Funzionalità di autocompletamento dati durante la compilazione del modulo

Buongiorno,

vorrei sapere se Jotform mette a disposizione una funzionalità che consenta di richiamare automaticamente dati già presenti durante la compilazione di un modulo.

Nello specifico, il mio caso è questo:

• nel modulo inserisco il cognome o la mail di una persona;
• se quel cognome o quella mail (o, meglio ancora, il nominativo completo) è già presente tra i dati raccolti in precedenza, vorrei che Jotform proponesse automaticamente il record esistente;
• una volta selezionato il nominativo corretto, i campi collegati (ad esempio nome, numero di cellulare ed e-mail) dovrebbero compilarsi automaticamente.

L'obiettivo è evitare di dover reinserire ogni volta gli stessi dati, ridurre gli errori di digitazione e velocizzare la compilazione.

È una funzionalità disponibile in Jotform? Se sì, potreste indicarmi quale componente o integrazione utilizzare e se è supportata anche con i moduli standard?

Grazie per il supporto.

Hi Donazioni,

Thanks for reaching out to Jotform Support. I'm an AI assistant here to assist you.

Per come è strutturato oggi Jotform, non esiste una funzione nativa che, mentre l’utente digita cognome o email dentro al modulo, cerchi in tempo reale tra i dati già raccolti e proponga un record da selezionare per poi autocompilare gli altri campi (tipo ricerca live/autocomplete collegata alle vecchie submission o a un database esterno).

Quello che Jotform offre è il sistema Prefill, che permette di precompilare i campi del modulo partendo da dati già esistenti (da altri moduli, da Jotform Tables o da integrazioni CRM come Salesforce, HubSpot, Airtable, ecc.), ma funziona tramite URL precompilati, non tramite ricerca dinamica durante la compilazione.

Cosa puoi fare con Prefill (anche nei moduli standard):

• Form Prefill: crei URL precompilati usando i dati inviati in un altro modulo Jotform. Puoi mappare campi come Nome, Cognome, Email, Telefono, ecc. Funziona con i moduli standard.
• Tables Prefill: importi o usi i dati presenti in Jotform Tables e generi URL che precompilano i campi del modulo con quei dati.
• Manual Prefill: compili tu i dati una volta nel builder e generi un link precompilato per quella persona.
• Prefill da integrazioni (Salesforce, HubSpot, Airtable, Pipedrive, monday.com, SSO Enterprise): se usi questi sistemi, puoi creare link che precompilano il modulo con i dati presenti nel relativo CRM.

Tutte queste opzioni supportano i moduli standard e permettono di evitare di reinserire ogni volta gli stessi dati, ma richiedono che il destinatario apra un link già precompilato; non c’è un campo “cognome/email” che interroga automaticamente l’archivio mentre si digita.

Se vuoi comunque sfruttare Prefill per ridurre gli errori e velocizzare la compilazione, ecco come procedere in modo generale:

Impostare un Prefill da dati esistenti

1. Vai su Publish: Apri il tuo modulo in Form Builder e seleziona Publish in alto.
2. Apri Prefill: Nel menu a sinistra seleziona Prefill e scegli il tipo di sorgente che preferisci (ad esempio Form Prefill o Tables Prefill).
3. Configura la sorgente: Seleziona il form o la tabella da cui prendere i dati e mappa i campi (es. Email → Email, Cognome → Short Text, Telefono → Phone, ecc.).

Creare i link precompilati

1. Clicca su Add a New Prefill: Vedrai la tabella con i record esistenti (submission o righe di Tables).
2. Seleziona i record: Spunta le righe delle persone per cui vuoi generare il link precompilato e clicca su Create.
3. Invia o copia i link: Per ogni prefill puoi usare Send Invitation per inviare il link via email oppure Copy URL per incollarlo dove ti serve.

Limitazioni rispetto a ciò che chiedi

• Non è possibile avere un campo di ricerca interno nel modulo che, digitando cognome o email, mostri una lista di corrispondenze dai dati già raccolti.
• Non è possibile collegare in modo dinamico un autocomplete o un dropdown a una sorgente esterna (database, script, ecc.) per aggiornare le opzioni in tempo reale.
• La logica è sempre: prima scegli il record (nel builder o tramite integrazione), poi generi un URL precompilato che l’utente apre.

Se vuoi, puoi descrivermi come gestite oggi l’elenco delle persone (solo in Jotform, in un CRM esterno, in un file Excel, ecc.) e ti posso suggerire quale tipo di Prefill (Form, Tables, CRM) è più adatto al vostro caso specifico.

Let us know if you have any other questions.

al momento solo in Jotform

Hi Donazioni,

Grazie per il chiarimento.

Se al momento gestite tutto solo in Jotform, il modo più vicino a ciò che desideri è usare Tables Prefill partendo dalla tabella dove avete già raccolto i dati delle persone (nome, cognome, email, telefono, ecc.).

Ti mostro come potresti organizzarti:

1. Preparare la tabella con l’anagrafica

1. Vai su Jotform Tables: Apri il modulo dove raccogli già i dati delle persone e accedi alla relativa tabella (la tabella delle submission).
2. Verifica i campi: Assicurati che ci siano colonne per Nome, Cognome, Email, Telefono, ecc.
3. Usa questa tabella come “anagrafica”: Ogni riga rappresenterà una persona che potrai poi usare per precompilare altri moduli.

2. Configurare Tables Prefill sul modulo che compili

1. Apri il modulo da precompilare in Form Builder (quello che usate per le nuove donazioni/registrazioni).
2. Vai su Publish in alto e poi su Prefill nel menu a sinistra.
3. Seleziona Tables Prefill e scegli come sorgente la tabella del modulo dove avete l’anagrafica delle persone.
4. Mappa i campi: collega le colonne della tabella ai campi del modulo (es. Colonna “Cognome” → campo Cognome, “Email” → campo Email, “Telefono” → campo Telefono, ecc.).
5. Salva le impostazioni di Prefill.

3. Generare i link precompilati per ogni persona

1. Clicca su Add a New Prefill: vedrai l’elenco delle righe della tabella (una per persona).
2. Seleziona le persone per cui vuoi creare il link precompilato e clicca su Create.
3. Invia o conserva i link: puoi usare Send Invitation per inviarli via email, oppure Copy URL per copiarli e usarli internamente (per esempio, l’operatore apre il link relativo a quella persona quando deve compilare il modulo per suo conto).

In questo modo, quando dovete registrare una nuova donazione per una persona già presente, aprite il link precompilato di quella persona e trovate già compilati nome, cognome, email, telefono, ecc., riducendo errori e tempi di digitazione. L’unica differenza rispetto a ciò che chiedevi è che la scelta del nominativo avviene prima (selezionando il record in Prefill/generando il link), e non tramite ricerca live dentro al modulo.

Se mi indichi il modulo specifico che usate per l’anagrafica e quello per le donazioni, posso suggerirti più nel dettaglio come impostare la mappatura tra i campi.

Reach out again if you need any other help.

https://form.jotform.com/261811485960361

Hi Donazioni,

grazie per aver condiviso il link del modulo.

Con un modulo come il tuo puoi comunque usare Tables Prefill per richiamare automaticamente i dati anagrafici già presenti in una tabella Jotform e precompilare i campi del form tramite link dedicati.

Ti riassumo i passaggi da seguire con il tuo modulo:

1. Preparare (o individuare) la tabella anagrafica

1. Vai in Jotform Tables del modulo dove raccogli l’anagrafica delle persone (nome, cognome, email, telefono, ecc.). Se usi già il modulo 261811485960361 per raccogliere questi dati, puoi usare direttamente la sua tabella submission.
2. Verifica le colonne: assicurati che ci siano le colonne che vuoi riutilizzare (es. Nome, Cognome, Email, Cellulare).
3. Completa/aggiusta i dati se necessario (correggere email, unificare formati di telefono, ecc.).

2. Collegare la tabella al tuo modulo con Tables Prefill

1. Apri il modulo 261811485960361 in Form Builder.
2. Vai su Publish in alto.
3. Seleziona Prefill nel menu a sinistra.
4. Clicca su Tables Prefill.
5. Scegli la tabella sorgente: seleziona la Jotform Table dove hai l’anagrafica (può essere la tabella submission di questo stesso modulo o di un altro modulo).
6. Mappa le colonne ai campi del modulo (esempio: colonna “Email” → campo Email del modulo, colonna “Nome” → campo Nome, colonna “Cellulare” → campo Telefono, ecc.), poi clicca su Save Settings.

3. Creare i link precompilati per ogni persona

1. Clicca su Add a New Prefill: si aprirà la tabella con tutte le righe (una per persona).
2. Seleziona le righe delle persone per cui vuoi creare il link e clicca su Create (puoi creare fino a 20 link per volta).
3. Per ogni riga verrà creato un URL precompilato che riempie automaticamente i campi mappati del modulo.

4. Utilizzare i link in fase di compilazione

1. Apri il link precompilato relativo alla persona per cui stai registrando una nuova donazione.
2. Troverai già compilati i campi che hai mappato (nome, cognome, email, telefono, ecc.).
3. Compila solo i campi variabili (es. importo donazione, data, note) e invia il modulo.

Dal menu dei Prefill puoi anche:

• Send Invitation per inviare il link via email (max 5 alla volta).
• Copy URL per copiarlo e usarlo internamente.
• Rename / Delete URL per rinominare o rimuovere i singoli link.

Resta la limitazione che ti avevo indicato: non c’è ricerca live per cognome/email dentro al modulo, ma con Tables Prefill puoi comunque evitare di reinserire ogni volta gli stessi dati e ridurre gli errori, lavorando tramite link precompilati basati sulla tua tabella Jotform.

Se mi confermi quale tabella state usando come anagrafica (la stessa di questo modulo o un altro form), posso suggerirti esattamente quali colonne mappare ai campi del modulo 261811485960361.

Reach out again if you need any other help.

non è quello che mi serve : mi serva la ricerca live per cognome/email dentro al modulo

Hi Donazioni,

capisco perfettamente cosa ti serve, grazie per la precisazione.

Con Jotform al momento non è possibile avere una ricerca live interna al modulo che, mentre digiti cognome o email, interroghi in tempo reale i dati già raccolti (o una tabella) e ti proponga un record da selezionare per poi autocompilare gli altri campi.

In particolare:

• Non è supportato il popolamento dinamico di dropdown, campi autocomplete o altri campi usando sorgenti esterne o script (JavaScript, JSON, Google Apps Script, ecc.).
• I campi del modulo non possono aggiornare le proprie opzioni o valori in tempo reale interrogando dati già presenti.
• Le uniche modalità per riutilizzare dati esistenti sono le funzioni di Prefill (Manual, Form, Tables, integrazioni CRM), che però lavorano tramite URL precompilati e non tramite ricerca mentre si compila il form.

Quindi, per il flusso che descrivi (digitare cognome/email, scegliere il nominativo da un elenco di corrispondenze e autocompilare gli altri campi) non c’è una soluzione nativa in Jotform in questo momento.

Se vuoi, possiamo comunque rivedere insieme il processo attuale per capire come sfruttare al meglio Prefill o Jotform Tables per ridurre al minimo la digitazione manuale, anche se non sarà una vera ricerca live dentro al modulo.

Reach out again if you need any other help.

Ciao Donazioni,

Per completare quanto detto in precedenza, volevo aggiungere due dettagli che potrebbero esserti utili, anche se non risolvono esattamente il tuo caso:

Jotform offre due widget che si avvicinano a ciò che cerchi, ma nessuno dei due esegue una vera ricerca nei dati già raccolti:

• Autocomplete widget: suggerisce dei valori mentre l'utente digita, ma si basa su una lista predefinita di opzioni (inserita manualmente), non su una ricerca dinamica tra le submission esistenti.
• Dynamic Dropdowns widget: crea un menu a tendina che si filtra in base a ciò che si digita, ma anche qui le opzioni provengono da una lista statica configurata in anticipo, non da un'interrogazione live dei dati raccolti.

Nessuno dei due, quindi, permette di cercare tra i record già inviati (submission passate) e autocompilare altri campi collegati come nome, telefono ed email — che è esattamente la funzionalità che stai cercando.

Confermiamo quindi che, per il flusso specifico che descrivi, l'unica strada percorribile resta Prefill (Tables Prefill), anche se richiede la generazione di un link per ogni persona anziché una ricerca live nel modulo.

Se vuoi, possiamo anche inoltrare questa richiesta al nostro team prodotto come feedback per una futura funzionalità.

Un saluto,

Team di Supporto Jotform