Para la Genki Japanese and Culture School (GenkiJACS) con sede en Japón, la educación lingüística es mucho más que gramática y vocabulario.
Desde 2005, GenkiJACS ha ayudado a más de 12.000 estudiantes de todo el mundo a aprender japonés mientras se sumergen en las comunidades y la cultura locales japonesas. A través de cinco campus en todo el país, la filosofía guía de la organización es simple: Aprender Japón.
“Nuestro proceso de pensamiento es que el idioma es cultura”, dice Dmitry Ser, responsable de ventas y comunicaciones en GenkiJACS.
Mucho antes de que los estudiantes lleguen a Japón, comienzan su viaje. Durante el transcurso de semanas o incluso meses, completan pruebas de nivel, envían documentos, comparten grabaciones y trabajan estrechamente con el personal de GenkiJACS para prepararse para la vida en un nuevo país.
Para Ser, mantener una conexión personal durante todo ese viaje es esencial.
Jotform nos permite multiplicar lo que hacemos.
Dmitry Ser, Responsable de Ventas y Comunicaciones, GenkiJACS
Hace diez años, él mismo era estudiante de GenkiJACS. Hoy, ayuda a estudiantes potenciales a navegar el mismo proceso que lo llevó a Japón. Ser entiende lo importante que puede ser la orientación personal para los estudiantes que se preparan para mudarse al otro lado del mundo.
“Nuestro servicio al cliente lo es todo”, dice. Desde 2014, GenkiJACS ha usado Jotform para facilitar la recopilación de datos para todos los involucrados, desde estudiantes hasta personal.
A medida que GenkiJACS expandió sus operaciones por todo Japón, Ser enfrentó un nuevo desafío: cómo hacer crecer la organización sin perder el toque personal que define la experiencia de GenkiJACS.
Para ayudar a preservar esa experiencia, GenkiJACS actualizó a Jotform Empresarial.
Case study results at a glance
108.000 envíos de formularios
Los envíos ilimitados respaldan un proceso de incorporación de varios meses que requiere datos de inscripción, formularios específicos del programa y más.
Colaboración en 5 campus
Jotform Empresarial apoyó a los equipos de marketing, soporte estudiantil y académico de GenkiJACS a medida que la organización creció de tres campus a cinco.
107 formularios online optimizados
Usando Jotform Enterprise Analytics, el personal de GenkiJACS optimiza los formularios para garantizar altas tasas de envío.
Escalando una experiencia estudiantil personalizada
El crecimiento en GenkiJACS se ha acelerado en los últimos años. La escuela se expandió a Okinawa y Nagoya, además de los campus en Fukuoka, Tokio y Kioto.
La organización recopila y gestiona una gran cantidad de información durante todo el ciclo de vida del estudiante, desde consultas iniciales y documentación de inscripción hasta comunicaciones de incorporación y soporte continuo.
“Somos una escuela muy exigente”, dice Ser. “Queremos que nuestros estudiantes tengan la mejor experiencia posible. Para eso, tenemos pruebas y requisitos establecidos, lo que hace que nuestro proceso de incorporación sea bastante complejo”.
El personal anteriormente dedicaba un tiempo considerable a monitorear los envíos de formularios online, hacer seguimiento de información faltante y avanzar manualmente a los estudiantes a través del proceso de incorporación.
“Cuando tenemos un estudiante que debe enviar varios formularios, solíamos enviarle el siguiente formulario manualmente”, dice Ser.
Al mismo tiempo, los equipos querían más visibilidad sobre la participación de los estudiantes, mayor flexibilidad para mejorar formularios y flujos de trabajo, y una supervisión más sólida de la información confidencial que recopilan. A nivel administrativo, la seguridad de los datos también era una preocupación.
Ser necesitaba una solución que pudiera respaldar el crecimiento mientras preservaba la experiencia personalizada que distingue a GenkiJACS.
Más visibilidad, menos trabajo manual
Para respaldar sus operaciones en crecimiento, GenkiJACS actualizó a Jotform Empresarial.
“Empresarial es una bestia completamente diferente en comparación con nuestra cuenta Silver”, dice Ser.
La actualización le dio a Ser más libertad para experimentar, más visibilidad sobre el proceso de incorporación y más tiempo para enfocarse en apoyar a los estudiantes. Jotform Empresarial ahora se usa en los equipos de marketing, soporte estudiantil y académico.
Dado que los equipos pueden crear tantos formularios como deseen, pueden duplicar formularios y perfeccionarlos a medida que evolucionan los procesos.
| Cómo GenkiJACS usa Jotform Empresarial | ||
|---|---|---|
| Departamento | Caso de uso principal | Beneficios clave de Empresarial |
| Marketing y ventas | Captura de clientes potenciales, formularios de consulta, seguimiento de envíos, optimización de formularios, investigación de mercado | Analíticas de Admin Console, visibilidad sobre tasas de participación y conversión |
| Soporte estudiantil y admisiones | Incorporación de estudiantes, flujos de trabajo de inscripción, recordatorios automatizados, recopilación de documentos, comunicaciones continuas | Flujos de trabajo fluidos, lógica condicional, seguimientos automatizados, reducción de la administración manual |
| Equipos académicos y de enseñanza | Pruebas de nivel, recopilación de información estudiantil, datos de inscripción, formularios específicos del programa | Recopilación de datos centralizada, lógica condicional, acceso más fácil a la información estudiantil |
Además, la Consola de Administración de Jotform Empresarial proporciona mayor visibilidad sobre las tendencias de envío, participación y rendimiento de formularios. Esto ayuda a los equipos a identificar puntos de fricción y mejorar las tasas de finalización de formularios.
Jotform Workflows ofreció otro beneficio importante. Hoy en día, los flujos de trabajo automatizados envían recordatorios sobre formularios incompletos, recopilan información crítica de incorporación y mueven a los estudiantes a través de los procesos de inscripción sin requerir supervisión manual constante.
En lugar de dedicar tiempo a rastrear información faltante, el personal puede enfocarse en apoyar a los estudiantes directamente.
“Me da tranquilidad”, dice Ser.
Apoyar a los estudiantes también significa proteger su información. A medida que GenkiJACS creció, la gobernanza de datos se volvió cada vez más importante.
“Japón tiene sus propias leyes. Así que necesitamos asegurarnos de cumplirlas”, dice Ser.
Jotform Empresarial cuenta con centros de residencia de datos locales para ayudar a respaldar los esfuerzos de cumplimiento de la organización.
La lógica condicional también se ha convertido en una parte importante de las operaciones diarias. Los formularios dirigen automáticamente a los estudiantes potenciales al representante apropiado según la ubicación y los requisitos del programa.
La interfaz visual de Jotform ha facilitado la adopción en todos los departamentos. Incluso herramientas avanzadas como Jotform Workflows resultaron accesibles con las capacidades de arrastrar y soltar de la plataforma.
“Workflows es simplemente lógica. Es programación arrastrando y soltando”, dice. “Creo que la simplicidad de uso es primordial al elegir una herramienta como Jotform”.
Ser resumió su experiencia con Jotform Empresarial de esta manera: “Es la simplicidad de uso, los datos y su servicio al cliente. Y lo transparentes que son sus personas, lo transparente que es el servicio. No hay costos adicionales u ocultos. La cantidad de servicio al cliente que recibimos es lo que esperábamos”.
Jotform: Un multiplicador de fuerza
Hoy en día, el personal de GenkiJACS dedica menos tiempo a gestionar tareas administrativas y más tiempo a apoyar a los estudiantes. Los flujos de trabajo automatizados garantizan que la información crítica se recopile de manera consistente mientras reducen la necesidad de seguimiento manual.
“Lleva tiempo acostumbrarse porque hasta ahora era muy ‘OK, necesitamos hacer esto’, y ahora podemos soltar el volante y decir, ‘El sistema está funcionando’. Solo nos involucramos si hay un problema”, dice Ser.
Al usar las Analíticas de la Consola de Administración y los datos de envío, los equipos pueden identificar puntos de fricción, mejorar las tasas de finalización de formularios y tomar decisiones informadas sobre las comunicaciones con los estudiantes.
Empresarial es como un patio de juegos con montones de herramientas que son útiles. Y lo genial es que este patio de juegos tiene un grupo de adultos que pueden ayudarte.
Dmitry Ser, Responsable de Ventas y Comunicaciones, GenkiJACS
Esos conocimientos permiten a GenkiJACS refinar continuamente sus procesos de inscripción e incorporación. En lugar de depender de suposiciones, los equipos pueden ver cómo los estudiantes interactúan con los formularios y hacer ajustes que mejoran la experiencia general.
Lo más importante es que la automatización ha ayudado a GenkiJACS a escalar sin comprometer su filosofía centrada en las personas.
Ser dice que reducir el trabajo administrativo repetitivo permite a los empleados enfocarse en el servicio al cliente y el proceso de incorporación, donde la interacción personal marca la diferencia.
Con procesos más confiables ejecutándose en segundo plano, el personal puede dedicar menos tiempo a perseguir datos y más tiempo a ayudar a los estudiantes a sentirse preparados, apoyados y conectados antes de llegar a Japón.
“Jotform nos permite multiplicar lo que hacemos”, dice Ser.
Creciendo sin perder el toque personal
Para GenkiJACS, Jotform Empresarial no se trata de reemplazar personas. Se trata de ayudar a las personas a hacer su mejor trabajo.
GenkiJACS ha creado más tiempo para las conversaciones, la orientación y el apoyo que los estudiantes recuerdan mucho después de dejar el aula. Esto permite a la organización mantenerse enfocada en su filosofía guía: ayudar a los estudiantes no solo a aprender japonés, sino a aprender Japón.
A medida que GenkiJACS continúa creciendo, Ser ve oportunidades para expandir aún más su uso de Jotform Empresarial.
Sabe que su equipo no navegará esas oportunidades solo. A lo largo de la transición de la organización a Empresarial, los equipos de incorporación, éxito del cliente y técnico de Jotform ayudaron a GenkiJACS a implementar nuevos flujos de trabajo, solucionar problemas de integraciones e identificar formas de obtener más valor de la plataforma.
“Empresarial es como un patio de juegos con montones de herramientas que son útiles”, dice Ser. “Y lo genial es que este patio de juegos tiene un grupo de adultos que pueden ayudarte”.
Ser está feliz por la ayuda. Porque para él, la mayor oportunidad no es una sola función. Es la libertad de seguir mejorando la experiencia estudiantil a medida que GenkiJACS crece.
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