ミシガン州ウォーターフォード・タウンシップにあるJT’s Landscape Maintenanceは、家族経営の小規模な造園会社です。スタッフは多くの案件を抱えており、限られた時間の中で効率よく業務を進める必要があります。そのため、作業時間を短縮して新しい案件に対応できる時間を増やすことが、収益向上に直結します。
以前は、紙の書類やファイルを使って業務を管理していました。しかしある日、現場を訪問した際に見込み顧客から見積もりを求められたものの、担当スタッフが紙の見積書を持ち合わせていませんでした。この出来事をきっかけに、従来の紙ベースの業務管理を見直す必要性を実感することになりました。
解決策を探していたJT’s Landscape Maintenanceのスタッフは、Google検索を通じてJotformを見つけました。JotformのPDFエディターを使えば、これまで使用していた紙の書類をデジタル化できることを知り、オンラインフォームやJotformアプリ、AIエージェント、計算機能、共同作業ツールを組み合わせて、手作業中心だった業務をデジタル化しました。
今年初めにJotformを活用して以来、JT’s Landscape Maintenanceでは、新たな収益機会の創出や業務時間の短縮、チーム内の連携強化といった成果につながっています。
JT’s Landscape Maintenance × Jotform：導入効果
年間12万ドルの収益増加
スタッフはAIアプリ作成ツールを活用して、チーム内で情報を共有できるアプリを作成しました。業務時間を短縮して新しい案件に対応できるようになり、月間最大1万ドル、年間では最大12万ドルの追加収益が見込まれています。
年間3,000ドル以上のコスト削減
見積書や請求書をデジタル化したことで、オフィス用品にかかるコストを月額約260ドル削減。削減した費用は、従業員のランチなどに活用されています。
チーム連携の向上
モバイルで利用できるワークフローを導入したことで、案件の進捗状況を把握しやすくなり、チーム内のコミュニケーションと業務効率が向上しました。
紙ベースの業務が事業成長の負担に
JT’s Landscape Maintenanceでは長年、紙のフォームや手書きの見積書を使用し、日々の業務も手作業で調整していました。しかし、事業が成長するにつれて、少人数のチームでは次のような業務への対応が次第に難しくなっていきました。
- 料金設定を統一する
- 現場で見積書をすばやく作成する
- オフィスの書類を整理・管理する
- 複数の案件に対応する現場スタッフを効率よく調整する
業務全般を幅広く担当するオペレーションアドバイザーのJonathan Dickman氏は、事業の成長に対応できる、より拡張性の高い仕組みが必要だと感じていました。Dickman氏は当時を次のように振り返ります。
「当時、業務は全て紙ベースでした。すべての書類をファイルフォルダーや封筒に入れて管理していたため、いつの間にか整理しきれなくなっていったのです。」
JT’s Landscape Maintenanceでは、紙ベースの業務に依存していたことで、料金設定や見積もりにばらつきが生じるだけでなく、顧客のスケジュール管理も煩雑になっていました。
さらに、新しいスタッフを効率よく教育する仕組みがない、社内に蓄積されたノウハウを共有しにくい、顧客情報のセキュリティを十分に確保しにくいといった課題も抱えていました。
AIアプリ作成ツールで業務の一元化
業務を整理するため、Dickman氏はまず、編集可能なPDFをオンラインで探し始めました。そこでJotform PDFエディターを見つけたことをきっかけに、Jotformをほかの業務にも活用できないか検討するようになりました。
その中で、アプリを作成すれば、現場で簡単に見積もりを作成することと、チーム全体で業務情報を共有することという2つの課題を同時に解決できることに気づきました。
そこでDickman氏はJotformアプリを活用し、スタッフが外出先からでもアクセスできる社内向けアプリを作成しました。
アプリには、スタッフの業務をサポートする次のような機能や情報がまとめられています。
- 必要な資材を算出する計算ツール
- 見積もり作成ガイド
- 従業員のタイムシート
- 検索可能な顧客情報
AIを活用してアプリでの見積もり作成を効率化
Dickman氏は、プログラミングの知識がなくても、最初に作成したアプリやスタッフが必要とするワークフローを簡単に調整できることに気づきました。
たとえば、用途ごとにタブを分けて見やすいレイアウトやナビゲーションを作る場合も、手作業で一から設計する必要はありません。変更したい内容をJotformのAIアプリ作成ツールに伝えるだけで、必要な調整を行えます。
Dickman氏は次のように話します。「驚くほどスムーズです。Podoの提案を確認しながら、改善案を取り入れています。そうすることで、便利な機能を追加できました。」
見積もり作成で重要な役割を果たしているのが、資材計算ツールです。土の量やマルチング材の必要量、芝生の面積、岩石や花こう岩の重量などをもとに、現場で必要となる資材の費用を自動で算出できます。
スタッフは算出された情報をそのまま資材の購入時に活用できるため、必要なものをスムーズに調達できます。これにより、作業時間の短縮と見積もり作成の標準化を同時に実現しました。
現在では、見積もりやルート設定、料金、プロジェクトの調整を特定の担当者だけに頼る必要もありません。Dickman氏は次のように説明します。
「全員がリアルタイムで同じ情報やツールにアクセスできます。そのため、チーム全体で常に足並みをそろえて業務を進められます。」
ペーパーレス化で新たなビジネスチャンスを創出
紙ベースの業務を、必要な情報や機能を備えたAI搭載アプリへ移行したことで、JT’s Landscape Maintenanceは新たなビジネスチャンスを生み出せるようになりました。同時に、事務作業の負担を軽減し、現場スタッフが必要な情報を自分で確認しながら業務を進められる環境も整いました。
Jotform AIアプリ作成ツールの活用により、特に次の2つの面で大きな成果が生まれています：
- 収益機会の拡大： 週に約5時間の業務時間を削減したことで、新しい案件に対応できるようになり、月間約1万ドルの追加収益につながる可能性が生まれました。さらに、書類やワークフローをデジタル化したことで、3,000ドル以上のコスト削減も実現しています。
- チーム連携の強化： モバイルで共有できるワークフローを導入したことで、各案件の状況を把握しやすくなり、業務効率やコミュニケーションが改善しました。チーム内の情報共有もスムーズになり、業務上の混乱を減らすことができました。
さらに、同社ではJotformのAIエージェント「Grizz」を活用しています。現場で追加サービスを提案するタイミングを確認したり、業務に関する疑問をその場で解決したりできるほか、営業経験の少ない新しいスタッフも、AIからアドバイスを受けながら顧客対応を進められます。
AIエージェントを日々の業務に組み込むことで、新入社員のオンボーディングを効率化し、現場でもオフィスでも必要なサポートをすぐに受けられる環境を整えることができました。
小規模企業でも、大企業レベルのワークフローを実現
JT’s Landscape Maintenanceは、紙ベースで行っていた業務管理を、Jotform AIを活用した一元的なデジタルシステムへと移行しました。現在では、このデジタル環境を活用して、新たなビジネスチャンスの創出やワークフローの効率化、スタッフがより自立して働ける環境づくりを進めています。
Dickman氏はこの変化について、「本当に素晴らしい仕組みだ」語っています。
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