Live Fit Gym + Jotform: Resultados de un vistazo
N.º de envíos de formularios
41.921
N.º de horas ahorradas semanalmente en 9 sedes
10-20
N.º de formularios
60
La sede insignia de Live Fit Gym, situada en el distrito de Mission de San Francisco, no empezó siendo un gimnasio. Nació como una consulta de quiropráctica, y su evolución hasta convertirse en un centro de fitness integral dice mucho sobre cómo funciona hoy el negocio: se adapta a lo que la gente realmente necesita y busca formas de atenderla de manera más eficiente. Esa misma capacidad de adaptación ha llevado a la empresa mucho más allá de su ubicación original. Live Fit Gym cuenta actualmente con 9 sedes en San Francisco, y mantener alineados los equipos de ventas, entrenamiento personal, gestión y recursos humanos en todas ellas requiere algo más que buenas intenciones. Requiere un sistema.
Los negocios de fitness dependen de una documentación en la que la mayoría de los socios nunca piensa: exenciones de responsabilidad, declaraciones médicas, contratos de entrenamiento, informes de incidentes y paquetes de incorporación del personal. Cuando se gestiona de forma manual, esta documentación desvía la atención del personal de los socios y puede generar lagunas difíciles de resolver más adelante, ya sea una firma que falta o un formulario que nunca llegó al expediente correcto. Para un gimnasio en crecimiento y con varios departamentos como Live Fit Gym, esa fricción puede acumularse rápidamente.
Ahí es donde entra Jotform. Dan McGeehan, director de ventas del gimnasio, afirma que la plataforma ayuda al equipo a dedicar menos tiempo al papeleo y más tiempo a los socios. Hoy, Live Fit Gym utiliza 60 formularios y 14 tablas en Jotform, que han gestionado casi 42.000 envíos de formularios.
«Jotform permite que mi equipo de primera línea, el equipo que está al pie del cañón, se centre en las personas», afirma McGeehan. «Permite que la conversación y la relación personal despeguen realmente desde el mismo instante en que cruzan nuestras puertas».
Cómo utiliza Live Fit Gym Jotform
| Equipo | Casos de uso |
|---|---|
Ventas |
Admisión de socios y documentación de inscripción |
Entrenamiento personal |
Formularios de incorporación y relacionados con el entrenamiento |
Gestión |
Flujos de trabajo operativos y administrativos |
Recursos humanos |
Exenciones de responsabilidad y documentación interna de RR. HH. |
De consulta de quiropráctica a gimnasio de barrio
La primera sede de Live Fit, que sigue funcionando hoy en Mission, cuenta cómo nació el negocio. «Era una consulta de quiropráctica», explica McGeehan. «Empezaron a plantearse cómo sería incorporar el fitness, y la gente empezó a querer venir más por el equipamiento que por la quiropráctica».
Ese cambio en la demanda convirtió a Live Fit Gym en el negocio que es hoy. A medida que la empresa crecía, también lo hacía el número de equipos que dependían de Jotform para mantener todo en marcha.
«Lo utilizamos de muchas maneras distintas», afirma McGeehan. «Usamos Jotform para nuestro equipo de ventas, para nuestro equipo de entrenamiento personal y para la parte de gestión».
Ver lo sencillo que era [Jotform] creo que despertó la ilusión de implantarlo en muchos de nuestros otros departamentos.
Dan McGeehan, director de ventas, Live Fit Gym
El equipo de ventas utiliza Jotform para recopilar la información de los nuevos socios y los datos de inscripción. Los entrenadores personales recurren a él para los formularios de incorporación y admisión adaptados a los objetivos y al historial de salud de cada cliente. La dirección lo emplea para mantener la coherencia de los procesos administrativos entre departamentos. Lo que empezó como una herramienta para una parte del negocio es ahora la columna vertebral operativa que conecta todas ellas.
Una exención de responsabilidad y, después, su implantación en toda la empresa
El uso de Jotform en Live Fit Gym empezó a pequeña escala, con un solo formulario.
«Nuestro enlace de RR. HH., Darius, fue quien empezó a implantar todos nuestros servicios de Jotform y a crear nuestra exención de responsabilidad», afirma McGeehan. «Ver lo sencillo que era creo que despertó la ilusión de implantarlo en muchos de nuestros otros departamentos».
Esa primera exención se convirtió en el punto de partida de un cambio mucho más amplio. Cuando otros equipos vieron lo fácil que era usar la plataforma, ventas, entrenamiento personal y gestión empezaron a crear sus propios flujos de trabajo en Jotform sin necesidad de recurrir a ayuda técnica externa.
¿Cómo dicen ahora? Trabajar de forma más inteligente, no más dura. Creo que Jotform nos ha ayudado sin duda a incorporar eso en nuestro flujo de trabajo aquí en Live Fit Gym. Y no tiene precio, ¿verdad? El tiempo lo es todo.
Dan McGeehan, director de ventas, Live Fit Gym
Documentar lo que más importa
Los gimnasios necesitan registros fiables cuando ocurren incidentes. McGeehan cita un ejemplo real: la lesión de un socio en una de las sedes de Live Fit Gym.
«Tuvimos una situación en la que alguien se lesionó en una de nuestras sedes», recuerda. «Seguimos todos los pasos al pie de la letra. Rechazaron el servicio de ambulancia, pero acabamos teniendo un formulario de Jotform completado. Lo teníamos todo perfectamente hecho, y nos fue de gran ayuda».
Como el informe de incidente se registró en Jotform en lugar de guardarse en un archivo en papel o quedar en la memoria de alguien, Live Fit Gym dispuso de un registro completo y organizado cuando el equipo lo necesitó. Los gimnasios y negocios de fitness que quieran implantar un proceso similar pueden empezar con la plantilla de informe de incidente de Jotform.
Más tiempo para construir relaciones
Para McGeehan, el valor de Jotform se resume en lo que el equipo recupera: tiempo. El tiempo que de otro modo se dedicaría a gestionar el papeleo entre departamentos puede destinarse a los socios, al entrenamiento y a la marcha del negocio. En las 9 sedes de Live Fit Gym en San Francisco, esto supone un ahorro estimado de entre 10 y 20 horas semanales, un tiempo que se reinvierte directamente en la experiencia de los socios.
«¿Cómo dicen ahora? Trabajar de forma más inteligente, no más dura. Creo que Jotform nos ha ayudado sin duda a incorporar eso en nuestro flujo de trabajo aquí en Live Fit Gym», afirma. «Y no tiene precio, ¿verdad? El tiempo lo es todo».
Hoy, Live Fit Gym sigue contando con Jotform para que sus equipos de ventas, entrenamiento personal, gestión y RR. HH. trabajen con un mismo sistema, sencillo y fiable, que empezó con una sola exención de responsabilidad y se ha convertido en una herramienta de la que depende todo el gimnasio.
Para McGeehan, ese es el objetivo. Dedicar menos tiempo a gestionar el papeleo significa tener más tiempo para lo que hace que los socios sigan volviendo: las relaciones.
Si tu gimnasio busca formas de agilizar los flujos de trabajo, ahorrar tiempo y ampliar su impacto, regístrate hoy mismo en una cuenta gratuita de Jotform para descubrir cómo la plataforma puede ayudar a tu organización.
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