ミシガン州ウォーターフォード・タウンシップにあるJT’s Landscape Maintenanceは、家族経営の小規模な造園会社です。スタッフは多くの案件を抱えており、限られた時間の中で効率よく業務を進める必要があります。そのため、作業時間を短縮して新しい案件に対応できる時間を増やすことが、収益向上に直結します。
以前は、紙の書類やファイルを使って業務を管理していました。しかしある日、現場を訪問した際に見込み顧客から見積もりを求められたものの、担当スタッフが紙の見積書を持ち合わせていませんでした。この出来事をきっかけに、従来の紙ベースの業務管理を見直す必要性を実感することになりました。
解決策を探していたJT’s Landscape Maintenanceのスタッフは、Google検索を通じてJotformを見つけました。JotformのPDFエディターを使えば、これまで使用していた紙の書類をデジタル化できることを知り、オンラインフォームやJotform Apps、AIエージェント、計算機能、共同作業ツールを組み合わせて、手作業中心だった業務をデジタル化しました。
今年初めにJotformを活用して以来、JT’s Landscape Maintenanceでは、新たな収益機会の創出や業務時間の短縮、チーム内の連携強化といった成果につながっています。
JT’s Landscape Maintenance + Jotform: 成果の概要
年間12万ドルの潜在収益
スタッフはAIアプリビルダーを使用してコラボレーションハブを作成し、JT’sチームが新しい仕事に取り組む時間を確保しました。追加の仕事により、月額最大1万ドルの収益が生まれると見積もっています。
年間3,000ドル以上の節約
見積もりと請求書をデジタル化することで、事務用品のコストが月額約260ドル削減され、その資金は現在従業員のランチに使用されています。
チーム連携の改善
JT’sのモバイルワークフローにより、仕事全体の可視性、コミュニケーション、効率が向上しました。
紙ベースの業務が成長の妨げに
JT’s Landscape Maintenanceでは長年、紙のフォームや手書きの見積書を使用し、日々の業務も手作業で調整していました。しかし、事業が成長するにつれて、少人数のチームでは次のような業務への対応が次第に難しくなっていきました。
- 料金設定を統一する
- 現場で見積書をすばやく作成する
- オフィスの書類を整理・管理する
- 複数の案件に対応する現場スタッフを効率よく調整する
業務全般を幅広く担当するオペレーションアドバイザーのJonathan Dickman氏は、事業の成長に対応できる、より拡張性の高い仕組みが必要だと感じていました。Dickman氏は当時を次のように振り返ります。
「業務は紙ベースでした。すべての書類をファイルフォルダーや封筒に入れて管理していたため、いつの間にか整理しきれなくなっていったのです。」
JT’sは、紙への依存が一貫性のない価格設定と見積もり、さらには顧客スケジュールの混乱につながることを発見しました。
表面下には、新しいスタッフのトレーニング、組織的知識の共有、顧客情報のセキュリティを確保する簡単な方法がないなど、他の関連する問題もありました。
AIアプリビルダーによる業務の一元化
整理整頓のプロセスは、ディックマンが編集可能なPDFをオンラインで検索することから始まりました。それが彼をJotformのPDFエディタに導き、そこから彼はJotformをビジネスの他の部分に効果的に統合する方法を探しました。
アプリを作成することで、2つの問題を一度に解決できることに気づいたとき、彼はひらめきの瞬間を迎えました。現場で簡単に見積もりを作成する方法と、すべてのチームメンバーを業務的に同じページに配置する方法です。
ディックマンはJotformアプリを使用して、チームがモバイル業務全体でアクセスできるカスタム社内アプリを作成しました。
従業員向けの他のリソースの中で、アプリには次のものが含まれています。
- 資材計算機
- 見積もりガイド
- 従業員のタイムシート
- 検索可能な顧客記録
AIを使用してアプリベースの見積もりを効率化
ディックマンは、最初に作成したアプリ(そして彼とスタッフが必要としていたワークフロー)を、コーディングの知識なしに調整することがいかに簡単かを発見しました。
アプリ内に異なるレイアウトやより簡単なナビゲーションのための個別のタブを作成するなど、手作業でスケッチする代わりに、彼は望む調整をJotformのAIビルダーに説明するだけでした。
「それはとてもシームレスです」とディックマンは感嘆します。「私は実際に[Podo]が言っていることと彼の洗練された推奨事項に耳を傾けることに頼ります。それが私がすべての素晴らしいものを手に入れた方法です。」
彼は、AIビルダーの自己誘導的な性質が、資材計算機のようなより洗練された機能を含む、基本から高度なものへとアプリを成長させるのに役立ったことを発見しました。
見積もり作成の重要な部分である資材計算機は、JT’sのフィールドチームが土壌量、マルチ要件、芝生の見積もり、岩石/花崗岩のトン数に基づいてカスタム造園資材コストを自動的に計算するのに役立ちます。
スタッフはその情報を資材店に持っていき、必要なものを入手できるため、時間を節約し、見積もり作成を同時に標準化できます。
現在、見積もり、ルート設定、価格設定、またはプロジェクト調整のために1人に頼る代わりに、ディックマンは「全員がリアルタイムで同じリソースにアクセスできる…。それは全員を同時に調整します」と強調しています。
紙を置き換えることで新しいビジネス機会を創出
紙のプロセスをリソース豊富なAI駆動アプリに変換することで、JT’s Landscape Maintenanceは新しい(そして重要な)ビジネス機会を活用し、管理上のオーバーヘッドを削減し、フィールドチームが独立して作業するために必要なリソースを提供できます。
JT’sは、JotformのAIアプリビルダーの助けを借りて、2つの具体的な方法でビジネスの可能性を変えました。
- 収益の可能性の増加:週に推定5時間を取り戻すことで、同社は新しい仕事を引き受けることができ、月額1万ドルの追加収益に相当します。また、書類とワークフローをデジタル化することで3,000ドル以上を節約しています。
- チーム連携の改善:同社の共有モバイルワークフローにより、仕事全体の可視性、効率、コミュニケーションが向上し、全体的な混乱が軽減されました。
また、同社は、JotformのAIエージェントである「Grizz」からのヒントを使用して、現場でのアップセル機会を提案し、リアルタイムで業務上の質問に答え、典型的な営業会話に不慣れな新しい従業員をガイドすることができるようになりました。
会社の日常ワークフローにエージェントを統合した結果、従業員のオンボーディングが迅速になり、フィールド内外でのサポートが実現しました。
エンタープライズレベルのワークフローを持つ小規模企業
JT’s Landscape Maintenanceは、紙ベースの調整からJotform AIを活用した接続されたデジタルシステムへと業務を変革しました。そのデジタルエコシステムは現在、同社が新しいビジネスを活用し、ワークフローを簡素化し、従業員に力を与えるのに役立っています。
ディックマンが言うように、「それは本当に美しいことです。」
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