Cara membuat formulir permintaan cuti di Microsoft Forms

Apakah proses pengajuan cuti Anda sudah ketinggalan zaman? Jika Anda masih meminta karyawan untuk mengirimkannya melalui email, meninggalkannya di meja Anda, atau menyampaikannya dengan berteriak di seluruh kantor, maka jawabannya adalah ya. Formulir online lebih efisien untuk pencatatan dan lebih mudah diisi oleh karyawan. 

Jika organisasi Anda sudah menggunakan Microsoft 365, Microsoft Forms adalah titik awal yang tepat untuk mulai memodernisasi proses Anda. Panduan ini membahas cara membuat formulir pengajuan cuti di Microsoft Forms dari awal maupun menggunakan templat yang dapat disesuaikan. Kami juga akan memandu cara melakukan hal yang sama di Jotform, jika Microsoft Forms terlalu sederhana untuk kebutuhan Anda.

Sekilas tentang Microsoft Forms

Microsoft Forms adalah alat survei dan pembuat formulir ringan yang disertakan dalam sebagian besar paket Microsoft 365. Alat ini dirancang untuk jajak pendapat cepat, kuis, pendaftaran, dan pengumpulan data dasar seperti pengajuan cuti. Untuk mendalami platform ini lebih jauh, lihat panduan kami tentang cara menggunakan Microsoft Forms.

Cara membuat formulir pengajuan cuti di Microsoft Forms dari awal

Membuat formulir pengajuan cuti dari awal hanya membutuhkan waktu beberapa menit.

1. Buka forms.office.com dan masuk dengan akun Microsoft 365 Anda.
2. Di halaman beranda, klik New Form.

3. Klik Untitled form di bagian atas halaman dan ganti dengan judul seperti “Formulir Pengajuan Cuti”. Tambahkan deskripsi singkat di bawahnya, yang menjelaskan tujuan formulir tersebut (misalnya, “Harap kirimkan formulir ini setidaknya dua minggu sebelum cuti yang Anda ajukan.”).

4. Klik Add new untuk mulai menambahkan pertanyaan ke formulir. Microsoft Forms memungkinkan Anda memilih dari delapan jenis pertanyaan: Choice, Text, Rating, Date, Ranking, Likert, File upload, dan Net Promoter Score. Untuk formulir pengajuan cuti, Anda mungkin memerlukan kolom-kolom berikut:

• Nama karyawan (Text)
• ID atau email karyawan (Text)
• Departemen (Choice)
• Jenis cuti — liburan, sakit, pribadi, dll. (Choice)
• Tanggal mulai (Date)
• Tanggal selesai (Date)
• Alasan cuti (Text — jawaban panjang)
• Nama manajer (Text)
• Catatan tambahan (Text — jawaban panjang)

5. Aktifkan sakelar Required untuk kolom-kolom yang wajib diisi, seperti tanggal dan jenis cuti.
6. Klik Preview di pojok kanan atas untuk melihat tampilan formulir Anda di desktop dan perangkat seluler.
7. Ketika semuanya sudah tampak sesuai, klik Collect responses dan salin tautannya untuk dibagikan kepada tim Anda. Anda juga dapat mengirimkannya melalui email atau menaruhnya di SharePoint atau Teams.

Itulah proses lengkap untuk merancang formulir pengajuan cuti dasar di Microsoft Forms. Pada tahap ini, formulir Anda sudah aktif dan siap mengumpulkan pengajuan. Namun, formulir ini mungkin belum sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan Anda, dan ada opsi lain yang menawarkan manfaat tambahan.

Cara membuat pengajuan cuti menggunakan templat Microsoft Forms

Jika memulai dari halaman kosong bukan hal yang Anda sukai, Microsoft Forms memiliki galeri templat yang dapat Anda telusuri. Kendala utamanya adalah tidak banyak pilihan templat pengajuan cuti yang tersedia.

Templat yang paling mendekati adalah Vacation and Sick Leave Form. Templat ini tidak sempurna untuk setiap kasus penggunaan, tetapi merupakan titik awal yang baik. Berikut cara menggunakannya:

1. Kunjungi galeri templat Microsoft Forms.
2. Gulir melalui templat yang tersedia hingga Anda menemukannya.

3. Klik templat tersebut, lalu klik Use template untuk membukanya di editor.
4. Sesuaikan judul, pertanyaan, dan opsi jawaban agar sesuai dengan kebijakan organisasi Anda.
5. Setelah Anda puas dengan formulir tersebut, klik Collect responses dan bagikan tautannya.

Jotform: Opsi yang lebih andal untuk membuat formulir pengajuan cuti Anda

Microsoft Forms tidak memiliki banyak fitur yang digunakan perusahaan untuk menyesuaikan formulir mereka. Misalnya, Anda tidak akan menemukan desain seret-dan-lepas, fleksibilitas, logika kondisional, kolom pembayaran, atau integrasi yang lebih mendalam dengan alat HR.

Jika Anda membutuhkan salah satu dari fitur ini atau sekadar menginginkan kontrol lebih atas formulir Anda, Jotform adalah alternatif Microsoft Forms yang layak untuk dilihat. Jotform menawarkan paket gratis dan pembuat formulir tanpa kode dengan lebih dari 20.000 templat siap pakai. Jotform juga dapat digunakan tanpa langganan Microsoft 365, yang sangat membantu jika tim Anda menggunakan berbagai macam alat.

Migrate existing forms instantly

Tidak perlu membuat ulang formulir online Anda dari awal. Sebagai gantinya, migrasikan formulir yang ada dan data tanggapan ke akun Jotform Anda dalam satu klik — sehingga Anda dapat mengumpulkan data tanpa melewatkan apa pun.

URL Formulir Migrasikan Formulir ke Jotform

Your form can not be migrated.

Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.

atau

Mulai Dari Awal

Cara membuat formulir pengajuan cuti dengan Jotform

Ada dua cara untuk membuat formulir pengajuan cuti dengan Jotform. Anda dapat menggunakan templat atau membuat formulir dari awal. 

Rancang dari awal dengan membuka tab My Workspace dan mengklik tombol Create + . Anda akan diarahkan ke layar tempat Anda dapat memberi tahu AI apa yang Anda inginkan, mengunggah contoh, dan menambahkan elemen tambahan sesuai kebutuhan.

Berikut cara merancang dari templat yang sudah ada:

1. Daftar akun Jotform gratis di jotform.com, atau masuk jika Anda sudah memilikinya.
2. Arahkan kursor ke Templates untuk menampilkan menu dropdown di bagian atas layar.
3. Pilih Form Templates.

4. Cari “Leave Request Form” dan pilih templat yang Anda inginkan.
5. Klik kolom mana pun untuk mengedit labelnya, menandainya sebagai wajib diisi, atau menambahkan aturan validasi.
6. Gunakan Form Designer (ikon rol cat) untuk mengubah warna, font, dan tata letak agar sesuai dengan branding perusahaan Anda.
7. Tambahkan logo Anda di bagian atas formulir dengan mengklik di atas judul pertama.
8. Klik Publish di bagian atas layar dan salin tautan formulir, kode semat, atau kode QR untuk dibagikan kepada tim Anda.

Mengumpulkan pengajuan cuti hanyalah setengah dari tantangan. Melacaknya juga sama pentingnya. Itulah mengapa setiap kiriman formulir yang Anda terima di Jotform secara otomatis masuk ke Jotform Table, perpaduan antara spreadsheet dan basis data. Anda dapat menggunakannya untuk dengan mudah menyortir, memfilter, memberi kode warna, dan menambahkan catatan pada setiap pengajuan. Anda juga dapat membuat tampilan kalender untuk menemukan konflik penjadwalan sebelum menjadi masalah kepegawaian.

Lewati proses pembuatan dengan templat pengajuan cuti Jotform

Jika seret-dan-lepas pun terasa terlalu merepotkan, Jotform menawarkan jalan pintas. Anda dapat memilih dari lebih dari 200 templat cuti yang siap digandakan dan disesuaikan hanya dengan beberapa klik. Beberapa favorit di antaranya adalah

• Templat Request for Leave: Ini adalah formulir sederhana untuk mengajukan permintaan cuti dengan kolom tanggal mulai dan selesai, jenis cuti, dan persetujuan manajer.

• Templat Time Off Request Form: Ini adalah opsi yang sedikit lebih detail dengan bagian untuk kontak darurat dan catatan serah terima.

Pilih yang paling mendekati kebutuhan Anda, ganti pertanyaannya, tambahkan logo Anda, dan Anda siap melanjutkan.

Rancang formulir Anda berikutnya dengan Jotform

Formulir pengajuan cuti adalah salah satu alur kerja sehari-hari yang secara diam-diam memengaruhi seberapa lancar tim Anda beroperasi. Jika Anda melakukannya dengan tepat, pengelolaan cuti menjadi proses yang hampir tak kasat mata yang berjalan begitu saja di latar belakang.

Microsoft Forms adalah titik awal yang baik, tetapi kualitas formulir Anda secara langsung memengaruhi kualitas data Anda. Ada baiknya menggunakan opsi terbaik yang tersedia, yang bisa berarti berbeda-beda seiring berkembangnya kebutuhan Anda.

Itulah mengapa templat gratis Jotform memudahkan Anda merancang formulir khusus yang selalu mengumpulkan informasi yang Anda butuhkan. Mulailah hari ini dengan mengunjungi basis data templat formulir kami.