كيف نجحت منطقة مقاطعة كولومبيا التعليمية في ضبط سير العمل الورقي باستخدام Jotform الأعمال

تضم إدارة مدارس مقاطعة كولومبيا (CCSD) في ولاية جورجيا الأمريكية 31 مدرسة من المرحلة الابتدائية حتى الثانوية. وتتركز رسالتها حول إشراك ما يقرب من 30,000 طالب وإثراء تجربتهم التعليمية وإلهامهم. ولدعم هذه الرسالة، يعتمد الموظفون هناك على مجموعة كبيرة من النماذج الإدارية، والتي كان معظمها حتى وقت قريب يقتصر على المعاملات الورقية.

في ذلك الوقت، كان تتبع مسارات الموافقات أمرًا شبه مستحيل ويستغرق وقتًا طويلاً جدًا لإنجازه، لدرجة أن المعلمين كانوا يضطرون للبحث المتواصل وسط رسائل البريد الإلكتروني وسلاسل المحادثات الطويلة لمجرد معرفة آخر المستجدات.

تصف جوهان سبيري، محللة أنظمة الأعمال في الإدارة، هذا الوضع قائلة: “النماذج الورقية تستنزف الوقت دائمًا. فإرسال النموذج عبر البريد الداخلي للمكاتب أو تسليمه باليد يبدو اليوم أشبه بأساليب العصور القديمة”.

وتضيف قائلة: “نتعامل أحيانًا مع برامج تجعلك تشعر بإحباط شديد بسبب تخلف وظائفها عن عصرنا الحالي، لكن Jotform نجحت بجدارة في مواكبة التطورات الحديثة”.

جوهان سبيري، محللة أنظمة الأعمال في إدارة مدارس مقاطعة كولومبيا (CCSD)

دفعت هذه التحديات المسؤولين في الإدارة للبحث عن حل أفضل، فوجدوا ضالتهم في Jotform الأعمال. بفضل هذا الحل، أصبح تصميم النماذج الإلكترونية ومشاركتها وتعبئتها أمرًا في غاية البساطة. كما باتت البيانات المستلمة منظمة ويسهل فرزها، وساهمت أتمتة مسارات العمل في تسريع إنجاز المعاملات بشكل ملحوظ. واليوم، تتمتع الفرق الإدارية برؤية واضحة لحالة كل موافقة، وأصبحت سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة شيئًا من الماضي.

تؤكد سبيري هذا التحول بقولها: “هل أصبحت الحياة أسهل مع Jotform؟ نعم، بنسبة 100 بالمئة”.

Case study results at a glance

تعاون سلس بين 31 مدرسة

يستفيد 3,600 موظف، من بينهم 1,800 معلم، من التخلي عن النماذج الورقية والتحول الرقمي.

أكثر من 45,000 نموذج مكتمل والعدد في تزايد

بفضل تبسيط مسارات العمل، يحظى قرابة 30,000 طالب بوقت أطول وأكثر فائدة مع معلميهم.

من سلاسل بريدية من 15 رسالة إلى مصدر واحد موثوق

تُسهّل Jotform تتبع البيانات وتقضي على رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية في كل مسار عمل.

فوضى عارمة

كان لدى الإدارة بالفعل نظام رقمي مخصص للموارد البشرية والرواتب ووثائق الامتثال. لكن كما توضح سبيري، فإن تسيير العمل اليومي في المناطق التعليمية يتضمن تفاصيل ومعاملات أوسع بكثير من هذه المهام المحددة.

وتقول مشيرةً إلى طلبات تصاريح مواقف السيارات لطلاب المرحلة الثانوية ونماذج الموافقة على الرحلات الميدانية: “هناك آلاف النماذج الإدارية المختلفة التي تحتاجها لمجرد تسيير العمل اليومي”.

ومع استخدام هذا الكم الهائل من النماذج، أصبح تتبع الطلبات المقدمة أمرًا شبه مستحيل، وبرزت هذه المشكلة بشكل خاص في مسارات الموافقة على البرمجيات. تعلق سبيري على ذلك قائلة: “تحول الأمر إلى فوضى عارمة؛ إذ كانت المدارس تطلب تطبيقات برمجية أو حتى تبدأ في استخدامها دون المرور بعملية فحص واعتماد رسمية”.

توضح سبيري والسكرتيرة التنفيذية كارين إدواردز أن إتمام طلب موافقة واحد كان يستلزم تبادل 15 رسالة بريد إلكتروني أو أكثر. وتضيف سبيري: “كنا ننجز المعاملات عبر رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة دون وجود سجل واضح لمسار العملية الفعلي. صحيح أنه يمكننا حفظ الرسائل، لكن هذا لا يساعدنا فعليًا في تتبع مسار الطلب”.

في ظل غياب سجل تدقيق واضح، لم يكن بإمكان المعنيين معرفة ما إذا كان الطلب قد قُبل أم رُفض. وبالنسبة لمنطقة تعليمية تضم 3,600 موظف، من بينهم 1,800 معلم، تراكمت مسارات العمل المعقدة هذه لتثقل كاهل المعلمين بأعباء روتينية لا طائل منها.

كان لا بد للإدارة من استعادة السيطرة ومنع استخدام أي برامج دون اعتماد رسمي. ولتحقيق ذلك، بادرت سبيري بإنشاء مسار عمل خاص بالموافقة على البرمجيات باستخدام Jotform الأعمال.

حلول رقمية مبسطة

عندما بدأت سبيري في إعداد مسارات العمل، سهّل عليها منشئ مسارات العمل الذي لا يتطلب أي خبرة برمجية هذه المهمة كثيرًا؛ إذ تمكنت من بناء مسارات العمل بنفسها دون تحميل فريق تقنية المعلومات أي أعباء إضافية.

يبدأ مسار طلبات البرمجيات الذي صممته بنموذج يجمع البيانات الأساسية المطلوبة، مثل تحديد القسم الذي يقدم الطلب. بعد ذلك، تتولى ميزة المنطق الشرطي توجيه الطلبات تلقائيًا إلى المسؤولين والأقسام المعنية، مما يضمن بقاء الجميع على اطلاع دائم.

تشرح سبيري هذه الخطوات قائلة: “يُطلب من المستخدمين الآن إدخال معلومات محددة في النموذج، ليصل الطلب إليّ لمراجعته وفحصه. بعد ذلك، أتواصل مع الشركة المطورة للبرنامج لتقييمه، ثم ينتقل الطلب عبر مسار الموافقات ليمر على مختلف المسؤولين عن الاعتماد”.

ومن جانبها، تُثني إدواردز، التي تشارك في إدارة مسار طلبات البرمجيات، على الوضوح الكبير الذي باتت تتمتع به عملية الموافقات. وتوضح ذلك بقولها: “في السابق، قد يغفل شخص ما عن الرد على آخر رسالة بريد إلكتروني، ولم تكن تفاصيل المسار كلها متاحة في مكان واحد. أما الآن، فكل شيء واضح أمامنا مباشرة”.

ولأن تتبع مسار العمل أصبح سهلاً للغاية، تستطيع سبيري الآن التأكد من القرارات السابقة وتوثيقها. وتعلق على ذلك قائلة: “لقد أنقذني هذا الأمر من مواقف محرجة مرة أو مرتين، حيث تمكنت من القول بكل ثقة: لا، لقد أنجزنا هذا الإجراء بالفعل، وها هو الدليل”.

هل أصبحت الحياة أسهل مع Jotform؟ نعم، بنسبة 100 بالمئة.

جوهان سبيري، محللة أنظمة الأعمال في إدارة مدارس مقاطعة كولومبيا (CCSD)

لم يتوقف الأمر عند هذا الحد، بل طورت الإدارة أيضًا إجراءات طلب الإجازات المهنية باستخدام Jotform بعد أن كانت تعتمد كليًا على الورق. وتؤكد سبيري أن تحويل النماذج الورقية إلى مسارات عمل إلكترونية عبر Jotform كان أسهل بكثير مقارنةً بالبرامج الأخرى التي تستخدمها الإدارة.

وتضيف قائلة: “نتعامل أحيانًا مع برامج تجعلك تشعر بإحباط شديد بسبب تخلف وظائفها عن عصرنا الحالي، لكن Jotform نجحت بجدارة في مواكبة التطورات الحديثة”.

تساعد Jotform الأعمال سبيري وفريقها على بناء مسارات عمل متقدمة ومعقدة، لكنها في الوقت نفسه سهلة الإدارة إلى حد مدهش. وتعبّر عن ذلك بقولها: “مجرد أن أتمكن من الدخول إلى المنصة وبناء نظام متكامل خلال ساعتين فقط، مع القدرة على مراجعة سجل العمليات بالكامل، فهذا بحد ذاته إنجاز هائل”.

أعباء روتينية أقل وعمل هادف ومثمر أكثر

من خلال التحول الرقمي والقضاء على الفوضى العارمة التي سببتها المعاملات الورقية وسلاسل البريد الإلكتروني، نجحت إدارة مدارس مقاطعة كولومبيا في استبدال الإجراءات المشتتة بمسارات عمل مبسطة وشفافة. لقد جعلت Jotform الأعمال سلاسل الرسائل الطويلة شيئًا من الماضي، بينما تضمن سجلات التدقيق المركزية أعلى مستويات المساءلة والوضوح في جميع المدارس الـ 31 التابعة للإدارة.

وبعد استلام أكثر من 45,000 نموذج، تواصل الإدارة ابتعادها عن النماذج الورقية غير المجدية والمتابعات اليدوية المرهقة، متبنيةً حلولاً مرنة لا تتطلب أي برمجة. وقد انعكس ذلك مباشرة على أرض الواقع؛ إذ يقضي المعلمون اليوم وقتًا أقل في ملاحقة الموافقات والأوراق، ويكرسون وقتًا أطول لإشراك طلابهم البالغ عددهم 30,000 طالب وإثراء تجربتهم التعليمية وإلهامهم.