Buenas prácticas al abordar un proyecto de automatización
- Mejora el proceso actual antes de automatizarlo
- Empieza con poco para demostrar su valor
- Define objetivos claros y medibles (KPI)
- Involucra a los usuarios finales desde el principio
- Estandariza la recopilación de datos
La automatización empresarial es la expectativa por defecto, y con razón. En 2017, un análisis de referencia del McKinsey Global Institute descubrió que alrededor del 60 por ciento de todas las ocupaciones tienen al menos un 30 por ciento de actividades que podrían automatizarse, y estimó que la automatización podría impulsar el crecimiento de la productividad global entre un 0,8 y un 1,4 por ciento al año. Desde entonces, las herramientas de automatización han evolucionado hasta alcanzar capacidades sin precedentes.
Hoy en día, no se trata de un conjunto específico de puestos a los que se empuja hacia la eficiencia. Es un estándar amplio y transversal a todos los sectores de automatización de flujos de trabajo.
Pero hay un detalle: aplicar software a un flujo de trabajo desordenado rara vez lo soluciona. Automatizar un proceso defectuoso suele producir un proceso defectuoso más rápido. Así que, cuando un equipo decide finalmente actualizar sus sistemas, la verdadera pregunta no es qué herramienta comprar. Es esta: ¿cuáles son los pasos para automatizar un proceso de forma correcta?
La respuesta tiene menos que ver con la tecnología de lo que la mayoría espera. La automatización que escala es una decisión empresarial estratégica, un enfoque deliberado hacia la automatización de procesos empresariales en lugar de un proyecto de TI que delegas y olvidas. Depende de lo bien que comprendas tus propios procesos, de lo cuidadosamente que elijas por dónde empezar y de lo honestamente que midas si algo de ello funcionó. Lo que sigue es una hoja de ruta de cinco prácticas que separan la automatización que se multiplica de la automatización que se estanca.
5 prácticas fundamentales de automatización para tu empresa
Piensa en estos como las fases estratégicas de una implementación de automatización, más que como una lista de verificación improvisada. Son las reglas fundamentales que separan un alto retorno de la inversión de un proyecto estancado. Sin embargo, antes de cualquiera de ellas, haz una cosa: mapea tus flujos de trabajo.
Expón cómo se mueve el trabajo a través de tu equipo, paso a paso, y verás qué procesos son lo suficientemente repetibles como para automatizarlos y cuáles aún dependen del criterio humano. Ese tipo de gestión de procesos empresariales con visión clara convierte la automatización de un juego de adivinanzas en una serie de decisiones deliberadas.
1. Mejora el proceso actual antes de automatizarlo
Antes de construir nada, examina detenidamente el proceso en sí, porque la automatización consolida aquello sobre lo que se construye.
Recorre el proceso paso a paso y hazte dos preguntas en cada uno: ¿es necesario que exista?, y ¿necesita que una persona lo haga? Los pasos que sobreviven solo porque “siempre lo hemos hecho así” son los primeros que hay que eliminar. Presta atención a las señales reveladoras de un proceso que no está listo: personal que vuelve a teclear los mismos datos en varios sistemas, información que debe exportarse y reformatearse a mano, o herramientas heredadas con las que nada más se conecta de forma limpia.
Mejorar el proceso suele significar consolidar pasos duplicados, conectar herramientas y eliminar aprobaciones que ya no cumplen ningún propósito. Es también el momento de documentar cómo debería funcionar el proceso, porque esa versión limpia y consensuada se convierte en la especificación sobre la que se construye tu automatización.
Cómo se ve esto en la práctica
Imagina una pequeña clínica a punto de automatizar su proceso de admisión de pacientes, donde el personal introduce los mismos datos en tres sistemas distintos. Una semana dedicada a recortar campos duplicados y a cambiar una herramienta heredada por una plataforma que se integra limpiamente con su sistema de registros hace que la automatización final sea más sencilla de construir, más económica de mantener y mucho menos propensa a fallar, porque no está construida sobre una base defectuosa.
2. Empieza con poco para demostrar su valor
La amplitud es enemiga de la escala. Cuando intentas automatizar todo al mismo tiempo, los errores son más difíciles de aislar, el valor es más difícil de medir y todo el esfuerzo tiene más probabilidades de estancarse. Automatizar un proceso bien supera a automatizar cinco mal, ya que los beneficios de la automatización de flujos de trabajo se multiplican: incluso un único flujo de trabajo automatizado libera a todos los que lo utilizan para realizar tareas de mayor valor.
Entonces, ¿cómo eliges el primero? Sopesa el impacto frente al esfuerzo. El mejor candidato para empezar suele ser un proceso que sea a la vez fácil de automatizar y lo bastante tedioso como para que solucionarlo genere un alivio visible. Haz que funcione a la perfección, mide el resultado y solo entonces expándete. Un éxito demostrado hace más que ahorrar tiempo; genera la credibilidad y la aceptación que convierten la siguiente automatización en una venta más fácil.
Cómo se ve esto en la práctica
Imagina un equipo regional de RR. HH. que quiere automatizar todo, desde la incorporación hasta las nóminas, de una sola vez. En lugar de eso, empiezan con un único flujo de trabajo de alta fricción: las solicitudes de días libres. Reemplazar las cadenas de correos de ida y vuelta por un simple formulario de solicitud y un enrutamiento automatizado de aprobaciones reduce el tiempo de aprobación de tres días a unas pocas horas. Ese éxito claro y medible es lo que les da margen para abordar el siguiente proceso, y el siguiente.
3. Define objetivos claros y medibles (KPI)
Una vez que sabes qué vas a automatizar, decide cómo sabrás que funciona. Aquí es donde los esfuerzos de automatización suelen volverse imprecisos, porque no todos los objetivos se vinculan claramente con los ingresos. Automatizar cómo reciben los agentes de soporte el historial completo de un ticket, por ejemplo, no aparecerá directamente en un estado de resultados. Pero puede acortar los tiempos de llamada y aumentar la satisfacción del cliente, lo que a la larga sí lo hace.
El truco está en elegir una métrica que puedas rastrear con mayor precisión y definirla antes de construir, no después. Algunas métricas son fáciles de medir: el tiempo medio de respuesta, la tasa de errores y el número de días que una solicitud permanece en una cola. Otras son más lentas y difusas: la satisfacción, la recurrencia de clientes y la frustración de los empleados. Elige al menos una métrica concreta a la que puedas asignar un número, captura una referencia base mientras el proceso aún es manual, y tendrás una prueba honesta del antes y el después en lugar de una vaga sensación de que las cosas van más rápido.
Capturar esa referencia base merece el esfuerzo. Reúne las marcas de tiempo, los registros o los recuentos manuales que describen cómo rinde el proceso hoy, antes de que la automatización cambie nada, para que tengas algo real con lo que comparar. Después, establece una frecuencia para revisar las mismas cifras tras el lanzamiento, ya sea semanal o mensualmente. Una métrica que miras una vez y olvidas no puede decirte si debes ampliar la automatización, ajustarla o revertirla.
Cómo se ve esto en la práctica
Imagina un equipo de soporte que define sus objetivos desde el principio: reducir el tiempo medio de respuesta en un 30 por ciento y aumentar la proporción de tickets resueltos en la primera respuesta. Con esas cifras definidas, el equipo puede diseñar su enrutamiento de tickets sobre una referencia base real en lugar de una corazonada. Cuando los tiempos de respuesta acaban reduciéndose casi a la mitad, pueden demostrar que la automatización funcionó y mostrar exactamente dónde, lo que constituye una posición mucho más sólida que informar de que la cola simplemente parece más corta últimamente.
4. Involucra a los usuarios finales desde el principio
Ningún plan sobrevive al primer contacto con usuarios reales. Por muy elegante que luzca un flujo de trabajo en el creador, no está demostrado hasta que las personas que lo ejecutarán a diario lo hayan puesto a prueba. Ellas son las que encontrarán el caso límite que no consideraste y el paso que tiene sentido en un diagrama, pero no en un escritorio con mucho trabajo.
No necesitas un lanzamiento completo para aprender esto. Implementa la automatización en un pequeño grupo de usuarios o realiza una prueba piloto cronometrada: mantenla activa durante unos días o semanas, luego vuelve atrás, analiza lo que ocurrió, perfecciona y decide si ampliarla. Igual de importante, incorpora a algunos de esos usuarios en el diseño antes de construir, ya que una herramienta que la gente ayudó a dar forma es una que están mucho más dispuestos a adoptar. La automatización impuesta desde arriba tiende a sortearse en silencio.
Cómo se ve esto en la práctica
Considera un equipo de operaciones que lanza un flujo de trabajo de compras automatizado sin consultar a los empleados que envían solicitudes cada semana. La adopción se estanca casi de inmediato en pasos que resultan rígidos y confusos. La siguiente vez, el equipo incorpora a un puñado de solicitantes frecuentes a la fase de diseño, recoge sus comentarios sobre la disposición del formulario y las reglas de notificación, y pone a prueba el flujo de trabajo antes de ponerlo en marcha. El resultado es un proceso que se ajusta a cómo trabaja realmente la gente, y una adopción que crece desde el principio en lugar de estancarse.
5. Estandariza la recopilación de datos
Por último, un paso fácil de pasar por alto: cómo recopilas los datos en primer lugar. Si el mismo campo llega formateado de cinco maneras distintas, tu panel acaba midiendo ruido y la automatización traslada fielmente el desorden a las etapas posteriores.
Estandarizar la recopilación significa ponerse de acuerdo sobre los detalles que es fácil dejar a la deriva: nombres de campo compartidos, formatos obligatorios para cosas como fechas e identificadores, validación que detecte entradas incorrectas en el momento del envío y una única fuente de verdad para los registros de los que dependen varios sistemas. Es un trabajo de base poco vistoso, pero es lo que hace fiable todo lo que se mide a partir de él.
En la práctica, eso significa favorecer las entradas estructuradas frente al texto libre: listas desplegables, selectores de fecha y campos obligatorios que rechacen las entradas no válidas antes de que puedan contaminar los datos. La recompensa también se multiplica. Una vez que la información llega limpia y coherente, cada automatización futura que construyas sobre ella hereda esa fiabilidad en lugar de tener que compensar el desorden, que es lo que permite que un puñado de pequeñas automatizaciones acaben sumando un sistema en el que puedes confiar.
Cómo se ve esto en la práctica
Supongamos que un equipo de ventas distribuido permite que cada región use sus propios nombres de campo y formatos de fecha. Cuando llegan las cifras, resulta casi imposible consolidarlas en una sola vista, y la dirección pasa horas cada mes reconciliando entradas que no coinciden en lugar de confiar en el reporte. Estandarizar primero esa recopilación, para que cada envío llegue limpio y coherente, convierte esa misma automatización de reportes de una tarea mensual de limpieza en una fuente de respuestas en la que todo el equipo puede confiar.
Cómo los equipos reales automatizan sus flujos de trabajo diarios con Jotform
Cada práctica anterior presupone una herramienta capaz de sostener el flujo de trabajo una vez que lo has diseñado, y aquí es donde la automatización sin código deja de ser abstracta. Con un creador de arrastrar y soltar, el mismo equipo que mapeó el proceso puede construir la propia automatización, sin necesidad de una cola de ingeniería. Para ayudarte a empezar, hemos recopilado algunos de los ejemplos más comunes de automatización empresarial.
Ciclos de aprobación de varios pasos. En lugar de perseguir decisiones a través de largas cadenas de correos, los equipos las canalizan mediante Jotform Workflows. Cuando un empleado envía un reporte de gastos o una solicitud de días libres, va directamente a su supervisor directo. Apruébalo y pasará a RR. HH. o a Finanzas; recházalo y el empleado recibirá una respuesta de inmediato. La solicitud nunca se pierde en una bandeja de entrada.
Entrada de datos sin intervención manual. Copiar y pegar contactos de un sistema a otro es exactamente el tipo de paso manual que la automatización está destinada a eliminar. Mediante integraciones nativas con CRM, un formulario de contacto completado puede crear un nuevo perfil en Salesforce, HubSpot o Airtable en el momento en que se envía, sin que nadie tenga que volver a teclear nada. El mismo patrón se extiende mucho más allá de los CRM, ya que Jotform se conecta con la mayoría de las integraciones de su sector.
Comunicaciones dinámicas y condicionales. Con la lógica condicional, un mismo formulario puede responder de forma distinta a cada envío. Selecciona Problema de soporte y una alerta de alta prioridad llegará al Slack del equipo de TI; selecciona “Consulta de ventas” y se enviará una respuesta automática con un PDF de precios adjunto. Las personas adecuadas reciben el mensaje adecuado sin que nadie tenga que clasificar los envíos a mano.
Enrutamiento de firmas electrónicas de principio a fin. Jotform Firmas cierra el ciclo de los contratos. Una vez que un cliente firma un formulario de admisión o un acuerdo de confidencialidad, el documento se finaliza por sí solo, el registro de auditoría se bloquea y un PDF seguro llega a todas las partes al mismo tiempo. No hay que imprimir, escanear ni esperar a una firma antes de que las copias puedan circular.
Generación de pagos y facturas. Conecta un formulario a una pasarela como Stripe o PayPal mediante las integraciones de pago de Jotform y todo el proceso de pago funcionará solo. Cuando un cliente paga, la transacción se procesa, se genera una factura con tu marca y se envía un recibo, todo a partir del mismo envío.
El hilo conductor de todos estos casos es una práctica que vale la pena repetir: empieza en pequeño para demostrar el valor. No necesitas automatizar toda tu operación esta semana. Elige la única tarea manual y repetitiva que más tiempo le cuesta a tu equipo en este momento, regístrate para obtener una cuenta gratuita de Jotform y constrúyela con el creador de arrastrar y soltar antes de que termine el día. Una automatización que funciona es el argumento más fácil que jamás tendrás para la siguiente.
Este artículo está dirigido a gerentes de operaciones, responsables de TI, propietarios de pequeñas empresas y profesionales de RevOps que quieren optimizar las tareas manuales, pero necesitan una hoja de ruta estratégica para evitar errores de implementación costosos.
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