Pour Genki Japanese and Culture School (GenkiJACS), basée au Japon, l’enseignement des langues va bien au-delà de la grammaire et du vocabulaire.
Depuis 2005, GenkiJACS a aidé plus de 12 000 étudiants du monde entier à apprendre le japonais tout en s’immergeant dans les communautés et la culture japonaises locales. Répartie sur cinq campus à travers le pays, la philosophie directrice de l’organisation est simple : Apprendre le Japon.
« Notre raisonnement est que la langue est culture », explique Dmitry Ser, responsable des ventes et de la communication chez GenkiJACS.
Bien avant d’arriver au Japon, les étudiants commencent leur parcours. Au cours de semaines, voire de mois, ils passent des tests de niveau, soumettent des documents, partagent des enregistrements et travaillent en étroite collaboration avec le personnel de GenkiJACS pour se préparer à la vie dans un nouveau pays.
Pour Ser, maintenir un lien personnel tout au long de ce parcours est essentiel.
Jotform nous permet de démultiplier ce que nous faisons.
Dmitry Ser, responsable des ventes et de la communication, GenkiJACS
Il y a dix ans, il était lui-même étudiant chez GenkiJACS. Aujourd’hui, il aide les futurs étudiants à naviguer dans le même processus qui l’a amené au Japon. Ser comprend à quel point l’accompagnement personnel peut être important pour des étudiants qui se préparent à déménager à l’autre bout du monde.
« Notre service client est primordial », dit-il. Depuis 2014, GenkiJACS utilise Jotform pour faciliter la collecte de données pour toutes les personnes concernées — des étudiants au personnel.
Alors que GenkiJACS étendait ses opérations à travers le Japon, Ser a été confronté à un nouveau défi : comment développer l’organisation sans perdre la touche personnelle qui définit l’expérience GenkiJACS.
Pour aider à préserver cette expérience, GenkiJACS est passé à Jotform Entreprise.
Case study results at a glance
108 000 soumissions de formulaires
Des soumissions illimitées pour soutenir un processus d’intégration de plusieurs mois qui nécessite des données d’inscription, des formulaires spécifiques aux programmes, et plus encore.
Collaboration sur 5 campus
Jotform Entreprise a soutenu les équipes marketing, support étudiant et académique de GenkiJACS alors que l’organisation passait de trois à cinq campus.
107 formulaires en ligne optimisés
En utilisant Jotform Enterprise Analytics, le personnel de GenkiJACS optimise les formulaires pour garantir des taux de soumission élevés.
Faire évoluer une expérience étudiante personnalisée
La croissance de GenkiJACS s’est accélérée ces dernières années. L’école s’est étendue à Okinawa et Nagoya, en plus des campus de Fukuoka, Tokyo et Kyoto.
L’organisation collecte et gère une multitude d’informations tout au long du cycle de vie de l’étudiant, depuis les demandes initiales et la documentation d’inscription jusqu’aux communications d’intégration et au soutien continu.
« Nous sommes une école très exigeante », explique Ser. « Nous voulons que nos étudiants aient la meilleure expérience possible. Pour cela, nous avons mis en place des tests et des exigences, ce qui rend notre processus d’intégration assez complexe. »
Le personnel passait auparavant beaucoup de temps à surveiller les soumissions de formulaires en ligne, à effectuer le suivi des informations manquantes et à faire progresser manuellement les étudiants dans le processus d’intégration.
« Quand nous avons un étudiant qui doit soumettre plusieurs formulaires, nous avions l’habitude de lui envoyer le formulaire suivant manuellement », explique Ser.
Dans le même temps, les équipes souhaitaient plus de visibilité sur l’engagement des étudiants, une plus grande flexibilité pour améliorer les formulaires et les flux de travail, et un meilleur contrôle des informations sensibles qu’elles collectent. Au niveau administratif, la sécurité des données était également une préoccupation.
Ser avait besoin d’une solution capable de soutenir la croissance tout en préservant l’expérience personnalisée qui distingue GenkiJACS.
Plus de visibilité, moins de travail manuel
Pour soutenir ses opérations croissantes, GenkiJACS est passé à Jotform Entreprise.
« Entreprise est une toute autre dimension comparé à notre compte Silver », explique Ser.
La mise à niveau a donné à Ser plus de liberté pour expérimenter, plus de visibilité sur le processus d’intégration et plus de temps pour se concentrer sur le soutien aux étudiants. Jotform Entreprise est maintenant utilisé par les équipes marketing, support étudiant et académique.
Étant donné que les équipes peuvent créer autant de formulaires qu’elles le souhaitent, elles peuvent dupliquer des formulaires et les perfectionner au fur et à mesure que les processus évoluent.
| Comment GenkiJACS utilise Jotform Entreprise | ||
|---|---|---|
| Département | Cas d’usage principal | Principaux avantages Entreprise |
| Marketing et ventes | Capture de prospects, formulaires de demande, suivi des soumissions, optimisation des formulaires, étude de marché | Statistiques de la console d’administration, visibilité sur les taux d’engagement et de conversion |
| Support étudiant et admissions | Intégration des étudiants, flux de travail d’inscription, rappels automatisés, collecte de documents, communications continues | Flux de travail fluides, logique conditionnelle, suivis automatisés, réduction de l’administration manuelle |
| Équipes académiques et enseignantes | Tests de niveau, collecte d’informations sur les étudiants, données d’inscription, formulaires spécifiques aux programmes | Collecte de données centralisée, logique conditionnelle, accès facilité aux informations des étudiants |
De plus, la console d’administration Jotform Entreprise offre une meilleure visibilité sur les tendances de soumission, l’engagement et les performances des formulaires. Cela aide les équipes à identifier les points de friction et à améliorer les taux de remplissage des formulaires.
Jotform Workflows a apporté un autre avantage majeur. Aujourd’hui, les flux de travail automatisés envoient des rappels concernant les formulaires incomplets, collectent des informations d’intégration critiques et font progresser les étudiants dans les processus d’inscription sans nécessiter une supervision manuelle constante.
Plutôt que de passer du temps à rechercher les informations manquantes, le personnel peut se concentrer sur le soutien direct aux étudiants.
« Cela me donne la tranquillité d’esprit », explique Ser.
Soutenir les étudiants signifie également protéger leurs informations. Au fur et à mesure que GenkiJACS se développait, la gouvernance des données est devenue de plus en plus importante.
« Le Japon a ses propres lois. Nous devons donc nous assurer de les respecter », explique Ser.
Jotform Entreprise propose des centres de résidence de données locaux pour aider à soutenir les efforts de conformité de l’organisation.
La logique conditionnelle est également devenue une partie importante des opérations quotidiennes. Les formulaires orientent automatiquement les futurs étudiants vers le représentant approprié en fonction de l’emplacement et des exigences du programme.
L’interface visuelle de Jotform a facilité l’adoption dans tous les départements. Même les outils avancés comme Jotform Workflows se sont révélés accessibles grâce aux capacités de glisser-déposer de la plateforme.
« Workflows, c’est juste de la logique. C’est de la programmation par glisser-déposer », explique-t-il. « Je pense que la simplicité d’utilisation est primordiale lors du choix d’un outil comme Jotform. »
Ser a résumé son expérience avec Jotform Entreprise ainsi : « C’est la simplicité d’utilisation, les données et votre service client. Et la transparence de vos équipes, la transparence du service. Il n’y a pas de coûts supplémentaires ou cachés. Le niveau de service client que nous recevons correspond à ce que nous espérions. »
Jotform : Un multiplicateur de force
Aujourd’hui, le personnel de GenkiJACS passe moins de temps à gérer des tâches administratives et plus de temps à soutenir les étudiants. Les flux de travail automatisés garantissent que les informations critiques sont collectées de manière cohérente tout en réduisant le besoin de suivi manuel.
« Il faut du temps pour s’y habituer car jusqu’à présent c’était très ‘OK, nous devons faire ceci’, et maintenant nous pouvons lâcher le volant et dire ‘Le système fonctionne’. Nous n’intervenons que s’il y a un problème », explique Ser.
En utilisant les statistiques de la console d’administration et les données de soumission, les équipes peuvent identifier les points de friction, améliorer les taux de remplissage des formulaires et prendre des décisions éclairées concernant les communications avec les étudiants.
Entreprise, c’est comme un terrain de jeu avec plein d’outils utiles. Et ce qui est génial, c’est que ce terrain de jeu a un tas d’adultes qui peuvent vous aider.
Dmitry Ser, responsable des ventes et de la communication, GenkiJACS
Ces informations permettent à GenkiJACS d’affiner continuellement ses processus d’inscription et d’intégration. Plutôt que de se fier à des hypothèses, les équipes peuvent voir comment les étudiants interagissent avec les formulaires et apporter des ajustements qui améliorent l’expérience globale.
Plus important encore, l’automatisation a aidé GenkiJACS à se développer sans compromettre sa philosophie centrée sur les personnes.
Ser explique que la réduction du travail administratif répétitif permet aux employés de se concentrer sur le service client et le processus d’intégration, où l’interaction personnelle fait la différence.
Avec des processus plus fiables fonctionnant en arrière-plan, le personnel peut passer moins de temps à rechercher des données et plus de temps à aider les étudiants à se sentir préparés, soutenus et connectés avant leur arrivée au Japon.
« Jotform nous permet de démultiplier ce que nous faisons », explique Ser.
Croître sans perdre la touche personnelle
Pour GenkiJACS, Jotform Entreprise ne consiste pas à remplacer les gens. Il s’agit d’aider les gens à faire leur meilleur travail.
GenkiJACS a créé plus de temps pour les conversations, les conseils et le soutien dont les étudiants se souviennent longtemps après avoir quitté la salle de classe. Cela permet à l’organisation de rester concentrée sur sa philosophie directrice : aider les étudiants non seulement à apprendre le japonais, mais aussi à découvrir le Japon.
Alors que GenkiJACS continue de croître, Ser voit des opportunités d’étendre davantage son utilisation de Jotform Entreprise.
Il sait que son équipe ne naviguera pas seule dans ces opportunités. Tout au long de la transition de l’organisation vers Entreprise, les équipes d’intégration, de réussite client et techniques de Jotform ont aidé GenkiJACS à mettre en œuvre de nouveaux flux de travail, à résoudre les problèmes d’intégration et à identifier des moyens d’obtenir plus de valeur de la plateforme.
« Entreprise, c’est comme un terrain de jeu avec plein d’outils utiles », explique Ser. « Et ce qui est génial, c’est que ce terrain de jeu a un tas d’adultes qui peuvent vous aider. »
Ser est heureux de cette aide. Parce que pour lui, la plus grande opportunité n’est pas une fonctionnalité unique. C’est la liberté de continuer à améliorer l’expérience étudiante au fur et à mesure que GenkiJACS se développe.
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