Une chose est devenue claire après avoir discuté avec certains de nos utilisateurs bêta qui ont expérimenté les fonctionnalités de l’Assistant de données IA de Jotform : La boucle exporter-pour-travailler est bien réelle.
Lorsque les utilisateurs stockent et/ou téléchargent des données d’une plateforme et les ouvrent dans une autre, juste pour les manipuler sur le logiciel auquel ils sont habitués, c’est ce qu’on appelle « exporter pour travailler ».
Et presque tous nous connaissons ce flux de travail parce que nous l’avons tous fait à un moment donné.
Cela peut ressembler à ceci : collecter les réponses > télécharger le CSV > ouvrir Excel (ou une autre application de feuille de calcul) > filtrer > nettoyer les données > calculer > créer un graphique > envoyer un e-mail à quelqu’un.
Mais maintenant que l’IA est ancrée dans nos flux de travail, exporter pour travailler — bien que toujours nécessaire pour certaines tâches — n’est plus la façon la plus efficace d’accomplir les choses, surtout en ce qui concerne vos soumissions de formulaires.
L’assistance IA à laquelle je pense est celle qui apporte de la valeur parce qu’elle transforme des tâches complexes liées aux données en informations claires et compréhensibles qui peuvent être facilement transmises aux autres.
Parmi les capacités de l’Assistant de données se trouvent des fonctionnalités très pratiques qui vous permettent d’organiser et d’analyser les données de manière conversationnelle avant de vous lancer dans l’ancien processus exporter-pour-travailler.
Vous continuerez à exporter des données vers une feuille de calcul pour des cas d’utilisation plus importants (Dieu sait que les tableurs ne vont nulle part), mais, au minimum, vous pouvez gagner du temps en amont en obtenant des informations avant que votre exportation n’ait lieu.
Voici sept tâches que vous pouvez facilement gérer de manière conversationnelle avant de recourir à un autre outil.
Obtenir un total ou une répartition rapide
Il ne devrait pas être nécessaire d’exporter des données vers une feuille de calcul pour obtenir des informations rapides à partir de vos données. Dans l’exemple précédent du district scolaire, qui répertorie plusieurs écoles échantillons et leurs informations, j’ai interrogé l’Assistant de données IA de Jotform avec Combien de commandes chaque école a-t-elle soumis par taille ?
En quelques secondes, j’obtiens une répartition des commandes, par école, que je peux ensuite communiquer aux parties prenantes qui ont demandé l’information, mettre dans un e-mail à un fournisseur, ou simplement utiliser comme référence.
Trouver les réponses qui nécessitent une attention particulière
Dans les moments où chaque minute compte, la capacité de demander des informations à un assistant de manière conversationnelle s’avère très utile. Dans cet exemple, l’assistant identifie rapidement les inscriptions incomplètes à ma demande, afin que je puisse passer aux étapes suivantes.
Analyser les commentaires ouverts
Qu’il s’agisse de produits, de personnes ou d’autre chose, les commentaires des clients sont ce qui favorise l’amélioration. Vous pouvez maintenant comprendre les commentaires les plus constructifs à l’aide d’une invite — et économiser un temps précieux dans le processus.
Par exemple, dans l’exemple précédent, vous pouvez demander à l’Assistant de mettre en évidence un thème des commentaires clients les plus critiques afin que vous puissiez agir rapidement ou donner un résumé lors d’une réunion. Cela s’avère vraiment utile à grande échelle, lorsque vous synthétisez des centaines (voire des milliers) de réponses individuelles.
Créer un visuel instantané
Pour les données de soumission de vos formulaires, au lieu de télécharger les données, d’ouvrir une feuille de calcul, de filtrer les données et de créer un graphique… créez simplement un graphique.
Vous obtiendrez un visuel instantané qui est perspicace et partageable, grâce à l’Assistant de données IA de Jotform. Ici, j’ai créé un graphique rapide et téléchargeable des inscriptions par niveau scolaire.
Créer une vue simplifiée de vos données
Dans cet exemple, je simplifie la façon dont je visualise mes données.
Effectuer une modification uniforme sur plusieurs enregistrements
Si vous devez effectuer des modifications globales (ou réorganiser vos données) dans votre tableau, vous pouvez le faire rapidement et à grande échelle avec l’aide de l’assistant. Dans cet exemple, simplement archiver une poignée d’entrées ne nécessite rien de plus qu’une invite simple.
Passer à l’étape suivante en fonction des informations sur les données
Les données que nous examinons ne sont généralement qu’un prélude à notre prochaine action. Pour cet exemple éducatif, je veux examiner les données de l’école avant d’envoyer un e-mail aux directeurs afin que le district puisse faire avancer les affaires.
C’est assez facile à faire avec l’Assistant de données IA de Jotform, où la tâche peut être aussi générale (« Rédiger un rappel pour toute école dont l’étape d’inscription est toujours en attente ») ou aussi spécifique que nécessaire (c’est-à-dire, « Rédiger des rappels individuels aux écoles dont l’étape d’inscription est en attente et dont le budget dépasse 25 000 $. Adressez-vous au directeur par son nom. »).
Obtenez des informations plus rapidement en abandonnant les parties non essentielles de votre flux de travail
Écoutez, les tableurs sont tout sauf obsolètes. Nous avons tous de bonnes raisons de les utiliser, que ce soit pour la collaboration en utilisant un outil d’entreprise convenu ou pour une exploration de données sérieuse qui est effectuée plus efficacement dans les Excel riches en fonctionnalités de ce monde.
Mais l’avènement de l’Assistant de données IA de Jotform (et des outils similaires) offre désormais la possibilité d’obtenir des informations plus rapides et plus complémentaires à partir de vos données liées aux formulaires.
Obtenir ces informations n’a plus besoin d’être un exercice formel. Avant d’être tenté d’exporter des données vers une feuille de calcul pour effectuer une modification, essayez de faire la modification directement dans votre tableau Jotform.
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