Faire une bonne première impression est essentiel lorsque vous cherchez à attirer de nouveaux clients. Vos premières interactions avec eux est généralement considérée comme révélatrice de votre future relation commerciale. L’objectif est donc de créer une expérience positive pour eux.
Non seulement exploiter un système de prise en charge bien pensé facilite les choses pour votre client, mais il simplifie également votre travail. En d’autres termes, lorsque vous disposez d’un processus de prise en charge de vos nouveau client efficace, cela profite à tout le monde.
Qu'est-ce qu'un formulaire de prise en charge ?
Un formulaire de prise en charge aide les prestataires de services à rationaliser le processus de prise en charge des clients et à recueillir facilement des informations sur leurs nouveaux clients.
Ce questionnaire est un moyen pour vous de mieux connaître vos clients dès les premières étapes de votre relation avec eux. Vous pouvez créer des formulaires numériques avec des questions spécifiques liées à vos services et partager ces formulaires lorsque vous commencez à travailler ensemble. De cette façon, vous pourrez gérer toutes les informations client dans un seul emplacement centralisé.
Quels sont les avantages à disposer d'un processus de prise en charge des clients rationalisé ?
Exploiter un formulaire de prise en charge efficace peut aider votre entreprise à remplir plusieurs fonctions clés :
- Déterminer ce qui convient le mieux au client : recueillir des informations auprès des clients dès le départ peut vous aider à déterminer si vos services sont susceptibles de répondre à leurs besoins. De plus, leurs réponses peuvent vous permettre de déterminer si vous pouvez les aider à résoudre des problèmes ou des préoccupations spécifiques.
- Améliorer la qualité des services offerts : exploiter des formulaires pour recueillir des informations sur votre nouveau client peut vous permettre d'améliorer le service que vous offrez en réponse à ses besoins. Le plus important reste toujours la satisfaction client, plus vite vous saurez comment faire pour aider vos clients au mieux, mieux ce sera pour vous et pour eux.
- Partager des informations : vous devez probablement partager une grande partie des mêmes informations avec chaque client. Identifiez les informations pertinentes pour tous les clients et partagez-les dans le cadre du processus de prise en charge. Vous pouvez demander des informations à vos patients et clients, et partager vos propres informations avec eux en même temps.
- Gagner du temps : il peut être fastidieux de recueillir des informations via des appels téléphoniques, des échanges d'emails ou des conversations directes. Recueillir des informations en ligne permet de gagner du temps et de se simplifier la tâche, tout en se donnant la possibilité de mieux cibler ses efforts de service et de mieux prendre ses clients en charge.
Non seulement le formulaire de prise en charge est parfait pour obtenir toutes les informations dont vous avez besoin, mais c'est également un excellent moyen pour découvrir quel groupe démographique correspond à votre marché-cible.
Votre entreprise a-t-elle besoin d'un formulaire de prise en charge des clients ?
Exploiter un formulaire de prise en charge n'est pas essentiel pour toutes les entreprises, mais c'est un excellent moyen d'améliorer votre système global si vous êtes une entreprise de services, laquelle exploite des relations clients continues. Utiliser des formulaires en ligne représente un moyen idéal de se faciliter la tâche dans le processus de prise en charge des clients.
Les formulaires de prise en charge sont particulièrement utiles pour :
- Les prestataires de soins de santé, notamment médecins, dentistes, kinésithérapeutes, psychologues, etc.
- Les agences de services en ligne qui fournissent de la conception web, du marketing et du référencement
- Les prestataires de services légaux, tels que les comptables, les avocats ou les architectes
- Les prestataires de services en bien-être, dont les coach personnels, les centre de massage, ou les salles de sport
- Les prestataires de services à la personne, nettoyage, jardinage, bricolage, rénovations
Quelles sont les bonnes pratiques à respecter dans la création d'un formulaire de prise en charge ?
La clé pour construire un bon formulaire de prise en charge est de s'assurer qu'il est facile à remplir et qu'il est systématiquement partagé avec les nouveau contacts et prospects. Concentrez-vous sur la qualité plutôt que sur la quantité lorsque vous demandez des informations aux clients. Si le formulaire est fastidieux à remplir ou trop long, vous risquez de perdre des clients potentiels.
Soyez donc bref et tenez compte de l’expérience utilisateur lorsque vous imaginez un formulaire de recueil d'informations. Voici quelques champs standard que vous pouvez inclure :
- Nom du client
- Nom de l'entreprise
- Coordonnées
- Raisons de solliciter vos services ou problèmes actuels qu’ils rencontrent
Vous pouvez également inclure une description des services que vous fournissez ou des informations supplémentaires pertinentes à votre secteur d'activité dans le formulaire de recueil d'informations. Pensez à ajouter une section de commentaires permettant aux clients de poser des questions ou de demander des informations que vous n'avez pas fournies dans le formulaire.
Comment utiliser Jotform pour créer un formulaire de prise en charge des clients ?
Que vous mettiez à jour d'anciens formulaires clients ou que vous soyez prêt à mettre en œuvre un nouveau système de prise en charge des clients, Jotform propose les solutions low-code dont vous avez besoin. Il est facile de créer des formulaires d'admission à l'aide de modèles gratuits et du générateur de formulaires personnalisable de Jotform.
Concevez un processus de prise en charge des clients efficace en exploitant des formulaires de prise en charge des clients qui correspondent à vos besoins uniques. En plus de ce formulaire de prise en charge des clients, vous pouvez aussi utiliser d'autres types de formulaires, tels que des formulaires d'inscription, des formulaires de consentement, ou tout autre type de formulaire permettant de collecter des informations, selon vos besoins.
L'interface conviviale de Jotform fournit la solution dont vous avez besoin pour collecter des informations sur les clients. Utilisez les modèles de tableaux Jotform pour organiser et stocker les soumissions : cela vous facilitera le suivi.
Investir dans l'automatisation du processus de prise en charge des clients est un excellent moyen de gagner du temps et d'économiser de l'argent en évitant d'avoir à faire manuellement des tâches fastidieuses et répétitives.
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