Live Fit Gym + Jotform : les résultats en un coup d’œil
Nombre de formulaires soumis
41 921
Nombre d’heures économisées chaque semaine dans 9 sites
10-20
Nombre de formulaires
60
Le site phare de Live Fit Gym, situé dans le quartier de Mission District à San Francisco, n’a pas du tout commencé comme une salle de sport. À l’origine, c’était un cabinet de chiropraxie, et sa transformation en centre de remise en forme complet en dit long sur le fonctionnement de l’entreprise aujourd’hui : elle s’adapte aux besoins réels des gens et cherche constamment à les servir plus efficacement. Cette même capacité d’adaptation a permis à l’entreprise de dépasser largement son site d’origine. Live Fit Gym exploite désormais 9 salles à San Francisco, et pour que les équipes commerciales, le coaching personnalisé, la direction et les RH restent coordonnés entre tous ces sites, les bonnes intentions ne suffisent pas. Il faut un système.
Les salles de sport reposent sur de la paperasse à laquelle la plupart des adhérents ne pensent jamais : décharges de responsabilité, déclarations médicales, contrats de coaching, rapports d’incident, dossiers d’intégration du personnel. Lorsqu’elle est gérée manuellement, cette paperasse détourne l’attention de l’équipe des adhérents et peut créer des lacunes difficiles à corriger par la suite, qu’il s’agisse d’une signature manquante ou d’un formulaire qui n’a jamais été classé dans le bon dossier. Pour une salle de sport en pleine croissance et composée de plusieurs services comme Live Fit Gym, ces frictions peuvent vite s’accumuler.
C’est là que Jotform entre en jeu. Selon Dan McGeehan, directeur commercial de la salle, la plateforme permet à l’équipe de passer moins de temps sur la paperasse et plus de temps avec les adhérents. Aujourd’hui, Live Fit Gym utilise 60 formulaires et 14 tableaux dans Jotform, qui ont permis de traiter près de 42 000 soumissions de formulaires.
« Jotform permet à mon équipe d’accueil, celle qui est sur le terrain, de se concentrer sur les personnes », explique Dan McGeehan. « Cela permet à la discussion et à la relation en tête-à-tête de s’installer dès la seconde où les adhérents franchissent nos portes. »
Comment Live Fit Gym utilise Jotform
| Équipe | Cas d’usage |
|---|---|
Ventes |
Accueil des nouveaux adhérents et documents d’inscription |
Coaching personnalisé |
Formulaires d’intégration et de suivi des entraînements |
Direction |
Processus opérationnels et administratifs |
Ressources humaines |
Décharges de responsabilité et documents RH internes |
D’un cabinet de chiropraxie à une salle de sport de quartier
Le premier site de Live Fit, toujours en activité à Mission District aujourd’hui, raconte comment l’entreprise est née. « C’était un cabinet de chiropraxie », explique Dan McGeehan. « Ils ont commencé à réfléchir à ce que donnerait l’ajout d’une offre de remise en forme, et les gens ont fini par venir davantage pour le matériel que pour la chiropraxie. »
Ce changement de demande a fait de Live Fit Gym l’entreprise qu’elle est aujourd’hui. À mesure que la société grandissait, le nombre d’équipes qui s’appuient sur Jotform pour assurer le bon fonctionnement du quotidien augmentait lui aussi.
« Nous l’utilisons de nombreuses façons », explique Dan McGeehan. « Nous utilisons Jotform pour notre équipe commerciale, pour notre équipe de coaching personnalisé, mais aussi pour la partie direction. »
En voyant à quel point [Jotform] était simple, je pense que cela a suscité l’envie de le déployer dans bon nombre de nos autres services.
Dan McGeehan, directeur commercial, Live Fit Gym
L’équipe commerciale utilise Jotform pour recueillir les informations des nouveaux adhérents et les détails d’inscription. Les coachs personnels s’en servent pour les formulaires d’intégration et d’admission adaptés aux objectifs et aux antécédents de santé de chaque client. La direction l’utilise pour assurer la cohérence des processus administratifs entre les services. Ce qui n’était au départ qu’un outil destiné à un seul pan de l’activité est aujourd’hui devenu l’épine dorsale opérationnelle qui les relie tous.
Une décharge de responsabilité, puis un déploiement à l’échelle de l’entreprise
Chez Live Fit Gym, l’utilisation de Jotform a démarré modestement, avec un seul formulaire.
« Notre référente RH, Darius, est celle qui a commencé à déployer l’ensemble de nos services Jotform et à créer notre décharge de responsabilité », explique Dan McGeehan. « En voyant à quel point c’était simple, je pense que cela a suscité l’envie de le déployer dans bon nombre de nos autres services. »
Cette première décharge a été le point de départ d’une évolution bien plus large. Dès que les autres équipes ont constaté la facilité d’utilisation de la plateforme, les équipes commerciale, de coaching personnalisé et de direction ont toutes commencé à créer leurs propres processus dans Jotform, sans avoir besoin de faire appel à une aide technique externe.
Comment dit-on aujourd’hui ? Travailler plus intelligemment, pas plus dur. Je pense que Jotform nous a clairement aidés à intégrer cette approche dans notre façon de travailler chez Live Fit Gym. Et ça n’a pas de prix, n’est-ce pas ? Le temps, c’est tout.
Dan McGeehan, directeur commercial, Live Fit Gym
Documenter ce qui compte le plus
Les salles de sport ont besoin de dossiers fiables lorsqu’un incident survient. Dan McGeehan cite un exemple concret : la blessure d’un adhérent dans l’un des sites de Live Fit Gym.
« Nous avons effectivement eu une situation où quelqu’un s’est blessé dans l’un de nos sites », se souvient-il. « Nous avons suivi toutes les étapes avec rigueur. La personne a refusé l’ambulance, mais nous avons quand même fait remplir un formulaire Jotform. Tout était parfaitement en ordre, et cela nous a été très utile. »
Comme le rapport d’incident a été saisi dans Jotform plutôt que rangé dans un dossier papier ou laissé à la mémoire de chacun, Live Fit Gym disposait d’un enregistrement complet et organisé au moment où l’équipe en a eu besoin. Les salles de sport et les entreprises du secteur du fitness qui souhaitent mettre en place un processus similaire peuvent commencer avec le modèle de rapport d’incident de Jotform.
Plus de temps pour tisser des liens
Pour Dan McGeehan, l’intérêt de Jotform tient à ce que l’équipe y gagne : du temps. Le temps qui serait autrement consacré à gérer la paperasse entre les services peut être réinvesti auprès des adhérents, dans les entraînements et dans la gestion de l’entreprise. Dans les 9 salles de Live Fit Gym à San Francisco, cela représente environ 10 à 20 heures économisées par semaine, un temps qui profite directement à l’expérience des adhérents.
« Comment dit-on aujourd’hui ? Travailler plus intelligemment, pas plus dur. Je pense que Jotform nous a clairement aidés à intégrer cette approche dans notre façon de travailler chez Live Fit Gym », explique-t-il. « Et ça n’a pas de prix, n’est-ce pas ? Le temps, c’est tout. »
Aujourd’hui, Live Fit Gym continue de s’appuyer sur Jotform pour permettre à ses équipes commerciales, de coaching personnalisé, de direction et de RH de travailler avec le même système, simple et fiable, né d’une seule décharge de responsabilité et devenu un outil dont toute la salle de sport dépend.
Pour Dan McGeehan, c’est tout l’enjeu. Moins de temps passé à gérer la paperasse, c’est plus de temps pour ce qui fait revenir les adhérents : les relations humaines.
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