaiki proses biasanya berarti menggabungkan langkah-langkah yang berulang, menghubungkan berbagai alat, dan menghapus persetujuan yang tidak lagi berguna. Ini juga saat yang tepat untuk mendokumentasikan bagaimana seharusnya proses berjalan, karena versi yang bersih dan disepakati itulah yang menjadi spesifikasi dasar pembangunan otomatisasi Anda.
Seperti apa wujudnya dalam praktik
Bayangkan sebuah klinik kecil yang hendak mengotomatiskan proses pendaftaran pasiennya, di mana staf memasukkan detail yang sama ke tiga sistem terpisah. Dengan meluangkan satu minggu untuk memangkas kolom yang berulang dan mengganti satu alat lama dengan platform yang terintegrasi secara mulus dengan sistem catatannya, otomatisasi yang akhirnya dibangun menjadi lebih sederhana, lebih murah untuk dipelihara, dan jauh lebih kecil kemungkinannya untuk gagal, karena tidak dibangun di atas fondasi yang rusak.
2. Mulai dari yang kecil untuk membuktikan nilainya
Keluasan adalah musuh skala. Ketika Anda mencoba mengotomatiskan segalanya secara bersamaan, bug menjadi lebih sulit diisolasi, nilainya lebih sulit diukur, dan seluruh upaya menjadi lebih mungkin mandek. Mengotomatiskan satu proses dengan baik lebih unggul daripada mengotomatiskan lima proses dengan buruk, karena manfaat otomatisasi alur kerja bersifat berganda — bahkan satu alur kerja otomatis saja membebaskan setiap orang yang terlibat di dalamnya untuk mengerjakan pekerjaan bernilai lebih tinggi.
Jadi, bagaimana cara memilih yang pertama? Timbang dampak terhadap usaha. Kandidat awal terbaik biasanya adalah proses yang mudah diotomatiskan sekaligus cukup menyusahkan sehingga memperbaikinya memberikan kelegaan yang terlihat nyata. Buat proses itu berjalan sempurna, ukur hasilnya, dan baru setelah itu perluas. Kemenangan yang terbukti tidak hanya menghemat waktu; ia membangun kredibilitas dan dukungan yang membuat otomatisasi berikutnya lebih mudah untuk diterima.
Seperti apa wujudnya dalam praktik
Bayangkan sebuah tim SDM regional yang ingin mengotomatiskan segalanya mulai dari orientasi hingga penggajian dalam sekali langkah. Alih-alih, mereka memulai dengan satu alur kerja yang paling banyak hambatannya: pengajuan cuti. Mengganti rantai email bolak-balik dengan formulir pengajuan sederhana dan perutean persetujuan otomatis menurunkan waktu persetujuan dari tiga hari menjadi beberapa jam. Kemenangan yang jelas dan terukur itulah yang memberi mereka ruang untuk menangani proses berikutnya, dan yang berikutnya lagi.
3. Tetapkan tujuan yang jelas dan terukur (KPI)
Setelah Anda tahu apa yang akan diotomatiskan, tentukan bagaimana Anda akan tahu bahwa prosesnya berhasil. Di sinilah upaya otomatisasi sering menjadi kabur, karena tidak setiap tujuan terkait secara rapi dengan pendapatan. Mengotomatiskan cara agen dukungan menerima riwayat lengkap sebuah tiket, misalnya, tidak akan langsung terlihat dalam laporan laba rugi. Namun, hal itu dapat mempersingkat waktu panggilan dan meningkatkan kepuasan pelanggan, yang pada akhirnya akan berdampak.
Kuncinya adalah memilih metrik yang dapat Anda lacak dengan lebih akurat dan menamainya sebelum Anda membangun, bukan setelahnya. Beberapa metrik mudah diukur: waktu respons rata-rata, tingkat kesalahan, dan jumlah hari sebuah permintaan berada dalam antrean. Metrik lain lebih lambat dan lebih halus: kepuasan, bisnis berulang, dan rasa frustrasi karyawan. Pilih setidaknya satu metrik konkret yang dapat Anda beri angka, catat tolok ukurnya selagi prosesnya masih manual, dan Anda akan memiliki bukti sebelum-dan-sesudah yang jujur alih-alih sekadar perasaan samar bahwa segalanya terasa lebih cepat.
Mencatat tolok ukur itu sepadan dengan usahanya. Kumpulkan stempel waktu, log, atau penghitungan manual yang menggambarkan bagaimana kinerja proses saat ini, sebelum otomatisasi mengubah apa pun, sehingga Anda memiliki sesuatu yang nyata untuk dibandingkan. Kemudian tetapkan jadwal rutin untuk memeriksa angka yang sama setelah peluncuran, entah itu mingguan atau bulanan. Metrik yang hanya Anda lihat sekilas lalu dilupakan tidak akan dapat memberi tahu Anda apakah harus memperluas otomatisasi, menyesuaikannya, atau membatalkannya.
Seperti apa wujudnya dalam praktik
Bayangkan sebuah tim dukungan yang menetapkan targetnya sejak awal: Memangkas waktu respons rata-rata sebesar 30 persen dan meningkatkan porsi tiket yang terselesaikan pada balasan pertama. Dengan angka-angka tersebut terdefinisi, tim dapat merancang perutean tiketnya berdasarkan tolok ukur yang nyata alih-alih sekadar firasat. Ketika waktu respons akhirnya nyaris terpangkas separuh, mereka dapat membuktikan bahwa otomatisasi berhasil dan menunjukkan dengan tepat di mana, yang merupakan posisi jauh lebih kuat daripada sekadar melaporkan bahwa antreannya terasa lebih pendek belakangan ini.
4. Libatkan pengguna akhir sejak dini
Tidak ada rencana yang bertahan saat pertama kali berhadapan dengan pengguna sesungguhnya. Secanggih apa pun tampilan sebuah alur kerja di dalam pembuatnya, ia belum terbukti sampai orang-orang yang akan menjalankannya setiap hari benar-benar mengujinya. Merekalah yang akan menemukan kasus pengecualian yang tidak Anda pertimbangkan dan langkah yang tampak masuk akal di diagram tetapi tidak di meja kerja yang sibuk.
Anda tidak memerlukan peluncuran penuh untuk mempelajari hal ini. Luncurkan otomatisasi kepada sebagian kecil pengguna, atau jalankan uji coba berdurasi tertentu: Biarkan aktif selama beberapa hari atau minggu, lalu kembalikan, pelajari apa yang terjadi, sempurnakan, dan putuskan apakah akan memperluasnya. Yang tak kalah penting, libatkan beberapa pengguna tersebut dalam perancangan sebelum Anda membangun, karena alat yang ikut dibentuk oleh pengguna adalah alat yang jauh lebih mudah mereka terima. Otomatisasi yang dipaksakan dari atas cenderung diam-diam disiasati.
Seperti apa wujudnya dalam praktik
Bayangkan sebuah tim operasi yang meluncurkan alur kerja pembelian otomatis tanpa berkonsultasi dengan karyawan yang mengajukan permintaan setiap minggu. Adopsi langsung mandek hampir seketika pada langkah-langkah yang terasa kaku dan membingungkan. Pada kesempatan berikutnya, tim melibatkan segelintir pemohon yang sering mengajukan ke dalam tahap perancangan, mengumpulkan masukan mereka tentang tata letak formulir dan aturan notifikasi, serta menguji coba alur kerja sebelum ditayangkan. Hasilnya adalah proses yang sesuai dengan cara orang bekerja sesungguhnya, dan adopsi yang meningkat sejak awal alih-alih mandek.
5. Standarkan pengumpulan data Anda
Terakhir, satu langkah yang mudah terabaikan: bagaimana Anda mengumpulkan datanya sejak awal. Jika kolom yang sama masuk dengan lima format berbeda, dasbor Anda akhirnya hanya mengukur gangguan dan otomatisasi dengan setia membawa kekacauan itu ke proses berikutnya.
Menstandarkan pengumpulan berarti menyepakati detail-detail yang mudah menyimpang: nama kolom bersama, format yang diwajibkan untuk hal seperti tanggal dan ID, validasi yang menangkap entri yang salah pada titik pengiriman, serta satu sumber kebenaran untuk catatan yang diandalkan oleh beberapa sistem. Ini adalah pekerjaan dasar yang tidak menarik, tetapi itulah yang membuat segala sesuatu yang diukur di atasnya menjadi andal.
Dalam praktiknya, itu berarti mengutamakan input terstruktur daripada teks bebas: menu tarik-turun, pemilih tanggal, dan kolom wajib yang menolak entri tidak valid sebelum mencemari data. Keuntungannya pun berganda. Begitu informasi masuk secara bersih dan konsisten, setiap otomatisasi masa depan yang Anda bangun di atasnya mewarisi keandalan itu alih-alih harus mengompensasi kekacauan, dan itulah yang memungkinkan segelintir otomatisasi kecil pada akhirnya menjadi sistem yang dapat Anda percaya.
Seperti apa wujudnya dalam praktik
Misalkan sebuah tim penjualan yang tersebar membiarkan setiap wilayah menggunakan nama kolom dan format tanggalnya sendiri. Ketika angka-angkanya masuk, nyaris mustahil untuk digabungkan menjadi satu tampilan, dan pimpinan menghabiskan berjam-jam setiap bulan untuk merekonsiliasi entri yang tidak cocok alih-alih memercayai laporannya. Menstandarkan pengumpulan itu terlebih dahulu, sehingga setiap pengiriman masuk secara bersih dan konsisten, mengubah otomatisasi pelaporan yang sama dari tugas pembersihan bulanan menjadi sumber jawaban yang dapat diandalkan oleh seluruh tim.
Bagaimana tim nyata mengotomatiskan alur kerja harian mereka dengan Jotform
Setiap praktik di atas mengasumsikan adanya alat yang dapat menjalankan alur kerja setelah Anda merancangnya, dan di sinilah otomatisasi tanpa kode berhenti menjadi sesuatu yang abstrak. Dengan pembuat seret-dan-lepas, tim yang sama yang memetakan proses dapat membangun otomatisasinya sendiri, tanpa perlu antrean rekayasa. Untuk membantu Anda memulai, kami telah mengumpulkan beberapa contoh otomatisasi bisnis yang paling umum.
Lingkaran persetujuan multi-langkah. Alih-alih mengejar keputusan melalui rantai email yang panjang, tim mengarahkannya melalui Jotform Workflows. Ketika seorang karyawan mengirimkan laporan pengeluaran atau pengajuan cuti, laporan itu langsung menuju ke manajer langsungnya. Setujui, dan laporan itu berlanjut ke SDM atau Keuangan; tolak, dan karyawan segera mendapat jawaban. Permintaan itu tidak pernah hilang dalam kotak masuk.
Entri data tanpa sentuhan. Menyalin-tempel prospek dari satu sistem ke sistem lain persis jenis langkah manual yang seharusnya dihilangkan oleh otomatisasi. Melalui integrasi CRM bawaan, formulir kontak yang telah diisi dapat membuat profil baru di Salesforce, HubSpot, atau Airtable begitu dikirimkan, tanpa seorang pun perlu mengetik ulang apa pun. Pola yang sama berlaku jauh melampaui CRM, karena Jotform terhubung dengan sebagian besar integrasi di bidangnya.
Komunikasi dinamis dan bersyarat. Dengan logika bersyarat, satu formulir dapat merespons secara berbeda untuk setiap pengiriman. Pilih Masalah dukungan dan peringatan prioritas tinggi masuk ke Slack tim TI; pilih “Pertanyaan penjualan” dan penjawab otomatis dikirim dengan PDF harga terlampir. Orang yang tepat menerima pesan yang tepat tanpa seorang pun perlu menyortir pengiriman secara manual.
Perutean tanda tangan elektronik dari ujung ke ujung. Tanda Tangan Jotform menutup siklus pada kontrak. Setelah klien menandatangani formulir penerimaan atau NDA, dokumen diselesaikan dengan sendirinya, jejak audit terkunci, dan PDF yang aman sampai ke setiap pihak pada saat yang bersamaan. Tidak ada pencetakan, pemindaian, atau menunggu satu tanda tangan sebelum salinannya dapat diedarkan.
Pembuatan pembayaran dan faktur. Hubungkan formulir ke gerbang seperti Stripe atau PayPal melalui integrasi pembayaran Jotform, dan seluruh proses pembayaran berjalan dengan sendirinya. Ketika klien membayar, transaksi diproses, faktur bermerek dibuat, dan tanda terima dikirim, semuanya dari pengiriman yang sama.
Benang merah yang mengalir di setiap contoh ini adalah sebuah praktik yang patut diulang: Mulai dari yang kecil untuk membuktikan nilai. Anda tidak perlu mengotomatiskan seluruh operasi Anda minggu ini. Pilih satu tugas manual dan berulang yang paling banyak menghabiskan waktu tim Anda saat ini, daftarkan akun Jotform gratis, dan bangunlah dengan pembuat seret-dan-lepas sebelum hari berakhir. Satu otomatisasi yang berfungsi adalah alasan termudah yang pernah Anda sampaikan untuk otomatisasi berikutnya.
Artikel ini ditujukan bagi manajer operasi, pemimpin TI, pemilik usaha kecil, dan profesional RevOps yang ingin menyederhanakan tugas manual tetapi membutuhkan peta jalan strategis untuk menghindari kesalahan implementasi yang mahal.
Kirim Komentar: