Como adicionar uma assinatura eletrônica no Formulários Google

Quer você precise de formulários online para sua empresa de contabilidade, organização sem fins lucrativos ou negócio de planejamento de festas, eles certamente representam uma maneira fácil e conveniente de coletar dados e feedbacks valiosos e acionáveis para aprimorar seus negócios ou organizar um evento.

Além disso, graças ao desenvolvimento das assinaturas eletrônicas, os formulários online também podem substituir o processo demorado, caro e prejudicial ao meio ambiente de imprimir e enviar formulários físicos em papel pelo correio para serem assinados. Os criadores de formulários com recursos para assinatura eletrônica facilitam bastante a assinatura de contratos e documentos, a criação de fluxos de trabalho de aprovação e a colaboração em projetos.

Infelizmente, nem todos os criadores de formulários online possuem recursos para a coleta de assinaturas eletrônicas — inclusive o amplamente conhecido e usado Formulários Google.

Dito isso, existe uma pequena solução alternativa. Veja a seguir como adicionar uma assinatura eletrônica a um formulário e começar a coletar assinaturas eletrônicas usando o Formulários Google.

Como adicionar uma assinatura eletrônica no Formulários Google

Como o Formulários Google não oferece um recurso de assinatura eletrônica nativo, primeiro, é necessário fazer o download de um complemento. Embora esse complemento não torne suas assinaturas eletrônicas juridicamente vinculativas, ele pode funcionar em ocasiões menos formais, como em um formulário para viagem de campo da turma ou uma simples pesquisa de feedback dos funcionários.

Veja abaixo como incluir um complemento de assinatura eletrônica em seu formulário do Formulários Google usando o popular complemento Assinatura.

1. Navegue até a página inicial do Formulários Google e selecione o formulário ao qual você deseja adicionar uma assinatura eletrônica.
2. Clique nos três pontos verticais no canto superior direito da tela e selecione Complementos.
3. Digite “Assinatura” na caixa de pesquisa de aplicativos, selecione-o quando encontrá-lo e instale-o. Observação: Você também verá diversas outras opções de complementos de assinatura, incluindo o Adobe Sign.
4. Para que o complemento Assinatura funcione após sua instalação, é necessário criar uma planilha para coletar e armazenar as respostas do seu formulário. Ative esta opção selecionando o ícone verde no formato de planilha na guia Respostas.
5. Em seguida, na guia Configurações, navegue até Respostas e desative as duas opções listadas sob Login Necessário. Isso permitirá que respondentes de fora da sua organização respondam ao formulário online e removerá o limite de uma resposta por pessoa.
6. Feito isso, você pode começar a adicionar os campos de assinatura eletrônica. Para isso, selecione o ícone de peça de quebra-cabeça na parte superior da página e abra o complemento Assinatura.
7. No menu suspenso, selecione Multiple Signatures (new) para adicionar várias assinaturas ou Add Single Signature caso precise da assinatura de apenas uma pessoa.
8. Desmarque a opção Protect view links for received signatures para poder visualizar suas assinaturas.
9. Em seguida, no menu do Assinatura, selecione o link de teste para visualizar seu formulário. Você deverá ver um botão verde com os dizeres Show Signature Page se tudo estiver funcionando corretamente. Esse é o mesmo botão no qual os entrevistados precisarão clicar para concluir o processo de assinatura eletrônica — o qual os redirecionará para uma página separada para assinar o formulário.
10. Por fim, depois de confirmar que o link funciona, clique no botão Get link na janela pop-up do Assinatura para copiar o link do formulário e compartilhá-lo com seus entrevistados. Observação: O compartilhamento do formulário através deste link é a única forma de permitir que os entrevistados assinem o formulário do Google. O recurso de assinatura eletrônica não funcionará se você compartilhar o formulário com outras pessoas da maneira como normalmente o faria.

Esse processo de instalação e configuração é árduo e complicado — mas o maior problema com esse método de assinatura eletrônica para o Formulários Google é que ele, tecnicamente, ainda não representa uma assinatura eletrônica real. O Formulários Google não estabelece a identidade da pessoa que assinou o documento de forma significativa, além de não oferecer aos usuários nenhuma garantia legal ou de proteção de dados.

Caso não receba nenhuma confirmação que especifique como a assinatura foi criada — ou até mesmo um texto ou gráfico adicionado ao registro assinado para provar que ele foi assinado eletronicamente — você corre o risco de coletar assinaturas eletrônicas fraudulentas, perder contratos ou que os signatários aleguem falsamente que não entenderam o que estavam assinando.

Diferente do Formulários Google, softwares de assinatura eletrônica, como DocuSign e Acrobat Sign, por exemplo, geram um certificado de segurança que inclui informações rastreáveis — como quem assinou o documento, quando e onde o assinou — que geralmente incluem o endereço IP do signatário. Esse software está em conformidade com a Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional (Lei E-Sign) e com a Lei de Transações Eletrônicas Uniformes (UETA), o que pode ajudá-lo a verificar as assinaturas eletrônicas em questão caso surjam problemas com o documento assinado.

Alternativas ao Formulários Google

O Formulários Google pode não ser a melhor opção para você caso precise utilizar assinaturas eletrônicas juridicamente vinculativas em seus formulários online. Ele também é bastante limitado em termos de opções de design e personalização de formulários, como cores, fontes e modelos prontos disponíveis. Para encontrar uma ferramenta que atenda melhor às suas necessidades de criação de formulários online e de assinatura eletrônica, considere investir em um software para assinaturas eletrônicas popular, como DocuSign, Acrobat Sign, PandaDoc ou Jotform Assinaturas.

Todas essas quatro opções são abrangentes, fáceis de usar e integráveis a aplicativos avançados de terceiros para que você possa criar, assinar e compartilhar documentos eletrônicos em um piscar de olhos.

Vamos conhecer mais de perto o Jotform Assinaturas e como você pode usá-lo para coletar e armazenar assinaturas eletrônicas legalmente vinculadas de forma segura e protegida.

Como adicionar uma assinatura eletrônica usando Jotform Assinaturas

Assim como o Formulários Google, a plataforma de assinatura eletrônica Jotform Assinaturas é fácil de usar e totalmente livre de programação. No entanto, ela também inclui uma ampla variedade de recursos adicionais, opções de integração e ferramentas de personalização que podem torná-la a melhor opção para sua organização.

Com Jotform Assinaturas, você não apenas pode escolher entre mais de 600 modelos eletronicamente assináveis prontos para personalizar, assinar e compartilhar com colegas e clientes, como também pode usá-los para:

• Automatizar fluxos de trabalho de aprovação.
• Colaborar e comunicar-se com colegas e funcionários, quer trabalhem de forma presencial ou remota.
• Coletar várias respostas de uma só vez.
• Gerar relatórios acionáveis e baseados em dados.
• Criar um registro de auditoria para ter sempre o controle total sobre o processo de assinatura, do início ao fim.
• Criar aplicativos, tabelas e lojas de comércio eletrônico.

Embora o Formulários Google seja mais do que equipado para lidar com a criação de formulários e a coleta de dados básicas, é preciso uma solução mais robusta para grupos maiores de respondentes e processos complexos, como Jotform Assinaturas. Esta poderosa plataforma possui todas as ferramentas de que você precisa para coletar assinaturas eletrônicas legalmente obrigatórias que pouparão tempo, dinheiro e estresse para a sua organização.

Com a ferramenta certa, como Jotform Assinaturas, você estará pronto para transformar a maneira como lida com documentos, tornando o processo seguro, eficiente e profissional. Não hesite; chegou a hora de agir e enviar seu documento para assinatura.

COMO SEMPRE, CONSULTE UM ADVOGADO ANTES DE APLICAR QUALQUER CONTRATO OU MODELO DE CONTRATO. O CONTEÚDO ACIMA SERVE APENAS PARA FINS INFORMATIVOS.