En 2014, Cat Town a ouvert le tout premier café à chats des États-Unis, en plaçant le sauvetage et l’adoption de chats au cœur de sa mission. Depuis, de plus en plus de cafés à chats ont vu le jour dans tout le pays, offrant aux visiteurs la possibilité de déguster un café en côtoyant d’adorables chats — tout en contribuant à leur adoption.
Depuis qu’elle a lancé ce mouvement à l’échelle nationale, Cat Town n’a jamais faibli dans son dévouement à sa mission. Basée à Oakland, en Californie, cette organisation à but non lucratif se consacre aux chats qui peinent à être adoptés dans les refuges traditionnels. Son travail se concentre sur les chats les plus susceptibles de passer entre les mailles du filet : les chats âgés, stressés, timides, et ceux souffrant de problèmes médicaux nécessitant des soins particuliers.
Grâce à un accompagnement comportemental, à des familles d’accueil, à des soins médicaux et à un effort collectif, l’organisation a contribué à réduire le taux d’euthanasie des chats de refuge à Oakland de plus de 70 %.
Au cœur de ce travail se trouve le lien humain. Comme l’explique Quinn White, directrice du développement et directrice adjointe de Cat Town, son rôle consiste à aider les gens à se connecter à la mission de l’organisation en racontant l’histoire de chats individuels et en montrant aux soutiens comment ils peuvent apporter leur aide.
Mais à mesure que l’organisation grandissait, les systèmes de Cat Town n’arrivaient plus à suivre le rythme de sa mission.
Éliminer le travail manuel pour accélérer les processus
Comme de nombreuses organisations à but non lucratif, Cat Town s’appuyait au départ sur une combinaison de feuilles de calcul, d’e-mails et de Google Forms pour gérer sa collecte d’informations et ses flux de travail. Cela fonctionnait correctement au début, mais le personnel a rapidement pris conscience des limites de ces processus.
En particulier, le traitement des demandes d’adoption était devenu ingérable.
« Tout arrivait par e-mail, et c’était chaotique et stressant. Tellement stressant », raconte White.
Pour une petite équipe gérant plus de 200 bénévoles — en plus des placements en famille d’accueil, des dons, des adoptions et des événements — des flux de travail désorganisés n’étaient pas seulement gênants. Ils épuisaient du temps et de l’énergie au détriment de la mission elle-même.
Avant Jotform, l’organisation ne disposait pas non plus d’un moyen efficace de collecter des dons mensuels récurrents, un besoin essentiel pour les organisations à but non lucratif comme Cat Town qui dépendent fortement du soutien individuel continu.
C’est alors que le personnel s’est tourné vers Jotform.
Cela a tout changé.
Quinn White, directrice du développement et directrice adjointe, Cat Town
Une plateforme flexible et évolutive que les organisations à but non lucratif peuvent réellement se permettre
Cat Town a découvert Jotform grâce à un membre du personnel qui avait utilisé la plateforme dans une autre organisation.
« Le prix était juste », explique White.
Pour de nombreuses organisations à but non lucratif, le caractère abordable compte autant, voire plus, que les fonctionnalités. Les budgets sont serrés, et les organisations ont besoin d’outils technologiques qui créent de la valeur sans mettre l’organisation sous pression financière.
White le résume simplement : « Nous sommes une petite organisation à but non lucratif, nous n’avons pas un budget colossal — et Jotform s’inscrit dans notre budget. »
Cet équilibre entre accessibilité et fonctionnalité a permis à Cat Town d’adopter rapidement la plateforme. White a décrit Jotform comme ayant une « interface utilisateur simple », à la fois pour le personnel qui crée les formulaires et pour les adoptants, les familles d’accueil et les membres de la communauté qui les remplissent.
L’équipe apprécie également la possibilité de personnaliser facilement les formulaires et de les intégrer au site web de l’organisation. En ajoutant l’identité visuelle, les polices et les couleurs propres à Cat Town, elle peut offrir aux soutiens une expérience en ligne fluide et cohérente.
« Nous sommes devenus de grands fans de Jotform presque immédiatement », déclare White.
Des flux de travail simplifiés avec une touche humaine
L’un des plus grands avantages de Jotform est la capacité de simplifier le travail administratif tout en préservant un lien humain authentique. Et chez Cat Town, cet avantage est devenu particulièrement évident durant la pandémie de COVID-19.
Avant la COVID-19, les adoptions se faisaient principalement au cours de conversations individuelles entre les coordinateurs d’adoption et les adoptants potentiels. Mais lorsque les restrictions de confinement sont arrivées et que les adoptions d’animaux ont commencé à grimper en flèche, l’équipe avait besoin rapidement d’une solution évolutive.
« Nous recevions tellement de demandes que nous n’arrivions plus à les gérer, se souvient White. Nous sommes une toute petite équipe. »
Avec Jotform, Cat Town a créé un formulaire d’intérêt pour l’adoption afin d’organiser les informations des candidats et de faciliter l’identification des meilleures correspondances entre les chats et leurs adoptants. Le personnel pouvait rapidement examiner l’expérience du candidat avec les animaux, sa situation de logement et ses préférences afin de prendre des décisions de placement plus réfléchies.
Les résultats ont été remarquables. Grâce à des correspondances solides, moins de chats ont été retournés après leur adoption.
« Nous sauvons plus de vies, et je sais que nous le faisons plus rapidement et plus efficacement [avec Jotform] », affirme White.
Donner les moyens d’agir aux bénévoles, aux familles d’accueil et aux donateurs
À mesure que Cat Town élargissait son utilisation de Jotform, la plateforme s’est profondément intégrée dans presque chaque aspect des opérations de l’organisation.
« Nous l’utilisons de toutes les manières possibles », déclare White.
L’organisation à but non lucratif s’appuie désormais sur Jotform pour collecter des dons récurrents grâce à son intégration Stripe, ainsi que pour les confirmations de présence aux événements, la coordination des bénévoles, les candidatures de familles d’accueil pour chats et les demandes de fournitures, les dons pour les enchères en ligne, les remboursements, la documentation juridique et les signatures électroniques.
« Cela a tout changé », déclare White.
Son programme de familles d’accueil en est un excellent exemple. Environ la moitié des chats de Cat Town vivent dans des familles d’accueil de la région d’Oakland, et l’organisation utilise Jotform pour recueillir les candidatures, comprendre l’environnement et les préférences de chaque candidat, et identifier les placements idéaux.
« Cela nous aide à trouver une bonne correspondance pour nos familles d’accueil », explique White.
Elle utilise également des formulaires de demande de fournitures, afin que les familles d’accueil puissent demander rapidement et facilement de la nourriture, des médicaments, des jouets et d’autres produits essentiels à l’accueil. Cela aide l’équipe de Cat Town à rester organisée tout en permettant aux familles d’accueil de consacrer leur temps aux chats dont elles ont la charge — plutôt que d’essayer de surmonter des obstacles logistiques.
Chaque fois que je rencontre un problème, Jotform est là pour tout simplifier à nouveau.
Quinn White, directrice du développement et directrice adjointe, Cat Town
À mesure que le personnel de Cat Town continuait à mettre en œuvre Jotform, ses cas d’utilisation ne cessaient de se multiplier. Plus récemment, Cat Town a mis en place Jotform Sign pour recueillir les signatures électroniques des formulaires de conflit d’intérêts requis pour son conseil d’administration.
« Les applications étaient tout simplement si vastes, raconte White. C’était du genre : “Oh, utilisons simplement Jotform, utilisons simplement Jotform”, et très vite, nous l’utilisons pour tout. »
Aider les petites équipes à avoir un grand impact
En plus de sa facilité d’utilisation et de son large potentiel d’application, l’expérience du service client de Jotform est devenue un autre atout majeur de la plateforme.
« [L’équipe d’assistance de Jotform] est tellement minutieuse et aimable, et il est évident que c’est une personne qui aide, ce qui est vraiment appréciable », déclare White.
L’accès aux forums d’assistance et à une aide concrète a permis à l’organisation de continuer à créer de nouveaux flux de travail au fur et à mesure de l’évolution de ses besoins.
White le résume ainsi : « Chaque fois que je rencontre un problème, Jotform est là pour tout simplifier à nouveau. »
Amplifier l’impact de la mission grâce à la technologie
Depuis la mise en œuvre de Jotform, Cat Town a non seulement amélioré ses processus de collecte et de gestion des données — mais a également libéré plus de temps et d’espace pour l’engagement communautaire et le travail axé sur la mission.
Selon White, Jotform a aidé Cat Town à renforcer ses relations avec les adoptants, les familles d’accueil, les donateurs, les bénévoles et les membres de la communauté, tout en simplifiant le travail administratif qui se déroule en coulisses.
Il soutient le programme Legacy of Love, qui contribue à garantir que les chats soient pris en charge après le décès de leur propriétaire. Il alimente les remboursements du programme In It For Life, qui aide les chats en soins palliatifs à recevoir des soins et un soutien à vie après leur adoption. Il contribue également à organiser le soutien aux donateurs, la gestion des événements, la conformité juridique et la sensibilisation de la communauté.
Plus important encore, il offre à la petite équipe de Cat Town plus de temps et d’énergie pour se concentrer sur la recherche de foyers définitifs pour les chats difficiles à placer et, par conséquent, sur le sauvetage d’un plus grand nombre de vies.
Si votre organisation à but non lucratif cherche des moyens d’accélérer ses flux de travail, de gagner du temps et d’étendre son impact, créez un compte Jotform gratuit dès aujourd’hui pour découvrir comment la plateforme peut soutenir votre mission.
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