Configurazione SMTP: Come evitare la modifica automatica della mail mittente

Ho impostato la mail del mittente come donazioni@reusewithlove.org con il nome mittente Re-Use With Love ma spesso la trovo modificata e oggi ho ricevuto questa mail:

"Dear Donazioni Re-Use With Love Odv,

Due to a technical issue, your SMTP email address donazioni@reusewithlove.org is no longer configured. As a result, your sender email address has been temporarily switched to noreply@jotform.com.

Log in to your Jotform account to reset your SMTP configuration and update the sender address on related forms.

If you have questions, please post them to https://www.jotform.com/contact or send an email to support@jotform.com." come posso evitare che accada ?

Grazie del supporto

Hi Donazioni,

Thanks for reaching out to Jotform Support. I'm an AI assistant here to assist you.

Capisco il problema: l’indirizzo SMTP donazioni@reusewithlove.org viene scollegato e Jotform passa automaticamente a noreply@jotform.com come mittente. Questo di solito accade quando ci sono problemi di consegna o configurazione con l’SMTP personalizzato.

Per ridurre al minimo che questo accada di nuovo, è importante assicurarsi che il mittente SMTP sia configurato correttamente e che non generi ripetuti problemi di consegna (bounce). Let me help you with that:

1. Controlla e reimposta il mittente nelle Email del modulo

1. Vai al tuo modulo e aprilo in Form Builder.
2. Clicca su Settings nella barra arancione in alto.
3. Seleziona Emails nel menu a sinistra.
4. Passa il mouse sopra la tua Notification Email e clicca sull’icona a matita per modificarla.
5. Apri la scheda Recipients e verifica che Sender Name, Reply-to Email e Recipient Emails siano corretti.

Ora imposta correttamente il mittente SMTP:

1. Vai alla scheda Advanced.
2. Scorri fino a Sender Email e seleziona il tuo indirizzo SMTP (es. donazioni@reusewithlove.org) dal menu a discesa.
3. Clicca su Save in basso.

2. Assicurati che l’SMTP sia configurato e funzioni correttamente

Se usi un SMTP personalizzato (non Gmail o Microsoft preconfigurati), è importante che i dati siano corretti e che il server accetti le email inviate da Jotform, altrimenti il sistema può disattivare l’SMTP dopo ripetuti tentativi falliti.

1. Accedi alle impostazioni dell’account (pagina Settings del tuo account Jotform) e vai alla sezione Sender Emails / SMTP.
2. Verifica che l’SMTP per donazioni@reusewithlove.org sia presente e correttamente configurato (host, porta, sicurezza, username/password).
3. Invia una test email dalla configurazione SMTP (se disponibile) per assicurarti che il server risponda correttamente.

3. Riduci il rischio che l’SMTP venga disattivato per problemi di consegna

Se il tuo indirizzo o dominio genera molti bounce, i tentativi falliti possono portare a disattivazioni automatiche o a cambi di mittente. Per migliorare la consegna:

1. Controlla che i destinatari non abbiano il tuo dominio o Jotform in blacklist o filtri antispam troppo rigidi.
2. Chiedi al tuo provider email o al tuo reparto IT di whitelistare i domini/IP di Jotform (come jotform.com, formresponse.com, ecc.) per ridurre i rimbalzi.
3. Verifica che l’indirizzo donazioni@reusewithlove.org sia attivo, con casella funzionante e non piena.

4. Se possibile, usa un SMTP stabile e testato

Se noti che il tuo attuale server SMTP è instabile, puoi valutare di:

• Riconfigurare l’SMTP con i parametri corretti del tuo provider.
• Oppure usare un provider SMTP affidabile (ad esempio, se usi Gmail o un altro servizio con autenticazione moderna) e impostarlo come mittente predefinito per le notifiche.

Dopo aver fatto queste verifiche e correzioni, ti consiglio di fare alcune compilazioni di prova dei moduli per vedere se il mittente rimane impostato su donazioni@reusewithlove.org senza essere sostituito da noreply@jotform.com.

Se ti va, confermami anche se il nome “Donazioni” è il modo corretto per rivolgermi a te o se preferisci un altro nome, così posso personalizzare meglio le prossime risposte.

Give it a try and let us know how it goes.

Buongiorno,

ho contattato il mio provider ARUBA che indica che il problema non dipenda loro e rimanda a voi la soluzione del problema

Cortesemente vi chiedo un riscontro

Buongiorno Donazioni_With_Love,

Mi piacerebbe informarla che, quando il sistema di Jotform rileva che un’email non può essere inviata tramite il suo SMTP, passa automaticamente all’indirizzo email predefinito di Jotform per garantire comunque la consegna del messaggio. Inoltre, per risolvere questo probvlema consideri eliminare il suo SMTP dal suo account Jotform e poi di aggiungerlo di nuovo. È facile eliminare un’email del mittente dal suo account. Le mostro come: 

1. Nella sua pagina Workspace, cliccare sulla sua immagine del profilo/avatar nell’angolo in alto a destra dello schermo.

2. Nella finestra che si apre, cliccare su Impostazioni.

3. Sul lato destro della pagina, sotto la sezione Email del mittente, cliccare sull’Cestino.

4. Nella finestra di conferma che si apre, cliccare su Elimina ora.

Ecco fatto, adesso dovrà solo aggiungere di nuovo il suo SMTP.

Restiamo a sua disposizione per ulteriori chiarimenti.

ho seguito le vostre indicazioni e riconfigurato le impostazioni SMTP.

Buongiorno Donazioni_With_Love,

Ho già provveduto a spostare la sua altra domanda in una discussione separata per mantenere tutto più ordinato, e un membro del nostro team di assistenza la aiuterà lì.

Restiamo a sua disposizione per ulteriori chiarimenti.

Buongiorno,

vi segnalo che ieri alle ore 17:53 ho ricevuto la seguente mail

"Your sender email isn’t working

Dear Donazioni Re-Use With Love Odv,

Due to a technical issue, your SMTP email address donazioni@reusewithlove.org is no longer configured. As a result, your sender email address has been temporarily switched to noreply@jotform.com.

Log in to your Jotform account to reset your SMTP configuration and update the sender address on related forms.

If you have questions, please post them to https://www.jotform.com/contact or send an email to support@jotform.com.

Thanks for being a valued Jotform user."

e il mittente di default per il modulo in uso ieri https://form.jotform.com/261333666045355 è stato dal sistema modificato da donazioni@reusewithlove.org a noreply@jotform.com

ho provveduto a modificarlo manualmente appena letta email

ho notato che il problema di presenta dopo circa 6 ore di uso del modulo ma non so se è un caso o se può essere legato al problema evidenziato.

è possibile identificare nelle tabelle per singolo report se l'invio è stato effettuato da donazioni@reusewithlove.org oppure da noreply@jotform.com?

Grazie del vostro supporto

aggiungo che cambia anche il nome del mittente: per me deve essere sempre impostato come Re-Use With Love ma lo modifica in jotform

Hi Donazioni_With_Love,

Our Italian Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in Italian, let us know and we can have them do that. But, it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question, Jotform switches to noreply@jotform.com whenever your SMTP Sender Email becomes unavailable to keep emails delivering. To reduce this, make sure your SMTP is correctly configured and stable. If issues persist, delete and re‑add the SMTP in your account settings.

You can also check your Email Logs to confirm which sender was used for each submission. This helps track whether emails went out via your SMTP or defaulted to noreply@jotform.com and gives visibility into when changes occur. You can easily View Your Form Email Logs in your account settings. Let me show you how:

1. Go to the History tab on your Account Settings page.
2. Click on All Actions in the top-right corner of the History page, and in the Dropdown menu that opens, scroll down to the bottom and select Emails.
3. Click on the External Link icon on the right side of the Form ID to open the email of the related submission.

Let us know if you need any more help.

Grazie ma vorrei capire direttamente dall'elenco (senza entrare nelle singole email) quali sono state inviate dal mittente noreply@jotform.com : è possibile?

Buongiorno Donazioni_With_Love,

Purtroppo non è possibile vedere un elenco che le mostra quale è stata inviata dal mittente noreply@jotform.com. Come le ha spiegato il collega, dovrà accedere a ogni email singolarmente.

Restiamo a sua disposizione per ulteriori chiarimenti.

Grazie del riscontro. resto in attesa di un vostro riscontro per il problema segnalato ad oggi non ancora risolto:

"Jotform passa a noreply@jotform.com ogni volta che il tuo indirizzo email SMTP del mittente non è disponibile, per garantire la consegna delle email. Per ridurre questo problema, assicurati che il tuo server SMTP sia configurato correttamente e stabile. Se i problemi persistono, elimina e riaggiungi il server SMTP nelle impostazioni del tuo account." ho già effettuato più volte questa procedura ma il problema continua a presentarsi.

Grazie del vostro supporto

Buongiorno Donazioni_With_Love,

Come indica il messaggio che ha ricevuto, il problema è legato al suo SMTP. Dunque per risolverlo si metta in contatto con il suo servizio di posta elettronica, o riprovi ad eliminare e riaggiungre il server SMTP come le ho spiegato qui.

Restiamo a sua disposizione per ulteriori chiarimenti.

Buongiorno,

ho già eliminato e riconfigurato completamente più volte il server SMTP come da vostre indicazioni, ma il problema continua a ripresentarsi dopo diversi invii dei moduli.

Potreste quindi indicarmi quali caratteristiche e requisiti deve avere il server SMTP affinché Jotform non disattivi automaticamente la configurazione e non sostituisca il mittente con noreply@jotform.com?

In particolare sarebbe utile sapere:

• se esistono limiti di connessione o invio
• quali errori SMTP causano il fallback automatico
• se vi sono requisiti specifici relativi a autenticazione, TLS/SSL, timeout o reputazione del server
• se Jotform considera alcuni errori temporanei come invalidazione della configurazione SMTP
• se sono disponibili log o codici errore relativi ai tentativi SMTP falliti

Resto in attesa di un vostro riscontro così da poter fornire tutte le informazioni necessarie al mio provider email.

Grazie.

Buongiorno Donazioni_With_Love,

Quando Jotform tenta di inviare l’email tramite il suo server SMTP ma l’invio non va a buon fine, utilizza automaticamente il proprio indirizzo email predefinito per garantire comunque la consegna del messaggio ed evitare che l’email venga persa. Le confermo che non esistono limiti di connessione e purtroppo non abbiamo neanche accesso a logs rigurdo al suo SMTP.

Per maggiori informazioni le consiglio di contattare il suo fornitore di posta elettronica. O di chiedere al suo IT di controllare eventuali problemi.

Restiamo a sua disposizione per ulteriori chiarimenti.

Buongiorno,

grazie per la risposta.

Comprendo che Jotform utilizzi automaticamente il proprio indirizzo email predefinito quando il tentativo di invio tramite SMTP non va a buon fine.

Tuttavia, per poter risolvere concretamente il problema con il mio provider email, ho bisogno di capire quale tipologia di errore o condizione tecnica venga interpretata da Jotform come “invio fallito”.

In particolare vi chiedo se potete indicarmi quali situazioni fanno scattare il fallback automatico verso noreply@jotform.com, ad esempio:

• timeout del server SMTP
• errore di autenticazione
• connessione rifiutata
• errori TLS/SSL
• risposta lenta del server
• errori temporanei SMTP (4xx)
• chiusura della connessione
• limiti di frequenza/rate limit
• altri codici o condizioni specifiche

Anche se non avete accesso ai log del mio SMTP, avrei bisogno di conoscere almeno quali categorie di errore vengono considerate da Jotform come “failed SMTP delivery”, così da permettere al mio provider di effettuare controlli mirati.

Il problema infatti non è continuo ma si verifica solo dopo diversi invii dei moduli, quindi potrebbe trattarsi di una condizione temporanea o intermittente.

Grazie per il supporto.

Buongiorno Donazioni_With_Love,

Purtroppo, non abbiamo accesso alle informazioni che ha richiesto. Dunque, per assisterla meglio, ho creato un ticket e l'ho inoltrato ai nostri sviluppatori. Anche se non sappiamo esattamente quando sarà risolto, torneremo su questa discussione non appena avremo un aggiornamento in merito.

Grazie per la pazienza e la comprensione, lo apprezziamo molto.

Buongiorno,

vorrei cortesemente sollecitare un riscontro sul ticket aperto.

Per poter effettuare verifiche con Aruba, che è il nostro gestore di posta elettronica, avrei necessità di conoscere un’informazione tecnica molto specifica: qual è il timeout SMTP utilizzato da Jotform prima che il tentativo di invio venga considerato fallito e venga attivato il fallback verso noreply@jotform.com?

Questa informazione è necessaria al provider per verificare eventuali problemi di risposta o latenza del server SMTP.

Resto in attesa di un vostro gentile riscontro.

Buongiorno Donazioni_With_Love,

Purtroppo al momento non ci sono aggiornamenti in merito da parte dei nostri sviluppatori. Ho contattato i nostri sviluppatori e li ho informati dell'urgenza. Le faremo sapere tramite questa discussione non appena riceveremo maggiori informazioni.

La ringraziamo per la pazienza e la comprensione mentre i nostri sviluppatori fanno le dovute verifiche.

Buongiorno,

mi sono accorta casualmente che il mittente precedentemente configurato è stato nuovamente modificato automaticamente con il mittente di default Jotform nei seguenti moduli:

https://form.jotform.com/261251422038346

https://form.jotform.com/261044124787356

In entrambi i casi noi non abbiamo effettuato alcuna modifica alle impostazioni SMTP e, inoltre, questa volta non abbiamo ricevuto alcuna email di avviso relativa alla modifica o alla disattivazione della configurazione SMTP.

Per noi questo rappresenta un problema molto grave, perché sta causando disservizi importanti nella gestione delle comunicazioni e nell’invio delle email dei moduli. Il fatto che la configurazione possa essere modificata automaticamente senza alcuna notifica rende estremamente difficile accorgerci tempestivamente del problema.

Ad oggi continuiamo inoltre a non avere:

• una spiegazione tecnica chiara del motivo per cui il vostro sistema disattiva il nostro SMTP (si tratta di SMTP di ARUBA)
• indicazioni precise sui parametri che causano il fallback
• informazioni sul timeout SMTP utilizzato da Jotform
• tempi indicativi di riscontro da parte degli sviluppatori

Vi chiediamo quindi un riscontro urgente, perché questa situazione ci sta creando notevoli difficoltà operative e un grave disservizio verso i nostri utenti.

Grazie del supporto

Buongiorno Donazioni_With_Love,

Purtroppo al momento non abbiamo ricevuto aggiornamenti in merito, ho inoltrato le informazioni aggiuntive con i nostri sviluppatori. La ricontatteremo non appena ci saranno ulteriori aggiornamenti in merito. Inoltre, Per evitare possibili confusioni, ho spostato la sua altra domanda su una nuova discussione. Le forniremo una risposta a breve e potrà vederla qui.

Restiamo a sua disposizione per ulteriori chiarimenti.