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Wie Sie mit E-Signaturen Kosten senken und Geschäftsprozesse automatisieren können

Einleitung

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hilft Unternehmen, Kosten zu kontrollieren, die Produktivität zu verbessern und die Rentabilität zu steigern. Sie schafft auch ein angenehmeres und effizienteres Kundenerlebnis. Doch angesichts der steigenden Betriebskosten, der Forderung nach nachhaltigeren Geschäftspraktiken und der Notwendigkeit einer größeren digitalen Sicherheit ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen auch eine Voraussetzung, um auf jedem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ein Prozess, der reif für die Automatisierung ist, ist gleichzeitig einer der zeitaufwändigsten für Organisationen: die Unterschrift. Glücklicherweise automatisiert die E-Signatur-Technologie diesen Prozess. Sie erleichtert das Sammeln von Unterschriften, speichert unterzeichnete Dokumente online, hält Vorschriften ein und informiert die Beteiligten automatisch über den Status eines Dokuments.

Diese Funktionen sparen Zeit und senken die Kosten in jeder Branche und für jede Art von Geschäftsprozess, einschließlich Verträge, Vertrieb, Finanzen, Onboarding, Freigaben und Überprüfungen.

Unternehmen wie CivilLaw. Tech haben durch die Implementierung von E-Signatur-Lösungen den Zeit- und Kostenaufwand für viele ihrer Geschäftsprozesse reduziert.

Bald wird es vielleicht nicht einmal mehr möglich sein, physische Unterschriften in Ihrem Unternehmen zu verlangen. Laut einer Studie von McKinsey aus dem Jahr 2022 können 35 Prozent der Arbeitnehmer in Vollzeit von zu Hause aus arbeiten, während 23 Prozent der Arbeitnehmer dies in Teilzeit tun können. Bei so vielen digitalen Dokumentenprozessen, die die Arbeit von zu Hause aus ermöglichen, ist die E-Signatur-Technologie ein wichtiger Bestandteil des digitalen Netzwerks eines jeden Unternehmens.

Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um Unterschriftsprozesse zu automatisieren und Kosten zu senken.

Was ist eine E-Signatur?

Eine E-Signatur (auch als elektronische oder digitale Unterschrift bezeichnet) ist eine digitale Version einer physischen Unterschrift, mit der man Dokumente online unterschreiben kann. E-Signaturen treten an die Stelle der physischen Unterschrift, um den Unterschriftsprozess schneller und bequemer zu machen. Tatsächlich wären viele Online-Transaktionen ohne diese Technologie nicht möglich.

E-Signaturen werden in der Regel mit einer Software erstellt, die es dem Benutzer ermöglicht, seine Unterschrift mit der Maus oder dem Touchpad einzugeben oder zu zeichnen. Sie gelten in den meisten Ländern als rechtsgültig und werden in Branchen wie dem Finanz-, Immobilien- und Gesundheitswesen häufig zur Unterzeichnung von Verträgen, Vereinbarungen und anderen rechtlichen Dokumenten verwendet.

So haben beispielsweise viele Banken und Finanzinstitute E-Signaturen eingeführt, um ihren Kunden die Möglichkeit zu geben, Konten zu eröffnen und andere Transaktionen aus der Ferne durchzuführen. In der Immobilienbranche verlassen sich Unternehmen auf E-Signaturen, um Vertragsunterzeichnungen zu erleichtern, ohne dass persönliche Treffen erforderlich sind.

Da in den letzten Jahren immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten, ist die Nachfrage nach sicheren und bequemen Möglichkeiten, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, so groß wie nie zuvor. Infolgedessen werden E-Signatur-Plattformen mehr und mehr zu einem Teil des täglichen Lebens. Tatsächlich wird erwartet, dass der weltweite Markt für digitale Signaturen bis 2030 auf 42 Milliarden Dollar ansteigen wird, gegenüber nur 4,4 Milliarden Dollar im Jahr 2021.

Warum die physische Unterschrift nicht mehr ausreicht

Seit den 1980er Jahren und dem Aufkommen integrierter Bürosysteme sind Unternehmen zunehmend papierfrei geworden. In den 1990er und 2000er Jahren hat die breite Einführung von E-Mail, Client-Service-Netzwerken und Webservern in Unternehmen die Notwendigkeit gedruckter Dokumente weiter reduziert. Als sich in den 2010er Jahren cloudbasiertes Computing und mobile Technologie durchsetzten, konnten viele Unternehmen noch mehr wichtige Prozesse digitalisieren.

Heutzutage kann fast jeder Aspekt unseres Lebens ohne Papierdokumente abgewickelt werden, aber wir benötigen immer noch rechtsgültige Vereinbarungen mit Unterschriften, um Geschäfte zu tätigen. Selbst die Bundesregierung, die dafür berüchtigt ist, Technologien nur langsam zu übernehmen, setzt auf E-Signatur-Tools.

Ende 2021 unterzeichnete Präsident Biden eine Verfügung zur Verbesserung von Behördendiensten mit Hilfe von Technologie, die den Bundesbehörden vorschreibt, ihre Interaktionen mit der Öffentlichkeit stärker zu digitalisieren. Die Anordnung weist die Bundesbehörden außerdem an, einen kundenorientierten Ansatz bei der Erbringung von Dienstleistungen zu verfolgen.

Eine Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen, ist die verstärkte Nutzung der E-Signatur-Technologie. Durch die Einführung von E-Signatur-Lösungen können die Bundesbehörden den Bedarf an Papierdokumenten reduzieren und den Bürgern den Zugang zu und die Erledigung von Dienstleistungen online erleichtern.

E-Signatur ROI: Wie die Technologie die Kosten senkt

Eine optimierte Online-Bezahlung verbessert nicht nur die Kundenerfahrung, sondern hilft Unternehmen auch, viel Zeit und Geld zu sparen. Die Art und Weise, wie E-Signaturen die Kosten senken, kann jedem Unternehmen helfen, seine Rentabilität zu verbessern. Und so geht’s.

Fünf Möglichkeiten, wie Unternehmen mit E-Signaturen Geld sparen können:

Geringere Papier- und Druckkosten
Geringere Ablage- und Lagerkosten
Geringere Kosten für Entsorgung und Recycling
Kürzere Bearbeitungszeiten für Dokumente
Geringeres Risiko von Sicherheitsverstößen

Geringere Papier- und Druckkosten

Jedes Jahr geben Unternehmen durchschnittlich 1.200 $ pro Mitarbeiter für Druckkosten aus. Während viele Unternehmen bereits einen Großteil ihrer Dokumente digitalisiert haben, um den Papierverbrauch zu reduzieren, können E-Signatur-Lösungen dazu beitragen, die Druckkosten weiter zu senken, indem sie die Notwendigkeit von handschriftlichen Unterschriften auf Papier beseitigen. Durch die Reduzierung des Zeitaufwands für das Drucken, Fotokopieren und andere Prozesse der Papierverwaltung steigt zudem die Effizienz und Mitarbeiter können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Geringere Ablage- und Lagerkosten

Business.com schätzt, dass ein durchschnittlicher Angestellter 11,5 Quadratmeter Platz zum Arbeiten benötigt, aber jeder Arbeitsplatz muss nur 5 Quadratmeter groß sein, um den Bedürfnissen der Mitarbeiter zu entsprechen. Die zusätzlichen 6,5 Quadratmeter dienen in der Regel anderen Zwecken, z. B. als Lagerraum. Die Reduzierung der Menge an Papierdokumenten, insbesondere von unterschriebenen Verträgen oder Formularen, kann den Bedarf an teuren Büroimmobilien verringern.

In einer Zeit, in der viele Unternehmen vollständig auf Fernzugriff umstellen, könnte eine vollständig papierlose Lösung mit E-Signatur auch den Bedarf an kostspieliger Lagerung von Papierdokumenten durch Dritte beseitigen.

Geringere Ablage- und Lagerkosten

Papierdokumente, die sensible Informationen (einschließlich Unterschriften) enthalten, müssen sorgfältig entsorgt werden, um Identitätsdiebstahl zu verhindern. Die firmeninterne Aktenvernichtung kann einen erheblichen Arbeitsaufwand erfordern, ganz zu schweigen von den Kosten für den Kauf und die Wartung der Geräte. Dienstleistungen von Drittanbietern können ebenso kostspielig sein, wobei Schätzungen für große Unternehmen bis zu $1.500 pro Monat aufwärts reichen.

Da E-Signaturen den Bedarf an Papierdokumenten überflüssig machen, verringern sie auch die nachgelagerten Entsorgungskosten.

Kürzere Bearbeitungszeiten für Dokumente

Um eine physische Unterschrift zu erhalten, müssen Sie Dokumente ausdrucken, ein Treffen vereinbaren, um sie physisch zu unterschreiben, oder ein Dokument als PDF per E-Mail versenden. Der Unterzeichner muss entweder physisch an der Besprechung teilnehmen oder das PDF-Dokument ausdrucken, um es zu unterzeichnen, dann das Dokument erneut scannen und per E-Mail zurückschicken. Aber das Dokumentenmanagement ist immer noch nicht vollständig, denn Papierdokumente müssen für eine sichere digitale Speicherung gescannt werden.

Mit E-Signaturen entfällt fast die gesamte manuelle Arbeit, da die Unterzeichnung über eine sichere Online-Plattform erfolgt, die von jedem Ort mit WLAN zugänglich ist.

Verbesserte Sicherheit

Papierdokumente erfordern eine sichere physische Aufbewahrung sowie eine zeitaufwendige und kostspielige Entsorgung, um Diebstahl zu verhindern und sensible Informationen zu schützen. Digitale Dokumente, einschließlich solcher, die eine Unterschrift erfordern, sind für böswillige Akteure schwerer zugänglich, auch wenn sie in der Cloud gespeichert sind. Dies kann Verbraucher vor Identitätsdiebstahl und Unternehmen vor Geldstrafen für Sicherheitsverstöße schützen.

Wo E-Signaturen sinnvoll sind

Traditionell erfordert das Sammeln und Ablegen von Unterschriften viele Schritte und manuelle Arbeit. Einer der Gründe, warum E-Signatur-Lösungen so beeindruckende Kosteneinsparungen ermöglichen, ist, dass sie einen Großteil dieser Arbeit automatisieren. Das Beste daran ist, dass E-Signatur-Lösungen Workflows für Unterschriften ganz neu erstellen oder sich in die automatisierten Prozesse eines Unternehmens einfügen können, die bereits etabliert sind.

Hier finden Sie einige der Automatisierungsmöglichkeiten von E-Signatur-Lösungen:

7 Vorteile der Verwendung von E-Signaturen

Automatisieren Sie Anfragen, Aktualisierungen und Bestätigungen
Kommunikation aus Workflows auslösen
Engpässe identifizieren und beseitigen
Betrachten und teilen Sie eingebettete digitale Protokolle
Vermeiden Sie die Versionskontrolle mit digitalen Updates
Erleben Sie kürzere Bearbeitungszeiten

Request e-signatures via online forms. With e-signature platforms, users can send links to online signature-collection forms via email and text. Through the link, recipients can access the document that needs to be reviewed and use editable fields to input their initials and legally binding signatures. The signer is often required to enter their name, email address, and sometimes other personal or identifying information to confirm their identity. Once the signer submits the form, the document is automatically routed back to the sender for review and storage.
This process allows organizations to quickly and easily obtain signatures on a wide range of documents, such as contracts, agreements, and forms, without the need for physical printing and mailing.
Automatische Auslösung von E-Signatur-Anfragen. Viele Onboarding-Prozesse und andere Workflows, bei denen viele Dokumente anfallen, sind bereits mit verschiedenen Plattformen automatisiert worden, erfordern aber immer noch persönliche Unterschriften. Wenn Unternehmen eine E-Signatur-Lösung einsetzen, können sie E-Signatur-Anfragen so einstellen, dass sie während des Workflows automatisch ausgelöst werden, sodass die Empfänger an Ort und Stelle unterschreiben können. E-Signatur-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ganze Dokument-Workflows vollständig zu automatisieren, anstatt die Prozesse für die Sammlung von Unterschriften zu unterbrechen.
Automate document routing for multiple signers. For complex workflows involving multi-level approvals, such as for budget allocation and large purchases, e-signature solutions can automatically route documents to appropriate recipients for review.

Users can program their organizations’ approval rules using conditional logic, so documents are automatically sent up the chain of command for review. For example, when signing a contract with a new supplier, an e-signature solution can automatically submit documents to the appropriate department head for review and then up to the CFO or CEO for final approval.
Enable workflow tracking. A lot of the manual work that goes into signature collection involves notifying each party about the status of a document. When a customer signs a contract, the other party needs to provide confirmation that their signature has been accepted.

The immediate visibility of document status eliminates much of the need to request updates. This visibility can also help users identify bottlenecks in their processes, including which stakeholders tend to hold up the signing process.
Automate email confirmations. E-signature automation makes it easier to track workflow performance and get insight into status, as well. Users can look at any open tasks in a signature collection workflow to see who has signed a contract and which stakeholders still need to sign.

Likewise, document managers need to be notified when a contract has been fully signed so it can be filed. And stakeholders need to know when a document is awaiting their review and signature. E-signature platforms can automatically send notification emails at all of these junctures so the appropriate parties know it’s time to take action.
Verbessern Sie die orts- und zeitunabhängige Erreichbarkeit. Moderne E-Signatur-Lösungen sind Cloud-basiert, sodass Benutzer überall dort auf sie zugreifen können, wo sie eine WLAN-Verbindung haben. Alle Dokumente und Unterzeichnungstools sind nur online und nicht auf einer computerbasierten Softwareplattform verfügbar, sodass die Benutzer Dokumente unabhängig von ihrem Desktop-Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone verwalten und unterzeichnen können.
Automatically create a digital paper trail. E-signature platforms automatically log every action taken by users, making it easy to audit processes. The notification messages automatically sent out to various users create an additional layer to a paper trail.

All of this improves security by making it simple to see when documents were shared and who accessed them, all objectively and without relying on people’s memories. If there ever is some sort of security breach, stakeholders can easily review activity logs and determine who might have been responsible.
Ermöglichen Sie eine einfachere Versionskontrolle. Wenn PDF-Dokumente per E-Mail an die Empfänger versandt werden, müssen die Absender traditionell eine neue Version verteilen, wenn sie das Dokument aktualisieren. Auf einer Cloud-basierten Plattform gibt es nur eine Live-Version eines Dokuments, unabhängig davon, wie oft es verteilt wurde und an wen. Benutzer nehmen einfach Änderungen an der einen Dokumentendatei auf der Plattform vor, und die Änderungen werden automatisch für alle aktualisiert, die den Link haben.
Beschleunigen Sie die Bearbeitungszeiten. Alle diese Automatisierungen rationalisieren und beschleunigen jeden Aspekt der Unterschriftensammlung und Dokumentenverwaltung. Automatische Benachrichtigungen beseitigen Verzögerungen, die bei der Verteilung von Dokumenten auftreten können, und ermöglichen schnellere Reaktionszeiten. Die Ablage erfolgt automatisch, nachdem die letzte Unterschrift akzeptiert wurde. So wird verhindert, dass Engpässe die nächsten Schritte in einem Prozess aufhalten.

Wo Sie E-Signaturen nutzen können

Aufgrund der Bequemlichkeit, Effizienz und Sicherheit, die sie bieten, können E-Signatur-Plattformen in vielen verschiedenen Branchen nützlich sein. Sie können in praktisch jeder Branche eingesetzt werden, in der Dokumente unterzeichnet werden müssen. Hier sind einige der wichtigsten Anwendungsfälle.

Personalwesen

Personalabteilungen können die E-Signatur-Technologie nutzen, um die elektronische Unterzeichnung von Angebotsschreiben, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Mitarbeiterhandbüchern zu erleichtern. Dies spart Zeit und Ressourcen, da die HR-Teams diese Dokumente nicht mehr ausdrucken, unterschreiben und einscannen müssen. Die E-Signatur-Technologie kann auch für Leistungsbeurteilungen, Anmeldeformulare für Sozialleistungen und Aktualisierungen von Unternehmensrichtlinien verwendet werden, um die erforderlichen Unterschriften und Zustimmungen einzuholen.

Eine weitere Möglichkeit für Personalabteilungen, die E-Signatur-Technologie zu nutzen, besteht darin, den Fortschritt eines Mitarbeiters während des Onboardings zu verfolgen. E-Signatur-Plattformen enthalten oft Funktionen, mit denen Personalabteilungen sehen können, welche Dokumente von wem unterschrieben wurden, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Dokumente rechtzeitig ausgefüllt werden.

Vertriebsabteilungen

Vertriebsabteilungen sind sich bewusst, wie wichtig es ist, so viele Hürden wie möglich aus dem Weg zu räumen, wenn es darum geht, ein Geschäft abzuschließen. Mithilfe der E-Signatur-Technologie können Vertriebsteams den Status von Angeboten schnell verfolgen, 10 Wie Sie mit E-Signaturen Kosten senken und Geschäftsprozesse automatisieren, Verträge und Nachträge erneut versenden und den/die entsprechenden Unterzeichner auf der Grundlage der Kaufsumme oder anderer Kriterien bestimmen.

Der zusätzliche Vorteil der Automatisierung von Vertriebsprozessen mit der E-Signatur-Technologie besteht darin, dass die Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit haben, um durch die Kontaktaufnahme und die Umwandlung von Leads Umsatz zu erzielen. Mit einer nahtlosen, eleganten Unterschriftserfahrung werden auch neue Kundenbeziehungen auf den richtigen Weg gebracht.

Bildung

Bildungseinrichtungen wie Schulen und Universitäten können die E-Signatur-Technologie nutzen, um eine Vielzahl von Dokumenten elektronisch zu verarbeiten, darunter akademische Abschriften, Einschreibevereinbarungen, Anmeldeformulare, Formulare für finanzielle Unterstützung und vieles mehr.

Abteilungen für akademische Angelegenheiten können E-Signatur-Plattformen nutzen, um die Unterzeichnung von Dokumenten für die Aufnahme neuer Studenten und die Immatrikulation zu erleichtern. Dies erspart allen Beteiligten die Mühe, persönliche Termine zur Überprüfung der Unterlagen zu vereinbaren.

Mit der E-Signatur-Technologie können sogar Unterschriften für Erlaubnisscheine gesammelt werden, ohne dass die Schüler ihren Eltern ein Papier zur Überprüfung mitbringen müssen. Stattdessen können Lehrer und Administratoren Links zu den Erlaubnisscheinen per E-Mail direkt an die Eltern senden und deren Unterschriften online einholen. Dies ist nicht nur wirtschaftlicher und bequemer, sondern kann auch verhindern, dass Schüler die Unterschriften ihrer Eltern fälschen.

Öffentliche Verwaltung

Behörden können E-Signaturen verwenden, um die Unterzeichnung einer Vielzahl von Dokumenten zu erleichtern, darunter Verträge, Formulare und Anträge auf Unterstützung. Die Technologie ist besonders nützlich, um Dienstleistungen wie die Erteilung von Genehmigungen, die Auszahlung von Leistungen, die Erklärung von Steuern und die Bearbeitung von Pässen und Lizenzen bequemer zu gestalten. Behörden können Formulare im Zusammenhang mit Arbeitslosenunterstützung, Sozialversicherung und anderen Arten von Unterstützung digitalisieren, wodurch persönliche Termine überflüssig werden.

Bei Dienstleistungen, die noch eine physische Abfertigung erfordern, wie das Ausfüllen von TSA-PreCheck-Anträgen oder die Erneuerung von Führerscheinen, können die Mitarbeiter die E-Signatur-Technologie vor Ort einsetzen. Damit können sie schnell digitale Unterschriften erfassen, anstatt die unterzeichneten physischen Dokumente zur Erstellung eines digitalen Datensatzes einzuscannen.

Gesundheitsdienstleister

Organisationen im Gesundheitswesen können mithilfe von E-Signatur-Plattformen die Unterzeichnung von Einverständniserklärungen und Patientenakten erleichtern. In Kliniken und anderen Einrichtungen kann das Personal an der Rezeption durch den Einsatz elektronischer Signaturen den Anmeldeprozess beschleunigen. Während der COVID-19-Pandemie forderten viele Gesundheitsdienstleister ihre Patienten sogar auf, den Registrierungsprozess über mobile Anwendungen durchzuführen, bevor sie die Praxis betreten, um unnötigen physischen Kontakt zu vermeiden.

In der Notaufnahme können E-Signaturen zur Unterzeichnung von Entlassungsberichten, Verlaufsnotizen und anderen Patientendokumenten verwendet werden, was die Überwachung der Konformität. Für das Pflegepersonal und andere Mitarbeiter kann die Technologie genutzt werden, um eigene interne Abnahmen durchzuführen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Gemeinnützige Organisationen

Gemeinnützige und wohltätige Organisationen können die elektronische Signatur für alles nutzen, von der Spendenannahme bis zu Veranstaltungsabmeldungen, Freiwilligenverträgen und mehr. Manager können die Technologie nutzen, um Verträge mit Lieferanten, Partnern und anderen Organisationen zu unterzeichnen, ohne zeitraubende E-Mails hin und her schicken zu müssen.

E-Signatur-Plattformen können auch die Unterzeichnung von Förderanträgen, Spendenformularen und anderen wichtigen Dokumenten erleichtern. Bei so vielen Verträgen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in Bearbeitung sind, ist eine E-Signatur-Plattform besonders nützlich, da sie den Managern von gemeinnützigen Organisationen hilft, den Status jedes Dokuments zu überprüfen und schnell herauszufinden, was noch geprüft oder unterschrieben werden muss.

Insgesamt sind E-Signatur-Plattformen ein wertvolles Instrument zur Rationalisierung der Prozesse zur Unterzeichnung von Dokumenten in jeder denkbaren Branche. Die Technologie kann der Schlüssel zu einem vollständig digitalen und automatisierten Büro sein.

Vorbereitung auf die E-Signatur

Da Sie nun wissen, welche Vorteile E-Signaturen für Ihr Unternehmen haben können, fragen Sie sich wahrscheinlich, wie Sie diese in Ihre Dokumentenprozesse integrieren können. Dazu müssen Sie verstehen, was E-Signaturen rechtsgültig macht und welche Art von Plattform Sie für ihre Verwaltung benötigen.

Der rechtliche Rahmen für E-Signaturen

E-Signaturen sind ein relativ neues Instrument, und die Gesetze und Vorschriften, die sie unterstützen, werden ständig weiterentwickelt. In den USA stützt sich das Recht der E-Signatur auf zwei Gesetze:

The Uniform Electronic Transactions Act (UETA), passed in 1999, recognizes electronic signatures as equivalent to handwritten ink signatures. It allows parties to enter into contracts and conduct business online, exactly as they would with traditional paper documents. The UETA provides legal recognition for electronic signatures and records by establishing that they are admissible as evidence in court. It also stipulates that electronic signatures cannot be “denied legal effect or enforceability” just because they are in electronic form. In short, the UETA specifies that a contract or other legal document that is signed electronically has the same validity as a document that is signed with a handwritten signature on paper.
Der E-Sign Act, der im Jahr 2000 verabschiedet wurde, regelt die Verwendung elektronischer Unterschriften in den USA. Er erlaubt es den Parteien, Dokumente auf elektronischem Wege zu erstellen, zu speichern und zu unterschreiben und Geschäfte auf elektronischem Wege abzuwickeln, genauso wie sie es mit traditionellen Papierdokumenten tun würden. Dieses Gesetz überschneidet sich mit dem UETA. Der E-Sign Act gilt jedoch für Transaktionen, die den zwischenstaatlichen oder ausländischen Handel betreffen, während das UETA für Transaktionen gilt, die innerhalb eines einzelnen Staates stattfinden.

Eine Reihe weiterer Verordnungen hat die Gesetzgebung zu E-Signaturen weltweit ebenfalls geprägt. Das Europäische Parlament verabschiedete 2014 die eIDAS-Verordnung, die den rechtlichen Rahmen für die Verwendung von E-Signaturen in der Europäischen Union festlegt, einschließlich der Frage, wer und welche Einrichtungen die Technologie unter welchen Umständen nutzen können. In Australien hat die Regierung den Electronic Transactions Act 1999 eingeführt, der rückwirkend die Gesetze aktualisiert, die von Bürgern eine handschriftliche Unterschrift verlangen, indem sie ihnen erlauben, elektronisch zu unterschreiben.

Jedes Unternehmen, das in Europa, Australien oder anderen Regionen Geschäfte tätigt, sollte sich über die lokalen Gesetze zur digitalen Signatur informieren, um die Einhaltung dieser Gesetze zu gewährleisten.

Worauf Sie bei einer Plattform für E-Signaturen achten sollten

Es gibt viele Softwarelösungen für E-Signaturen auf dem Markt, aber nicht alle bieten den gleichen Komfort und die gleiche Effizienz. Suchen Sie nach einer Plattform für E-Signaturen, die diese Kriterien erfüllt, indem Sie die verschiedenen Optionen prüfen.

Einfach zu übernehmen. Die E-Signatur-Plattform sollte Cloud-basiert sein und auf jedem Betriebssystem oder mobilen Gerät laufen. Die Software sollte ohne Code auskommen, sodass jeder Benutzer sie ohne technologisches Fachwissen einrichten kann, wie Sie mit E-Signaturen Kosten sparen und Geschäftsprozesse automatisieren 13 und Sie verschwenden keine wertvolle Zeit und Ressourcen mit der Einrichtung und der Schulung von Mitarbeitern für die Nutzung der Software. Die Benutzeroberfläche sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein.
Einfach zu integrieren. Wenn Ihr Unternehmen bereits Automatisierungen für Ihre Geschäftsprozesse verwendet, benötigen Sie eine E-Signatur-Lösung, die sich gut in Ihre bestehenden Systeme einfügt.
Sicherheit. Die Plattform sollte über modernste Datenverschlüsselungs- und Speicherfunktionen verfügen, um die Sicherheit der Benutzerdaten zu gewährleisten. Suchen Sie nach Plattformen, die in der Vergangenheit nachweislich die sich entwickelnden Sicherheitsstandards erfüllt haben. Achten Sie auf die Integration mit Ihrem bestehenden Single Sign-On-Anbieter, um eine zusätzliche Sicherheitsebene zu schaffen.
Gesetzeskonform. Die Software, für die Sie sich entscheiden, sollte angeben, ob sie mit den bestehenden Vorschriften für E-Signaturen konform ist oder nicht. E-Signatur-Plattformen, die in den Vereinigten Staaten im Gesundheitswesen eingesetzt werden, sollten auch mit dem amerikanischen Datenschutzgesetz HIPAA konform sein.
Unbegrenzt. Die Lösung, die Sie wählen, sollte mit Ihrem Unternehmen über viele Jahre hinweg wachsen können. Ihre E-Signatur-Lösung sollte es Ihrem Unternehmen ermöglichen, eine unbegrenzte Anzahl von Unterschriften zu sammeln, damit Sie nicht für Ihren Erfolg bestraft werden, indem Sie mehr bezahlen, wenn Ihr Unternehmen wächst. Außerdem sollten Sie in der Lage sein, eine unbegrenzte Anzahl von Datensätzen aufzubewahren, sodass die Speicherung nie ein Problem darstellt.
Klare Kostenstruktur. Viele Verkäufer von E-Signaturen haben komplexe Preisstrukturen, die auf den Kosten pro Dokument oder der Menge des verfügbaren Speicherplatzes basieren. Diese Preisgestaltung kann es schwierig machen, die tatsächlichen Kosten der Lösung abzuschätzen und den ROI zu ermitteln. Suchen Sie nach einer Lösung, die eine einfache und transparente Preisgestaltung bietet, um unerwartete Gebühren zu vermeiden.
End-to-End. Die besten E-Signatur-Lösungen ermöglichen mehr als nur, online Unterschriften zu sammeln – sie ermöglichen es Unternehmen, viele ihrer Dokumentenprozesse zu verwalten und zu automatisieren. Wenn Sie sich für eine vollständige End-to-End-Lösung entscheiden, können Sie Verkäufer konsolidieren und die Gesamtbetriebskosten senken. Gleichzeitig werden Probleme vermieden, die sich aus der Inkompatibilität verschiedener Software ergeben könnten.

Jotform Signatur: Die zukunftssichere Plattform für E-Signaturen

E-Signaturen verbessern den Komfort, die Effizienz und die Sicherheit jeder Art von Transaktion, sowohl für Unterzeichner als auch für Unterzeichner. Die Integration von Lösungen für E-Signaturen in Ihrem Unternehmen ist der Schlüssel, um die Vorteile dieser Technologie voll auszuschöpfen, einschließlich einer höheren Produktivität und niedrigerer Kosten.

Jotform Signatur ermöglicht es Benutzern, jeden Aspekt der Erfassung von E-Signaturen zu automatisieren, von der Erstellung von Dokumenten und Workflows bis hin zur sicheren Speicherung in der Cloud. Als Teil der Jotform Enterprise Solution Suite bietet diese vielseitige Plattform so viel mehr Effizienz, dass Benutzer den Zeitaufwand für viele ihrer Signatur-Workflows auf durchschnittlich nur 1,8 Tage reduzieren können. Für eine schnelle Einrichtung und einfache Bereitstellung lässt sich die Plattform nahtlos in viele Drittanbieterplattformen integrieren, mit denen Nutzer möglicherweise bereits arbeiten.

Kunden und die Unternehmen, die sie bedienen, verdienen Komfort, wenn es um die Unterzeichnung und Verwaltung von Dokumenten geht. Lösungen für die E-Signatur sparen nicht nur Zeit und Geld, sie verbessern auch das Unterschriftserlebnis für alle Beteiligten.

Die besten Lösungen für E-Signaturen ermöglichen eine durchgängige Dokumentenverwaltung und Automatisierung.