Le firme elettroniche incontrano l'automazione

Che cos'è una firma elettronica?

Un'introduzione alle firme elettroniche

Una firma elettronica, è l'equivalente digitale di una firma a mano, che indica l'accettazione di un accordo, un contratto, o altri documenti. La tecnologia di firma elettronica permette agli utenti di approvare o certificare i documenti senza dover firmare un foglio di carta fisico.

Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti, tanto quanto qualsiasi altro tipo di firma, in molti paesi. Permettono anche di accelerare i tempi, evitando di dover passare dei fogli di carta da una persona all'altra. Come approccio moderno al processo di firma, le firme elettroniche sono oggi utilizzate in tutto il mondo su qualsiasi tipo di documento.

Tipi di firme elettroniche

Esistono diversi modi per aggiungere firme ai documenti digitali, come scansionare e caricare l'immagine di una firma fatta a mano, o utilizzare appositi software per la firma elettronica. Con servizi come Jotform Sign, gli utenti possono firmare i documenti in modo sicuro, con un semplice click.

Esistono quattro tipi principali di firme elettroniche: click to sign, firma elettronica semplice (SES), advanced e-signature (AdES), e la firma elettronica qualificata (QES). Ognuna ha i propri vantaggi e casi di utilizzo, quindi è importante sapere in quali situazioni usarle.

• Click-to-sign
  Per le firme elettroniche Click-to-sign basta un solo click. Tipicamente, un utente crea una firma salvata su un software apposito per utilizzi futuri, o è la stessa piattaforma a generare una firma per l'utente. Quindi, quando l'utente consulta un documento, potrà aggiungere la propria firma legalmente vincolante, con un semplice click.
• Firma elettronica semplice
  Le firme elettroniche semplici (SES) sono le più utilizzate perché non richiedono alcun tipo di verifica avanzata dell'identità, e può essere semplicemente un nome o le iniziali digitate su un documento. Possono essere utilizzate su tutti i tipi di documenti, dagli accordi di assunzione interni ai fogli di presenza, fino a richieste di permesso, e molto altro.
• Advanced electronic signatures
  Le firme elettroniche avanzate (AdES), d'altra parte, implementano un livello più alto di verifica dell'identità, dal momento che sono solitamente trasmesse tramite software per le firme elettroniche in grado di fornire un audit trail. Sono certificate da un'autorità di certificazione (CA), un'entità che emette e archivia certificati digitali univoci per confermare l'identità di una persona.
• Firma elettronica qualificata
  Una firma elettronica qualificata (QES) è la forma più sicura di firma elettronica e rispetta i requisiti definiti dalla normativa Europea sull'identificazione elettronica, l'autenticazione, e Servizi Trust eIDAS. Questo tipo di firma elettronica verifica l'identità di colui che firma, attraverso un certificato digitale. Come passo aggiuntivo, l'identità di chi firma è confermata faccia a faccia — o online (tramite videochiamata) o di persona.

L'evoluzione delle firme elettroniche

Mentre i comuni utenti hanno iniziato a diventare familiari con le firme elettroniche negli ultimi 20 anni, la tecnologia risale a molto tempo prima. Il concetto di firma digitale venne introdotto per la prima volta nel 1976 dagli specialisti Americani in crittografia Whitfield Diffie e Martin Hellman in uno studio intitolato “New Directions in Cryptography” che presentava idee rivoluzionarie come crittografia a chiave pubblica e firme digitali. Poi, nel 1977, Ronald Rivest, Adi Shamir, e Len Adleman inventarono un sistema di crittografia chiamato algoritmo RSA, che fu la prima tecnologia per trasmettere una firma tramite un messaggio elettronico.

Il primo popolare software ad offrire le firme elettroniche uscì sul mercato sul finire degli anni '80. In seguito, le firme elettroniche vennero incorporate all'interno dei file PDF nel 1999. Nel 2000, il Presidente Americano Bill Clinton, approvò l'Electronic Signature in Global and National Commerce (E-sign) Act, che rendeva le firme elettroniche legalmente vincolanti.

Nel 2008, lo standard ISO 32000 rese il PDF il formato di documento elettronico di riferimento, includendo indicazioni su come le firme digitali sui PDF potevano essere usate per verificare l'identità di chi firmava. Da allora, i PDF sono stati lo strumento principale per firmare documenti online, e la tecnologia dietro alle firme digitali si è diffusa in tutto il mondo.