عندما تتحدث ستايسي تومكينز، مهندسة البرمجيات والمواقع الإلكترونية لمدينة غرينزبورو بولاية كارولاينا الشمالية، عن Jotform، فإنها لا تتردد في التعبير عن إعجابها قائلة: “لا أستطيع أن أوفيه حقه من الثناء. إنه يقدم شيئاً يناسب الجميع.”
هذا الحماس ليس مجرد شعور شخصي؛ فبالنسبة لحكومة مدينة تضم ما يقرب من 3,800 موظف وتخدم أكثر من 300,000 مقيم يتطلعون بشكل متزايد إلى الوصول السريع وسهل الاستخدام عبر الهواتف المحمولة إلى الخدمات الحكومية، أصبح Jotform Enterprise أداة أساسية في كيفية إدارة الأعمال في غرينزبورو.
ومثل العديد من الحكومات البلدية، تعمل مدينة غرينزبورو بميزانية محدودة، وقوة عاملة كبيرة ومتنوعة، ومهمة تهدف إلى خدمة كل مقيم بكفاءة وأنصاف.
التحدي: العمليات الورقية في عالم رقمي
تستخدم مدينة غرينزبورو منصة Jotform منذ عام 2018، ولكن حتى تفشي جائحة كوفيد-19، كانت لا تزال تستخدم النماذج الورقية لأغلبية عملياتها. وعندما توقفت الخدمات الشخصية المباشرة خلال الجائحة، أصبح اعتماد المدينة القائم منذ فترة طويلة على النماذج الورقية أمراً مستحيلاً الاستمرار فيه، مما فرض إعادة نظر جذرية في الوضع الراهن.
تقول تومكينز: “أدركنا أن النماذج الورقية، التي كنا نستخدمها عادةً لأغلبية أعمالنا العامة، لم تكن مستدامة على الإطلاق خلال تلك الفترة. لقد انطلق Jotform بشكل حقيقي بالنسبة لنا كأداة لجمع المعلومات وتلبية الطلبات.”
كانت التحديات واضحة: النماذج الورقية كانت مكلفة، والعمليات كانت بطيئة. وكان الموظفون يقضون وقتاً ثميناً في مهام يدوية متكررة مثل توجيه الطلبات، ومتابعة الموافقات، وإدارة الاتصالات التي كان من الممكن أتمتتها.
وبعيداً عن الجائحة، واجهت المدينة تحدياً آخر: تلبية توقعات الاتصال الخاصة بسكانها. إذ يصل معظم سكان غرينزبورو إلى المعلومات عبر هواتفهم، ويتوقعون الحصول على الخدمات الحكومية بتلك الطريقة أيضاً. وكان على أي حل تختاره المدينة أن يلبي احتياجات السكان حيثما كانوا.
لماذا Jotform Enterprise؟
عندما حان الوقت لإضفاء الطابع الرسمي على إستراتيجية النماذج الرقمية بالمدينة وتوسيعها واختيار أداة برمجية، كانت التكلفة عاملاً رئيسياً، لكنها لم تكن العامل الوحيد.
توضح تومكينز: “في النهاية، اخترنا Jotform لأن التكلفة كانت أقل بكثير من تراخيص Adobe لجميع موظفينا.”
كان بإمكاننا الحصول على حل بلا أوراق، وكان أيضاً أكثر مرونة من حيث توجيه البريد الإلكتروني وسير العمل مقارنة بـ Adobe. بالإضافة إلى أن منحنى التعلم كان أقل بكثير بكثير.
ستايسي تومكينز، مهندسة البرمجيات والمواقع الإلكترونية بمدينة غرينزبورو
بالنسبة لحكومة مدينة تعمل ضمن قيود ميزانية صارمة، كانت القيمة واضحة. فقد قدم Jotform Enterprise إمكانيات فائقة بمستوى المؤسسات دون أن يتحملوا تكلفة باهظة بمستوى المؤسسات.
كيف تستخدم غرينزبورو Jotform Enterprise
قامت مدينة غرينزبورو بنشر Jotform في كل أقسامها تقريباً، مع حالات استخدام تشمل العمليات الداخلية والخدمات الموجهة للجمهور.
وتتضمن مسارات العمل الداخلية ما يلي:
- نماذج تهيئة الموظفين الجدد في الموارد البشرية
- استطلاعات رضا الموظفين
- إدارة المزايا وطلبات الإجازات
بينما تتضمن النماذج الخارجية الموجهة للجمهور ما يلي:
- طلبات خدمات المياه
- جدولة مواعيد جولات المرافقة الشرطية وخدمات أخذ البصمات
- تسجيل المتطوعين لمبادرات تنظيف البحيرات الملحقة بالبحيرة المجتمعية
وكان أحد أهم التحسينات في مسارات العمل بالمدينة في قسم الموارد البشرية والمزايا. إذ كان الموظفون الذين يحتاجون إلى طلب إجازة مخططة بدون أجر يقدمون سابقاً نماذج ورقية يتم توجيهها يدوياً إلى مسؤول الاتصال للموافقة — وهي عملية بطيئة وتفتقر إلى الشفافية.
تقول تومكينز: “لقد قامت أتمتة مسارات العمل عبر Jotform بإنجاز كل ذلك تلقائياً. يقدّم الموظفون طلباتهم ويتم توجيهها فوراً إلى أحد مسؤولي الاتصال المحتملين. ويمكنهم مراجعتها على الفور والموافقة عليها أو طلب المزيد من المعلومات بضغطة زر واحدة. كما يمكن لفريق المزايا معرفة مكان طلب كل شخص في أي مرحلة من مراحل العملية.”
والنتيجة: يتلقى مسؤولوالاتصال الآن الطلبات في الوقت الفعلي بدلاً من معالجة تراكمات الطلبات في نهاية فترة التسجيل المفتوح. ويتمتع فريق المزايا برؤية كاملة للطلبات، كما يحصل الموظفون على الإجابات بشكل أسرع.
إعادة تصور حدث مجتمعي
ربما لا يوضح أي مثال آخر تأثير التحول الرقمي بوضوح أكثر من إفطار يوم مارتن لوثر كينغ جونيور السنوي بالمدينة، وهو تقليد ممتد لأكثر من 40 عاماً.
تقول تومكينز: “في الماضي، كانت إدارة حقوق الإنسان لدينا تتولى الأمر باستخدام دفاتر الملاحظات والمكالمات الهاتفية. وكان هناك خطر حقيقي ينطوي على تدوين اسم شخص ما على دفتر ملاحظات وضياعه.”
اليوم، تُدار العملية برمتها عبر Jotform. إذ يسجل الحاضرون من خلال نموذج عبر الإنترنت، ويتم توجيههم تلقائياً إلى بوابة الدفع بعد التسجيل، ويتلقون تأكيداً فورياً. أما في الخلفية، فيمكن لفريق حقوق الإنسان تعيين الطاولات، وتتبع المدفوعات، والمتابعة مع المسجلين، كل ذلك من سجلات الإرسال في جداول jotform، دون الحاجة إلى إجراء مكالمة هاتفية واحدة.
إنه مثال صغير يحمل رسالة كبيرة: عندما تعمل العمليات الحكومية بسلاسة، يشعر المجتمع بالأثر الإيجابي.
خدمة السكان حيثما كانوا
أحد أكبر المزايا لاستخدام Jotform بالنسبة لمدينة غرينزبورو هو تجربة استخدام الأجهزة المحمولة التي توفرها المنصة. وبما أن معظم السكان يصلون إلى معلومات المدينة عبر هواتفهم، فقد أصبحت القدرة على معاينة النماذج وتحسينها للهواتف المحمولة قبل نشرها ممارسة قياسية.
تقول تومكينز: “يمكننا اختبار جميع محتوياتنا لمعرفة كيف ستظهر على الهاتف قبل نشرها، حتى نضمن أن يستطيع الجميع رؤية النموذج وتنسيقه بشكل صحيح وإرسال البيانات دون أي مشكلة.”
كما تُعد الامتثال لمعايير إمكانية الوصول ذات أهمية متساوية لأي جهة حكومية. وتمنح أداة فحص إمكانية الوصول المدمجة في Jotform الفريق الثقة بأن نماذجهم تلبي المتطلبات الفيدرالية.
أكثر ما يعجب الفريق
اسأل تومكينز عن أكثر ما تقدره في Jotform Enterprise، وستجد ثلاثة أشياء تأتي في المقدمة.
المرونة والتخصيص. “يمكن أن يكون بالسهولة أو التعقيد الذي يريده المستخدم. يمكننا تخصيص النماذج، ورسائل البريد الإلكتروني، وملفات PDF، ومسارات العمل — أو يمكننا استخدام الإعدادات الافتراضية. إنه يعمل بفعالية في كلتا الحالتين.”
وضع المسودة. “يتيح لنا ذلك إجراء تغييرات على النماذج النشطة المستخدمة بكثرة وعرض شكل النموذج مع تلك التغييرات على شركائنا في الأقسام قبل تقديمها للجمهور. فيمكنهم الموافقة عليها — أو إخبارنا بما يحتاج إلى تغيير آخر.”
دعم العملاء. “إنه قوي وسريع للغاية. وإذا لم نتمكن من الحصول على ما نحتاجه عبر دعم العملاء، فيمكننا استخدام برنامج الدردشة الآلي بالذكاء الاصطناعي.” وتوضح أن الدعم يكون متاحاً عادةً في غضون ساعة أو ساعتين — وهو أمر حاسم لفريق يدير خدمات حكومية موجهة للجمهور.
النتائج
يظهر أثر Jotform Enterprise جلياً في جميع أنحاء المؤسسة:
- تخفيض كبير في تكاليف الورق: خفضت المدينة تكاليف الطباعة والتوزيع من خلال تحويل النماذج التي كانت تُشارك سابقاً ورقياً عبر الأقسام ومع الجمهور إلى نماذج رقمية.
- استعادة وقت الموظفين الثمين: من خلال أتمتة المهام الروتينية مثل إشعارات البريد الإلكتروني، وتوجيه الموافقات، وتتبع الطلبات، أصبح بإمكان الموظفين التركيز على الأعمال ذات القيمة الأعلى.
- استجابة أسرع للمجتمع: يحصل السكان على تأكيدات فورية، وتحديثات في الوقت الفعلي، وتجارب متوافقة مع الأجهزة المحمولة تلبي التوقعات الحديثة للخدمات الحكومية.
- شفافية وسهولة أكبر في متابعة العمليات التشغيلية: يمكن لرؤساء الأقسام معرفة مرحلة كل طلب بدقة، مما يلغي المراسلات المتبادلة التي كانت شائعة في مسارات العمل الورقية.
نصيحة للمؤسسات الحكومية الأخرى
بالنسبة لقادة المدن أو المديرين أو المسؤولين عن خدمة المجتمع الذين يفكرون في اتخاذ خطوة مماثلة، فإن توصية تومكينز صريحة ولا تدع مجالاً للشكل.
أوصي بالتأكيد باستخدام Jotform لأي شخص لأنه يسهّل العمليات حقاً ويقلل من الكثير من المهام المتكررة التي تستهلك وقت الموظفين طوال يومهم. إنه سهل الاستخدام — يمكنك تخصيصه أو تركه كما هو — وهو يعمل بشكل ممتاز للمؤسسات الكبيرة والصغيرة على حدٍ سواء.
وتُعد سهولة الاستخدام نقطة بيع قوية بشكل خاص لفرق القطاع العام التي قد تكون مترددة بشأن تبني تقنيات جديدة.
“يعتمد Jotform على السحب والإفلات. وبفضل مساعد الذكاء الاصطناعي، يمكن للأفراد كتابة ما يريدون أن يتضمنه نموذجهم وسيقوم بإنشائه لهم. لا تحتاج إلى أن تكون متخصصاً تقنياً لتحقيق نتائج حقيقية.”
وبالنسبة للذين يرغبون في تحقيق المزيد؟ فإن الطموح لا حدود له.
تقول تومكينز: “أرغب دائماً في خوض تحدي معرفة ما إذا كان بإمكاني إنشاء النموذج ليس فقط بالطريقة التي طُلبت، بل بشكل أفضل.”
بالنسبة لمدينة غرينزبورو، لا يُعد Jotform Enterprise مجرد أداة نماذج؛ بل هو البنية التحتية وراء موافقات أسرع، وخدمات عامة أكثر سهولة في الوصول، وعمليات أكثر كفاءة، وحكومة يمكنها مواكبة تطلعات المجتمع الذي تخدمه.
كتابة تعليق: