Melhores práticas ao iniciar um projeto de automação
- Melhore o processo atual antes de automatizá-lo
- Comece pequeno para comprovar o valor
- Defina metas claras e mensuráveis (KPIs)
- Envolva os usuários finais desde o início
- Padronize a coleta de dados
A automação de negócios se tornou a expectativa padrão, e por bons motivos. Em 2017, uma análise marcante do McKinsey Global Institute constatou que cerca de 60% de todas as ocupações têm pelo menos 30% de atividades que poderiam ser automatizadas e estimou que a automação poderia elevar o crescimento da produtividade global entre 0,8% e 1,4% ao ano. Desde então, as ferramentas de automação evoluíram para capacidades sem precedentes.
Hoje, não se trata de um grupo restrito de funções sendo empurrado rumo à eficiência. É um padrão amplo, presente em todos os setores, de automação de fluxos de trabalho.
Mas há um porém: jogar software em cima de um fluxo de trabalho bagunçado raramente resolve o problema. Automatizar um processo falho geralmente resulta em um processo falho mais rápido. Por isso, quando uma equipe finalmente decide modernizar seus sistemas, a questão real não é qual ferramenta comprar. É esta: qual é uma boa prática ao iniciar um projeto de automação?
A resposta tem menos a ver com tecnologia do que a maioria das pessoas imagina. Saber como automatizar processos de forma escalável é uma decisão estratégica de negócios, uma abordagem deliberada de automação de processos de negócios, e não um projeto de TI que você delega e esquece. Isso depende de quão bem você entende seus próprios processos, de quão criteriosamente escolhe por onde começar e de quão honestamente mede se algo funcionou. A seguir, apresentamos um roteiro com cinco práticas que separam a automação que gera resultados cumulativos daquela que estagna.
5 práticas essenciais para saber como automatizar processos na sua empresa
Pense nelas como as fases estratégicas de uma implantação de automação, e não como uma lista de verificação solta. São as regras fundamentais que separam um alto retorno sobre o investimento de um projeto estagnado. Antes de qualquer uma delas, porém, faça uma coisa: mapeie seus fluxos de trabalho.
Descreva, passo a passo, como o trabalho circula pela sua equipe e você verá quais processos são repetitivos o suficiente para serem automatizados e quais ainda dependem do julgamento humano. Essa visão clara de gestão de processos de negócios transforma a automação de um jogo de adivinhação em uma série de decisões deliberadas.
1. Melhore o processo atual antes de automatizá-lo
Antes de construir qualquer coisa, analise o processo com atenção, porque a automação cristaliza tudo aquilo sobre o que ela é construída.
Percorra o processo uma etapa por vez e faça duas perguntas em cada uma delas: isso precisa mesmo existir? E precisa ser feito por uma pessoa? As etapas que só sobrevivem porque “sempre fizemos assim” são as primeiras a serem cortadas. Fique atento aos sinais típicos de um processo que não está pronto: funcionários digitando os mesmos dados em vários sistemas, informações que precisam ser exportadas e reformatadas manualmente ou ferramentas legadas que não se conectam bem a mais nada.
Melhorar o processo geralmente significa consolidar etapas duplicadas, conectar ferramentas e eliminar aprovações que já não têm utilidade. Também é o momento de documentar como o processo deve funcionar, porque essa versão limpa e acordada entre todos se torna a especificação com base na qual sua automação será construída.
Como isso funciona na prática
Imagine uma pequena clínica prestes a automatizar o processo de admissão de pacientes, em que os funcionários inserem os mesmos dados em três sistemas diferentes. Uma semana dedicada a eliminar campos duplicados e a trocar uma ferramenta legada por uma plataforma que se integre bem ao sistema de prontuários torna a automação futura mais simples de construir, mais barata de manter e muito menos propensa a falhas, porque ela não é construída sobre uma base falha.
2. Comece pequeno para comprovar o valor
A amplitude é inimiga da escala. Quando você tenta automatizar tudo ao mesmo tempo, fica mais difícil isolar erros, mais difícil medir o valor e mais provável que todo o esforço estagne. Automatizar bem um processo é melhor do que automatizar cinco mal, já que os benefícios da automação de fluxos de trabalho se acumulam: mesmo um único fluxo de trabalho automatizado libera todos que passam por ele para tarefas de maior valor.
Então, como escolher o primeiro? Pese o impacto em relação ao esforço. O melhor candidato para começar costuma ser um processo que seja ao mesmo tempo fácil de automatizar e incômodo o bastante para que resolvê-lo traga um alívio visível. Faça esse funcionar de forma impecável, meça o resultado e só então expanda. Uma vitória comprovada faz mais do que economizar tempo: ela constrói a credibilidade e o apoio que facilitam a aprovação da próxima automação.
Como isso funciona na prática
Imagine uma equipe regional de RH que quer automatizar tudo, da integração de novos funcionários à folha de pagamento, de uma só vez. Em vez disso, ela começa por um único fluxo de trabalho com muito atrito: as solicitações de folga remunerada. Substituir longas trocas de e-mails por um formulário de solicitação simples e um roteamento automático de aprovações reduz o tempo de aprovação de três dias para poucas horas. Essa vitória clara e mensurável é o que lhes dá espaço para enfrentar o próximo processo, e o seguinte.
3. Defina metas claras e mensuráveis (KPIs)
Depois de saber o que você vai automatizar, decida como vai saber se funcionou. É aqui que os esforços de automação costumam ficar vagos, porque nem toda meta se liga diretamente à receita. Automatizar a forma como os atendentes de suporte recebem o histórico completo de um chamado, por exemplo, não aparecerá diretamente na demonstração de resultados. Mas isso pode reduzir o tempo de atendimento e aumentar a satisfação do cliente, o que, com o tempo, aparece.
O segredo é escolher uma métrica que você consiga acompanhar com mais precisão e defini-la antes de construir, e não depois. Algumas métricas são fáceis de medir: tempo médio de resposta, taxa de erros e número de dias que uma solicitação fica parada na fila. Outras são mais lentas e subjetivas: satisfação, recompra e frustração dos funcionários. Escolha pelo menos uma métrica concreta à qual você possa atribuir um número, registre uma linha de base enquanto o processo ainda é manual e você terá uma prova honesta do antes e depois, em vez de uma vaga sensação de que tudo ficou mais rápido.
Registrar essa linha de base vale o esforço. Reúna os registros de data e hora, os logs ou as contagens manuais que descrevem o desempenho atual do processo, antes que a automação mude qualquer coisa, para ter algo concreto com o que comparar. Depois, defina uma periodicidade para verificar os mesmos números após o lançamento, seja semanal ou mensal. Uma métrica que você olha uma vez e esquece não pode dizer se é hora de expandir a automação, ajustá-la ou desfazê-la.
Como isso funciona na prática
Imagine uma equipe de suporte que define suas metas logo de início: reduzir o tempo médio de resposta em 30% e aumentar a proporção de chamados resolvidos na primeira resposta. Com esses números definidos, a equipe pode projetar o roteamento dos chamados com base em uma linha de base real, e não em um palpite. Quando os tempos de resposta caem quase pela metade, ela consegue provar que a automação funcionou e mostrar exatamente onde, o que é uma posição muito mais sólida do que relatar que a fila parece mais curta ultimamente.
4. Envolva os usuários finais desde o início
Nenhum plano sobrevive ao primeiro contato com usuários reais. Por mais elegante que um fluxo de trabalho pareça no construtor, ele só está comprovado depois que as pessoas que vão usá-lo todos os dias o testarem a fundo. São elas que encontrarão o caso atípico que você não considerou e a etapa que faz sentido no diagrama, mas não em uma mesa de trabalho movimentada.
Você não precisa de um lançamento completo para aprender isso. Implante a automação para um pequeno grupo de usuários ou faça um piloto com prazo definido: mantenha-a ativa por alguns dias ou semanas, depois volte ao modelo anterior, analise o que aconteceu, refine e decida se vale ampliar. Igualmente importante, traga alguns desses usuários para a fase de desenho antes de construir, pois uma ferramenta que as pessoas ajudaram a moldar é muito mais fácil de ser adotada. Uma automação imposta de cima para baixo costuma ser contornada em silêncio.
Como isso funciona na prática
Considere uma equipe de operações que lança um fluxo de trabalho automatizado de compras sem consultar os funcionários que enviam solicitações toda semana. A adesão estagna quase de imediato, por causa de etapas que parecem rígidas e confusas. Na vez seguinte, a equipe leva alguns solicitantes frequentes para a fase de desenho, coleta o feedback deles sobre o layout do formulário e as regras de notificação e faz um piloto do fluxo antes de colocá-lo no ar. O resultado é um processo que se encaixa na forma como as pessoas realmente trabalham e uma adesão que cresce desde o começo, em vez de estagnar.
5. Padronize a coleta de dados
Por fim, um passo fácil de ignorar: a forma como você coleta os dados logo de início. Se o mesmo campo chega formatado de cinco maneiras diferentes, seu painel acaba medindo ruído e a automação leva fielmente a bagunça adiante.
Padronizar a coleta significa combinar os detalhes que facilmente se desalinham: nomes de campos compartilhados, formatos obrigatórios para itens como datas e IDs, validações que barram entradas incorretas no momento do envio e uma única fonte de verdade para os registros dos quais vários sistemas dependem. É um trabalho de base pouco glamouroso, mas é ele que torna confiável tudo o que é medido em cima dele.
Na prática, isso significa dar preferência a entradas estruturadas em vez de texto livre: menus suspensos, seletores de data e campos obrigatórios que rejeitam entradas inválidas antes que elas contaminem os dados. O retorno também é cumulativo. Quando as informações chegam limpas e consistentes, cada automação futura que você construir sobre elas herda essa confiabilidade, em vez de ter que compensar a bagunça, e é isso que permite que várias pequenas automações se somem, com o tempo, em um sistema em que você pode confiar.
Como isso funciona na prática
Digamos que uma equipe de vendas distribuída permita que cada região use seus próprios nomes de campos e formatos de data. Quando os números chegam, é quase impossível consolidá-los em uma única visão, e a liderança passa horas todo mês conciliando entradas divergentes em vez de confiar no relatório. Padronizar primeiro essa coleta, para que cada envio chegue limpo e consistente, transforma a mesma automação de relatórios de uma tarefa mensal de limpeza em uma fonte de respostas em que toda a equipe pode confiar.
Como equipes reais automatizam seus fluxos de trabalho diários com o Jotform
Todas as práticas acima pressupõem uma ferramenta capaz de sustentar o fluxo de trabalho depois que você o projeta, e é aqui que a automação sem código deixa de ser abstrata. Com um construtor de arrastar e soltar, a mesma equipe que mapeou o processo pode criar a automação por conta própria, sem precisar entrar na fila da engenharia. Para ajudar você a começar a aprender como automatizar processos na prática, reunimos alguns dos exemplos mais comuns de automação de negócios.
Ciclos de aprovação em várias etapas. Em vez de correr atrás de decisões em longas cadeias de e-mails, as equipes as encaminham pelo Jotform Workflows. Quando um funcionário envia um relatório de despesas ou uma solicitação de folga remunerada, ela vai direto para o gestor imediato. Se for aprovada, segue para o RH ou o Financeiro; se for negada, o funcionário recebe a resposta na hora. A solicitação nunca se perde em uma caixa de entrada.
Entrada de dados sem intervenção manual. Copiar e colar leads de um sistema para outro é exatamente o tipo de etapa manual que a automação existe para eliminar. Por meio de integrações nativas com CRM, um formulário de contato preenchido pode criar um novo perfil no Salesforce, no HubSpot ou no Airtable assim que é enviado, sem que ninguém precise redigitar nada. O mesmo modelo vai muito além dos CRMs, já que o Jotform se conecta a a maioria das integrações do seu segmento.
Comunicações dinâmicas e condicionais. Com a lógica condicional, um único formulário pode reagir de maneira diferente a cada envio. Selecione Problema de suporte e um alerta de alta prioridade chega ao Slack da equipe de TI; selecione “Consulta de vendas” e uma resposta automática é enviada com um PDF de preços anexado. As pessoas certas recebem a mensagem certa sem que ninguém precise classificar os envios manualmente.
Roteamento de assinatura eletrônica de ponta a ponta. O Jotform Sign fecha o ciclo dos contratos. Assim que um cliente assina um formulário de admissão ou um acordo de confidencialidade, o documento é finalizado automaticamente, a trilha de auditoria é bloqueada e um PDF seguro chega a todas as partes ao mesmo tempo. Não é preciso imprimir, digitalizar nem esperar por uma assinatura para que as cópias possam circular.
Geração de pagamentos e faturas. Conecte um formulário a um gateway como Stripe ou PayPal por meio das integrações de pagamento do Jotform, e todo o processo de checkout funciona sozinho. Quando um cliente paga, a transação é processada, uma fatura personalizada com a sua marca é gerada e um recibo é enviado, tudo a partir do mesmo envio.
O fio condutor de todos esses exemplos é uma prática que vale repetir: comece pequeno para provar valor. Você não precisa automatizar toda a sua operação esta semana. Escolha a tarefa manual e repetitiva que mais consome o tempo da sua equipe hoje, crie uma conta gratuita no Jotform e construa a automação com o construtor de arrastar e soltar antes do fim do dia. Uma automação funcionando é o argumento mais fácil que você terá para defender a próxima.
Este artigo é para gerentes de operações, líderes de TI, donos de pequenos negócios e profissionais de RevOps que querem simplificar tarefas manuais, mas precisam de um roteiro estratégico para evitar erros de implementação custosos e entender como automatizar processos com segurança.
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