Verwalten Sie Einrichtungen, Räume und Sitzungen mit weniger manuellem Aufwand
Mit Jotform Enterprise als Facility-Management-Software ohne Programmierung bleiben Anfragen, Raumreservierungen, Programmtermine, Verzichtserklärungen, Zahlungen und Genehmigungen auf einer Plattform in Bewegung. So erfassen gemeinnützige Organisationen wie YMCA (in Deutschland CVJM), Gemeindezentren, Freizeitträger und religiöse Organisationen die richtigen Angaben, leiten Anfragen an die zuständigen Teams weiter und behalten jeden Standort im Griff.
Zahlreiche führende Non-Profit Organisationen der ganzen Welt vertrauen auf Jotform Enterprise
Anfragen und Raumreservierungen
Verwalten Sie Anfragen für Räume, Sporthallen, Schwimmbäder, Unterrichtsräume, Sportplätze, Kapellen, Säle und Ausstattung mit individuellen Formularen, die alle Angaben erfassen, die Mitarbeitende zur Prüfung brauchen. Mit bedingter Logik, Genehmigungen und automatischen Benachrichtigungen wird Ihr Formular zum Raumbuchungssystem: Betriebsteams prüfen Voraussetzungen, bestätigen die nächsten Schritte und halten Anfragende auf dem Laufenden.
Anmeldung zu Terminen und Programmen
Richten Sie Anmeldeabläufe für wiederkehrende Termine, Kurse, Freizeiten, Trainingseinheiten, Schulungen, Workshops und Gemeinschaftsprogramme ein. Erfassen Sie Angaben zu Teilnehmenden, Mitgliedschaften, Altersgruppen, Bedarf bei der Teilnahme und gegebenenfalls Gebühren, und ordnen Sie die Teilnehmerlisten anschließend in Jotform Tabellen oder Boards für die einfache Nachbereitung.
Raumvermietung, Zahlungen und Vereinbarungen
Vereinfachen Sie Raumvermietungen, indem Sie Anfragen, Kautionen, Veranstaltungsgebühren, Kosten für Ausstattung, unterschriebene Vereinbarungen, Verzichtserklärungen und Bestätigungen von Nutzungsregeln in einem Ablauf erfassen. Kombinieren Sie Online-Zahlungen mit Jotform Signatur und automatischen Bestätigungen, damit Teams vor der Freigabe einer Vermietung weniger Rückfragen klären müssen.
Genehmigungen über Standorte und Teams hinweg
Leiten Sie Anfragen zu Einrichtungen nach Zweigstelle, Standort, Raumart, Programm, Abteilung oder Auftragswert weiter, damit die richtigen Personen jede Einsendung prüfen. Mit Jotform Workflows stimmen sich Betrieb, Programmleitungen, Finanzteams und Facility-Management ab, ohne auf verstreute E-Mails angewiesen zu sein.
Berichte und Überblick über den Betrieb
Verfolgen Sie die Nutzung Ihrer Einrichtungen, Anmeldungen zu Terminen, Stornierungen, Anwesenheit, Anfragevolumen und Zahlungsdaten mit Live-Berichten und Dashboards. So sehen Führungskräfte die Nachfrage nach Räumen, Einrichtungen und Standorten klarer, können den Personaleinsatz planen, Kapazitäten besser nutzen und Engpässe früher erkennen.
Daten zu Einrichtungen mit klaren Zugriffsrechten verwalten
Steuern Sie den Zugriff auf Daten von Mitarbeitenden, Mitgliedern, Gästen und Teilnehmenden mit Enterprise-Funktionen wie rollenbasierten Zugriffsrechten, SSO, der Wahl des Speicherorts der Daten und verschlüsselten Formularen. Bei Zahlungen, Verzichtserklärungen, Angaben zu Minderjährigen, Gesundheitsangaben, Anforderungen an die Barrierefreiheit oder Mitgliederdaten verwalten Teams sensible Daten mit Jotform Enterprise über abgestufte Zugriffsrechte. Für den datenschutzgerechten Einsatz bleiben Sie selbst verantwortlich.
Direkter Support von unserem Team
Unser Expertenteam sorgt für eine reibungslose Implementierung, die genau auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten ist. Von der Formularerstellung bis zur Workflow-Optimierung erhalten Sie bei jedem Schritt kompetente Unterstützung. Wir bringen Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs.
FAQ
Was ist Facility-Management-Software für große Organisationen?
Facility-Management-Software für große Organisationen hilft, Anfragen zu Einrichtungen, Raumreservierungen, Vermietungen, Genehmigungen, Zahlungen, Vereinbarungen, Berichte und die Abstimmung im Team zentral in einem System zu verwalten.
Wie können gemeinnützige Organisationen Jotform Enterprise für das Facility Management nutzen?
Gemeinnützige Organisationen können Jotform Enterprise als Raumbuchungssystem und für die Verwaltung ihrer Einrichtungen nutzen: Anfragen erfassen, Raumreservierungen verwalten, Teilnehmende für Termine anmelden, Verzichtserklärungen oder Zahlungen einholen, Genehmigungen weiterleiten und die Nutzung über Teams oder Standorte hinweg auswerten.
Unterstützt Jotform Enterprise Abläufe für Einrichtungen des YMCA?
Ja. Jotform Enterprise unterstützt Abläufe, wie sie etwa der YMCA (in Deutschland CVJM) nutzt: Raumreservierungen, Anmeldungen zu Schwimmkursen und Kursterminen, Anmeldungen zu Freizeiten, Genehmigungen auf Ebene der Zweigstellen, Raumvermietungen, Verzichtserklärungen und Auswertungen zur Nutzung.
Können Teams für die Vermietung von Räumen Zahlungen und unterschriebene Vereinbarungen erfassen?
Ja, Teams können über verknüpfte Abläufe in Jotform Enterprise Mietgebühren, Kautionen, Spenden, unterschriebene Vereinbarungen, Verzichtserklärungen und Bestätigungen von Nutzungsregeln erfassen.
Können mehrere Zweigstellen oder Standorte denselben Ablauf für ihre Einrichtungen nutzen?
Ja, gemeinnützige Organisationen mit mehreren Standorten können Anfrageformulare und Abläufe vereinheitlichen und Einsendungen nach Standort, Abteilung, Programm, Art der Einrichtung oder prüfender Person weiterleiten.
Welche Sicherheitsfunktionen bietet Jotform Enterprise für die Verwaltung von Daten zu Einrichtungen?
Jotform Enterprise bietet Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen wie rollenbasierte Zugriffsrechte, SSO, verschlüsselte Formulare, Optionen für den Speicherort der Daten und einen organisationsweiten Überblick für Daten zu Einrichtungen, Mitgliedern und Teilnehmenden. Jotform überträgt Formulare und Einsendungen verschlüsselt, hält die DSGVO ein, bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag an und ermöglicht die Speicherung Ihrer Daten auf europäischen Servern. Für den datenschutzgerechten Einsatz bleiben Sie selbst verantwortlich.