Case study results at a glance
Número de equipos de Jotform Empresarial
14
Número de otros programas de software reemplazados con Jotform Empresarial
6
Número de Jotform Apps creadas
29
Shannon White suele decir que su superpoder en el trabajo es «que le gusten las cosas». Cuando un producto le gusta, encuentra la forma de usarlo en todas partes. Y resulta que una de esas cosas que le gustan es Jotform.
White es responsable de web y contenidos del National Theatre of Scotland, la principal organización de artes escénicas de Escocia. Cada año monta más de 200 eventos y producciones, y además lleva a cabo proyectos de participación comunitaria, alquila espacios para espectáculos y mucho más. Solo en la temporada 2025-2026, la organización llegó a más de 228.000 personas.
White conoció Jotform cuando buscaba una manera de automatizar las invitaciones a reuniones de Zoom para un grupo de trabajo dentro del teatro. En cuanto empezó a usar la plataforma, cuenta, «la cosa se fue ampliando bastante rápido a partir de ahí. Era como pensar: ¿qué más puede hacer esto? Creo que puede hacer mucho más».
En poco tiempo, dice, se convirtió en toda una defensora de Jotform. Junto con Chris Lang, el responsable de operaciones, empezó a estudiar cómo integrar Jotform en toda la organización para dar apoyo a recursos humanos, finanzas, desarrollo artístico, participación comunitaria y otros departamentos.
«Enseguida me quedó bastante claro cuánto valor podía aportar en distintas áreas de la organización», afirma Lang. Tras un par de meses con el plan de suscripción Gold de Jotform, cuenta que la necesidad de pasar a un plan Empresarial se hizo evidente. Fue entonces cuando él y White empezaron a tener «conversaciones sobre qué otros paquetes de software podíamos dejar de lado».
El reto: un reparto de miles (de autónomos)
Uno de los mayores retos administrativos del National Theatre of Scotland es gestionar los cientos de trabajadores temporales que contrata cada año. La organización cuenta con un equipo fijo, pero los artistas, el personal de escena, los técnicos y el resto de empleados vinculados a la producción trabajan todos como autónomos.
Esto significa que el teatro tiene que gestionar recursos humanos, nóminas, logística, comunicación y mucho más para casi 400 autónomos al año, y a menudo mientras las compañías están de gira, visitando colegios o participando en eventos comunitarios.
Antes de adoptar Jotform, el personal del teatro recopilaba la información en documentos de Microsoft Word. Enviaban los documentos por correo a los autónomos, que añadían sus datos y los devolvían.
Era un proceso lentísimo y propenso a errores, y encima sin la seguridad adecuada. Costaba mucho conseguir que la gente completara y devolviera toda la información necesaria, y no había forma de ver todos los datos en un solo lugar. Los permisos de Microsoft tampoco facilitaban compartir información con personas ajenas al equipo fijo. Como dice Lang: «Microsoft no se presta demasiado a dejar entrar y salir a gente de tu organización».
Con Jotform pudieron convertir fácilmente esos documentos de Word en formularios en línea seguros que podían compartir con cualquiera. Pero no se quedaron ahí.
«Fue entonces cuando descubrimos las apps», cuenta White.
La solución: apps móviles personalizadas para producciones y departamentos
Jotform Apps resultó ser justo lo que necesitaban. Con este creador de apps móviles sin código y fácil de usar, White y Lang pudieron crear centros de recursos de referencia para el personal y los autónomos, reuniendo formularios, enlaces y otros materiales importantes en un mismo sitio. Gracias a su cuenta de Jotform Empresarial, podían configurar permisos de acceso a los formularios y los datos, de modo que solo las personas autorizadas pudieran consultarlos.
Apps de incorporación y recursos humanos
Para simplificar la incorporación de los autónomos, White y Lang reunieron en una sola app todos los formularios que estos deben completar.
«Tenemos que recopilar muchísimos datos, de muchas formas distintas y de muchísima gente», cuenta White. «Necesitamos una declaración de salud. Necesitamos datos de personal. Necesitamos los datos bancarios». Con todos los formularios de incorporación reunidos en una app de Jotform, los artistas y el personal de escena encuentran en un solo lugar todos los formularios que deben rellenar, con lo que es más probable que envíen la información necesaria. Además, pueden añadir la app a la pantalla de inicio del móvil o del ordenador para acceder a ella con un solo toque.
Podemos ofrecer un servicio de 360 grados para los responsables de contratación, para el personal, para que todo el mundo se incorpore y se dé de baja dentro de la organización.
Chris Lang, responsable de operaciones, National Theatre of Scotland
«Básicamente puedes tenerlo todo en un único panel, y luego cada persona lo usa en el móvil o en el portátil, y aun así recibes todos tus datos de la misma manera», explica White.
«Podemos ofrecer un servicio de 360 grados para los responsables de contratación, para el personal, para que todo el mundo se incorpore y se dé de baja dentro de la organización», añade Lang.
Apps específicas para cada espectáculo
El equipo también necesita compartir información clave con los artistas, el personal de escena y el resto de personas que trabajan en una producción concreta. Para cada producción pueden crear una app que da al reparto y al equipo acceso a todos los formularios que deben completar durante la temporada del espectáculo, junto con otros recursos de apoyo. Estas apps de producción incluyen los formularios de incorporación y, además:
- Calendarios de ensayos y producción
- Mapas e indicaciones para llegar a los espacios de ensayo y actuación
- Contactos importantes
«Ahí mismo tienen una visión general de su calendario», cuenta White. «Tienen los teléfonos de su contacto clave dentro del equipo de producción, dentro del equipo del NTS. Incluso cosas tan sencillas como las contraseñas del wifi. Para ellos acaba siendo una especie de biblia durante los ensayos».
Apps con paneles por departamento
White y Lang se dieron cuenta de que también podían usar Jotform Apps para crear paneles de datos para los distintos departamentos. En Jotform, todas las respuestas de los formularios se guardan automáticamente en Jotform Tablas, donde los equipos pueden organizar y consultar los datos recibidos. Con Jotform Empresarial, la organización también puede crear espacios de trabajo con Jotform Teams para agrupar formularios, tablas y otros materiales por función o departamento. Actualmente el teatro tiene 14 espacios de trabajo de equipo, entre ellos los de desarrollo artístico, gestión del edificio, participación creativa, contratación y recursos humanos, finanzas, casting y gestión de compañías.
Las apps son geniales.
Shannon White, responsable de web y contenidos, National Theatre of Scotland
White y Lang vieron que podían reunir varias tablas en una app para tener una visión general de los datos de varios formularios, en lugar de andar respondiendo preguntas del personal sobre los envíos.
«Usamos las apps como paneles», explica White. «Si un departamento tiene varios formularios, le creamos un panel con todas sus tablas enlazadas ahí. Les hace la vida más fácil, y a mí también».
En vez de ponerse a buscar enlaces o archivos entre los correos, el personal solo tiene que volver al panel de su app para ver, en un mismo lugar, la información más reciente de todos sus formularios.
«Las apps son geniales», afirma White.
Los resultados: menos tiempo perdido, administración más ágil y margen para crecer
Con Jotform Empresarial, White y Lang convirtieron un conjunto de procesos manuales y desconectados en una forma mucho más centralizada de gestionar la información. Los autónomos encuentran en un solo lugar los formularios y recursos que necesitan, estén donde estén. Y el personal puede consultar datos actualizados sin tener que rebuscar entre correos y hojas de cálculo. Todo esto se traduce en menos tiempo persiguiendo información y más tiempo dedicado a las producciones y programas de la organización.
Se hizo muy evidente que Jotform también crecía con nosotros.
Shannon White, responsable de web y contenidos, National Theatre of Scotland
Lo que empezó como una forma de automatizar invitaciones a reuniones se ha convertido en 14 espacios de trabajo de equipo que dan apoyo a departamentos de toda la organización, junto con apps para la incorporación, para producciones concretas y para los paneles de cada departamento. Los controles de acceso según el rol dan a la organización mucho más control sobre quién puede ver la información sensible.
Con Jotform Empresarial, el equipo cuenta con una plataforma flexible sobre la que seguir construyendo. En varias ocasiones, White ha deseado una funcionalidad concreta y ha visto cómo poco después se lanzaba justo esa función.
«Se hizo muy evidente que Jotform también crecía con nosotros», comenta. En lugar de sumar otra herramienta independiente cada vez que surge una necesidad nueva, el equipo sigue encontrando formas de sacarle partido a Jotform, con la misma pregunta que lo puso todo en marcha: «¿Qué más puede hacer esto?».
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