Case study results at a glance
Nombre d’équipes sous Jotform Enterprise
14
Nombre d’autres logiciels remplacés par Jotform Enterprise
6
Nombre d’applis Jotform créées
29
Shannon White aime dire que son super-pouvoir au travail, c’est « d’aimer les choses ». Quand un produit lui plaît, elle trouve mille et une façons de l’utiliser partout. Et il se trouve que Jotform fait partie de ces produits qu’elle apprécie.
Shannon White est responsable web et contenu au National Theatre of Scotland, la première organisation d’arts du spectacle d’Écosse. Chaque année, elle organise plus de 200 événements et productions, mène des projets d’engagement communautaire, loue des espaces de représentation et bien d’autres choses encore. Rien que pour la saison 2025-2026, l’organisation a touché plus de 228 000 personnes.
Shannon White a découvert Jotform alors qu’elle cherchait un moyen d’automatiser l’envoi des invitations aux réunions Zoom d’un groupe de travail du théâtre. Une fois lancée sur la plateforme, tout s’est enchaîné rapidement : « C’est un peu parti en boule de neige à partir de là. Je me disais sans arrêt : qu’est-ce que ça peut faire d’autre ? J’avais le sentiment que ça pouvait aller bien plus loin. »
Elle le reconnaît volontiers : elle est vite devenue une véritable ambassadrice de Jotform. Avec Chris Lang, le responsable des opérations, elle a commencé à réfléchir à la manière d’intégrer Jotform dans toute l’organisation, pour accompagner les ressources humaines, la finance, le développement artistique, l’engagement communautaire et d’autres services encore.
« J’ai tout de suite vu la valeur que l’outil pouvait apporter dans des domaines très différents de l’organisation », explique Chris Lang. Après quelques mois passés sur le plan Gold de Jotform, le besoin de passer à un plan Enterprise est devenu évident. Shannon White et lui ont alors commencé à « se demander quels autres logiciels nous pouvions laisser tomber ».
Le défi : une distribution de centaines de freelances
L’un des plus gros casse-têtes administratifs du National Theatre of Scotland, c’est la gestion des centaines d’intermittents qu’il emploie chaque année. L’organisation dispose certes d’une équipe permanente, mais les artistes, les membres de l’équipe technique, les techniciens et les autres personnes liées aux productions sont tous des freelances.
Autrement dit, le théâtre doit gérer les ressources humaines, la paie, la logistique, la communication et bien plus encore pour près de 400 freelances par an, souvent pendant que les troupes sont en tournée, en visite dans des écoles ou présentes à des événements communautaires.
Avant d’adopter Jotform, les équipes du théâtre collectaient les informations à l’aide de documents Microsoft Word. Elles les envoyaient par e-mail aux freelances, qui les complétaient avant de les renvoyer.
Ce fonctionnement prenait énormément de temps et multipliait les erreurs. Il n’offrait aucune véritable sécurité. Obtenir que chacun remplisse et retourne toutes les informations demandées relevait du parcours du combattant, et il n’existait aucun moyen de rassembler toutes ces données au même endroit. Les autorisations de Microsoft compliquaient aussi le partage d’informations avec des personnes extérieures à l’équipe permanente. Comme le résume Chris Lang : « Microsoft ne se prête vraiment pas au fait de faire entrer et sortir des gens de votre organisation. »
Avec Jotform, ils ont pu transformer facilement ces documents Word en formulaires en ligne sécurisés, partageables avec n’importe qui. Mais ils ne se sont pas arrêtés là.
« C’est à ce moment-là que nous avons découvert les applis », raconte Shannon White.
La solution : des applications mobiles sur mesure pour les productions et les services
Les applis Jotform se sont révélées être exactement ce qu’il leur fallait. Grâce à ce générateur d’applications mobiles sans code et facile à prendre en main, Shannon White et Chris Lang ont pu créer de véritables guichets uniques pour les équipes et les freelances, en regroupant au même endroit formulaires, liens et autres ressources essentielles. Leur compte Jotform Enterprise leur a permis de définir des autorisations d’accès aux formulaires et aux données, afin de réserver celles-ci aux seuls utilisateurs autorisés.
Les applis d’intégration et de RH
Pour simplifier l’intégration des freelances, Shannon White et Chris Lang ont réuni dans une seule appli tous les formulaires qu’ils doivent remplir.
« Nous devons collecter énormément de données, de multiples façons et auprès d’un très grand nombre de personnes », explique Shannon White. « Il nous faut une déclaration de santé, des données sur le personnel, des coordonnées bancaires. » Avec tous les formulaires d’intégration réunis dans une seule appli Jotform, les artistes et les membres de l’équipe technique retrouvent au même endroit tous les documents à remplir, ce qui les incite davantage à transmettre les informations nécessaires. Ils peuvent aussi ajouter l’appli à l’écran d’accueil de leur téléphone ou de leur ordinateur pour y accéder en un clin d’œil.
Nous pouvons proposer un service à 360 degrés aux responsables du recrutement, aux équipes, à tout le monde, pour l’arrivée comme pour le départ des collaborateurs dans l’organisation.
Chris Lang, responsable des opérations, National Theatre of Scotland
« On peut tout rassembler sur un seul tableau de bord. Les gens s’en servent ensuite sur leur téléphone ou sur leur ordinateur portable, et vous récupérez toujours vos données de la même manière », précise Shannon White.
« Nous pouvons proposer un service à 360 degrés aux responsables du recrutement, aux équipes, à tout le monde, pour l’arrivée comme pour le départ des collaborateurs dans l’organisation », ajoute Chris Lang.
Des applis dédiées à chaque spectacle
L’équipe doit aussi transmettre des informations essentielles aux artistes, aux membres de l’équipe technique et aux autres personnes qui travaillent sur une production donnée. Pour chaque spectacle, elle peut créer une appli qui donne accès à l’ensemble des formulaires à remplir pendant toute la durée de la représentation, ainsi qu’à des ressources complémentaires. Ces applis de production regroupent les formulaires d’intégration, mais aussi :
- les plannings de répétition et de production ;
- les plans et itinéraires vers les lieux de répétition et de représentation ;
- les contacts importants.
« Ils ont un aperçu de leur planning juste là, sous les yeux », explique Shannon White. « Ils disposent des numéros de téléphone de leurs interlocuteurs clés, aussi bien dans l’équipe de production que dans celle du NTS. Même des détails tout simples comme les mots de passe Wi-Fi. L’appli devient une sorte de bible pour leurs répétitions. »
Des applis-tableaux de bord par service
Shannon White et Chris Lang ont compris qu’ils pouvaient aussi se servir des applis Jotform pour créer des tableaux de bord de données destinés aux différents services. Dans Jotform, toutes les réponses aux formulaires sont automatiquement enregistrées dans les tableaux Jotform, où les équipes peuvent organiser et consulter les données reçues. Avec Jotform Enterprise, l’organisation peut également créer des espaces de travail via Jotform Teams pour regrouper formulaires, tableaux et autres ressources par fonction ou par service. Le théâtre compte aujourd’hui 14 espaces de travail d’équipe, dont le développement artistique, la gestion des bâtiments, l’engagement créatif, le recrutement et les RH, la finance, le casting et les responsables de troupe.
Les applis, c’est du génie.
Shannon White, responsable web et contenu, National Theatre of Scotland
Shannon White et Chris Lang ont vu qu’ils pouvaient regrouper plusieurs tableaux dans une même appli pour offrir une vue d’ensemble des données issues de différents formulaires, au lieu d’avoir à répondre sans cesse aux questions des équipes sur les réponses reçues.
« Nous utilisons les applis comme des tableaux de bord », raconte Shannon White. « Quand un service dispose de plusieurs formulaires, on lui construit un tableau de bord qui réunit tous ses tableaux au même endroit. Ça leur simplifie la vie — et la mienne aussi. »
Plutôt que de partir à la chasse aux liens ou aux fichiers perdus dans les e-mails, les équipes reviennent sur le tableau de bord de leur appli pour retrouver au même endroit, en temps réel, les informations de tous leurs formulaires.
« Les applis, c’est du génie », résume Shannon White.
Les résultats : du temps gagné, une administration simplifiée et de la marge pour grandir
Avec Jotform Enterprise, Shannon White et Chris Lang ont transformé un ensemble de processus manuels et déconnectés en une gestion de l’information bien plus centralisée. Les freelances trouvent au même endroit les formulaires et les ressources dont ils ont besoin, où qu’ils soient. Les équipes accèdent à des données à jour sans avoir à fouiller dans leurs e-mails et leurs tableurs. Résultat : moins de temps passé à courir après l’information, et plus de temps consacré aux productions et aux programmes de l’organisation.
On a vraiment vu que Jotform grandissait en même temps que nous.
Shannon White, responsable web et contenu, National Theatre of Scotland
Ce qui n’était au départ qu’un moyen d’automatiser des invitations à des réunions est devenu 14 espaces de travail d’équipe au service des différents services de l’organisation, auxquels s’ajoutent des applis pour l’intégration, pour chaque production et pour les tableaux de bord par service. Les contrôles d’accès basés sur les rôles permettent à l’organisation de mieux maîtriser qui peut consulter les informations sensibles.
Avec Jotform Enterprise, l’équipe dispose d’une plateforme flexible sur laquelle elle peut continuer à bâtir. À plusieurs reprises, Shannon White s’est surprise à rêver d’une fonctionnalité précise, pour la voir apparaître peu de temps après.
« On a vraiment vu que Jotform grandissait en même temps que nous », confie-t-elle. Plutôt que d’ajouter un nouvel outil isolé chaque fois qu’un besoin émerge, l’équipe continue d’inventer de nouvelles façons d’utiliser Jotform — fidèle à la question qui a tout déclenché : « Qu’est-ce que ça peut faire d’autre ? »
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