Case study results at a glance
# de formulaires
170+
# de soumissions
2 700+
# d’intégrations
4+
Aligner Dental Academy poursuit une mission simple : former les dentistes pour qu’ils deviennent prestataires Invisalign. Accomplir cette mission est une autre affaire.
L’Academy est le partenaire de formation exclusif d’Align Technology, le fabricant d’Invisalign, au Royaume-Uni, en Irlande et dans la région EMEA. Elle propose des programmes allant de la formation de base aux diplômes complets, tous axés sur les gouttières dentaires transparentes, à des prestataires dans plusieurs pays et langues.
« Cela semble assez simple », explique Sam Hickson, directeur de la technologie chez Aligner Dental Academy, « mais c’est une activité très complexe — toutes les variables, tous les médecins, toutes les différentes langues, tous les différents programmes qu’ils suivent. »
Atteindre les limites avec les outils précédents
Lorsque Hickson a pris ses fonctions actuelles, l’Academy utilisait Typeform pour collecter des données, avec des réponses gérées dans des feuilles de calcul tierces. Le logiciel fonctionnait assez bien en apparence, mais ses limites sont rapidement devenues évidentes.
Les outils de feuilles de calcul qu’ils utilisaient manquaient de contrôles d’accès, si bien que des modifications accidentelles passaient inaperçues. La saisie de données était un casse-tête permanent. Et l’intégration de Typeform avec monday.com, la plateforme de gestion de projet de l’équipe, manquait de certaines fonctionnalités dont l’équipe avait besoin, l’obligeant à recourir à des étapes manuelles ou à des connecteurs tiers pour accomplir certaines tâches.
« Typeform est superbe dès le départ, mais il est très limité », déclare Hickson. « Nous nous heurtions sans cesse à des murs. »
Choisir une plateforme conçue pour durer
Hickson aborde chaque nouvel outil avec une seule question : dans quelle mesure est-il pérenne ? Après avoir étudié les options, Jotform Entreprise s’est démarqué pour trois raisons. Son approche de la gestion des données de niveau entreprise était quelque chose que l’entreprise n’avait pas envisagé auparavant. Il prenait en charge un domaine personnalisé, permettant aux URL de formulaires de correspondre à la marque de l’Academy, une fonctionnalité dont l’équipe ne disposait pas avec sa configuration précédente. Et sa flexibilité, en particulier la logique conditionnelle dans les formulaires, allait bien au-delà de ce qu’il avait vu ailleurs.
« Chaque défi que nous rencontrions avec Typeform, je savais que Jotform pouvait l’éliminer », dit-il.
C’était une évidence. Je vois un long avenir avec Jotform.
Sam Hickson, directeur de la technologie, Aligner Dental Academy
Le passage à Jotform Entreprise a été plus facile que prévu. Avec plus de 100 formulaires à transférer, l’équipe a utilisé l’IA pour gérer la majeure partie de la migration plutôt que de reconstruire chacun à la main. En tant que groupe techniquement confiant, ils ont fait leur intégration sans avoir besoin d’une aide directe. « Toute l’intégration a été vraiment fluide », déclare Hickson.
Des formulaires au cœur de la communauté de l’Academy
Aujourd’hui, Jotform Entreprise alimente plusieurs des programmes les plus visibles de l’Academy. L’une de ces fonctionnalités est son Cas du mois. Les dentistes soumettent via Jotform des cas Invisalign dont ils sont fiers, accompagnés de photos. L’équipe clinique de l’Academy examine les soumissions et en sélectionne quatre. Ensuite, la communauté élargie, qui se connecte via la plateforme de mentorat entre pairs et de ressources de l’Academy, vote pour le gagnant à l’aide d’un deuxième formulaire.
L’Academy utilise également Jotform pour les formulaires marketing et les flux de travail d’approbation internes. Les soumissions arrivent directement dans monday.com, et Hickson qualifie l’intégration de « vraiment simple ». Dans les rares cas où l’équipe a besoin de fonctionnalités supplémentaires, elle utilise la plateforme d’automatisation n8n, bien que Hickson affirme que peu de leurs besoins dépassent ce que Jotform gère par lui-même.
Du temps gagné et de la place pour explorer
Le bénéfice le plus immédiat de l’utilisation de Jotform Entreprise a été le gain de temps. La gestion manuelle des données et les solutions de contournement tierces ont disparu, et les risques liés aux feuilles de calcul qui inquiétaient autrefois l’équipe ont été remplacés par des autorisations d’accès contrôlées par l’administrateur.
L’assistance a été un autre point positif. Hickson ne l’a utilisée qu’à quelques reprises, mais il affirme que les réponses étaient rapides et complètes. « Elles sont assez détaillées, et elles incluent une petite vidéo et une capture d’écran », dit-il. « Cela a toujours été utile. »
Malgré cela, il ne peut citer aucune lacune dans l’offre de la plateforme. « Jotform fait déjà trop de choses », dit-il en riant. « Je ne pense pas que nous ayons jamais rencontré de défis que Jotform ne résout pas pour nous. »
Un renouvellement sans débat
Lorsque le moment est venu de renouveler le forfait Jotform Entreprise de l’Academy, la décision n’a pris aucun temps. « C’était tout simplement une évidence », déclare Hickson. « Je vois un long avenir avec Jotform. »
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