As 6 melhores ferramentas de software para gestão de tarefas para equipes produtivas

À medida que sua empresa cresce, pode se tornar cada vez mais difícil coordenar tarefas em projetos e manter a comunicação com seus públicos de interesse.

Se você está passando muitas horas gerenciando fluxos de trabalho diários, pode estar na hora de automatizar alguns desses processos. Como escreve David Miller, pesquisador sênior na empresa provedora de softwares ProProfs, adotar uma ferramenta de software para a gestão de tarefas facilitará o planejamento de processos, além de melhorar a gestão de suas tarefas, criar fluxos de trabalho integrados, facilitar a colaboração e monitorar projetos. Todos esses recursos o ajudarão a maximizar seu tempo.

Confira abaixo seis ferramentas de software para a gestão de tarefas desenvolvidas para melhorar sua organização e produtividade.

Jotform

Jotform é uma plataforma online fácil de usar que pode ajudá-lo a gerenciar seus projetos e fluxos de trabalho. Ela oferece inúmeros modelos para formulários, os quais você pode usar para coletar os mais diversos dados, tais como:

• Solicitação de tarefa
• Relatório de andamento de tarefa
• Relatório diário para funcionários
• Relatórios de final do dia para funcionários
• Lista de afazeres para funcionários

Usando estes modelos você poderá coletar todas as informações que precisa para criar e gerenciar seus fluxos de trabalho.

Feito isso, todos os dados coletados por você popularão automaticamente a tabela associada no Jotform Tabelas. Usando Jotform Tabelas, você poderá atribuir tarefas, monitorar seu progresso e colaborar com membros da sua equipe. Usuários também poderão visualizar projetos com a ajuda do Criador de Relatórios Jotform.

monday.com

monday.com é uma ferramenta de software para a gestão de tarefas que possui layouts visualmente intuitivos em uma interface altamente personalizável. Seus layouts simples, interativos e em formato de planilha facilitam a criação de sequências de trabalho configuradas para as linhas do tempo de seus projetos.

Usando monday.com, você pode:

• Delegar tarefas e monitorar seu progresso gerando listas de tarefas e afazeres abrangentes;
• Colaborar com outras pessoas compartilhando arquivos, definindo prazos e atribuindo tarefas a usuários específicos;
• Comunicar-se com outras pessoas usando quadros de mensagens, entre outros recursos para conversas;
• Monitorar e compartilhar insights e informações com visualizações dos dados do projeto.

O monday.com inclui um recurso de calendário que permite que usuários consolidem todas as suas tarefas e prazos em um só lugar para um monitoramento mais fácil. A ferramenta também se concentra na segurança, usando recursos para criptografia de dados, autenticação de dois fatores e login único para proteger seus dados.

Trello

O Trello é uma ferramenta de software para a gestão de tarefas e projetos melhor conhecida por sua simplicidade e foco em ambientes criativos e colaborativos.

Margo Visitacion, vice-presidente e analista principal na Forrester Research, afirma que o Trello “é uma ferramenta altamente visual e fácil de usar que permite que as pessoas possam se organizar e trabalhar mais eficientemente, podendo trazer, sem grandes esforços, outras pessoas para seu círculo e trabalhar em diversos tipos de projetos.

O Trello possui uma interface amigável com quadros em estilo kanban, os quais você pode utilizar para personalizar seus fluxos de trabalho. Dentro destes quadros, você pode criar e organizar tarefas, além de atribuí-las a outras pessoas. Listas de verificação e cartões de afazeres mantêm tudo organizado, enquanto a gestão de tarefas é automatizada através de gatilhos baseados em regras, um calendário e comandos para a definição de prazos.

MeisterTask

MeisterTask é uma ferramenta de software intuitiva e fácil de usar para a gestão de tarefas que utiliza quadros de projetos para organizar tarefas. Seu panorama visual o permite acompanhar projetos do começo ao fim. Suas visualizações são especialmente úteis para a colaboração, outra vantagem desta ferramenta. Você pode adicionar usuários ilimitados para qualquer projeto e comunicar-se com eles usando menções e comentários.

Esta ferramenta também o permite criar uma visualização de tarefas em formato calendário, definir a automação de passos repetitivos, configurar um modelo para tarefas recorrentes, monitorar o tempo gasto em uma tarefa, criar múltiplas listas de verificação, rotular tarefas e anexar arquivos.

Basecamp

O Basecamp é outra ferramenta de software para a gestão de tarefas que remove um pouco do esforço do gerenciamento de suas tarefas. Ele o permite planejar, programar e acompanhar projetos e tarefas de forma otimizada, eliminando processos supérfluos. Ele ajuda seus usuários a permanecerem na mesma página, centralizando informações sobre o andamento de projetos e tarefas e apresentando esse andamento através de recursos visuais.

Basecamp é capaz de tudo isso usando recursos como quadros de mensagens, listas de afazeres, conversas em grupo, agendas, mensagens diretas, acesso ao cliente e gráficos de Hill. Devido aos seus recursos de personalização, você poderá facilmente integrar a ferramenta aos seus fluxos de trabalho.

Asana

Asana é um software popular para a gestão de tarefas que simplifica fluxos de trabalho colaborativos para ajudar equipes a realizar suas tarefas de forma mais eficiente.

“Diferente de ferramentas para a gestão de projetos completas e com recursos especializados, o Asana segue uma abordagem mais minimalista para evitar a sobrecarga de recursos,” afirma Raúl Castañón-Martínez, analista de mercado na 451 Research. “Ele fornece um framework flexível que pode ser usado por trabalhadores do conhecimento por toda a organização, possibilitando o planejamento e acompanhamento de atividades de acordo com seus objetivos compartilhados.”

Este pode ser considerado minimalista quando comparado a outras ferramentas, mas o Asana ainda oferece recursos robustos, como a sincronização de tarefas, a adição de dados de projetos em painéis em tempo real, atualizações automáticas, segurança de dados e mais.