Cara mengirim Docusign sebagai tautan, bukan melalui email

Tanda tangan elektronik ibarat bahan bakar yang membuat bisnis modern terus berjalan mulus. Zaman mengejar-ngejar klien atau rekan kerja supaya mau menandatangani formulir secara langsung sudah berlalu. Dengan teknologi sekarang, Anda bisa dengan mudah mengirim, menerima, dan menyelesaikan tanda tangan elektronik sekaligus merampingkan operasional Anda.

Salah satu program tanda tangan elektronik yang paling populer, Docusign, memudahkan Anda menandatangani, mengirim, dan melacak dokumen. Anda bisa memakainya untuk mengirim dokumen tanda tangan elektronik lewat email, SMS, dan WhatsApp. Tapi software ini jadi jauh lebih andal kalau Anda memakainya lewat cara yang paling fleksibel dan tercepat untuk menjangkau penerima, yaitu tautan yang bisa dibagikan.

Dengan tautan Docusign, Anda bebas membagikan dokumen dalam format apa pun. Di artikel ini, kami jelaskan cara mengirim formulir Docusign sebagai tautan alih-alih lewat email.

Membagikan tautan Docusign dengan PowerForms

Cara pertama untuk mengirim dokumen agar ditandatangani lewat tautan Docusign adalah melalui PowerForms, yaitu PDF online swalayan yang dibuat dari template. Software ini mengurangi hambatan saat mengirim dan menandatangani (ke satu penerima atau lebih) karena membuat URL unik yang bisa diakses tanpa perlu login.

Begini cara memulainya:

1. Buka halaman Templates.
2. Pada template yang ingin Anda pakai, klik menu Action bertanda tiga titik di sebelah kanan.
3. Di menu dropdown, pilih Create PowerForm.
4. Pastikan informasi di bagian Summary sudah benar, lalu sunting bila perlu.
5. Lakukan pembaruan yang diperlukan di tab Options, termasuk pada kotak Message to Signers, Email Validation, dan Usage Limits.
6. Klik Create.
7. Akan muncul popup Copy PowerForm URL. Dari situ, Anda bisa menyalin URL formulir atau kode sematnya, lalu membagikannya.

Perlu diingat, Anda harus punya izin administrator PowerForms untuk membuat dokumen-dokumen ini. Kalau Anda mencari pengalaman yang lebih ramah perangkat seluler, Docusign juga menyediakan Web Forms, yang memungkinkan Anda mengirim dokumen Docusign lewat tautan.

Mengirim tautan Docusign dengan Web Forms

Dengan Web Forms, Anda bisa membuat dokumen yang tersedia untuk umum dan dapat dikirim atau disematkan lewat tautan, bukan email. Cara ini paling pas untuk pengguna yang bekerja dari perangkat seluler.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk mulai membuat dan membagikan Web Forms Anda:

1. Buka halaman Templates, klik atau ketuk panah di samping tombol Start, lalu pilih Web Forms.
2. Dari menu Web Forms, pilih Create Web Form atau Upload Web Form.
3. Kalau Anda memilih Upload Web Form, unggah dokumen yang ingin Anda sunting dan ubah menjadi Web Form. Kalau Anda memilih Create Web Form, pilih eSignature Template atau Creating Your Form from Scratch.
4. Pilih template yang ingin Anda pakai, beri nama Web Form Anda, lalu klik atau ketuk Apply.
5. Sunting Web Form Anda di Web Forms Builder.
6. Setelah selesai, klik atau ketuk Activate, atur Access Settings Anda, lalu klik atau ketuk Activate sekali lagi.
7. Langkah-langkah ini akan menghasilkan URL Anda. Klik atau ketuk Copy Link untuk membagikan Web Form Anda lewat tautan.

Untuk membagikan URL Docusign dengan cara-cara di atas, Anda perlu berlangganan paket Business Pro Unlimited dari Docusign. Karena ada batasan ini, tidak ada salahnya mencoba alternatif lain seperti Jotform, pilihan yang lebih mudah dan lebih terjangkau.

Watch on youtube

How to Use Docusign | A Beginner's Tutorial

Cara mengirim dokumen untuk ditandatangani dengan Tanda Tangan Jotform

Tanda Tangan Jotform membantu Anda membuat dokumen tanda tangan elektronik yang bisa langsung dibagikan ke penanda tangan lewat tautan, bukan email, hanya dengan beberapa klik. Cukup susun formulir sesuai keinginan Anda (atau pilih dari lebih dari 1.000 template formulir tanda tangan elektronik), lalu ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka Sign Builder, lalu klik atau ketuk Send di menu atas.
2. Pilih Share with Link (di sebelah kiri).
3. Jawab pertanyaan Creating the Link for Yourself or Your Client dari menu dropdown Step 1.
4. Tentukan penanda tangan lain bila ada. Sertakan nama dan alamat email mereka.
5. Klik atau ketuk Create Link. Lalu klik atau ketuk Copy Link untuk membagikan URL formulir Anda.

Anda bisa membagikan tautan ini ke penanda tangan yang Anda pilih di Langkah 3, tapi tautannya bersifat publik dan bebas dibagikan ke siapa saja. 

Tips mengirim tautan Docusign

Kalau Anda memang mantap memakai Docusign, Anda bisa mengurangi hambatan dalam prosesnya dengan menambahkan langkah-langkah ini ke alur kerja tanda tangan elektronik Docusign Anda:

• Atur notifikasi untuk memantau kemajuan tanda tangan dan tanggapan yang masuk.
• Hubungi kembali penerima untuk memastikan tautan Anda berfungsi dan sudah mereka terima.
• Tetapkan tenggat waktu supaya penanda tangan tahu kapan Anda berhenti mengumpulkan tanda tangan.

Kalau Anda memakai Tanda Tangan Jotform, Anda bisa membuat tautan Anda lebih efektif dengan cara-cara berikut:

• Menyematkan dokumen Tanda Tangan Jotform Anda di situs web Anda
• Menambahkan dokumen dan penerima terkait ke Alur Kerja Jotform untuk mengotomatiskan proses tanda tangan elektronik Anda
• Mengubah PDF yang sudah ada menjadi formulir yang bisa ditandatangani supaya langsung siap pakai

Tips ini akan meningkatkan cara tim Anda berkomunikasi dengan penanda tangan.

Coba Jotform sebagai alternatif Docusign

Docusign memang cara populer untuk mengirim dokumen tanda tangan elektronik, tapi batasan dalam berbagi tautannya bisa terasa menyulitkan, baik bagi alur kerja maupun anggaran Anda. Tanda Tangan Jotform menawarkan cara yang sederhana dan gratis untuk membuat serta membagikan formulir guna mengumpulkan tanda tangan. Jotform juga menyediakan fitur-fitur canggih:

• Lebih dari 40 integrasi untuk berbagai tugas, mulai dari otomatisasi sampai pengelolaan data
• Pembuat formulir seret-dan-lepas yang intuitif
• Perpustakaan template formulir tanda tangan elektronik yang bisa disesuaikan
• Email notifikasi dan pengingat

Kalau Anda lebih suka membagikan formulir tanda tangan elektronik lewat tautan ketimbang email, coba gunakan Tanda Tangan Jotform sebagai alternatif Docusign. Anda akan mendapat pilihan yang lebih fleksibel, yang tidak tersedia di Docusign, sekaligus kendali yang lebih besar atas proses tanda tangan elektronik.