ARTYKUŁ
The educator’s technology toolkit: Tuning up for efficiency and savings
Tuning up for efficiency and savings
In the past few years, school administrators have had to quickly pivot to digital solutions for virtual learning and administration. Most had little time to plan, strategize, or integrate new programs with their legacy tools. Now, with a moment to breathe, administrators have an opportunity to include more cohesive and efficient education technology tools in their existing systems.
According to a survey by RAND Corporation, 85 percent of principals experience stress related to their work, and 59 percent of teachers feel burned out. Drained teachers are ready to leave the profession in droves, with the National Education Association finding that more than half say they plan on quitting or retiring earlier than expected.
85% of principals experience stress related to their work.
59% nauczycieli zmaga się z wypaleniem zawodowym.
Co administratorzy mogą zrobić, by zminimalizować wypalenie zawodowe, wspierać personel i w efekcie ulepszyć doświadczenie uczniów? Wykorzystać solidne narzędzia dla edukatorów, które automatyzują zadania administracyjne, chronią dane i usprawniają współpracę pomiędzy nauczycielami. Tego typu rozwiązania ułatwiają nużące zadania, pozwalając kadrze nauczycielskiej skupić się na uczniach.
Dzięki temu poradnikowi, dowiesz się, jak możesz zbudować tego typu przybornik. Omówimy również to, w jaki sposób rozwiązania te mogą pomóc instytucjom edukacyjnym w upraszczaniu procesów, ochronie danych i zwiększaniu produktywności, prowadząc do lepszego doświadczenia uczniów, nauczycieli i zarządców.
What administrators need in a technology toolkit
Każdy zestaw narzędzi będzie się różnić w zależności od wielkości szkoły, przeznaczenia, budżetu i ogólnych celów. Najlepsze szkoły korzystają z różnych narzędzi wymienionych poniżej. Ta lista rozwiązań dla instytucji edukacyjnych może być dość przytłaczająca, jednak im lepiej poznasz każde z nich, tym łatwiejsze będzie dla Ciebie zarządzanie szkołą, nauczycielami i uczniami.
"Zestaw narzędzi dla edukatorów obejmuje rozwiązania cyfrowe i aplikacje , potrzebne do zarządzania procesem nauczania."
Podzielimy idealny przybornik technologiczny dla nauczycieli na trzy główne kategorie narzędzi - do zarządzania szkołą, edukacji i kontaktu z uczniami - oraz krótko opiszemy każdy z nich.
Zarządzanie Szkołą
Enterprise resource planning (ERP) system
Oprogramowanie ERP pozwala na zarządzanie codzienną działalnością i procesami szkoły, takimi jak księgowość, zarządzanie zasobami i zgodność z regulacjami. Pomaga ono w zarządzaniu szkołą i pozwala wszystkim działom na dostęp do informacji z dowolnego miejsca w celu usprawnienia współpracy. ERP może również zautomatyzować powtarzalne procesy, pozwolić administratorom oszczędzić czas poświęcany na na utrzymywanie papierowych dokumentów oraz wypełnić zewnętrzne i wewnętrzne luki komunikacyjne.
Oprogramowanie księgowe dla szkół
Dzięki oprogramowaniu do księgowości, administratorzy mogą dokonywać opłat, wysyłać faktury, elektronicznie podpisywać dokumenty, generować raporty finansowe i zarządzać płacami - pomagając im działać zgodnie z obowiązującym prawem, jednocześnie ułatwiając sobie prace. Niektórzy z nich korzystają nawet z oprogramowania księgowego do oceny potrzeb programowych, by zapewnić odpowiednie finansowanie i podejmować decyzje budżetowe w okręgach szkolnych.
System informacji o uczniach (SIS)
SIS, czyli system zarzadzania uczniami, stanowi bazę wszystkich danych dotyczących uczniów, takich jak oceny, uwagi i obecność. Bez takiego systemu, śledzenie, analiza i raportowanie wyników w nauce - na przykład podczas wywiadówek - jest prawie niemożliwe.
System zarządzania kadrą
With faculty and staff management systems, school administrators are better equipped to track and manage their employees, including teachers, nurses, cafeteria workers, and custodians. By helping administrators organize personal employee information (like address, qualifications, references, and salaries), in addition to performance, onboarding, and time-off requests in one place, they’ll be able to easily access their records if and when they need to administer annual reviews, promotions, or disciplinary action.
Special education management software
To manage the Individualized Education Plans (IEPs) of special needs students, many teachers, parents, and administrators use special education management software. These education technology tools, which frequently integrate with student information systems, help develop IEPs by addressing the specific educational needs, goals, and learning objectives of each special needs student. These solutions even help facilitate compliance checks, evaluations, and other state mandates, and track and report student data related to disabilities to improve outcomes, promote inclusivity, expand services, and close the achievement gap.
Event management system
A powerful event management system helps administrators plan and market school events, execute them smoothly, and measure their success. This tool is especially useful when schools need to boost event awareness and attendance to generate funds — perhaps to buy new equipment for the school or send a class on a field trip.
Athletics management system
Sports plays a huge role in many schools, which is why a comprehensive athletics management system can be particularly helpful in running day-to-day operations. These solutions help track and manage student eligibility, signed permission slips, sports equipment and merchandise, financial aid, recruitment, and schedules — across all seasons and sports.
Customer relationship management (CRM) system
To personalize and manage relationships with both current and prospective students, your toolkit needs a CRM. This educator’s technology solution will not only help you get a clearer understanding of how your staff is communicating with students and parents, but it will also help you streamline your admission and enrollment process, schedule touchpoints with specific prospects, and collect and manage tuition payments. Most importantly, a CRM can help you visualize demographics and identity enrollment gaps to optimize your recruitment efforts.
Content management system (CMS)
Highly personalized, engaging web pages and content aren’t just for affluent enterprises, thanks to content management systems. These education technology tools help administrators and teachers build and manage school websites that are engaging, accessible, streamlined, and secure — for parents and students alike.
Sports staff and students’ needs vary from the rest of your faculty and learners. By having a separate tool designed for them — preferably one that integrates with the other education technology tools you have in place — you’ll be able to help your athletics department stay organized and communicative when coordinating with the rest of the school.
Email marketing system
Including an email marketing system in your educator’s technology toolkit comes with a wide variety of benefits. It’s cost-effective, allows you to reach your entire school or district quickly and efficiently, and improves email open rates. Independent or private schools can especially benefit from email marketing tools, as their administrators can build engaging, personalized marketing campaigns to set them apart from competitors and fill their admissions pipeline.
Edukacja
Learning management system (LMS)
Used to create, administer, and manage educational courses and report on outcomes, an LMS works for face-to-face, virtual, or hybrid learning environments. The best ones have all the tools you need to run a classroom — creating quizzes, monitoring student participation, engaging learners, and automating the grading process.
Professional development software
No matter how long you’ve been in the education field, there’s always more to learn and better ways to optimize your existing methods. Professional development software, particularly programs with some form of built-in professional learning community (PLC), can help your faculty enhance their techniques and effectiveness. These online platforms help administrators ensure high-quality classroom instruction, encourage peer-to-peer coaching and collaboration, identify areas of interest for future professional development programs and seminars, and onboard new teachers and personnel.
Curriculum management system
Manually brainstorming, developing, and launching curriculum is time-consuming for teachers. They have to cull the internet for relevant resources and ensure their instructional materials align with their district and state standards. However, curriculum management software helps combat these challenges by automating curriculum approval processes and mapping, measuring outcomes, and facilitating collaboration between teachers and administrators.
Audit your tech toolkit
Jak widzisz, istnieje wiele rozwiązań technologicznych dla sektora edukacji. Mimo, że możesz celować we wdrożenie ich wszystkich, to nie tylko drogie, ale także nieco nierealistyczne. Być może zacząłeś(-łaś) korzystać z niektórych rozwiązań już kilka lat temu, gdy pojawiła się potrzeba nauki zdalnej, jednak mając teraz więcej czasu na przeprowadzenie badań, możesz skupić się na stworzeniu przybornika spełniającego konkretne potrzeby Twojej szkoły.
Gotów zacząć?
Przed podjęciem decyzji dotyczącej inwestycji w nowe rozwiązania, przeanalizuj swój aktualny przybornik, by dowiedzieć się, co działa dobrze, co nie działa, a co może zostać usprawnione.
Zgromadź zespół ds. audytu technologicznego
By znaleźć odpowiednie zasoby dla swoich pracowników, musisz zebrać odpowiedni zespół, składający się z nauczycieli, pracowników administracji i innych osób, które mają na co dzień do czynienia z narzędziami edukacyjnymi. Zaplanuj spotkanie z zainteresowanymi stronami i poproś je o wyrażenie opinii - zarówno pozytywnych, jak i negatywnych - dotyczących aktualnie wykorzystywanych narzędzi.
Jeśli czujesz się na siłach, możesz nawet rozprowadzić ankietę wcześniej, by lepiej przygotować się na zebranie. Ten akt decentralizacji przywództwa sprawia, że zainteresowani poczują się zauważeni, usłyszani i docenieni.
Zbierz opinie na temat aktualnie wykorzystywanych rozwiązań
Po skomponowaniu zespołu ds. audytu technologicznego, spytaj każdego z członków o pozytywne aspekty, wyzwania i problemy związane z każdym z rozwiązaniami, z których korzystacie. Stwórz listę narzędzi i zadaj następujące pytania na temat każdego z nich:
Przeprowadź ankietę wśród zainteresowanych, by zidentyfikować braki i możliwości technologiczne
- Kto korzysta z tego narzędzia?
- Jakie są jego zalety i wady?
- Jakich funkcji mu brakuje? Które funkcje powinny działać lepiej?
- Czy jest porównywalne do innych narzędzi w Twoim przyborniku? Jeśli tak, czy jest lepsze, czy gorsze?
- Czy współpracuje z resztą wykorzystywanych przez Ciebie narzędzi? Jeśli tak, w jaki sposób?
- Co stanie się, jeśli pozbędziesz się tego narzędzia? Jak będzie wyglądało usunięcie go z Twoich procesów? Czy będzie to miało wpływ na Ciebie, uczniów i rodziców?
Zapytanie pracowników o to, czego potrzebują, zamiast oferowania im tego co myślisz, że jest im potrzebne pozwoli Ci poznać prawdziwe, szczere opinie. Pozwolenie swojemu zespołowi dzielić się swoim zdaniem ułatwi Ci usunięcie nieefektywnych narzędzi z zestawu technologicznego, by móc zastąpić je oprogramowaniem, którego Twoi współpracownicy rzeczywiście chcą, potrzebują i będą używać. W idealnej sytuacji, im bardziej efektywnie będzie wykorzystywana technologia, tym bardziej produktywne i skuteczne staną się Twoje działania.
Identyfikacja nakładania się operacji i nieefektywności pomiędzy platformami
Po zapoznaniu się z zestawem narzędzi technicznych, ważne jest, aby przeprowadzić badania na temat tego, do czego służy każde narzędzie, z którego korzystasz. Poznaj jego najpopularniejsze funkcje, przykłady wykorzystania oraz sposób komunikacji i współpracy z innym oprogramowaniem.
Następnie, odwołując się do notatek ze spotkania, oceń każde z narzędzi. Czy niepotrzebnie komplikuje ono codzienne procesy? Czy pokrywa się z funkcjonalnością innych narzędzi? Czy integruje się z innymi systemami? Jeśli narzędzie zwiększa potrzebny nakład pracy, wykorzystuje nadmierne zasoby (pracę, pieniądze lub czas) lub zwiększa liczbę popełnianych błędów, jest ono nieefektywne i należy się go pozbyć.
Przeanalizuj wydajność i koszty
Innym ważnym aspektem audytu przybornika technologicznego jest analiza metryk wydajności i kosztów każdego rozwiązania oraz porównanie ich z podobnymi dostępnymi na rynku narzędziami. Czy płacisz za dużo za ograniczone funkcje? Czy rozwiązanie jest skalowalne? W którym momencie pojawiają się problemy i dochodzi do awarii? Jaki jest średni czas reakcji każdego narzędzia?
By odpowiedzieć na te pytania, przeprowadź testy wydajnościowe, takie jak testy obciążeniowe lub stresowe, przy pomocy odpowiedniego oprogramowania do testowania.
LOAD TESTING measures the tool’s performance as the workload increases (e.g., downloading many internet files at once or sending a large amount of jobs to a printer’s queue). Does the response time lag, improve, or stay the same as normal working conditions are pushed?
STRESS TESTINGor fatigue testing, measures the software’s performance beyond normal working conditions (e.g., when a large number of users try to log into a program at once). By testing the program’s robustness and capacity for error handling, you can measure its stability, how it might fail, and how well it can recover.
Po wyborze narzędzia do testowania wydajności, warto przeprowadzać testy co najmniej raz do roku, by zapewnić, że wszystkie rozwiązania działają jak należy. Zaplanuj je na weekendy lub dni, w których pracuje jak najmniejsza liczba osób, by zminimalizować problemy związane z przerwami technicznymi.
Tego typu testy wydajności pozwolą Ci lepiej zrozumieć aktualnie wykorzystywane narzędzia - efektywność, dokładność i stabilność każdej aplikacji na różnych systemach operacyjnych - dzięki czemu pozbędziesz się niepraktycznego oprogramowania.
Poznaj bardziej zintegrowane rozwiązania
Po przeprowadzeniu ankiety na temat aktualnie wykorzystywanych narzędzi, zidentyfikowaniu wyzwań i przeprowadzeniu testów, czas poszukać najlepszych rozwiązań dla Twojej szkoły.
Tego typu testy wydajności pozwolą Ci lepiej zrozumieć aktualnie wykorzystywane narzędzia - efektywność, dokładność i stabilność każdej aplikacji na różnych systemach operacyjnych - dzięki czemu pozbędziesz się niepraktycznego oprogramowania.
TECHNICAL DEBTThe implied cost of additional rework caused by choosing an easy (limited) solution now instead of using a better approach that would take longer.
Znajdź odpowiednie narzędzia edukacyjne do swojego przybornika
Mimo, że cena jest ważnym czynnikiem podczas wyboru rozwiązania dla Twojej szkoły, nie jest to jedyna kwestia, którą musisz wziąć pod uwagę. W końcu cena nie równa się wartości. Jeśli dwa podobne rozwiązania znacznie różnią się ceną, jedno z nich może być bardziej wszechstronne niż drugie, oferując więcej funkcji i zabezpieczeń. Zainwestowanie w jeden solidny system, który oferuje więcej funkcjonalności niż kilka mniejszych, w dłuższej perspektywie może pozwolić Ci zaoszczędzić pieniądze.
"Zainwestowanie w jeden solidny system, który oferuje więcej funkcjonalności niż kilka mniejszych, w dłuższej perspektywie może pozwolić Ci zaoszczędzić pieniądze."
Dodając do swojego przybornika odpowiednie narzędzia technologii edukacyjnej, poszukaj takich, które realizują następujące cele:
- Przechowuj dane na dedykowanych serwerach
- Szyfruj swoje formularze
- Oferuj ochronę hasłem i Google reCAPTCHA
- Zachowaj zgodność ze standardami, takimi jak
- HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act)
- PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard)
- HCCPA (California Consumer Privacy Act)
- GDPR (General Data Protection Regulation)
Bez odpowiednich zabezpieczeń, Twoja szkoła ryzykuje wyciekiem poufnych danych osobistych uczniów, takich jak imiona i nazwiska, daty urodzenia oraz oceny. Spytaj dostawców technologii o to, czy ich rozwiązania są regularnie testowane pod kątem bezpieczeństwa. Dostawcy usług powinni zapewnić raport SOC 2 (lub podobny), opisujący zabezpieczenia i plan działania w wypadku wycieku danych.
Poza zapewnieniem, że wybrane przez Ciebie rozwiązania zawierają zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, skup się na umiejętnościach cyfrowych. Stwórz cyfrowy plan bezpieczeństwa dotyczący przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i prywatnościw Twojej szkole - np. Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) - i nadzoruj jego przestrzeganie wspólnie z nauczycielami i rodzicami. Im większa wiedza na temat cyberprzestępczości, tym większe bezpieczeństwo Twojej społeczności szkolnej.
To powiedziawszy, nie śpiesz się z wprowadzeniem zmian. Poświęć czas na znalezienie narzędzi, które mogą zautomatyzować Twoje codzienne zadania bez stawiania niektórych uczniów w niekorzystnej sytuacji. Jako administrator, musisz wybrać oprogramowanie, które bierze pod uwagę przyszłość uczniów, nauki i społeczności oraz daje swoim użytkownikom możliwość wyboru (np. pozwalając uczniom odmówić podania niektórych danych bez wpływu na możliwość korzystania z narzędzia).
Integrate with other technology solutions for education
Pamiętasz wykonany przez Ciebie audyt technologiczny, podczas którego określiłeś, które z narzędzi dobrze ze sobą współpracują? Twoje nowe narzędzia powinny być ze sobą kompatybilne. Jeśli nie mają one możliwości integracji z innymi narzędziami i wygodnej synchronizacji danych, nie powinny być częścią Twojego przybornika. Zintegrowane systemy oszczędzają czas i pieniądze, poprawiają kulturę pracy i zwiększają produktywność. Pomagają również w gromadzeniu bardziej istotnych, wiarygodnych i dostępnych danych.
Jako przykład, weźmy \nprofesjonalną społeczność naukową (PLC). Dzięki zintegrowanym systemom, Twoi nauczyciele będą mogli wykorzystywać różne narzędzia edukacyjne, by zbudować kanały komunikacyjne - formularze i ankiety, e-maile, czat tekstowy lub połączenia wideo - by udostępniać najlepsze praktyki i porady, być na bieżąco z nowinkami i współpracować w czasie rzeczywistym.
Są przyjazne użytkownikowi
Podczas poszukiwania platformy edukacyjnej do swojego przybornika, najważniejsze jest bezpieczeństwo i prostota użytkowania. Jeśli nauczyciele, uczniowie lub rodzice nie będą potrafili korzystać z oprogramowania - lub będzie to wymagało czasochłonnego szkolenia - Twoje narzędzia będą bezużyteczne, jak dobre by nie były. Podczas poszukiwania różnych rozwiązań, przeczytaj recenzje dotyczące użyteczności i wykorzystaj darmowe okresy próbne, by przetestować oprogramowanie.
Są skalowalne i innowacyjne
Zarządzanie szkołą jest podobne do prowadzenia firmy. Musisz odpowiadać przed klientami (nauczycielami, uczniami i rodzicami) i przełożonymi oraz zadbać o produktywność, jednocześnie minimalizując koszty. Musisz również wykazać się elastycznością i być gotowym(-ą) na nieprzewidziane sytuacje.
By poradzić sobie z tymi wyzwaniami, warto wybrać narzędzia, które będą pasowały do Twojego ciągle zmieniającego się budżetu, wiedzy pracowników i potrzeb technologicznych. Znajdź oprogramowanie, które będzie dostosowywalne, rozwojowe, innowacyjne i zdolne wspierać zwiększone obciążenie użytkownikami i danymi. Skalowalne, innowacyjne oprogramowanie zwiększa kreatywność, zaangażowanie, morale i wydajność w całej szkole, pomagając pracownikom i uczniom korzystać z technologii w celu optymalizacji procesu pozyskiwania wiedzy.
Build a better educator’s toolkit for your school
Transformacja technologiczna nie musi być kosztownym i stresującym przedsięwzięciem - szczególnie, jeśli masz czas, by przeprowadzić ją w odpowiedni sposób. Porozmawiaj ze swoim zespołem, przeprowadź audyt i określ, które z narzędzi wymagają wymiany, by ulepszyć środowisko nauczania.
Transformacja technologiczna nie musi być kosztownym i stresującym przedsięwzięciem - szczególnie, jeśli masz czas, by przeprowadzić ją w odpowiedni sposób.
Co najważniejsze, pamiętaj o tym, że niemal niemożliwe jest opracowanie przybornika edukacyjnego w jeden dzień. Mimo, że poznawanie sposobów, w jaki technologia może pomóc Ci w codziennych zadaniach, ochronie danych i zwiększeniu satysfakcji uczniów może być ekscytujące, tego typu zmiany nie mogą być wprowadzane w pośpiechu. Zacznij od jednej lub dwóch kategorii i stopniowo rozwijaj swój przybornik. Wprowadzanie narzędzi edukacyjnych wymaga cierpliwości, komunikacji i stałego wprowadzania zmian, by nadążyć za stale zmieniającymi się potrzebami Twojej szkoły i całego sektora edukacji.
Oto kilka sposobów na opracowanie efektywnego zestawu narzędzi dla Twojej szkoły.
Ustal nowe cele dotyczące wydajności
Ważne jest, by ustalić z pracownikami cele dotyczące sposobu myślenia o wykorzystywanym przez nich zestawie narzędzi przed i po wprowadzeniu nowych technologii. Uczenie się i przyswajanie nowych narzędzi wymaga czasu - daj więc swojej kadrze trochę luzu podczas próby osiągnięcia starych celów wydajnościowych i wyznaczania nowych. Wyznaczaj cele wspólnie ze swoim zespołem i jasno wyjaśnij oczekiwania dotyczące sposobu mierzenia postępów.
Zidentyfikuj rozwiązanie, które łączy się z innymi platformami
Podczas optymalizacji istniejących rozwiązań i poszukiwania nowych, kluczową kwestią jest konsolidacja. By oszczędzić czas i pieniądze, jeśli jest to możliwe, skonsoliduj wszystkie wykorzystywane przez Ciebie platformy w jedno rozwiązanie. Spójne środowisko zapewnia większą kontrolę i bezpieczeństwo oraz łatwiejsze udostępnianie danych i współpracę.
By oszczędzić czas i pieniądze, jeśli jest to możliwe, skonsoliduj wszystkie wykorzystywane przez Ciebie platformy w jedno rozwiązanie.
Kontynuuj zbieranie i analizowanie opinii użytkowników
Koniec końców, sukces wybranych przez Ciebie narzędzi zależy od tego, czy będą one wykorzystywane. Jeśli pracownicy, uczniowie i rodzice uważają, że oprogramowanie jest zbyt skomplikowane, ograniczone, powolne lub niewygodne, musisz o tym wiedzieć. Może to oznaczać, że coś, za co płacisz jest nieefektywne, a może nawet problematyczne - to przeciwieństwo tego, czego potrzebujesz.
Kontynuuj rozsyłanie ankiet, organizowanie spotkań z zespołem ds. technologii i odwiedzaniu klas, by przypomnieć, że opinia uczniów i nauczycieli ma znaczenie. Rozważ przeprowadzenie takich wizyt kontrolnych raz lub dwa razy w roku oraz kilka tygodni po wprowadzeniu jakiejkolwiek nowej technologii.
Zaplanuj spotkanie z zespołem technicznym - być może pod koniec roku szkolnego - podczas którego dokonacie przeglądu istniejącego zestawu narzędzi, wyników ankiet i ogólnych opinii, a następnie określicie sposób postępowania. Dzięki ciągłemu sprawdzaniu i zbieraniu informacji przez cały rok szkolny, unikniesz potrzeby wprowadzania drastycznych zmian - wystarczy lekkie usprawnienie aktualnie wykorzystywanych narzędzi. Twoi pracownicy nie będą musieli w pośpiechu uczyć się nowych technologii, unikniesz niepotrzebnych opłat i będziesz mógł(a) z roku na rok czerpać coraz więcej z opracowanego przez Ciebie przybornika.
Technologia dla nauczycieli - klucz do bardziej angażującego środowiska nauczania
Kilka lat temu, gdy nauka zdalna stała się koniecznością, zrobiliście wszystko, co w Waszej mocy, by stworzyć wirtualne środowisko nauczania. Wdrożyliście systemy, aby pomóc nauczycielom, uczniom i rodzicom w poruszaniu się po nowej, cyfrowej klasie. Popełniliście kilka błędów, odnieśliście kilka sukcesów i sporo się nauczyliście.
Masz teraz zarówno czas, jak i wiedzę, by stworzyć lepszy, bardziej elastyczny przybornik technologiczny, pozwalający Ci radzić sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami, chronić dane i rozwijać swoją działalność.