Edwin Ruiz descubrió su pasión por el ajedrez en un programa extraescolar cuando estaba en tercer grado. Años más tarde, regresó con un objetivo claro: despertar esa misma pasión en los estudiantes, ayudarles a desarrollar su pensamiento crítico y reforzar su confianza, tanto frente al tablero como fuera de él.
Ruiz fundó el Day & Knight Chess Club en 2022. Se trata de una organización sin fines de lucro del sur de California que ofrece programas extraescolares, clases de academia, mentoría y torneos para jugadores de ajedrez de todos los niveles. El año pasado, la organización atendió a más de 3.000 estudiantes en Corona, Glendora, Riverside y Pomona.
A medida que sus programas crecían, gestionar las inscripciones y los pagos consumía cada vez más tiempo. Jotform ayudó al club a unificar todos esos procesos, dándole a su equipo más tiempo para concentrarse en lo que de verdad importa: enseñar.
Day & Knight Chess Club: resultados de un vistazo
Inscripciones
Crearon una experiencia de inscripción fluida, uniendo registros, autorizaciones y pagos en un solo lugar
Logística de torneos
Inscripciones más ágiles para jugadores de todos los niveles
Operaciones internas
Menos tiempo dedicado a recopilar información de herramientas administrativas desconectadas
Un proceso de inscripción con demasiados movimientos
Antes de Jotform, inscribirse implicaba hacer malabares con varios procesos que no estaban conectados entre sí. Los padres enviaban sus datos de contacto, pagaban a través de Venmo o Zelle y luego presentaban las autorizaciones de responsabilidad mediante PDF o herramientas de firma electrónica. Después, el personal tenía que juntar manualmente toda esa información para actualizar las listas.
A medida que el programa crecía, se volvía más difícil llevar el control de las inscripciones y los pagos, cruzar documentos y actualizar las listas. Con demasiada frecuencia, algún estudiante quedaba fuera al registrar los datos, o la información se anotaba de forma incorrecta.
Inscripciones y operaciones bajo control
Jotform transformó el proceso de inscripción del Day & Knight Chess Club al reunir el registro, las autorizaciones y los pagos en un único formulario ágil.
Los padres podían completar la inscripción, realizar el pago y firmar las autorizaciones en un solo envío de formulario. Gracias a las automatizaciones, los datos de los estudiantes pasaban directamente a Google Sheets, de modo que los administradores escolares y los entrenadores siempre contaban con listas actualizadas, con menos trabajo manual y menos errores al registrar la información.
Esa misma comodidad se trasladó a la inscripción en torneos, donde aprovecharon la lógica condicional para adaptar las preguntas al estado y al nivel de experiencia de cada competidor. Así, el equipo puede dar cabida a jugadores de distintos niveles sin que todos tengan que responder las mismas preguntas.
Jotform también simplificó la inscripción en los torneos del Day & Knight Chess Club, donde la lógica condicional ajustaba las preguntas al estado y al nivel de experiencia de cada jugador. Cada uno veía solo las preguntas que le correspondían, lo que hacía el registro más rápido y personalizado.
Más allá de las inscripciones, Jotform ayuda al club a gestionar la documentación de los entrenadores y los reportes del programa en un solo lugar. Los formularios digitales mantienen los registros organizados y le dan al equipo una visión más clara de cómo marchan sus programas.
Al conectar procesos que antes exigían herramientas separadas y seguimiento manual, los participantes vivieron una experiencia de inscripción más profesional, y el equipo dedicó menos tiempo a introducir datos y organizar papeleo.
Recuperar tiempo para dedicárselo a los estudiantes
Para el Day & Knight Chess Club, el mayor logro fue recuperar tiempo para centrarse en lo que de verdad cuenta: sus estudiantes.
“Jotform nos ayudó a ahorrar muchísimo tiempo valioso y a simplificar todo nuestro proceso”, cuenta Ruiz, presidente y fundador del Day & Knight Chess Club. “Ahora podemos concentrarnos en lo que más importa: generar el mejor impacto posible para nuestros estudiantes y nuestra comunidad”.
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