Quando o gerenciamento de estoque da sua pequena empresa funciona à base de post-its, de uma planilha com três versões diferentes circulando e de uma pasta compartilhada que ninguém lembra de atualizar, a falta de produtos e o excesso de estoque são inevitáveis. Um sistema estruturado sempre vence um amontoado de ferramentas isoladas, e configurá-lo não precisa ser complicado nem caro.
O Microsoft Forms, o criador de formulários integrado ao Microsoft 365, é uma opção para pequenas equipes que precisam de uma maneira simples de registrar contagens de estoque e ajustes de inventário. Ele não substitui um sistema completo de controle de estoque, mas é um ponto de partida razoável se a sua equipe já trabalha no ecossistema da Microsoft e só quer um formulário básico para coletar contagens.
Veja como configurá-lo — e como evoluir quando ele deixar de atender às suas necessidades.
Como gerenciar o estoque com o Microsoft Forms (passo a passo)
Usar o Microsoft Forms para o gerenciamento de estoque significa criar um formulário que a sua equipe preenche sempre que houver entrada, saída ou contagem de produtos. É o mesmo fluxo básico de criação de qualquer outro formulário do Microsoft, só que com campos específicos para inventário.
Veja como criar um formulário do Microsoft para controlar o estoque:
- Faça login no Microsoft Forms com suas credenciais do Microsoft 365 e clique em Novo Formulário.
- Clique em Formulário sem título e dê um nome ao seu formulário — algo como “Contagem Semanal de Estoque” ou “Registro de Ajuste de Inventário” — e adicione uma breve descrição para que a sua equipe saiba exatamente o que registrar.
- Adicione os campos de inventário. Clique no sinal de adição (+) e escolha o formato de cada campo (por exemplo, um campo de Texto para o nome do item, o SKU e a quantidade, e um campo de Data para indicar quando a contagem foi feita).
- Digite a pergunta e as opções de resposta (quando aplicável). Clique em Adicionar nova pergunta e continue até ter todos os campos de que precisa.
- Clique em Estilo para escolher um layout e uma combinação de cores que facilitem a leitura e a consulta do formulário em qualquer dispositivo, inclusive em um celular ou tablet no depósito.
- Quando estiver pronto, clique em Coletar respostas para compartilhar o formulário com a sua equipe. Você pode compartilhá-lo por e-mail ou link, ou até afixar um QR code perto das prateleiras para que as atualizações sejam registradas no momento em que o estoque mudar.
Pronto — mas há um porém: o Microsoft Forms consegue coletar dados de inventário, mas não foi criado para gerenciá-los. Cada registro precisa ser digitado manualmente. Sozinho, o Microsoft Forms não consegue subtrair automaticamente as unidades vendidas nem deduzi-las de um total acumulado, e não há nada que avise quando um SKU estiver acabando.
Se você quer um sistema de inventário dinâmico, que atualize os níveis de estoque automaticamente conforme os pedidos chegam, é preciso combinar o Microsoft Forms com o Microsoft Power Apps e o SharePoint — o que muitas vezes exige desenvolvimento personalizado, algo para o qual a maioria das pequenas equipes não tem tempo nem recursos.
Para contagens simples e auditorias pontuais, os recursos do Microsoft Forms, como a lógica de ramificação e a personalização de temas, dão conta do recado. Para qualquer necessidade além disso, ele rapidamente se torna um gargalo.
Como gerenciar o estoque com o Jotform
Se você quer criar algo mais completo — algo que possa ser atualizado dinamicamente e crescer junto com o seu negócio —, o Jotform é uma ótima alternativa ao Microsoft Forms.
Com o Jotform, você pode coletar e gerenciar dados de inventário por meio de formulários personalizáveis, tabelas conectadas e ferramentas de criação de aplicativos sem código — sem precisar juntar meia dúzia de produtos separados. Tudo funciona em conjunto, dentro do mesmo sistema, sem necessidade de código ou desenvolvimento personalizado.
Comece com um formulário inteligente otimizado para dispositivos móveis, que toda a sua equipe possa usar para registrar ajustes de estoque pelo celular ou tablet, direto do depósito, mesmo quando o Wi-Fi está instável. O Jotform oferece mais de 20.000 modelos de formulário gratuitos — incluindo formulários de gerenciamento de estoque prontos para uso — e um criador de arrastar e soltar no qual você pode personalizar o layout, a fonte, o estilo e as cores.
Cada envio do seu formulário de inventário se conecta diretamente ao Jotform Tables, de modo que cada registro vai para uma tabela centralizada e atualizada ao vivo no momento em que é enviado, sem exportações manuais nem copiar e colar. Toda a sua equipe tem uma visão compartilhada dos níveis de estoque em tempo real, e você pode adicionar o widget de Inventário do Jotform para deixar de aceitar pedidos automaticamente quando o estoque de um produto atingir o limite.
Você também pode criar um aplicativo completo de gerenciamento de estoque, sem código, em segundos com o Jotform. Os Jotform Apps são otimizados para dispositivos móveis por padrão, e os modelos de aplicativo de inventário prontos para uso tornam o início ainda mais rápido. Há modelos criados para lojas de varejo, restaurantes e muito mais — aqui vai uma pequena seleção:
- Aplicativo de inventário para varejo
- Painel de inventário
- Aplicativo de inventário de alimentos para restaurantes
A automação integrada do Jotform cuida das partes repetitivas do gerenciamento de estoque — lógica condicional, e-mails automáticos, faturas e fluxos de trabalho — além de mais de 150 integrações. E, para as equipes que recebem pagamentos, o Jotform se conecta a mais de 40 gateways de pagamento.
Já tem formulários criados no Microsoft Forms? Você não precisa recriar nada manualmente: a ferramenta de migração do Jotform leva seus formulários existentes (e os dados de envio deles) para a sua conta do Jotform, para que você possa trocar de plataforma sem perder o seu histórico.
Pro Tip
Para ver em detalhes como as duas plataformas se comparam, confira a análise completa Jotform vs Microsoft Forms.
Comece a gerenciar o estoque com facilidade
O Microsoft Forms pode ajudar em uma contagem básica de estoque, mas não foi criado para o gerenciamento dinâmico de inventário em equipe. Não há atualização automática, nem alertas de estoque baixo, nem como transformar um formulário em um espaço de trabalho conectado que toda a sua equipe possa usar.
Migrate existing forms instantly
Não há necessidade de recriar seus formulários online do zero. Em vez disso, migre formulários e dados de envios existentes para sua conta Jotform em um clique — e continue a coletar dados sem interrupções.
Your form can not be migrated.
Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.
O Jotform preenche essa lacuna com uma melhor experiência de coleta de dados, automação integrada e um fluxo de gerenciamento de estoque mais completo — tudo em um só aplicativo, sem necessidade de programação.
Veja com os seus próprios olhos. Experimente o Jotform gratuitamente hoje mesmo.
Este artigo é voltado para donos de pequenas empresas, equipes de operações, gerentes de estoque e equipes administrativas que buscam uma maneira simples de coletar e gerenciar dados de inventário.
Enviar Comentário: