A Microsoft é um nome fundador em software, e um vasto número de empresas globais depende de suas soluções de produtividade para gerenciar dados e documentos.
Embora não faltem soluções no setor, a Microsoft ainda é a escolha preferida entre grandes empresas e corporações tradicionais em indústrias altamente regulamentadas, como finanças, saúde e similares.
Mas fazer com que os envios de formulários cheguem a esses sistemas frequentemente requer trabalho complexo ou manual.
Para resolver essa questão, estamos empolgados em anunciar novas integrações nativas com o Microsoft Excel e o Microsoft SharePoint.
Agora você pode enviar automaticamente os dados de envio de formulários para pastas de trabalho e tabelas do Excel, além de armazenar arquivos e PDFs no SharePoint.
Então, se a Microsoft é a linguagem do amor do seu negócio, essas integrações são para você. 😉
Essas novas integrações vão ajudá-lo a criar fluxos de trabalho de dados Microsoft integrados e economizar muito tempo.
| Fluxos de dados para Microsoft Excel e SharePoint | |
|---|---|
| Antes | Depois |
| Exportar arquivos CSV/XLS manualmente | Sincronização automática de dados para o Excel |
| Fazer upload de anexos um por um | Entrega instantânea de arquivos para o SharePoint |
| Criar pastas e organizar documentos manualmente | Fluxos de trabalho estruturados e escaláveis com mínimo esforço |
Vamos dar uma olhada mais de perto em como cada integração funciona.
Transforme envios de formulários em dados acionáveis com o Microsoft Excel
Desenvolvida para quem gerencia seus dados, fluxos de trabalho, relatórios e colaboração no Excel, nossa nova integração
- Adiciona automaticamente novos envios como linhas em planilhas ou tabelas
- Cria novas planilhas/tabelas ou adiciona às existentes
- Mapeia campos de formulário diretamente para colunas do Excel
- Envia envios de formulários existentes para o Excel durante a configuração da integração
O resultado é organização de dados em tempo real e nada mais de trabalho manual.
Como usar a integração com o Excel
- Você pode acessar a integração Microsoft Excel no Construtor de Formulários. Selecione a ação para sua conta do Excel (nova pasta de trabalho, pasta de trabalho existente, nova tabela ou tabela existente).
- Na próxima tela, autentique sua conta Microsoft.
- Especifique o nome da sua pasta/pasta de trabalho, o nome da planilha e as colunas para criar uma nova pasta de trabalho. (Se você estiver adicionando a uma pasta de trabalho existente, é assim que você mapeará os campos do formulário para as colunas do Excel e começará a sincronizar os envios automaticamente.)
Clique em Salvar e pronto.
Visão geral das ações do Excel
Existem quatro maneiras de sincronizar os dados do seu formulário com o Excel:
- Adicionar Linha a Nova Pasta de Trabalho: Este é o exemplo mostrado acima. Com esta opção, cada vez que um novo formulário for enviado, os dados desse envio serão adicionados como uma linha em uma nova pasta de trabalho do Excel.
- Adicionar Linha a Pasta de Trabalho Existente: Com esta opção, cada novo envio de formulário será adicionado como uma linha a uma pasta de trabalho existente. Neste caso, o novo envio de Brandywine é adicionado como a última linha.
Você sabia?
Ao configurar suas ações de integração, você pode ter notado a opção de “Enviar envios existentes para a planilha ou tabela”. Quando você habilita esta opção, quaisquer envios associados ao seu formulário aparecerão na pasta de trabalho/tabela que você especificar.
- Adicionar Linha a Nova Tabela: Aqui, cada novo envio de formulário criará uma entrada em uma nova
- tabela do Excel (ou aba) dentro da sua pasta de trabalho.
- Adicionar Linha a Tabela Existente: Este método de sincronização adiciona cada envio de formulário como uma nova entrada em uma tabela do Excel existente.
- Como marquei a opção “Enviar envios existentes para a tabela” quando correspondi minhas colunas e configurei esta ação, os envios anteriores também aparecem nesta tabela.
Observação: Para esta opção, você precisa garantir que o nome da planilha seja único para evitar sobrescrever dados existentes. Isso é especialmente importante para planilhas que não estão estruturadas como tabelas.
Pro Tip
Se a pasta de trabalho/tabela desejada estiver aberta quando você configurar sua integração, você precisará fechá-la antes de salvar a configuração da sua ação. Além disso, os arquivos do Microsoft Excel usados nesta integração são gerenciados através da experiência do Excel baseada na web (por exemplo, Excel para a web), que permite acessar, visualizar e editar suas planilhas online a qualquer momento.
Casos de uso da integração Microsoft Excel
Qualquer pessoa que precise organizar e analisar dados se beneficiará desta integração, mas ela atrairá especialmente
- Equipes de vendas rastreando leads (e analisando dados de tendências) em pastas de trabalho compartilhadas
- Equipes de marketing ou operações gerenciando dados estruturados de envios
- Analistas de dados mantendo tabelas de relatórios ao vivo
- Auditores fazendo previsões e modelagens para recomendações acionáveis
Saiba mais sobre como integrar seu formulário com o Microsoft Excel.
Organize automaticamente arquivos de envios com o Microsoft SharePoint
A integração SharePoint foi desenvolvida para equipes que dependem do serviço de armazenamento baseado na nuvem para colaboração em documentos, gestão interna e conformidade. Além da coleta de dados, você também pode automatizar a entrega de arquivos dos envios de seus formulários.
Com esta integração, você pode
- Fazer upload de anexos de envios diretamente para o SharePoint
- Enviar PDFs gerados automaticamente
- Direcionar envios para sites/intranets e pastas
- Criar automaticamente subpastas com cada envio
Como usar a integração com o SharePoint
- Você pode acessar a integração Microsoft SharePoint no Construtor de Formulários. Selecione a ação de formulário para sua conta do SharePoint (adicionar linha a nova lista, adicionar linha a lista existente ou enviar arquivos).
- Na próxima tela, clique no botão para autenticar sua conta Microsoft. Observação: O SharePoint requer uma conta corporativa ou escolar para integrar seus dados.
- Escolha o site de destino e o nome da pasta/arquivo para seus envios (ou site de destino e lista se estiver adicionando uma linha a uma lista existente), depois clique em Salvar.
Visão geral das ações do SharePoint
- Adicionar Linha a Nova Lista: Usei esta opção no exemplo acima. Cada envio de formulário será adicionado como uma linha em uma nova lista do SharePoint.
- Adicionar Linha a Lista Existente: Esta opção adiciona cada novo envio de formulário como uma linha em uma lista do SharePoint existente.
- Depois de selecionar meu site de destino e lista, posso corresponder minhas colunas do SharePoint aos campos de formulário correspondentes que desejo incluir.
- Assim que o formulário é enviado, a nova entrada é adicionada com os campos que especifiquei.
- Enviar Arquivos: Você pode usar esta ação para enviar automaticamente arquivos e PDFs dos envios de seus formulários para uma biblioteca de documentos do SharePoint especificada.
Para sua informação, você tem a opção de criar uma nova subpasta para cada envio, mas neste exemplo, desativei essa opção. Em seguida, adicionei Upload de Arquivo como o Campo de Upload.
- Quando o formulário é enviado, o PDF é importado diretamente para minha pasta de documentos.
Casos de uso da integração Microsoft SharePoint
As organizações que normalmente usam o SharePoint para armazenamento de informações/documentos, recursos compartilhados e colaboração em equipe são organizações centradas na Microsoft e instituições educacionais. As equipes dentro dessas organizações tendem a usar o SharePoint das seguintes maneiras:
- Equipes de RH gerenciando documentos de integração
- Equipes administrativas armazenando envios de formulários internos
- Equipes de conformidade organizando registros e PDFs
- Equipes de TI padronizando fluxos de trabalho de documentos
- Equipes de gerenciamento de projetos centralizando materiais
Saiba mais sobre como integrar seu formulário com o Microsoft SharePoint.
Jotform, desenvolvido para o ecossistema Microsoft
Com essas duas integrações — Excel para gerenciamento simplificado de dados e SharePoint para fluxos de trabalho de documentos — organizações centradas na Microsoft podem criar com confiança fluxos de trabalho que começam com a coleta de dados e terminam com a tomada de decisões colaborativa.
Estamos empolgados em disponibilizar essas integrações altamente solicitadas para que você possa começar a sincronizar dados de formulários e arquivos para automação de ponta a ponta.
As integrações do Jotform com Excel e SharePoint funcionam em vários produtos principais, como o Construtor de Formulários, Jotform Sign, Editor de PDF, Formulários PDF Inteligentes e Workflows (somente SharePoint). Seja para automatizar envios; simplificar transferências de arquivos, armazenamento e processos de assinatura eletrônica; ou acionar aprovações e próximas etapas, você tem capacidade habilitada para HIPAA e entre produtos à sua disposição.
E aquelas PMEs e empresas que precisam enviar automaticamente seus dados para o Microsoft Teams, Outlook Calendar, One Drive ou Power Automate podem fazê-lo através do ecossistema do Jotform.
Combinados, o Microsoft Excel e o SharePoint conectam múltiplos produtos e jornadas de usuários, ao mesmo tempo em que permitem a conformidade com leis e regulamentações como a HIPAA. A partir de hoje, você economizará mais tempo, reduzirá mais erros e melhorará a colaboração em toda a sua organização.
Simplifique seus fluxos de trabalho do Microsoft Excel e SharePoint com essas integrações hoje mesmo!
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