Dari formulir ke fungsi: Tingkatkan produktivitas dengan integrasi Jotform + Todoist

Efisiensi bukan sekadar menyelesaikan pekerjaan. Di Jotform, efisiensi berarti mengurangi hambatan, memusatkan data, dan memastikan alur kerja berjalan dari tanggapan formulir sampai tugas selesai tanpa banyak campur tangan manual.

Karena itulah kami senang bisa mengumumkan integrasi baru. Kini Jotform terhubung mulus dengan Todoist, salah satu platform manajemen tugas terdepan yang ada saat ini.

Integrasi ini sudah bisa Anda pakai langsung dari Pembuat Formulir Jotform, dan memungkinkan Anda mengubah tanggapan formulir yang masuk menjadi tugas Todoist yang siap ditindaklanjuti secara otomatis. Tidak perlu lagi memasukkan data manual. Tidak perlu lagi menyalin detail dari satu layar ke layar lain. Alur kerja jadi lebih ringkas dan pekerjaan langsung tertata.

Cara kerjanya: pemetaan fleksibel yang bisa Anda kendalikan

Integrasi ini tidak sekadar menambahkan tautan Jotform ke tugas Todoist. Kami membekalinya dengan kemampuan pemetaan kolom yang mendalam, jadi Anda bisa mengatur persis bagaimana data berpindah dari formulir Anda ke alur kerja manajemen proyek.

Begini cara kerjanya.

1. Di Pembuat Formulir Jotform, buka bilah navigasi di bagian atas halaman, lalu klik Pengaturan.
2. Pada menu di sisi kiri halaman, klik Integrasi.
3. Di bagian Integrasi pada panel utama, cari Todoist lalu klik.

4. Klik Autentikasi.

5. Pada layar login Todoist yang muncul, masuk ke akun Todoist Anda dan berikan izin akses. Kalau Anda sudah pernah login sebelumnya, cukup pilih akun Todoist Anda dari menu dropdown lalu klik Autentikasi. Untuk memakai akun lain, klik tautan Gunakan akun lain.
6. Setelah Jotform terhubung dengan Todoist, aturlah beberapa hal berikut:
   • Proyek. Pilih proyek Todoist tempat tugas akan dibuat. Pilihan ini menentukan di mana tugas berada serta pengaturan, alur kerja, dan izin proyek mana yang berlaku.
   • Kolom tugas. Pilih kolom Todoist di sebelah kiri lalu pasangkan dengan kolom formulir Anda di sebelah kanan. Untuk menambah lebih banyak, klik Tambah Kolom.
7. Klik Simpan, dan semuanya sudah siap.

Ketika seseorang mengirimkan tanggapan formulir, integrasi ini memicu aksi Buat Tugas di Todoist dan memindahkan detail yang persis Anda butuhkan. Anda bisa memetakan kolom Jotform langsung ke properti tugas Todoist:

• Pakai data dari formulir untuk menyusun judul tugas.
• Pindahkan detail rumit, penjelasan, atau catatan pelanggan langsung ke isi tugas.
• Arahkan tanggapan ke proyek Todoist tertentu yang sudah Anda tentukan sebelumnya.
• Pasangkan dropdown tingkat prioritas di Jotform dengan pengaturan prioritas di Todoist.
• Jadwalkan tugas secara otomatis berdasarkan kolom tenggat waktu.
• Kelompokkan pekerjaan yang masuk dengan label, supaya mudah difilter dan dilaporkan lintas proyek.
• Serahkan tugas ke anggota tim tertentu begitu formulir dikirim.

Dampak nyata: 4 contoh penggunaan untuk Anda

Integrasi ini menjembatani jarak antara pengumpulan data dan pelaksanaan yang bisa langsung ditindaklanjuti. Berikut beberapa contoh bagaimana Anda bisa memanfaatkan kombinasi baru yang ampuh ini untuk memaksimalkan efisiensi.

1. Pengumpulan tugas terpusat dan perencanaan harian

Tantangan terbesar dalam perencanaan harian adalah memilah permintaan yang masuk. Entah Anda mengelola antrean dukungan internal atau kotak masuk permintaan tim pemasaran, Jotform menjadi pintu depan digital untuk mengumpulkan data tugas.

• Bayangkan Anda punya formulir helpdesk IT dengan lalu lintas tinggi.
• Dalam alur kerjanya, ketika pengguna melaporkan sebuah masalah, kolom “Ringkasan Masalah” dipetakan ke judul tugas di Todoist, sementara kolom “Tenggat yang Diminta” dipetakan ke Tanggal Jatuh Tempo.
• Hasilnya, kepala helpdesk memulai harinya dengan tampilan “Hari Ini” di Todoist yang sudah terisi dan terurut prioritasnya, bukan lagi mengubek-ubek kotak masuk email yang penuh sesak. Perencanaan harian pun bisa langsung dilakukan berdasarkan data.

2. Kepatuhan berulang dan pengingat yang lebih ringkas

Untuk tim yang mengurus kepatuhan regulasi, audit keamanan, atau pemeriksaan peralatan, tantangannya adalah mengingat kapan tugas itu harus diulang.

• Bayangkan ada inspeksi keselamatan bulanan yang wajib dilakukan.
• Dalam alur kerjanya, seorang manajer fasilitas menyelesaikan inspeksi lalu mengirim formulir inspeksi, dan inspeksi berikutnya langsung terjadwal secara otomatis.
• Untuk pemetaannya, tanggapan formulir dipetakan ke Label #Kepatuhan di Todoist. Sebuah kolom tersembunyi di Jotform (misalnya “Tanggal Tinjauan Berikutnya”) otomatis dipetakan ke kolom Tanggal Jatuh Tempo di Todoist.
• Hasilnya, menyelesaikan tugas saat ini lewat Jotform sekaligus menjadwalkan inspeksi berikutnya di Todoist, jadi Anda tidak akan pernah melewatkan jendela waktu kepatuhan.

3. Manajemen proyek dan sasaran yang lebih cepat

Mengaitkan permintaan pekerjaan baru dengan proyek strategis organisasi itu penting kalau Anda ingin mencapai sasaran kuartalan.

• Bayangkan tim penjualan memakai formulir “Kickoff Klien Baru”.
• Dalam alur kerjanya, begitu klien mengisi formulir, tanggapannya langsung diarahkan ke Proyek khusus bernama “Onboarding Klien” di Todoist.
• Untuk pemetaannya, detail strategis dari kolom seperti “Ringkasan Sasaran Klien” dipetakan ke Deskripsi, sementara dropdown “Nilai Kontrak” bisa dipetakan ke Label prioritas (misalnya #KlienTier1).
• Hasilnya, manajer proyek langsung melihat inisiatif baru masuk ke proyek yang tepat, lengkap dengan konteksnya, dan siap untuk perencanaan sasaran tingkat tinggi.

4. Kolaborasi yang mulus dan produktivitas yang terlihat jelas

Manajemen alur kerja jadi berantakan ketika tugas tidak ditugaskan atau kepemilikannya tidak jelas. Integrasi Jotform dan Todoist membantu menghilangkan keraguan soal siapa yang bertanggung jawab atas apa.

• Bayangkan ada formulir permintaan aset kreatif yang dipakai satu departemen penuh.
• Dalam alur kerjanya, ketika seorang manajer pemasaran meminta sebuah aset, ia memakai formulir yang punya dropdown “Tunjuk Desainer”.
• Untuk pemetaannya, dropdown itu dipetakan langsung ke Pengguna yang Bertanggung Jawab di Todoist.
• Hasilnya, anggota tim kreatif yang bersangkutan langsung mendapat pemberitahuan di Todoist bahwa ada tugas baru yang masuk antreannya. Setelah itu, manajer bisa memakai tampilan papan Todoist untuk melihat gambaran alur produksi dan menyeimbangkan beban kerja tim berdasarkan data formulir yang masuk secara langsung.

Coba sekarang

Integrasi Jotform dan Todoist sudah tersedia di Pembuat Formulir untuk pengguna Bronze, Silver, dan Gold. Mulailah menghubungkan aliran data Anda langsung ke alur kerja dan rasakan efisiensi yang sesungguhnya.

Ingin melihat contoh nyata bagaimana Doist memakai Jotform? Baca sorotan pelanggan kami tentang alur kerja aplikasi nirlaba mereka.