Una cosa quedó clara después de hablar con algunos de nuestros usuarios beta que han experimentado con las funciones del Asistente de Datos con IA de Jotform: El ciclo de exportar para trabajar es real.
Cuando los usuarios almacenan y/o descargan datos de una plataforma y los abren en otra, solo para manipularlos en el software al que están acostumbrados, eso es “exportar para trabajar”.
Y casi todos estamos familiarizados con este flujo de trabajo porque todos lo hemos hecho en algún momento.
Puede verse algo así: recopilar respuestas > descargar CSV > abrir Excel (u otra aplicación de hoja de cálculo) > filtrar > limpiar datos > calcular > crear gráfico > enviar correo a alguien.
Pero ahora que la IA está arraigada en nuestros flujos de trabajo, exportar para trabajar —aunque sigue siendo necesario para algunas tareas— ya no es la forma más eficiente de hacer las cosas, especialmente en lo que respecta a los envíos de tus formularios.
La asistencia de IA en la que estoy pensando es del tipo que proporciona valor porque convierte tareas complejas relacionadas con datos en información clara y comprensible que puede transmitirse fácilmente a otros.
Entre las capacidades del Asistente de Datos hay algunas funciones muy útiles que te permiten organizar y analizar datos de forma conversacional antes de recurrir al antiguo proceso de exportar para trabajar.
Aún exportarás datos para casos de uso más grandes (Dios sabe que las hojas de cálculo no van a desaparecer), pero, como mínimo, puedes ahorrar tiempo en la etapa inicial obteniendo información antes de que se realice tu exportación.
Aquí hay siete tareas que puedes manejar fácilmente de forma conversacional antes de recurrir a otra herramienta.
Obtén un total rápido o un desglose
No debería ser necesario exportar datos a una hoja de cálculo para obtener información rápida de tus datos. En el ejemplo anterior del distrito escolar, que enumera varias escuelas de muestra y su información, le pedí al Asistente de Datos con IA de Jotform: ¿Cuántos pedidos envió cada escuela por tamaño?
En cuestión de segundos obtengo un desglose de pedidos por escuela, que luego puedo comunicar a las partes interesadas que solicitaron la información, incluir en un correo electrónico a un proveedor o simplemente usar como referencia.
Encuentra las respuestas que necesitan atención
En esos momentos en que cada minuto cuenta, la capacidad de solicitar información a un asistente de forma conversacional resulta muy útil. En este ejemplo, el asistente identifica rápidamente registros incompletos a mi solicitud, para que pueda continuar con los siguientes pasos.
Analiza comentarios abiertos
Ya sea que se trate de productos, personas o algo más, los comentarios de los clientes son lo que impulsa la mejora. Ahora puedes comprender los comentarios más constructivos con la ayuda de un mensaje, y ahorrar tiempo valioso en el proceso.
Por ejemplo, en el ejemplo anterior, puedes pedirle al Asistente que destaque un tema de los comentarios más críticos de los clientes para que puedas actuar rápidamente o dar una conclusión en una reunión. Esto resulta realmente útil a gran escala, cuando estás sintetizando cientos (o incluso miles) de respuestas individuales.
Crea una visualización instantánea
Para los datos de envío de tus formularios, en lugar de descargar datos, abrir una hoja de cálculo, filtrar los datos y crear un gráfico… simplemente crea un gráfico.
Obtendrás una visualización instantánea que es reveladora y compartible, cortesía del Asistente de Datos con IA de Jotform. Aquí he creado un gráfico rápido y descargable de registros por nivel escolar.
Crea una vista simplificada de tus datos
En este ejemplo, estoy simplificando la forma en que veo mis datos.
Realiza un cambio uniforme en todos los registros
Si necesitas realizar cambios masivos (o reorganizar tus datos) dentro de tu tabla, puedes hacerlo rápidamente y a gran escala con la ayuda del asistente. En este ejemplo, simplemente archivar un puñado de entradas no requiere nada más que un mensaje sencillo.
Da el siguiente paso basándote en información de los datos
Los datos que estamos revisando son principalmente solo un preludio de nuestra próxima acción. Para este ejemplo educativo, quiero revisar los datos de la escuela antes de enviar un correo electrónico a los directores para que el distrito pueda mantener el progreso del negocio.
Eso es algo bastante fácil de hacer con el Asistente de Datos con IA de Jotform, donde la tarea puede ser tan general (“Redacta un recordatorio para cualquier escuela cuya etapa de registro aún esté pendiente”) o tan específica como lo necesite (es decir, “Redacta recordatorios individuales para las escuelas cuya etapa de registro está pendiente y cuyo presupuesto supera los $25,000. Dirígete al director por su nombre.”).
Obtén información más rápida eliminando partes no esenciales de tu flujo de trabajo
Mira, las hojas de cálculo están lejos de ser obsoletas. Todos tenemos buenas razones para usarlas, ya sea la colaboración mediante una herramienta empresarial acordada o la minería de datos seria que se lleva a cabo de manera más eficiente en los Excel ricos en funciones del mundo.
Pero el advenimiento del Asistente de Datos con IA de Jotform (y herramientas similares) ahora ofrece la posibilidad de obtener información más rápida y complementaria de los datos relacionados con tus formularios.
Obtener esta información ya no tiene que ser un ejercicio formal. Antes de que te sientas tentado a exportar datos a una hoja de cálculo para hacer un cambio, intenta hacer el cambio directamente en tu tabla de Jotform.
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