Edwin Ruiz a découvert sa passion pour les échecs grâce à un programme périscolaire qu’il suivait en CE2. Des années plus tard, il y est revenu avec un objectif : transmettre cette même passion aux élèves, tout en développant leur esprit critique et en renforçant leur confiance, aussi bien devant l’échiquier qu’en dehors.
Fondé par Edwin Ruiz en 2022, le Day & Knight Chess Club est une association à but non lucratif du sud de la Californie. Elle propose des programmes périscolaires, des cours en académie, du mentorat et des tournois destinés aux joueurs d’échecs de tous niveaux. L’an dernier, l’organisation a accompagné plus de 3 000 élèves à Corona, Glendora, Riverside et Pomona.
Au fur et à mesure que les programmes se développaient, la gestion des inscriptions et des paiements prenait de plus en plus de temps. Jotform a permis au club de regrouper tous ces processus, et de libérer ainsi du temps pour que l’équipe puisse se concentrer sur l’enseignement.
Day & Knight Chess Club : les résultats en un coup d’œil
Les inscriptions
Une expérience d’inscription fluide, qui réunit au même endroit les inscriptions, les décharges de responsabilité et les paiements
L’organisation des tournois
Des inscriptions plus efficaces pour les joueurs de tous niveaux
Le fonctionnement interne
Moins de temps passé à rassembler les informations éparpillées dans des outils administratifs déconnectés
Un processus d’inscription avec beaucoup trop de coups à jouer
Avant Jotform, l’inscription impliquait de jongler entre plusieurs étapes déconnectées. Les parents envoyaient leurs coordonnées, réglaient via Venmo ou Zelle, puis transmettaient les décharges de responsabilité par PDF ou via des outils de signature électronique. Ensuite, l’équipe devait rassembler manuellement toutes ces informations pour mettre à jour les listes de participants.
À mesure que le programme prenait de l’ampleur, le suivi des inscriptions et des paiements, le rapprochement des documents et la mise à jour des listes devenaient de plus en plus difficiles à gérer. Trop souvent, des élèves passaient à travers les mailles du filet lors de la saisie, ou des informations se retrouvaient mal enregistrées.
Garder la main sur les inscriptions et le fonctionnement du club
Jotform a transformé le processus d’inscription du Day & Knight Chess Club en réunissant inscriptions, décharges de responsabilité et paiements dans un seul et même formulaire simplifié.
Les parents pouvaient s’inscrire, régler le paiement et signer les décharges en une seule soumission. Grâce aux automatisations, les informations des élèves étaient directement transférées vers Google Sheets. Les responsables scolaires et les entraîneurs disposaient ainsi de listes toujours à jour, tout en réduisant le travail manuel et les erreurs de saisie.
Cette simplicité s’est aussi étendue aux inscriptions aux tournois. L’équipe s’est appuyée sur la logique conditionnelle pour adapter les questions au statut et au niveau d’expérience de chaque participant. Elle peut ainsi accueillir des joueurs aux profils très variés sans imposer les mêmes questions à tout le monde.
Jotform a également simplifié les inscriptions aux tournois du Day & Knight Chess Club, où la logique conditionnelle ajustait les questions au statut et au niveau de chaque joueur. Chacun ne voyait que les questions qui le concernaient, ce qui rendait l’inscription plus rapide et plus personnalisée.
Au-delà des inscriptions, Jotform aide le club à gérer les documents administratifs des entraîneurs et le reporting des programmes au même endroit. Les formulaires numériques permettent de garder des dossiers bien organisés et offrent à l’équipe une vision plus claire du déroulement de ses programmes.
En reliant des processus qui demandaient autrefois des outils distincts et un suivi manuel, le club offre désormais une expérience d’inscription plus professionnelle, et l’équipe passe beaucoup moins de temps à saisir des données et à classer des documents.
Retrouver du temps pour se consacrer aux élèves
Pour le Day & Knight Chess Club, la plus belle réussite a été de récupérer du temps pour se consacrer à l’essentiel : ses élèves.
« Jotform nous a fait gagner un temps précieux et a fluidifié l’ensemble de notre processus », explique Edwin Ruiz, président et fondateur du Day & Knight Chess Club. « Aujourd’hui, nous pouvons nous concentrer sur ce qui compte le plus : avoir le plus grand impact possible pour nos élèves et notre communauté. »
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