Contratar a un higienista o a un responsable de recepción para tu clínica dental es la parte fácil. Es el período posterior al envío de la carta de oferta cuando la mayoría de las clínicas pierde tiempo sin darse cuenta.
El papeleo de nuevas contrataciones en las clínicas dentales es especialmente intenso. Incluye reconocimientos de formación en HIPAA, documentación de patógenos transmitidos por la sangre según OSHA, verificación de licencias y certificaciones, y consentimiento para la verificación de antecedentes, además de los formularios estándar de impuestos y beneficios que todo empleador necesita.
Cuando toda esa documentación está dispersa entre hilos de correo electrónico, carpetas de papel y el recuerdo de alguien sobre si algo se firmó o no, la incorporación se alarga de unos pocos días a unas pocas semanas, y aparecen brechas de cumplimiento.
La formación continua añade otra capa. Las clínicas dentales necesitan hacer un seguimiento de quién está al día con los protocolos de control de infecciones, quién necesita un repaso de HIPAA y a quién le corresponde la recertificación en RCP. Y deben demostrar que el personal está al día en su formación, en caso de una inspección o auditoría por parte del colegio profesional.
La programación es un dolor de cabeza aparte. Entre higienistas, asistentes y la cobertura de recepción en múltiples sillones (o múltiples ubicaciones en el caso de grupos más grandes), los cambios de turno y las solicitudes de días libres gestionados por mensaje de texto se convierten en una falta de personal que nadie vio venir hasta que el paciente ya está en el sillón.
Aquí es donde la mayoría de las clínicas siguen usando herramientas diseñadas para el trabajo por turnos del comercio minorista, no para el cumplimiento sanitario, o directamente no usan ninguna herramienta de programación.
Un flujo de trabajo de incorporación digital puede guiar a cada nueva contratación a través de la misma secuencia de forma automática: formularios, firmas electrónicas, recopilación de documentos y un registro claro de que todo lo requerido se completó realmente, en orden y a tiempo.
El seguimiento de la formación y la certificación puede hacerse de la misma manera, con recordatorios que se envían antes de que algo caduque en lugar de después. Y los formularios de programación del personal y de solicitud de días libres reemplazan al chat grupal con algo que realmente se puede rastrear y que los gerentes pueden ver de un vistazo.
Jotform Empresarial permite a las clínicas dentales crear todo esto sin escribir una sola línea de código: formularios de incorporación habilitados para HIPAA, Jotform Firmas para cada firma electrónica requerida y flujos de trabajo que mantienen los registros de formación listos para una auditoría en lugar de dispersos. Los buenos equipos no funcionan con buenas intenciones. Funcionan con sistemas que hacen que hacer las cosas bien sea lo predeterminado.
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