Comment Scripture Union Northern Ireland accompagne 7 000 jeunes chaque année avec Jotform Entreprise

Chaque année, Scripture Union Northern Ireland (SUNI) prend en charge 7 000 enfants et jeunes de 3 à 18 ans, répartis sur des centaines de sites.

Cette association à but non lucratif dédiée à l’éducation religieuse aide les enfants et les jeunes à lire et à comprendre la Bible et ses enseignements. Partout en Irlande du Nord, elle organise des camps d’été animés par des bénévoles, des activités locales et des programmes en milieu scolaire.

Pour Kathy Croskery, responsable des opérations de SUNI, il s’agit de veiller à ce que tous ces programmes se déroulent sans accroc, et surtout en toute sécurité.

Kathy Croskery est la toute première personne à occuper ce poste chez SUNI. Il a été créé récemment pour fluidifier le fonctionnement de l’organisation. Bien souvent, elle met en place des systèmes à partir de zéro et cherche des pistes d’amélioration partout où c’est possible.

« J’essaie de trouver comment simplifier les choses, les faire avancer plus vite et les rendre plus accessibles », explique-t-elle.

Regrouper 7 000 inscriptions annuelles dans un seul système

Pour accélérer ses processus et les rendre plus transparents, SUNI devait d’abord numériser ses démarches papier. Jusque-là, l’organisation utilisait des formulaires papier pour tout, de l’inscription des participants aux camps à la vérification des responsables bénévoles.

« Il nous faut un formulaire de consentement pour chaque enfant et chaque jeune qui franchit notre porte, explique Kathy Croskery. Et dès lors que nous en assumons la responsabilité parentale, nous avons besoin des régimes alimentaires et des informations médicales. »

Je ne crois pas qu’on ait mesuré à quel point [Jotform Entreprise] pourrait nous aider avant de l’avoir entre les mains.

Kathy Croskery, responsable des opérations, Scripture Union Northern Ireland

Recueillir toutes ces informations sur papier était pour le moins peu efficace et compliquait le suivi centralisé des données des participants. Avec la pandémie de COVID-19, SUNI a dû précipiter son passage à la collecte numérique des données.

Les équipes devaient signaler les cas de COVID-19 à l’agence locale de santé publique, mais réunir ces informations sur des formulaires papier aurait été lent et peu pratique. Elles ont opté pour Jotform, qui facilite la collecte, le regroupement et le partage des données.

« La numérisation, c’était le besoin urgent pendant le COVID, raconte Kathy Croskery. Ensuite, pouvoir centraliser les données a aussi été une immense avancée pour nous. Je ne crois pas qu’on ait mesuré à quel point [Jotform Entreprise] pourrait nous aider avant de l’avoir entre les mains. »

Grâce à un référentiel centralisé pour toutes les données des participants, l’ensemble du personnel accède désormais aux mêmes informations, mises à jour en temps réel au fil des réponses reçues. Fini de courir après des renseignements essentiels comme les allergies alimentaires d’un enfant au fond d’un dossier papier.

Avec la fonctionnalité Teams de Jotform Entreprise, les équipes des différents services — camps, écoles, opérations — disposent chacune de leur propre espace de travail. Chaque espace réunit ses formulaires, ses tableaux et ses autres ressources, tous facilement accessibles. Les informations autrefois éparpillées entre des fils d’e-mails ou des formulaires papier sont désormais disponibles en un instant.

Par ailleurs, avec son compte Jotform Entreprise, SUNI héberge ses données sur un serveur situé dans l’Union européenne, ce qui l’aide à respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Les équipes peuvent aussi gérer les accès, définir des autorisations selon les rôles et suivre les actions effectuées sur le serveur, pour plus de sécurité et de traçabilité.

Encadrer et accompagner plus de 2 000 bénévoles, dont la plupart ont moins de 25 ans

Chaque année, les équipes de SUNI encadrent environ 2 000 bénévoles — pour la plupart âgés de 17 à 25 ans — qui animent les programmes dans les camps, les écoles et lors des événements locaux.

Ces responsables bénévoles sont répartis sur des centaines de sites à travers le pays : il leur faut donc pouvoir accéder aux ressources où qu’ils soient. Et comme la plupart ont moins de 25 ans, les canaux de communication comme l’e-mail ne sont tout simplement pas adaptés, souligne Kathy Croskery.

« Certains répondent à peine aux SMS », confie-t-elle.

Pour aller à la rencontre des bénévoles là où ils sont, l’équipe s’est servie des applis Jotform pour créer une appli mobile sur mesure destinée aux responsables bénévoles. Ils y retrouvent rapidement des informations telles que :

• Les coordonnées du personnel
• Les politiques et les ressources de protection des mineurs
• Les formulaires les plus utilisés, comme les formulaires de consentement et les bons de commande de fournitures
• Les listes à jour des participants inscrits à leurs activités (dans les tableaux jotform)
  

L’appli permet aussi au personnel d’envoyer des notifications push, pour que les informations utiles soient toujours à portée de main des bénévoles.

Plutôt que d’envoyer des e-mails en espérant que les bénévoles les lisent, les notifications de l’appli atteignent un appareil « qu’ils ont toujours à la main, note Kathy Croskery. Ils ont plus de chances de les voir que de lire un e-mail en entier. »

Toutes les validations et le reste en coulisses, ça aurait représenté des jours d’échanges d’e-mails. Aujourd’hui, ça se résume à un petit ping dans leur boîte de réception.

Kathy Croskery, responsable des opérations, Scripture Union Northern Ireland

Kathy Croskery indique que les équipes ont hâte d’utiliser la nouvelle fonctionnalité de notification WhatsApp pour les applis jotform. Elle pourrait se révéler particulièrement précieuse dans les situations critiques, par exemple lorsqu’une personne doit signaler une suspicion de maltraitance ou un autre incident touchant à la santé et à la sécurité. Le personnel reçoit alors une notification immédiate des réponses au formulaire via WhatsApp plutôt que par e-mail, ce qui réduit les délais de réaction.

« Au lieu d’actualiser sans cesse nos e-mails pour voir quand un formulaire est soumis, nous le saurons sur-le-champ, explique Kathy Croskery. Il n’y aura donc aucun retard à obtenir les informations que nous devons transmettre aux services sociaux. »

Fluidifier les opérations en coulisses

Au-delà de la gestion des informations sur les participants et les bénévoles, Kathy Croskery est toujours à l’affût de moyens d’améliorer les autres processus internes sur lesquels l’organisation s’appuie.

Elle a par exemple mis en place des workflows automatisés pour valider le remboursement des frais du personnel. En exploitant la logique conditionnelle de Jotform dans les formulaires de remboursement, elle achemine chaque demande vers le responsable budgétaire concerné.

« Toutes les validations et le reste en coulisses, ça aurait représenté des jours d’échanges d’e-mails, dit-elle, alors qu’aujourd’hui ça se résume à un petit ping dans leur boîte de réception. »

Kathy Croskery a également créé une appli mobile pour le personnel, avec des liens vers les formulaires de déclaration des frais mensuels, de demande de congés annuels, de réservation de matériel et de paiement des factures. On y trouve aussi des raccourcis vers les dossiers partagés, les ressources sur SharePoint et les coordonnées du personnel. Il y a même un tableau de roulement pour l’apport des collations.

Le temps que Jotform Entreprise fait gagner permet à SUNI de continuer à enrichir et à développer son offre. Kathy Croskery se réjouit toujours de pouvoir dire aux membres du conseil d’administration que leur investissement dans Jotform en vaut vraiment la peine.Jotform, leur explique-t-elle, lui permet ainsi qu’au reste du personnel de travailler plus efficacement et d’en faire plus avec moins, ce qui donne à l’organisation les moyens de continuer à grandir.