Cuando quieres compartir un documento y asegurarte de que se vea igual en cualquier dispositivo, sin importar qué software use la otra persona, los PDF son el mejor formato para la tarea. Son el equivalente digital del papel, diseñados para preservar el formato en diferentes programas y dispositivos. Lo que ves es siempre lo que obtienes.
Sin embargo, los PDF son menos prácticos si necesitas copiar los datos que contienen y pegarlos en otro lugar. Cuando te entregan un PDF lleno de datos, quizás estados financieros con filas de detalles sobre ingresos y costos o una lista de asistentes con filas de nombres e información de contacto, es mucho más difícil trabajar con esos datos de lo que sería con los mismos datos en una hoja de cálculo de Excel.
Aunque sea más difícil, no es imposible. Puedes convertir casi cualquier PDF con una tabla de datos en una hoja de cálculo de Excel en segundos, a menudo de forma gratuita. El mejor software de conversión de PDF a Excel funciona con cualquier PDF, incluso documentos escaneados sin texto editable. Aquí están las mejores formas de cómo convertir PDF a Excel, con opciones de Microsoft Office, Adobe Acrobat y herramientas gratuitas en línea.
4 formas de convertir rápidamente un PDF a Excel
La forma más rápida de convertir un PDF a Excel es con Adobe Acrobat en línea. Es un conversor de PDF en línea sorprendentemente preciso que puede transformar casi cualquier PDF con una tabla (ya sea que contenga texto plano o una imagen formateada) en una hoja de cálculo de Excel editable en segundos, a menudo de forma gratuita.
Pero no es la única forma de convertir un PDF, y dependiendo de lo que quieras hacer, puede que ni siquiera sea la mejor opción.
1. Importa el PDF directamente en Microsoft Excel
Si quieres convertir un PDF en una hoja de cálculo de Excel, lo más probable es que quieras editar el texto, limpiar los datos y trabajar con la hoja de cálculo de otras formas. En ese caso, el mejor lugar para convertir tu PDF es directamente dentro de Excel.
Microsoft Excel para Windows ha incluido la conversión de PDF a Excel desde finales de 2020. Si tienes una versión reciente de Excel de Microsoft 365 (anteriormente Office 365) en tu PC, puedes extraer tablas y texto de los PDF directamente en Excel, sin necesidad de herramientas de terceros. No importará una copia perfecta de tu PDF, pero importará las tablas de forma confiable y las convertirá en una hoja de cálculo.
Para importar datos de un PDF que incluye una tabla de texto, primero abre una nueva hoja de cálculo en Excel. Haz clic en la pestaña Datos, selecciona Obtener datos, luego haz clic en Desde archivo y elige Desde PDF.
Luego selecciona el archivo PDF que deseas importar en Excel.
Excel mostrará los datos que descubrió en tu PDF. Dependiendo de la longitud de tu archivo PDF, Excel puede mostrar múltiples tablas, algunas con encabezados u otro texto del documento y otras con nombres, números u otros datos. Selecciona la tabla que te gustaría agregar a tu hoja de cálculo y haz clic en Cargar.
En segundos, los datos del PDF poblarán tu hoja de cálculo, listos para que los formatees y uses como desees. Si quieres importar otras tablas de tu PDF, agrega una nueva hoja y repite el proceso.
Si tu PDF fue escaneado de un documento en papel o contiene datos tabulares en una imagen, el importador de PDF de Excel puede mostrar un mensaje de “Esta tabla está vacía”, sin datos disponibles para importar. Si es así, puedes usar en su lugar la herramienta de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) integrada en Excel para importar la tabla. Esta función funciona en Excel en Windows y Mac, así como en la aplicación web gratuita de Excel.
Y como Excel para Mac y la aplicación web no admiten la importación directa de tablas PDF, esta función es tu mejor opción para importar PDF en Excel en Mac o en línea de forma gratuita. El único inconveniente es que debes estar en línea para que la función funcione.
Primero, toma una captura de pantalla de tu PDF o exporta el PDF como imágenes JPEG en otra aplicación. Luego, en Excel, abre un nuevo documento, haz clic en la pestaña Datos, haz clic en Obtener datos… y elige Datos de imagen. (En Windows, primero deberás elegir Desde otros orígenes… en el menú Obtener datos, luego seleccionar Datos de imagen.)
Después de unos momentos de extraer los datos, Excel mostrará una vista previa de tu imagen y los datos extraídos en una barra lateral. Puedes revisar los datos, editar cualquier inexactitud y luego insertar los datos en tu hoja de cálculo.
No es tan preciso como importar desde una tabla de texto en un PDF, y es posible que notes algunos errores o un formato menos consistente. Pero sigue siendo una forma práctica de convertir una imagen de una tabla en una hoja de cálculo de forma gratuita, con Excel para la web.
2. Convierte el PDF a formato Excel con Adobe Acrobat
¿Quieres convertir tu PDF completo, incluyendo tablas, imágenes, encabezados y otros detalles, en una hoja de cálculo de Excel? El conversor integrado de PDF a Excel de Adobe Acrobat, disponible en sus aplicaciones para Mac y Windows y a través del conversor gratuito en línea de PDF a Excel de Adobe, es una excelente opción para esa tarea. Si ya tienes una copia paga de Acrobat o una suscripción a Adobe Creative Cloud, es una forma especialmente conveniente de convertir documentos PDF completos en hojas de cálculo.
Primero, abre tu PDF en Acrobat como de costumbre. Haz clic en la pestaña Convertir, marca la opción Microsoft Excel, luego haz clic en Convertir a XLSX.
También puedes personalizar la configuración de conversión de antemano. Acrobat puede fusionar el PDF completo en una sola hoja de cálculo o crear una nueva hoja para cada tabla o página. También puede dividir el texto con separadores personalizados para una conversión de números más precisa. E incluye OCR para convertir imágenes en PDF en tablas de texto editables en uno de sus 40 idiomas compatibles.
La hoja de cálculo convertida de Acrobat no será perfecta, especialmente si el PDF contiene texto incrustado en imágenes, pero se verá mucho más parecida al PDF original que una hoja de cálculo creada al importar el PDF directamente en Excel.
3. Usa un conversor en línea de PDF a Excel
Otra opción es usar un conversor en línea de PDF a Excel. Uno de los mejores es el sitio web de Adobe Acrobat para convertir PDF a Excel. Es una herramienta gratuita que convierte PDF con el mismo nivel de calidad que las aplicaciones de escritorio de Adobe Acrobat para Mac y Windows. Otra buena opción es iLovePDF, que incluye un amplio conjunto de herramientas para convertir PDF en formatos como hojas de cálculo de Excel.
La herramienta de Adobe solo requiere dos clics para usar y funciona tanto con tablas de texto como con imágenes en archivos PDF. Abre el sitio de Acrobat para convertir PDF a Excel y arrastra tu PDF, y Acrobat lo convertirá automáticamente. Luego puedes descargar el archivo de hoja de cálculo o abrirlo directamente en Excel para la web.
Ten en cuenta que si intentas convertir un segundo PDF, Adobe te pedirá que inicies sesión primero. Puedes evitar esto abriendo el sitio en una ventana de incógnito para convertir otro archivo gratis sin una cuenta.
El conversor de PDF a Excel de iLovePDF es igualmente fácil de usar. Arrastra y suelta tu PDF en la aplicación, o súbelo desde Google Drive o Dropbox. Luego elige Sin OCR para convertir un PDF con tablas de texto gratis o selecciona la opción OCR. (Como el OCR requiere una actualización paga, la aplicación web de Acrobat podría ser la mejor opción aquí.)
De cualquier manera, en solo un par de clics, puedes convertir tu PDF en una hoja de cálculo gratis en línea, y luego editarla en Excel, Google Sheets, Apple Numbers o cualquier otra aplicación de hojas de cálculo.
4. Convierte PDF escaneados a Excel con OCR
Una forma más de convertir PDF en hojas de cálculo es con cualquier herramienta OCR. Con el OCR cada vez más integrado en navegadores, lectores de PDF y bibliotecas de imágenes, a menudo puedes simplemente seleccionar y copiar texto directamente de un PDF o captura de pantalla, y luego pegarlo en Excel u otra aplicación de hojas de cálculo.
Esta es una de las mejores formas de convertir documentos escaneados y otros PDF con datos de tablas bloqueados en imágenes. El OCR no es perfecto y puede tener dificultades con escaneos de menor calidad, colores de bajo contraste o tablas más complicadas, pero puede hacer posible la conversión de PDF a hoja de cálculo cuando de otro modo no lo sería.
Por ejemplo, puedes abrir un PDF en Vista Previa en una Mac, iPad o iPhone, luego copiar el texto directamente de una tabla PDF y pegarlo en una hoja de cálculo. De manera similar, la aplicación Fotos reconoce automáticamente el texto en imágenes, por lo que puedes copiar texto de una captura de pantalla de un PDF.
En una PC con Windows o Mac, el lector de PDF integrado de Google Chrome también incluye soporte OCR. Abre un PDF, y después de unos momentos, puedes seleccionar y copiar el texto reconocido.
Otra opción son las herramientas OCR integradas en editores de documentos, incluidos Microsoft Word para Windows y Google Docs. Ambos pueden convertir PDF completos, incluidos texto formateado, imágenes y datos tabulares, en documentos editables con tablas que luego puedes copiar en una hoja de cálculo.
En Microsoft Word para Windows, abre el PDF y se convertirá automáticamente en un documento editable. Puede reconocer texto y tablas en imágenes de PDF también, incluso si estás sin conexión. Luego puedes formatear la tabla en Word o copiarla y pegarla en Excel.
Con Google Docs, primero deberás subir tu PDF a Google Drive. Abre Google Drive en tu navegador, y luego haz clic en el botón de menú o haz clic derecho en el archivo, y elige abrir en Google Docs. Puede convertir tablas de texto y reconocer texto de imágenes, aunque en mis pruebas el formato final fue menos preciso que las conversiones de Word, Excel o Acrobat. Es lo suficientemente bueno para copiar datos de un PDF, pero no tan efectivo para convertir completamente un PDF en una hoja de cálculo.
Cómo convertir solo una tabla o parte de un PDF a Excel
¿Quieres convertir solo parte de un PDF en una hoja de cálculo, como una sección de una tabla o una sola tabla de un documento más grande? La mejor opción es primero tomar una captura de pantalla de la tabla de tu PDF para capturar solo los datos específicos que deseas convertir. Luego conviértela en una hoja de cálculo con la opción Datos de imagen de Excel o con software OCR como Word o Docs.
De cualquier manera, tu conversión probablemente será más precisa con el OCR enfocado solo en el texto específico que deseas reutilizar en una hoja de cálculo. También tendrás menos datos extraños que limpiar y más tiempo para dedicar a formatear tu tabla y trabajar con tu información.
¿Necesitas una mejor forma de convertir datos en archivos PDF? Jotform te tiene cubierto
Excel, Acrobat y otras herramientas te tienen cubierto cuando ya tienes datos en un PDF y necesitas extraerlos en una hoja de cálculo. Pero si estás recopilando datos desde el principio, la mejor opción es omitir el PDF por completo y recopilar los datos en un formulario que guarde automáticamente las entradas tanto en una hoja de cálculo como en un PDF. Jotform es uno de los mejores creadores de formularios para reemplazar PDF con un flujo de trabajo de recopilación de datos más moderno.
Si tienes formularios PDF existentes para que las personas los completen, la herramienta de formularios PDF inteligentes de Jotform puede convertirlos automáticamente en formularios web que funcionan en todos los dispositivos. O puedes crear nuevos formularios desde cero utilizando más de 20,000 plantillas de formularios profesionales para pedidos, información de registro, registros de mantenimiento, informes de entrega y más. Jotform incluye campos para recopilar cualquier detalle que necesites, incluidas firmas, con flujos de trabajo de aprobación para ayudar a automatizar tareas con datos de formularios.
Jotform puede entonces guardar tus datos en Jotform Tablas, donde puedes analizarlos en Jotform, usar el creador de reportes Jotform para crear paneles de control, o exportar entradas de formularios en una hoja de cálculo para un análisis más profundo en Excel. Y si aún necesitas PDF listos para imprimir, el editor PDF de Jotform te permite crear diseños de documentos personalizados que se completan automáticamente con datos de nuevas entradas de formularios.
Es una forma fácil de crear acuerdos, facturas, informes de trabajo y más en formato PDF desde un formulario mientras también guardas automáticamente los datos del formulario en una hoja de cálculo al mismo tiempo.
Este artículo es para administradores, equipos de finanzas, equipos de operaciones, analistas y usuarios de pequeñas empresas que necesitan convertir datos de PDF en hojas de cálculo de Excel editables sin entrada manual de datos.
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