電子サインでコストを削減し、業務プロセスを自動化する方法
概要
業務プロセスの自動化は、企業がコストを抑え、生産性を向上させ、収益性を高めるのに役立ちます。また、より便利で無駄のない顧客体験を創出します。さらに、近年は運用コストの上昇、持続可能な事業運営の必要性、より高いデジタルセキュリティの要求などを背景に、自動化は競争力を維持するための必須条件となっています。
自動化に最適でありながら、あらゆる組織にとって非常に時間のかかるプロセスが「承認（サインオフ）」です。幸いにも、電子サインテクノロジーの普及により、この承認プロセスを自動化できるようになりました。署名の収集、署名済み文書のオンライン保管、各種規制への準拠、そして文書の進捗状況を関係者に自動通知することが、これまでより簡単に実現できます。
これらの機能により、契約、販売、財務、オンボーディング、承認、検証など、あらゆる業務プロセスにおいて時間短縮とコスト削減が可能になります。
CivilLaw. Techは、電子サインソリューションを導入するだけで、多くのビジネスプロセスの時間とコストを削減しました。
近い将来、組織内で物理的な署名を要求することは不可能になるかもしれない。マッキンゼーによる2022年の調査によると、フルタイムで在宅勤務が可能な従業員は35％、パートタイムで可能な従業員は23％である。リモートワークに対応するために多くのデジタルドキュメントプロセスが導入されており、電子署名技術はあらゆる組織のデジタル・エコシステムにとって不可欠な要素となっている。
署名プロセスを自動化し、コストを削減するために必要な情報をすべてまとめました。
電子サインとは何か？
電子サインとは何か？
電子サイン（e-signature、電子署名とも呼ばれます）とは、紙に手書きする署名（いわゆる手書きの署名）をデジタル化したもので、オンライン上で文書に署名できる技術を指します。電子サインは従来の署名に代わる手段として、署名プロセスをより迅速かつ便利にします。実際、この技術がなければ成り立たないオンライン取引も多く存在します。
電子サインは通常、マウスやタッチパッドで署名を入力または描画できるソフトウェアによって作成されます。多くの国で法的効力が認められており、金融、不動産、医療など幅広い業界で契約書や合意文書などの署名に利用されています。
たとえば、銀行や金融機関では、電子サインを活用することで、遠隔からの口座開設や各種手続きを可能にしています。不動産業界でも、対面での署名に代わり、契約書の締結をオンラインで完結させるために電子サインが広く利用されています。
ここ数年、在宅で仕事をする人が増えているため、安全で便利な電子署名の方法がかつてないほど求められている。その結果、電子署名プラットフォームはますます日常生活の一部となりつつあります。実際、世界の電子署名市場規模は、2021年のわずか44億ドルから、2030年には420億ドルにまで拡大すると予想されています。
紙の署名では不十分な理由
1980年代に統合オフィス・システムが登場して以来、企業のペーパーレス化はますます進んでいます。1990年代と2000年代には、電子メール、クライアント・サービス・ネットワーク、企業ウェブ・サーバーが広く普及し、ハードコピーを印刷する必要性がさらに減少しました。2010年代にクラウドベースコンピューティングとモバイルテクノロジーが普及すると、多くの組織はさらに重要なプロセスをデジタル化できるようになリました。
いまや生活のあらゆる場面がペーパーレスで管理できるようになりましたが、ビジネスを行ううえで署名付きの文書は依然として必要です。テクノロジー導入が遅れがちな米国連邦政府でさえ、電子サインツールの活用が進んでいます。
2021年末、バイデン大統領はテクノロジーによる政府サービスの向上に関する大統領令に署名し、連邦政府機関が国民とのやりとりの多くをデジタル化することを義務付けました。同大統領令はまた、連邦政府機関に対し、サービス提供に顧客中心のアプローチを採用するよう指示しています。
行政機関の取り組みの一つとして、電子サイン技術の活用拡大が進んでいます。電子サインソリューションを導入することで、紙の書類の削減や、国民がオンラインで手続きを完結できる環境の整備が実現し、利便性が向上します。
電子サインの投資対効果：テクノロジーがコストを削減する仕組み
スムーズなオンライン取引は、顧客体験を向上させるだけではありません。電子サインの導入は、時間とコストの大幅な削減につながり、組織の収益性向上に貢献します。電子サインがどのようにコストを削減できるのか、そのポイントをご紹介します。
電子サインが組織のコストを削減する5つの方法：
- 紙代・印刷コストの削減
- 保管・ファイル管理のコスト削減
- 書類処分・リサイクルにかかるコスト削減
- 文書処理のスピードを向上
- セキュリティ侵害のリスクを低減
紙代・印刷コストの削減
企業は年間で、従業員1人あたり平均1,200USドルを印刷費用に費やしています。多くの組織はすでに紙の使用量を減らすために文書のデジタル化を進めていますが、電子サインソリューションを導入することで、紙の原本に手書き署名を求める必要がなくなり、印刷コストをさらに削減できます。また、印刷、コピー、紙文書の管理にかかる時間を減らすことで、業務効率が向上し、従業員がより価値の高い仕事に集中できるようになります。
保管・ファイル管理のコスト削減
Business.com によると、従業員1人が働くために必要なスペースは平均120平方フィートとされていますが、実際に業務に必要なワークステーション自体は50平方フィートで十分です。残りの約70平方フィートは、多くの場合、書類保管など別の用途に使われています。紙の契約書やフォームなどの文書量を減らすことで、高額なオフィススペースの必要性を抑えることができます。
多くの企業が完全リモート化している今、電子サインソリューションを使って完全ペーパーレス化すれば、高額な外部の紙文書保管サービスも不要にできる可能性があります。
書類処分・リサイクルにかかるコスト削減
個人情報や署名を含む紙の書類は、情報漏えいを防ぐために慎重な廃棄処理が求められます。社内でシュレッダー処理を行う場合、その対応にかかる労力は少なくなく、機器の購入や維持費も発生します。さらに、外部業者へ委託する場合でも費用は高く、大企業では月額1,500 USドルを超えることもあります。
電子サインを導入することで紙の文書が不要となり、廃棄処理にかかる後工程のコストも削減できます。
文書処理のスピードを向上
物理的な署名を得るには、書類を印刷し、署名のための対面の時間を調整するか、PDFをメール送付し、署名後にスキャンして返送してもらう必要があります。その後も、安全なデジタル保管を行うためにスキャン作業が必要になるため、紙ベースの管理は完了しません。
電子サインなら、こうした手作業や往復の手間をほぼ解消でき、Wi-Fiさえあればどこからでも安全なオンラインプラットフォームを通じて署名が可能になります。
セキュリティ強化
紙の書類は、安全に保管するスペースや、情報漏洩を防ぐための厳重な管理が必要です。また、廃棄にも時間とコストがかかります。電子文書、とりわけ電子サイン付きのドキュメントは、クラウド内に保存されていても不正アクセスがより困難で、個人情報の盗難防止や、企業がセキュリティ侵害で罰則を受けるリスク軽減に役立ちます。
電子署名の自動化：仕組み
従来、署名を収集して保管するには多くの手順と手作業が必要でした。電子サインソリューションが大幅なコスト削減を実現できる理由のひとつは、これらの作業を自動化できる点にあります。さらに、電子サインソリューションは、ゼロから署名ワークフローを構築することも、既存の自動プロセスに組み込むことも可能です。
以下は、電子サインソリューションが提供できる自動化機能の一部です：
電子サイン導入の7つのメリット
- 依頼・更新・確認作業を自動化
- ワークフローに応じて自動通知を送信
- ボトルネックを特定して解消
- デジタル上の記録を簡単に確認・共有
- デジタル更新によりバージョン管理の手間を解消
- 全体的な処理時間を短縮
- Request e-signatures via online forms. With e-signature platforms, users can send links to online signature-collection forms via email and text. Through the link, recipients can access the document that needs to be reviewed and use editable fields to input their initials and legally binding signatures. The signer is often required to enter their name, email address, and sometimes other personal or identifying information to confirm their identity. Once the signer submits the form, the document is automatically routed back to the sender for review and storage. This process allows organizations to quickly and easily obtain signatures on a wide range of documents, such as contracts, agreements, and forms, without the need for physical printing and mailing.
- 電子サインリクエストを自動的にトリガーする。多くのオンボーディングプロセスや、文書を多く扱う他のワークフローはすでにさまざまなプラットフォームで自動化されていますが、依然として対面での署名（手書き署名）が必要なケースが残っています。そこに電子サインソリューションを導入すれば、ワークフローの進行中に電子サインリクエストを自動で発動させることができ、受信者はその場で署名できます。電子サインソリューションを利用することで、組織は手書き署名を集めるためにプロセスを中断する必要がなくなり、文書ワークフロー全体を完全に自動化できるようになります。
- Automate document routing for multiple signers. For complex workflows involving multi-level approvals, such as for budget allocation and large purchases, e-signature solutions can automatically route documents to appropriate recipients for review. Users can program their organizations’ approval rules using conditional logic, so documents are automatically sent up the chain of command for review. For example, when signing a contract with a new supplier, an e-signature solution can automatically submit documents to the appropriate department head for review and then up to the CFO or CEO for final approval.
- Enable workflow tracking. A lot of the manual work that goes into signature collection involves notifying each party about the status of a document. When a customer signs a contract, the other party needs to provide confirmation that their signature has been accepted. The immediate visibility of document status eliminates much of the need to request updates. This visibility can also help users identify bottlenecks in their processes, including which stakeholders tend to hold up the signing process.
- Automate email confirmations. E-signature automation makes it easier to track workflow performance and get insight into status, as well. Users can look at any open tasks in a signature collection workflow to see who has signed a contract and which stakeholders still need to sign. Likewise, document managers need to be notified when a contract has been fully signed so it can be filed. And stakeholders need to know when a document is awaiting their review and signature. E-signature platforms can automatically send notification emails at all of these junctures so the appropriate parties know it’s time to take action.
- 場所や時間に縛られずに利用できるアクセシビリティを実現。最新の電子サインソリューションはクラウドベースのため、Wi-Fiさえあればどこからでもアクセスできます。文書や署名ツールはすべてオンライン上で利用でき、特定のパソコン用ソフトをインストールする必要もありません。そのため、デスクトップでもノートPCでも、タブレットでもスマートフォンでも、ユーザーは文書の管理や署名をスムーズに行えます。
- Automatically create a digital paper trail. E-signature platforms automatically log every action taken by users, making it easy to audit processes. The notification messages automatically sent out to various users create an additional layer to a paper trail. All of this improves security by making it simple to see when documents were shared and who accessed them, all objectively and without relying on people’s memories. If there ever is some sort of security breach, stakeholders can easily review activity logs and determine who might have been responsible.
- バージョン管理をもっと簡単に。従来のようにPDFをメールで送る方法では、内容を更新するたびに新しいファイルを配布し直す必要がありました。一方、クラウドベースのプラットフォームなら、どれだけ配布していても「最新の 1 つの文書」だけが存在します。ユーザーはその 1 つのファイルを編集するだけでよく、変更内容はリンクを持つ全ての人に自動的に反映されます。
- 処理時間を短縮する。これらの自動化機能により、署名収集から文書管理まで、あらゆるプロセスが効率化され、スピードが大幅に向上します。自動通知によって文書の配布時に発生しがちな遅延が解消され、より迅速な対応が可能になります。さらに、最終署名が完了するとファイリングが自動で行われるため、次のステップを妨げるボトルネックを防止できます。
電子サインを活用すべき場面
利便性・効率性・セキュリティを兼ね備えた電子サインプラットフォームは、さまざまな業界で活用できます。署名が必要な場面がある業種であれば、ほぼどの分野でも利用が可能です。以下は代表的な活用例です。
人事部門
人事部門では、オファーレター、秘密保持契約書、社員ハンドブックなどのドキュメントに電子サイン技術を活用できます。紙の印刷・署名・スキャンといった作業が不要になるため、時間とリソースの大幅な削減につながります。また、電子サイン技術は、人事評価、福利厚生の加入手続き、会社規定の更新に伴う同意取得などにも利用でき、必要な署名や承認を効率よく収集することが可能です。
人事部門が電子サイン技術を活用するもう一つの方法は、オンボーディングにおける従業員の進捗を追跡することです。多くの電子サインプラットフォームには、どの書類が誰によって署名されたかを確認できる機能があり、必要な書類が期限内に確実に提出されるよう管理できます。
営業部門
営業部門は、契約締結の障壁をできる限り取り除くことの重要性を誰よりも理解しています。電子サイン技術を活用することで、営業チームは提案書の進捗を迅速に確認し、契約書や追加条項の修正・再送信を行い、購入金額やその他の条件に応じて適切な署名者を指定することができます。
電子サインによって営業プロセスを自動化することで、営業担当者はより多くの時間を本来のrevenueにつながる活動に集中できます。さらに、ストレスのない美しい署名体験は、新しい顧客との信頼関係を最初の一歩から築くきっかけになります。
教育機関
学校や大学といった教育機関では、成績証明書、入学契約、登録書類、奨学金関連申請など、多様な書類を電子サインでオンライン処理。紙のやり取りをなくし、スピードと正確性を大幅に向上させることができます。
教務部門は、電子サインプラットフォームを活用することで、新入生の受け入れや入学手続きに関する書類の署名をスムーズに行うことができます。これにより、書類確認のために対面のアポイントを調整する手間を、関係者すべてが省くことができます。
電子サイン技術は、保護者承諾書などの署名収集にも活用できます。生徒が紙の書類を自宅へ持ち帰って保護者の確認を得る必要はありません。代わりに、教師や管理者が保護者へ直接承諾書のリンクをメールで送り、オンラインで署名を受け取ることが可能です。これは経済的で便利なだけでなく、生徒による保護者署名のなりすまし防止にもつながります。
政府機関
政府機関は、契約書、各種申請書、支援プログラムの申請書など、幅広い文書の署名業務を電子サインで効率化できます。特に、許認可の取得、給付金の支給、納税手続き、パスポートや免許の申請処理といったサービスをより便利に提供する上で、電子サイン技術は非常に有効です。また、失業給付、社会保障、その他の支援に関連する書類をデジタル化することで、対面での訪問を不要にできます。
TSA PreCheck の申請手続きや運転免許証の更新など、対面でのチェックインが依然必要なサービスにおいても、担当者はその場で電子サイン技術を使用してデジタル署名を迅速に取得できます。これにより、署名済みの紙書類をスキャンしてデジタル化する必要がなくなります。
医療供給者
医療機関は、同意書や医療記録への署名を電子サインプラットフォームで行うことで、手続きの効率化を図ることができます。クリニックや医療提供施設の受付スタッフは、財務関連の書類や支払契約書などのフォームに電子サインソリューションを活用することで、チェックインの処理を迅速化でき、紙の書類をスキャンする手間を省くことができます。実際、新型コロナウィルスのパンデミック中には、多くの医療提供者が不要な接触を防ぐため、患者が来院前にモバイルアプリでチェックインを完了することを求めるようになりました。
救急医療の現場では、退院サマリー、経過記録、その他の患者文書に電子サインを使用することで、コンプライアンスの追跡が容易になります。また、看護スタッフや医療従事者は、内部承認のための書類処理を電子化し、紙業務を大幅に削減できます。
非営利団体
非営利団体や慈善団体は、寄付の受領、イベント参加同意書、ボランティア契約など、幅広い用途に電子サイン技術を活用できます。さらに、マネージャーは取引先やパートナー、他の団体との契約締結を、時間のかかるメールのやり取りなしでスムーズに行うことが可能です。
電子サインプラットフォームは、助成金申請書、寄付フォーム、その他の重要書類の署名プロセスでも役立ちます。常に多数の契約書が進行する非営利組織において、電子サインプラットフォームは、各ドキュメントのステータスを確認し、レビューや署名がまだ必要な書類を迅速に把握するのに特に有効です。
電子サインプラットフォームは、あらゆる業界でドキュメントの署名プロセスを効率化するための有用なツールです。このテクノロジーは、完全にデジタル化され自動化されたオフィスを実現するための鍵となり得ます。
電子サインの準備
電子サインが組織にもたらすメリットを理解いただいたところで、「では、実際に自社のドキュメントプロセスへどのように導入すれば良いのか？」と疑問に思われているかもしれません。そのためにはそしてそれを適切に管理するためのプラットフォームの選び方を理解する必要があります。
電子サインを支える法律と規制
電子サインは比較的新しいツールであり、それを支える法律や規制は今も進化し続けています。米国における電子サインの法整備は、主に次の2つの法律に基づいています。
- 1999 年に制定された 電子取引統一法（UETA：Uniform Electronic Transactions Act） は、電子サインを手書きの署名と同等のものとして認めています。これにより、当事者は従来の紙文書と同様に、オンライン上で契約を締結し、業務を行うことが可能になります。UETAは、電子サインおよび電子記録が 法廷で証拠として認められる ことを定めることで、法的効力を明確にしています。また、電子サインは電子的な形式であるという理由だけで、法的効力や強制力を否定されることはないと規定しています。要するに、UETAは、電子サインされた契約書や法的文書は、紙に手書きで署名された文書と同じ法的有効性を持つことを明確に示しているのです。
- 2000年に制定されたE-Sign Actは、米国全体における電子サインの利用を規制する法律です。この法律により、当事者は従来の紙文書と同様に、電子的手段を用いて文書の作成・保存・署名を行い、オンラインで取引を進めることが認められています。E-Sign ActはUETAと重なる部分がありますが、適用範囲が異なります。E-Sign Actは州をまたぐ取引や国際取引に適用される一方、UETAは単一の州内で行われる取引に適用されます。
電子サインに関する法律は、世界各地でさまざまな規制によって整備されてきました。欧州では、欧州議会が2014年にeIDAS規則を制定し、誰が、どのような条件で電子署名技術を利用できるのかを含め、欧州連合（EU）における電子サインの法的枠組みを明確に定めています。また、オーストラリアでは、1999年に電子取引法（Electronic Transactions Act）が施行され、手書き署名を求めていた従来の法律を改正し、電子的な署名を認める形へと遡及的に更新しました。
ヨーロッパ、オーストラリア、その他の地域で事業を展開する組織は、現地の電子サインに関する法律を調査し、確実に準拠する必要があります。
電子サインプラットフォームを選ぶときに重視すべきポイント
市場には多くの電子サインソフトウェアがありますが、すべてが同じ利便性や効果を提供しているわけではありません。選定する際は、以下の基準を満たす電子サインプラットフォームを探してください。
- 導入が簡単であること電子サインプラットフォームはクラウドベースで、あらゆるOSやモバイルデバイスで動作する必要があります。また、ノーコードで設定でき、専門的な技術知識がなくても誰でも扱えることが重要です。複雑なセットアップやスタッフのトレーニングに貴重な時間とコストを費やす必要があってはいけません。
- スムーズな連携既に業務プロセスで自動化ツールを利用している場合、その仕組みとスムーズに連携できる電子サインソリューションが不可欠です。既存のシステムと問題なく連携できるかどうかは、導入効果を最大化する重要な判断基準となります。
- 安全であること電子サインプラットフォームは、最新のデータ暗号化技術と安全なストレージ機能を備え、ユーザー情報を強固に保護できることが不可欠です。進化し続けるセキュリティ基準を満たしてきた実績を確認し、既存のシングルサインオン（SSO）プロバイダーと統合できるかも重要なポイントです。これにより、アクセス管理をさらに強化し、セキュリティレベルを一段引き上げることができます。
- 法令遵守。選択するソフトウェアが、電子サインに関する既存の規制に準拠しているかどうかを明確に示している必要があります。また、米国の医療業界で使用される電子署名プラットフォームは、HIPAAコンプライアンスに準拠していることも求められます。
- 無制限に利用できること選ぶべき電子サインソリューションは、今だけでなく、将来的な成長にもしっかり対応できる必要があります。署名件数に制限があるサービスでは、ビジネスが拡大するほど追加料金が発生し、成功がコスト増につながってしまいます。署名を無制限に収集でき、レコード（文書や署名履歴）も無制限に保存できること。これにより、保管容量を気にする必要もなく、成長の足かせにもなりません。
- わかりやすいコスト構造多くの電子サインサービスは、ドキュメントの件数や利用可能なストレージ容量を基準にした複雑な料金体系を採用しています。こうした料金設定では、実際にどれだけコストがかかるのか、ROI（投資対効果）を正確に見積もることが難しくなります。予期せぬ追加費用を避けるためにも、シンプルで透明性の高い料金体系を提供するソリューションを選びましょう。
- エンドツーエンドで完結優れた電子サインソリューションは、単にオンラインで署名を回収できるだけではありません。組織が多様な文書プロセスを管理・自動化できることが重要です。文書管理を一元化できるエンドツーエンドのソリューションを選ぶことで、取引先の会社を集約し、全体的な運用コストを削減できます。また、異なるソフトウェア同士の非互換性による問題を解消することにもつながります。
Jotformサイン：未来を見据えた電子サインプラットフォーム
電子サインは、署名者・受領者の双方にとって、あらゆる取引の利便性・効率・セキュリティを向上させます。組織全体で電子サインソリューションを導入することで、生産性の向上やコスト削減など、このテクノロジーのメリットを最大限に活かすことができます。
Jotformサインは、ドキュメントやワークフローの作成から安全なクラウドストレージまで、電子サイン収集のあらゆる側面を自動化します。Jotformエンタープライズのソリューションの1つであるこの汎用性の高いプラットフォームは、多くの署名ワークフローを平均1.8日に短縮することができるほど効率を向上させます。迅速なセットアップと簡単な導入のために、このプラットフォームはすでにインストールされている多くのサードパーティプラットフォームとシームレスに統合されています。
顧客も、それにサービスを提供する組織も、文書の署名や管理においてより便利な環境を求めています。電子サインソリューションは、時間とコストを削減するだけではありません。関係者全員にとって、より快適でスムーズな署名体験を実現します。
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