US Sailing وJotform الأعمال: نظرة سريعة على النتائج
نسبة الأقسام التي تستخدم Jotform
100%
عدد نقاط البيانات التي يُجرى جمعها لكل مالك قارب
أكثر من 2,000
عدد عمليات التكامل المستخدمة على المنصة
4 (تقويم Google، جداول بيانات Google، Gmail، Dropbox)
الكفاءة في المؤسسات غير الربحية ليست مجرد هدف تسعى إليه، بل هي ضرورة حتمية لاستمرار العمل. فعندما يعتمد نجاح رسالتكم على حسن إدارة المتطوعين والمتبرعين والميزانيات المحدودة، تصبح كل ساعة توفرونها فرصة إضافية لخدمة مجتمعكم. وهذا بالضبط ما لمسه فريق US Sailing، الهيئة الوطنية المشرفة على رياضة الإبحار في الولايات المتحدة، بعد اعتماده على Jotform الأعمال.
تعمل مؤسسة US Sailing منذ عام 1897 على توسيع قاعدة المشاركين في رياضة الإبحار من خلال برامج التعليم وتنظيم المنافسات وإتاحة فرص متكافئة للجميع على الماء. ويمتد عمل المؤسسة ليشمل جوانب عديدة في عالم الإبحار، بدءًا من تدريب حكام السباقات واعتمادهم، وصولًا إلى دعم الرياضيين الأولمبيين. لكن حتى سنوات قليلة مضت، كان جزء كبير من هذا الجهد يتعطل بسبب النماذج الورقية ورسائل البريد الإلكتروني المتناثرة والمتابعة اليدوية المرهقة.
من تكدس الأوراق إلى إجراءات عمل منظمة
قبل استخدام Jotform، كانت فرق العمل في US Sailing تتعامل مع الطلبات وتجمع البيانات بالطريقة التقليدية، أي يدويًا وباستخدام الورق في أغلب الأحيان. وتسترجع بيري بيرنز، مديرة قسم التعليم في المؤسسة، حجم تلك التحديات بوضوح؛ إذ كان جمع طلبات الدورات التدريبية الجديدة وتقييمات المشاركين يتطلب ملاحقة رسائل البريد الإلكتروني، وفرز أكوام من الاستمارات الورقية، مع أمل ألا يسقط أي طلب سهوًا وسط هذه الفوضى.
ومع انتقال المؤسسة إلى استخدام Jotform، أصبحت إجراءات العمل أكثر كفاءة وسلاسة. وتصف بيرنز هذه الخطوة بأنها كانت «تحولًا ضروريًا»، موضحةً كيف ساعد تحويل النماذج إلى الصيغة الرقمية في جمع كل الطلبات في مكان واحد وتبسيط متابعتها، وهو ما أعاد النظام إلى عمل كان يغرق في العشوائية، وتختصر ذلك بقولها: «إنه يوفر علينا الكثير من الوقت».
أتاح لنا [Jotform الأعمال] الحصول على بيانات أدق وأفضل.
سيدني هوف، مديرة شؤون العضوية في US Sailing
وبفضل الاعتماد على منصة واحدة لجمع البيانات وإدارتها، أصبحت فرق US Sailing قادرة على التعامل مع المعلومات بسلاسة أكبر، وهو ما تؤكده بيرنز بقولها: «إن وجود مكان مركزي واحد لجمع كل هذه البيانات ساعدنا كثيرًا في عملنا».
تنظيم برامج تعليم الإبحار لتسير في مسارها الصحيح
يُعد التعليم من أضخم البرامج التي تقدمها مؤسسة US Sailing. واليوم، يبدأ أي طلب للالتحاق بدورة تدريبية في الإبحار عبر نموذج بسيط من Jotform يُفعّل مسار العمل تلقائيًا؛ فتُضاف الدورة مباشرةً إلى قائمة مهام الفريق وتُسند إلى أحد المدربين، وما إن تنتهي حتى تُرسل استبيانات المتابعة تلقائيًا إلى المشاركين.
يعتمد قسم التعليم أيضًا على أدوات إعداد التقارير في Jotform لاتخاذ قرارات مبنية على البيانات. وتقول بيرنز عن ذلك: «نحن نُعدّ الكثير من التقارير»، فالوصول الفوري إلى آراء المتدربين ومؤشرات أداء الدورات يمنح الفريق القدرة على تطوير البرامج التدريبية ودعم المدربين أولًا بأول.
وكانت سهولة الاستخدام هي العامل الحاسم وراء اعتماد المنصة في مختلف أقسام المؤسسة، وتضيف بيرنز موضحةً: «المنصة سهلة ومريحة جدًا، سواء لمن يصمم النماذج أو للمستخدمين الذين يملؤونها ويرسلونها». واليوم، يمثل Jotform الأعمال ركيزة أساسية في تسيير العمليات اليومية للمؤسسة، مما يدعم رسالتها في تعليم الجيل القادم من البحارة وإلهامهم.
التقدم بخطى سريعة بفضل بيانات عملية ومنظمة
وعلى صعيد إدارة السباقات، تشرف جودي ماكان على إجراءات تقديم الطلبات واعتماد حكام السباقات على مستوى البلاد. وبالنسبة إليها، لا يقتصر دور Jotform الأعمال على كونه أداة للنماذج فحسب، بل هو جزء لا يتجزأ من روتينها اليومي، وتؤكد ذلك بقولها: «أنا أستخدمه طوال اليوم، وفي كل يوم بالفعل».
يستخدم فريقها Jotform لإدارة طلبات التقديم، والتحقق من السجلات، وطلبات الاستئناف، والتوصيات. وعندما يحين وقت فرز الأصوات الخاصة بالجوائز أو مراجعة الطلبات المقدمة، تتيح جداول Jotform الوصول الفوري إلى البيانات المطلوبة. وتشرح ماكان هذه الميزة قائلةً: «يمكنني استخراج تقرير بجميع الطلبات المرسلة، وهذا يساعدني كثيرًا؛ فلا داعي لأن أعدّ التقرير بنفسي، إذ يجهز لي كل شيء تلقائيًا».
ومع اجتماع كل شيء في مكان واحد — من نماذج وبيانات وتقارير — يستطيع فريق إدارة السباقات في US Sailing التركيز على ما يهم حقًا، وهو الحفاظ على النزاهة والسلامة والتميز في هذه الرياضة. وتعلق ماكان على ذلك بقولها: «إن وجود كل شيء في مكان واحد يسهّل سير عملنا كثيرًا»، أو كما تعبّر سارة هوكينز، مديرة التواصل والتسويق: «نحن نحب Jotform، ونعتمد عليه في تسيير أعمالنا وتفاصيل يومنا».
نحن نحب Jotform، ونعتمد عليه في تسيير أعمالنا وتفاصيل يومنا.
سارة هوكينز، مديرة التواصل والتسويق في US Sailing
إبحار سلس مع حلول مرنة تواكب التوسع
يقدم قسم السباقات البحرية في US Sailing الإرشاد والخدمات لمالكي القوارب الكبيرة المشاركين في المنافسات، وذلك لضمان إقامة سباقات عادلة وآمنة ومتكافئة للجميع. ونظرًا لأن القسم يدير بيانات أكثر من 1,000 مالك قارب كبير سنويًا، فقد كان الموظفون بحاجة إلى نظام مرن وقابل للتوسع يستوعب مسارات العمل المعقدة والكميات الضخمة من البيانات. وتوضح سيدني هوف، مديرة شؤون العضوية، طبيعة هذا العمل بقولها: «نحن نجمع كمًا هائلًا من البيانات لكل قارب، ونعتمد في ذلك على سلسلة من نماذج Jotform لإنجاز هذه المهمة».
وبالاعتماد على Jotform الأعمال، أنشأ فريقها نظامًا متكاملًا لتقديم الطلبات يرتبط مباشرةً بقواعد البيانات الداخلية للمؤسسة؛ ويشمل مسارات عمل مؤتمتة، وربطًا عبر واجهات برمجة التطبيقات (API)، بالإضافة إلى التكامل مع أدوات مثل تقويم Google وGmail. ومع جمع آلاف من نقاط البيانات من كل مالك قارب، توفر هذه الأتمتة وقتًا ثمينًا وتضمن دقة المعلومات، وتؤكد هوف ذلك بقولها: «لقد أتاح لنا هذا الربط تسريع الإجراءات وجعل سير العمل أكثر كفاءة».
يتيح Jotform الأعمال لمؤسسة US Sailing أيضًا تخصيص طرق جمع البيانات لتناسب جمهورها المتنوع، بدءًا من البحارة المحترفين وصولًا إلى المشاركين لأول مرة. وتشير هوف إلى مدى سهولة التفاعل مع النماذج لمختلف الأعمار ومهما كانت درجة إلمامهم بالتقنية، فضلًا عن المرونة الكبيرة التي تمنحها طرق عرض البيانات للموظفين. كما تشيد بخيارات التخصيص الواسعة في Jotform، والتي تمكّنهم من تعديل النماذج لطرح أسئلة دقيقة ومحددة جدًا، وتضيف قائلةً: «لقد ساعدنا ذلك في الحصول على بيانات واضحة وأكثر دقة».
وعندما احتاج الفريق إلى مساعدة في إعداد مسارات العمل المعقدة، كان الدعم حاضرًا بقوة؛ إذ تقول هوف عن تجربتها: «كان فريق [دعم الأعمال] رائعًا بحق، فخدمة العملاء لديهم على أعلى مستوى».
أنصح أي شخص باستخدام Jotform الأعمال دون تردد.
سيدني هوف، مديرة شؤون العضوية في US Sailing
أدوات عمل جماعي تدعم النمو على مستوى المؤسسة
بالنسبة إلى مؤسسة US Sailing، لم يقتصر دور Jotform الأعمال على تطوير آليات جمع البيانات فحسب، بل عزز أيضًا التعاون بين الفرق، ورفع دقة البيانات، ومنح الموظفين وقتًا أطول للتركيز على تحقيق أثر حقيقي وملموس.
تحتاج المؤسسات غير الربحية أيضًا إلى حلول تواكب تطور أهدافها وتوسع مهامها، وتؤكد هوف أن المجموعة الواسعة من الميزات في Jotform تساعد مؤسسة US Sailing على تلبية احتياجاتها المتغيرة باستمرار، فتقول: «في كل مرة كنت أبحث فيها عن ميزة معينة، كنت أجدها متوفرة لديكم بالفعل؛ وكأنكم تسبقون احتياجاتنا بثلاث خطوات دائمًا».
وتختتم حديثها قائلةً: «أنصح أي شخص باستخدام Jotform الأعمال دون تردد»، وهي شهادة تعكس بوضوح حجم التحول الإيجابي الذي يمكن أن تصنعه التقنية المناسبة في بيئة العمل.
ضاعفوا أثر رسالتكم في مؤسستكم غير الربحية
سواء كنتم تديرون برامج وطنية كبرى مثل US Sailing أو تشرفون على مبادرات مجتمعية محلية، فإن Jotform الأعمال يمكّن المؤسسات غير الربحية من تبسيط إجراءات عملها، وتعزيز التعاون بين فرقها، واستخلاص رؤى واضحة، مع توفير الوقت لما هو أهم. اكتشفوا كيف يمكن لمنصة Jotform الأعمال أن تساعد مؤسستكم غير الربحية على جمع بيانات أدق، وتحسين التنسيق، وتوفير وقت فريقكم للتركيز بشكل أكبر على تحقيق رسالتكم.
كتابة تعليق: