La IA normalmente inicia tu trabajo. Ahora puede ayudarte a terminarlo.
Para muchos de nosotros, herramientas como ChatGPT y Claude se han convertido en una pieza clave de nuestro conjunto de herramientas tecnológicas, y a menudo las usamos para poner en marcha tareas o proyectos. Cada vez más, la IA nos ayuda con tareas como redactar acuerdos, contratos, documentos de consentimiento o materiales de incorporación.
Sin embargo, para las pequeñas y medianas empresas, así como para los equipos de ventas, finanzas y recursos humanos, crear un documento es solo el principio. Cuando ese documento necesita firma electrónica, los equipos suelen tener que pasar a otros flujos de trabajo para preparar los campos, configurar los destinatarios, enviar el documento y supervisar su progreso.
Y ese es el problema de fondo: las conversaciones con IA pueden generar trabajo útil, pero el flujo de trabajo suele detenerse cuando es necesario realizar acciones de seguimiento.
Estamos resolviendo esto con el lanzamiento de Jotform Sign para ChatGPT y Claude. El complemento o conector vincula tu conversación con IA a un proceso de firma digital de documentos completo. Dedicas menos tiempo a tareas administrativas y, en su lugar, llevas los acuerdos desde la concepción hasta la firma electrónica con menos interrupciones.
Con Jotform Sign para ChatGPT y Claude, no solo estamos llevando la IA a los documentos. Estamos llevando los flujos de trabajo de documentos a la IA.
De la conversación al acuerdo firmado
Con esta funcionalidad, tus conversaciones con Claude y ChatGPT pueden actuar como puntos de acceso, dándote acceso a las capacidades de Jotform Sign allí donde ya estás trabajando.
Comienza con un prompt sencillo, como
- “Convierte este acuerdo de venta en un documento para dos firmantes.”
- “Prepara este formulario de consentimiento y envíalo al cliente.”
- “Crea un NDA para un nuevo contratista.”
Lo único que tienes que hacer es describir el documento de firma electrónica que necesitas en lenguaje natural o subir un documento existente. A partir de ahí, puedes usar ChatGPT o Claude para personalizar, previsualizar y enviar tu documento para su firma.
Cómo crear y preparar documentos a través de una conversación
Jotform Sign para ChatGPT y Claude puede reducir el número de pasos (y el tiempo invertido) entre decidir que necesitas un acuerdo y conseguir que se complete. Veamos en detalle lo rápido que podemos pasar de identificar una necesidad empresarial a crear un documento listo para actuar.
Conecta el complemento o conector de Jotform Sign
Ve a la sección de Plugins en ChatGPT o a Customize > Connector en Claude. Busca Jotform Sign y luego conecta Jotform a tu cuenta.
Empieza con un prompt
Primero, describe el documento que necesitas en lenguaje sencillo. En este ejemplo, he generado una carta de oferta de empleo de recursos humanos para una pequeña empresa. Inicié mi solicitud con “@jotform sign” para activar la funcionalidad de firma electrónica.
En aproximadamente 10-15 segundos, tengo una versión funcional de una carta de oferta, con un campo de firma electrónica incluido. Puede que necesite personalizar el documento, pero he reducido considerablemente el tiempo que normalmente se tarda en iniciar el flujo de trabajo.
Empieza con un PDF o un documento que ya tengas
Con Jotform Sign para ChatGPT y Claude, es igual de fácil subir un documento existente y convertirlo en un flujo de trabajo de firma electrónica.
En el ejemplo a continuación, subí un PDF y usé este prompt en la interfaz de Claude: “@jotform sign convierte este pdf en un formulario de autorización para firmar.”
Jotform Sign para ChatGPT y Claude es compatible con documentos PDF y DOCX, y los campos son personalizables, lo que convierte tus documentos empresariales existentes en un punto de partida sencillo para los flujos de trabajo de firma digital de documentos.
Personaliza antes de enviar
Volviendo a mi ejemplo de ChatGPT, hay un par de ediciones que me gustaría hacer en mi documento antes de dar el siguiente paso. Puedo realizar estos cambios en cuestión de segundos simplemente describiendo lo que quiero añadir en un prompt adicional.
De esta manera, conviertes a la IA en un asistente práctico que puede acelerar la preparación de documentos mientras tú revisas y corriges los resultados.
Mantienes el control durante todo el proceso. Al hacer clic en el botón Edit dentro del documento de firma, puedes ajustar los campos manualmente. También puedes abrir el documento en Jotform Sign o enviarlo para su firma desde la pantalla de Edit.
El botón Preview en el documento de firma te permite ver cómo aparecerá el documento firmado real para cada rol de firmante.
De un documento simple a un flujo de trabajo completo de firma electrónica
Una cosa es crear un documento asistido por IA. Pero Jotform Sign para ChatGPT y Claude amplía esa capacidad para crear un flujo de trabajo completo de firma electrónica asistido con IA, ofreciéndote un camino más corto hacia un acuerdo completado.
Por ejemplo, puedo definir roles de firmante, establecer un orden de firma para un flujo de trabajo y añadir destinatarios en copia antes de enviar el documento.
Enviar para firma electrónica
Ahora estamos listos para pasar de la preparación del documento a la recopilación de firmas electrónicas. Nuestro documento se convierte en un flujo de trabajo ejecutable que funciona en conjunto con Jotform Sign en segundo plano.
He definido y configurado los destinatarios de mi flujo de trabajo de firma en el chat.
Primero, mi candidato recibe el documento por correo electrónico. Una vez que firma, yo recibo automáticamente el documento por correo electrónico para completar el flujo de trabajo.
Mantén el flujo de trabajo en movimiento
Por último, puedo mantener mi flujo de trabajo en movimiento desde la interfaz de ChatGPT o Claude consultando el estado de las firmas y analizando las respuestas del formulario.
También puedo ver el documento y configurar correos electrónicos automatizados con una frecuencia semanal (u otra personalizada) para recibir actualizaciones sobre el estado de firma y finalización, e identificar cualquier campo faltante o inconsistente.
Todas las partes firmantes también reciben una copia del documento completado por correo electrónico.
El resultado es la creación de documentos con IA combinada con las capacidades de Jotform Sign, reduciendo la necesidad de alternar entre herramientas y acortando el camino hacia acuerdos completados.
La comodidad de la IA… con control en cada paso importante
Cada vez que envías un documento para firmar, significa que se está alcanzando un acuerdo oficial, lo que requiere confianza en tu flujo de trabajo de firma electrónica.
Lo mejor de esta nueva funcionalidad es que la IA facilita la navegación del flujo de trabajo. Jotform Sign impulsa el proceso de firma electrónica, pero tú mantienes el control.
Desde autenticar tu cuenta de Jotform hasta decidir cuándo un documento está listo para enviar, puedes usar la IA para simplificar las tareas administrativas en tu flujo de trabajo de firma, manteniendo las decisiones empresariales importantes en tus manos.
Y como esta integración incluye funcionalidades clave de Jotform Sign, como la edición de documentos y la recopilación de firmas electrónicas, directamente en herramientas como ChatGPT y Claude, puedes encontrar lo que necesitas y mantener tu flujo de trabajo en movimiento sin cambiar de plataforma.
Un flujo de trabajo de firma electrónica, muchas formas de aprovecharlo
Veamos más de cerca cómo diferentes sectores pueden usar Jotform Sign para ChatGPT y Claude para completar más fácilmente sus procesos de firma electrónica.
| Industry use case | How Jotform Sign for ChatGPT and Claude can speed up workflows |
|---|---|
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Recursos humanos |
Crea cartas de oferta o acuerdos de incorporación, configura los roles de firmante del empleado y de recursos humanos, envíalos y supervisa la finalización para que el proceso de incorporación pueda avanzar |
|
Ventas |
Prepara un acuerdo de cliente o de servicio, revisa los términos, asigna los campos de firma del cliente y de la empresa, y envíalo sin interrumpir el flujo de trabajo de ventas |
|
Operaciones |
Crea acuerdos con proveedores, exenciones de responsabilidad, aprobaciones u otros documentos operativos y coordina las firmas entre múltiples partes interesadas |
|
Legal |
Prepara o sube un acuerdo de confidencialidad (NDA) o contrato, perfecciona su contenido, configura los roles y el orden de firma, revísalo y envíalo cuando esté listo |
|
Compras/finanzas |
Prepara aprobaciones financieras o documentos de autorización, dirígelos a los firmantes correspondientes y realiza un seguimiento de las firmas pendientes |
Los documentos pueden variar, pero el objetivo es el mismo: menos trabajo administrativo entre identificar lo que hay que hacer y recopilar las firmas necesarias.
Mantén la conversación en movimiento
La recopilación de firmas electrónicas es una de las funcionalidades más utilizadas de Jotform. Jotform Sign para ChatGPT y Claude responde a esa demanda adaptándose a la forma en que muchos de nosotros trabajamos hoy: comenzando cada vez más nuestras tareas en IA conversacional. Las conversaciones con IA se vuelven más útiles cuando derivan de forma natural en flujos de trabajo ejecutables.
Jotform Sign para ChatGPT y Claude te ayudan a pasar de la intención a la acción dentro de la misma experiencia conversacional. Ve desde un prompt inicial hasta la creación del documento, edición, envío para firma y seguimiento del progreso en la misma interfaz.
¡Prueba Jotform Sign para ChatGPT y Claude!
Convierte un prompt o un PDF en un documento listo para firmar, envíalo a las partes interesadas y realiza un seguimiento del estado de firma en una sola conversación. Jotform Sign para ChatGPT y Claude lleva los acuerdos del concepto a la firma con menos interrupciones en tu flujo de trabajo.
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