Eine automatische Antwort einrichten

May 24, 2021

Wenn Sie Ihren Benutzern noch einmal alle Daten zusammenfassend in einer vorgeschriebenen E-Mail schicken möchten, dann brauchen Sie eine automatische Antwort. Wie diese eingerichtet wird, können Sie in dieser Anleitung lesen.

A. Klicken Sie auf EINSTELLUNGEN im Formular-Builder.

B. Als nächstes Klicken Sie links auf EMAILS.

C. Klicken Sie auf das PLUS + Symbol.

D. Wählen Sie AUTOMATISCHE ANTWORT.

Jeder Abschnitt der Einstellungen ist durch einen Tab gegliedert:

(Links) E-MAIL Tab:

Dort können Sie das E-Mail-Template anpassen. Hier ist ein Screenshot der Einstellungen:

1. Klicken Sie auf E-MAIL, um die Vorlage anzuzeigen.

2. Klicken Sie auf das BLEISTIFTSYMBOL, um den Betreff der E-Mail zu ändern.

3. Sie können hier Text einfügen, der als Betreff verwendet wird. Wenn Sie ein Formularfeld einfügen wollen, klicken Sie einfach auf das BLEISTIFTSYMBOL und Ihnen werden alle Formularfelder angezeigt..

4. Hier können Sie die FORMULARFELDER sehen und in Ihre Vorlage einbauen. Diese Funktion gibt Ihnen die richtigen Tags für die entsprechenden Felder. Beispielsweise ist der Tag für das standardmäßige Namensfeld {name}.

5. Das ist der Hauptteil der E-Mail-Vorlage, den Sie editieren, formatieren und nach Ihren Wünschen gestalten können.

(Mitte) EMPFÄNGER Tab:

In diesem Abschnitt können Sie den Namen des Absenders, die Antwortadresse und das Feld für die E-Mail-Adresse des Empfängers der automatischen Antwort auswählen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren oder den Namen Ihrer Organisation als Absender eingeben. Die Antwortadresse sollte Ihre eigene E-Mail-Adresse oder die Ihrer Organisation sein. Der besonders wichtige Teil ist die E-Mail-Adresse des Empfängers, die dem E-Mail-Feld Ihres Formulars entnommen wird. Dieses müssen Sie aus dem Dropdown auswählen.

(Rechts) ERWEITERT Tab:

Im Tab ERWEITERT gibt es optionale Einstellungen, von denen keine erforderlich ist.

1. Sie können die Option BEI BEARBEITUNG SENDEN aktivieren, wenn Sie möchten, dass die automatische Antwort auch bei Antwortbearbeitungen gesendet werden soll.

2. Sie können die Einsendung auch als PDF-ANHANG in die automatische Antwort einfügen.

3. Sie können EINE DATEI ANHÄNGEN.

4. Sie können E-MAILS SPÄTER SENDEN.

5. Sie können LEERE FELDER AUSBLENDEN.

6. Stellen Sie die ABSENDERADRESSE ein. Bitte beachten Sie, dass wir empfehlen, die Absenderadresse noreply@jotform.com zu behalten, da mit dieser sichergestellt wird, dass die automatischen Antworten im Postfach des Empfängers nicht als Spam eingestuft werden.

7. Lassen Sie die Option E-MAIL AKTUALISIEREN eingeschaltet. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden Änderungen im Formular nicht im E-Mail-Template übernommen.

E. Und schließlich klicken Sie auf SPEICHERN, um alle Änderungen an Ihrer automatischen Antwort zu übernehmen.

Wenn Sie sehen möchten, wie Ihre neue automatische Antwort aussieht, können Sie Ihre Nachricht mit dem Button E-MAIL TESTEN ausprobieren. Sie sollten dann eine Test-E-Mail an Ihre mit JotForm verknüpfte E-Mail-Adresse erhalten. Sie können Ihre automatische Antwort auch mit einer richtigen Einsendung Ihres Formulars und Ihrer eigenen E-Mail-Adresse testen.

Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit, dass Sie mehrere E-Mail-Adressen haben, die Sie in die automatischen Antworten an mehrere Empfänger einbinden möchten.

Wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse als Absenderadresse benutzen möchten, dann können Sie dies neuerdings mit JotForm umsetzen. Es gibt zwei Methoden zur Auswahl:

Wie Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse als Absender für Benachrichtigungen einstellen

Wie Sie SMTP für Ihr Formular einrichten

Hinweis: Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, reine Text-E-Mails zu verschicken, ist dies leider nicht mehr möglich. Der neue Assistent erlaubt Ihnen die Bearbeitung von HTML-E-Mails. Text-E-Mails hingegen werden nicht mehr genutzt, da mobile Geräte mittlerweile HTML-E-Mails unterstützen.

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