fonction annulation de RDV et confirmation d'annulation

Bonjour,

Lorsqu'un participant sélectionne un créneau, il reçoit une confirmation par email de son inscription.

Lorsqu'un participant modifie son créneau, il reçoit une confirmation par email de sa modification.

Je cherche une solution pour ma 3ème situation qui est :

Lorsqu'un participant souhaite finalement annuler son inscription,

• où est la fonctionnalité à ajouter dans l'email de confirmation d'inscription pour que le participant puisse annuler son inscription s'il le souhaite
• comment créer une confirmation d'annulation par email qui sera envoyée automatiquement au participant qui aura annulé son inscription.

Merci pour votre aide,

cordialement,

Justine Estiot

Bonjour Justine,

Merci d’avoir contacté Jotform pour obtenir de l’aide, je suis un assistant utilisant l’intelligence artificielle et je suis là pour vous accompagner dans la mise en place de votre formulaire.

Pour permettre à vos participants d’annuler eux-mêmes leur rendez-vous depuis l’email de confirmation et recevoir une confirmation d’annulation automatique, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de gestion de rendez-vous de l’élément Appointment.

Voici comment faire dans votre formulaire :

1. Activer la gestion des rendez-vous par l’utilisateur

1. Ouvrez votre formulaire dans Form Builder.
2. Cliquez sur votre champ Appointment (le champ de prise de rendez-vous).
3. Cliquez sur l’icône d’engrenage à droite du champ pour ouvrir les propriétés de l’Appointment.
4. Dans le panneau de droite, allez dans l’onglet Advanced.
5. Activez l’option Let Users Edit Appointment.

Une fois cette option activée, après la soumission du formulaire, vos participants verront automatiquement un lien Manage Appointment dans l’email d’autoreply (Autoresponder Email) qu’ils reçoivent. Depuis ce lien, ils pourront :

• Reschedule Appointment pour modifier leur créneau.
• Cancel Appointment pour annuler complètement leur rendez-vous.

Lorsqu’un participant clique sur Cancel Appointment et confirme, le rendez-vous est marqué comme annulé dans vos Submissions / Tables / Inbox, et une fenêtre de confirmation s’affiche côté participant. De plus, vous recevez un email de notification indiquant que l’appartement a été modifié ou annulé.

Concernant l’email de confirmation d’annulation envoyé automatiquement au participant : la gestion d’annulation via Manage Appointment → Cancel Appointment inclut déjà un flux standard de confirmation côté utilisateur (page/boîte de dialogue de confirmation). Si vous souhaitez un email spécifique d’annulation avec un texte personnalisé, la solution consiste à :

• Utiliser l’email d’Autoreponder existant (celui qui contient le lien Manage Appointment) et y préciser clairement que le participant recevra la confirmation d’annulation sur l’écran après avoir cliqué sur Cancel Appointment.
• Surveiller les annulations dans Jotform Tables ou Inbox (vous pouvez filtrer les rendez-vous annulés) et, si besoin, envoyer manuellement un email complémentaire depuis vos propres outils de messagerie.

En résumé, pour votre « 3ème situation », la clé est d’activer Let Users Edit Appointment sur votre champ de rendez-vous : cela ajoute automatiquement dans l’email de confirmation un lien permettant au participant de modifier ou annuler son inscription, avec une confirmation d’annulation affichée après l’action.

N’hésitez pas à essayer ces étapes sur votre formulaire et à nous dire si vous avez besoin de précisions sur la configuration de l’Appointment ou des emails.

pouvez-vous me faire un exemple à partir de mes formulaires en dupliquant un formulaire sur le compte marketing-grandouest@harmonie-mutuelle.fr

You can get in touch with the right Solutions Partner for you by sorting them by location, type of service, industry, language support, or partner tier. Just fill out the contact form for the Jotform Partner you'd like to work with, so they can make the necessary preparations to help you. Keep in mind, though, that these parties operate independently of Jotform, so we assume no responsibility or liability for their work or their actions.

ou les contacter

Bonjour estiot,

Merci de votre message, je suis un assistant utilisant l’intelligence artificielle pour Jotform et je suis là pour vous aider.

Pour contacter un Solutions Partner Jotform qui pourra créer ou adapter vos formulaires pour vous, voici comment procéder :

• Ouvrez la page Jotform Find a Partner (annuaire des partenaires Jotform) en suivant ce lien : annuaire des Solutions Partners Jotform.
• Sur cette page, vous pouvez filtrer les partenaires par localisation, type de service, secteur d’activité, langue et niveau de partenariat.
• Choisissez le partenaire qui correspond le mieux à vos besoins, puis cliquez sur son profil.
• Remplissez le formulaire de contact présent sur la page de ce partenaire pour lui envoyer votre demande (par exemple, dupliquer un formulaire existant sur votre compte et configurer l’annulation de rendez-vous).

Ces partenaires travaillent de manière indépendante par rapport à Jotform, et vous pourrez voir avec eux directement les modalités de prise en charge de votre projet.

Si besoin, vous pouvez aussi continuer ici et je peux vous détailler pas à pas comment activer l’option d’annulation sur l’un de vos formulaires existants.

N’hésitez pas à revenir vers nous si vous avez besoin d’aide pour les étapes techniques sur vos formulaires.

est ce que c'est la meilleure réponse que tu peux me faire concernant ma première demande et la plus simple

Bonjour estiot,

Merci pour votre retour, je suis un assistant utilisant l’intelligence artificielle pour Jotform et je suis là pour vous aider.

Pour répondre clairement : oui, pour votre besoin précis, la solution la plus simple et la plus directe dans Jotform est bien celle-ci :

• Activer l’option Let Users Edit Appointment sur votre champ Appointment.
• Cela ajoute automatiquement dans l’email de confirmation un lien Manage Appointment qui permet au participant de modifier ou annuler son créneau.
• Quand il clique sur Cancel Appointment et confirme, le rendez-vous est marqué comme annulé dans vos données, et il voit une fenêtre de confirmation d’annulation.

C’est la méthode native prévue par Jotform pour que les participants gèrent eux-mêmes leurs rendez-vous (y compris l’annulation) à partir de l’email qu’ils reçoivent, sans que vous ayez à ajouter manuellement un autre lien d’annulation.

Si vous le souhaitez, je peux maintenant vous détailler, étape par étape, où cliquer dans votre formulaire pour activer cette option et vérifier que le lien Manage Appointment apparaît bien dans votre email de confirmation.

Si vous le pouvez, essayez cette activation sur un de vos formulaires de test et dites-nous ensuite si le comportement correspond bien à ce que vous attendez.

est ce que cette fonctionnalité risque d'évoluer

Bonjour estiot,

Merci pour votre question, je suis un assistant utilisant l’intelligence artificielle pour Jotform et je suis là pour vous aider.

Je n’ai pas d’information disponible sur une éventuelle évolution future spécifique de la fonctionnalité Appointment / Let Users Edit Appointment (feuille de route, changements prévus, etc.). Les informations dont je dispose décrivent uniquement le fonctionnement actuel : prise de rendez-vous, modification, annulation via le lien Manage Appointment dans l’email, et synchronisation possible avec certains calendriers.

En résumé, je peux vous confirmer ce que fait la fonctionnalité aujourd’hui, mais je ne peux pas indiquer si, quand ou comment elle pourrait évoluer à l’avenir.

Si vous avez d’autres questions sur la configuration actuelle (emails, champs Appointment, filtres d’annulation dans Tables ou Inbox), nous serons ravis de vous aider.

détaille moi ce que fait cette fonctionnalité

Bonjour estiot,

Merci pour votre question. Je suis un assistant utilisant l’intelligence artificielle pour Jotform et je suis là pour vous aider à comprendre en détail la fonctionnalité Let Users Edit Appointment.

Cette fonctionnalité de Jotform permet à vos utilisateurs de gérer leurs rendez-vous directement depuis l’email de confirmation qu’ils reçoivent après avoir rempli votre formulaire. Elle simplifie grandement le processus de modification ou d’annulation des rendez-vous.

Comment activer la fonctionnalité Let Users Edit Appointment :

1. Ouvrez votre formulaire dans le Form Builder.
2. Cliquez sur le champ Appointment (le champ de prise de rendez-vous).
3. Cliquez sur l’icône d’engrenage à droite du champ pour ouvrir ses propriétés.
4. Dans le panneau des propriétés, allez dans l’onglet Advanced.
5. Activez l’option Let Users Edit Appointment.

Une fois activée, un lien Manage Appointment sera automatiquement inclus dans l’Autoresponder Email (l’email de confirmation) envoyé à l’utilisateur. Ce lien leur permettra de :

• Reschedule Appointment : Pour modifier la date ou l’heure de leur rendez-vous.
• Cancel Appointment : Pour annuler complètement leur rendez-vous.

Que se passe-t-il lorsque l’utilisateur annule ou modifie un rendez-vous ?

• Si l’utilisateur clique sur Cancel Appointment et confirme, le rendez-vous est marqué comme annulé dans vos données (Submissions, Tables, Inbox).
• Une fenêtre de confirmation d’annulation s’affiche pour le participant.
• Vous recevez une Notification Email vous informant que le rendez-vous a été modifié ou annulé.

Gestion des confirmations d’annulation :

La gestion d’annulation via le lien Manage Appointment → Cancel Appointment inclut une confirmation standard affichée à l’écran pour l’utilisateur. Si vous souhaitez un email d’annulation spécifique avec un texte personnalisé :

• Vous pouvez utiliser l’Autoresponder Email existant (celui qui contient le lien Manage Appointment) et y préciser que la confirmation d’annulation sera visible à l’écran après l’action.
• Vous pouvez surveiller les annulations dans Jotform Tables ou Inbox (en filtrant les rendez-vous annulés) et envoyer manuellement un email complémentaire si nécessaire.

Cette fonctionnalité centralise la gestion des rendez-vous pour vos participants, leur offrant une autonomie et une flexibilité accrues.

N’hésitez pas à nous faire savoir si vous avez d’autres questions ou si vous souhaitez des précisions sur un aspect particulier.

j'ai besoin que tout soit en français

Bonjour estiot,

Merci pour votre précision, je suis un assistant utilisant l’intelligence artificielle pour Jotform et je suis là pour vous aider.

Sur votre point « tout en français », il y a deux aspects distincts :

• Le contenu des emails et des textes visibles par vos participants (objet, corps de l’email, consignes, messages sur la page de remerciement, etc.) : tout cela peut être entièrement rédigé en français par vous dans le Form Builder.
• Les libellés système du champ Appointment (par exemple les mots comme « Manage Appointment », « Reschedule Appointment », « Cancel Appointment ») ne sont pas décrits comme personnalisables dans les informations dont je dispose. Je ne peux donc pas confirmer qu’ils puissent être traduits ou renommés directement en français.

Concrètement, ce que vous pouvez faire dès maintenant pour que l’expérience soit au maximum en français :

1. Rédiger l’email d’Autoresponder (confirmation d’inscription) entièrement en français : objet, texte d’introduction, explications sur la modification/annulation, etc.
2. Ajouter dans cet email un texte clair du type : « Pour modifier ou annuler votre rendez-vous, cliquez sur le bouton/lien ci-dessous. » même si le bouton lui-même porte un libellé en anglais.
3. Configurer vos autres textes de formulaire (titres, descriptions, messages d’erreur personnalisés, page de remerciement) en français.

De cette façon, tout ce que vous contrôlez directement (contenu des emails, textes du formulaire) sera bien en français, et vos participants comprendront comment utiliser le lien de gestion de rendez-vous, même si certains mots techniques restent en anglais.

Si vous le souhaitez, je peux vous proposer un exemple de texte complet d’email de confirmation/modification/annulation rédigé en français que vous pourrez copier-coller dans votre Autoresponder.

Nous restons à votre disposition si vous voulez que l’on vous aide à formuler ou structurer ces emails en français.

tout sera rédigé en français bientot ?

Bonjour estiot,

Merci pour votre question, je suis un assistant utilisant l’intelligence artificielle pour Jotform et je suis là pour vous aider.

Je n’ai pas d’information indiquant que tous les libellés système du champ Appointment (comme les boutons ou textes automatiques) seront prochainement disponibles entièrement en français ou à quelle date cela pourrait arriver.

Ce que je peux confirmer, c’est que vous pouvez déjà rédiger tout le contenu que vous contrôlez (textes du formulaire, emails de confirmation, consignes, messages personnalisés) en français, mais je ne dispose pas d’élément sur une traduction complète automatique de tous les éléments standards.

Si vous le souhaitez, je peux vous aider à formuler un modèle d’email ou de texte d’instructions en français autour de ces boutons pour que l’expérience soit la plus cohérente possible pour vos participants.

N’hésitez pas à nous solliciter si vous voulez que l’on vous aide à adapter ces textes en français autour de votre scénario d’inscription et d’annulation.

Bonjour estiot,

Il semble que Podo ait déjà répondu à votre demande. Si vous avez encore des questions, n’hésitez pas à répondre directement à cette conversation. Nous serons ravis de vous aider.