Merekrut seorang higienis atau pemimpin resepsionis untuk praktik gigi Anda adalah bagian yang mudah. Justru periode setelah surat penawaran dikirimkan di mana sebagian besar praktik diam-diam kehilangan waktu.
Dokumen karyawan baru di klinik gigi sangatlah intensif. Ini mencakup pengakuan pelatihan HIPAA, dokumentasi patogen melalui darah OSHA, verifikasi lisensi dan sertifikasi, serta persetujuan pemeriksaan latar belakang, ditambah formulir pajak dan tunjangan standar yang dibutuhkan setiap pemberi kerja.
Ketika semua dokumentasi tersebut tersimpan di berbagai utas email, map kertas, dan ingatan seseorang tentang apakah sesuatu sudah ditandatangani, proses orientasi yang semula hanya beberapa hari bisa melar menjadi beberapa minggu, dan muncul celah kepatuhan.
Pelatihan berkelanjutan menambah lapisan lain. Praktik gigi perlu melacak siapa yang sudah terkini dengan protokol pengendalian infeksi, siapa yang membutuhkan penyegaran HIPAA, dan siapa yang harus menjalani resertifikasi CPR. Mereka juga perlu membuktikan bahwa staf sudah mengikuti pelatihan terbaru, jika sewaktu-waktu ada inspeksi atau audit dari dewan.
Penjadwalan adalah masalah tersendiri. Di antara higienis, asisten, dan cakupan resepsionis untuk beberapa kursi perawatan (atau beberapa lokasi untuk kelompok yang lebih besar), pertukaran shift dan permintaan cuti yang ditangani lewat pesan singkat berubah menjadi kekurangan staf yang tidak terduga sampai pasien sudah berada di kursi perawatan.
Di sinilah sebagian besar praktik masih menggunakan alat yang dibuat untuk kerja shift ritel, bukan untuk kepatuhan layanan kesehatan, atau bahkan tidak menggunakan alat penjadwalan sama sekali.
Alur kerja orientasi digital dapat mengarahkan setiap karyawan baru melalui urutan yang sama secara otomatis: formulir, tanda tangan elektronik, pengumpulan dokumen, dan catatan yang jelas bahwa segala persyaratan benar-benar telah diselesaikan, secara berurutan, dan tepat waktu.
Pelacakan pelatihan dan sertifikasi dapat dilakukan dengan cara yang sama, dengan pengingat yang dikirim sebelum sesuatu kedaluwarsa, bukan setelahnya. Dan formulir penjadwalan staf serta permintaan cuti menggantikan obrolan grup dengan sesuatu yang benar-benar dapat dilacak dan dapat dilihat manajer secara sekilas.
Jotform Enterprise memungkinkan praktik gigi membangun semua ini tanpa menyentuh satu baris kode pun: formulir orientasi yang sesuai HIPAA, Tanda Tangan Jotform untuk setiap tanda tangan elektronik yang diperlukan, dan alur kerja yang menjaga catatan pelatihan siap audit alih-alih tercerai-berai. Tim yang hebat tidak berjalan dengan niat baik semata. Mereka berjalan dengan sistem yang menjadikan melakukan sesuatu dengan benar sebagai hal yang otomatis.
Siap merampingkan perekrutan dan HR untuk praktik Anda? Jelajahi Jotform Enterprise untuk praktik gigi.
Kirim Komentar: