De la forme à la fonction : Boostez votre productivité grâce à l'intégration de Jotform et Todoist

L’efficacité ne consiste pas seulement à accomplir des tâches. Chez Jotform, il s’agit de réduire les frictions, de centraliser les données et de garantir que les flux de travail passent d’une soumission de formulaire à une tâche terminée sans beaucoup d’intervention manuelle.

C’est pourquoi nous sommes ravis d’annoncer une nouvelle intégration. Jotform s’intègre désormais de manière transparente avec Todoist, l’une des principales plateformes de gestion des tâches sur le marché.

Cette intégration, désormais disponible dans le générateur de formulaires Jotform, vous permet de convertir automatiquement les soumissions Jotform entrantes en tâches Todoist exploitables. Plus besoin de saisie manuelle. Plus besoin de copier des détails d’un écran à l’autre. Juste des flux de travail rationalisés et un travail instantanément organisé.

Comment ça fonctionne : mappage flexible pour un contrôle optimal

Cette intégration ne se contente pas d’ajouter un lien Jotform à une tâche Todoist. Nous avons intégré des capacités de mappage de champs approfondies afin que vous puissiez personnaliser exactement la manière dont les données passent de votre formulaire à votre flux de travail de gestion de projet.

Voici comment cela fonctionne.

1. Dans le générateur de formulaires Jotform, dans la barre de navigation en haut de la page, cliquez sur Paramètres.
2. Dans le menu sur le côté gauche de la page, cliquez sur Intégrations.
3. Dans la section Intégrations du panneau principal, recherchez Todoist et cliquez dessus.

4. Cliquez sur Authentifier.

5. Dans l’écran de connexion Todoist qui s’affiche, connectez-vous à votre compte Todoist et accordez l’accès. Si vous vous êtes déjà connecté auparavant, sélectionnez simplement votre compte Todoist dans le menu déroulant et cliquez sur Authentifier. Pour utiliser un autre compte, cliquez sur le lien Utiliser un autre compte.
6. Une fois que vous avez connecté Jotform avec Todoist, configurez les éléments suivants :
   • Projets. Choisissez le projet Todoist dans lequel la tâche sera créée. Cela détermine où la tâche se trouve et quels paramètres de projet, flux de travail et autorisations s’appliquent.
   • Champs de tâche. Sélectionnez les champs Todoist à gauche et associez-les aux champs de votre formulaire à droite. Pour en ajouter d’autres, cliquez sur Ajouter un champ.
7. Cliquez sur Enregistrer, et le tour est joué.

Lorsqu’une personne soumet une réponse de formulaire, l’intégration déclenche l’action Créer une tâche dans Todoist, en transférant les détails précis selon vos besoins. Vous pouvez mapper les champs Jotform directement aux propriétés des tâches Todoist :

• Contenu : Définissez le titre de la tâche en utilisant les données du formulaire.
• Description : Transférez les détails complexes, les explications ou les notes client directement dans le corps de la tâche.
• Sélection de projet : Acheminez les soumissions vers des projets Todoist spécifiques et prédéfinis.
• Priorité : Mappez les menus déroulants de niveau de priorité dans Jotform aux paramètres de priorité de Todoist.
• Date d’échéance : Planifiez automatiquement les tâches en fonction des champs de date limite.
• Étiquettes : Catégorisez le travail entrant pour le filtrage et les rapports inter-projets.
• Utilisateur responsable : Attribuez la tâche à un membre spécifique de l’équipe immédiatement après la soumission.

Impact concret : 4 cas d’usage pour vous

Cette intégration comble le fossé entre la collecte de données et l’exécution concrète. Voici quelques exemples de la façon dont vous pouvez utiliser cette nouvelle combinaison puissante pour maximiser l’efficacité.

1. Capture centralisée des tâches et planification quotidienne

Le plus grand défi de la planification quotidienne est le tri des demandes entrantes. Si vous gérez une file d’attente de support interne ou une boîte de réception de demandes marketing, Jotform devient la porte d’entrée numérique pour collecter les données des tâches.

• Le scénario : Un formulaire de service d’assistance informatique à fort trafic.
• Le flux de travail : Lorsqu’un utilisateur soumet un problème, le champ « Résumé du problème » est mappé au Contenu Todoist, ou titre de la tâche. Le champ « Date limite demandée » est mappé à la Date d’échéance.
• Le résultat : Le responsable du service d’assistance commence sa journée avec une vue « Aujourd’hui » pré-remplie et priorisée dans Todoist, plutôt que de fouiller dans une boîte de réception email surchargée, permettant une planification quotidienne immédiate et basée sur les données.

2. Conformité récurrente et rappels rationalisés

Pour les équipes qui gèrent la conformité réglementaire, les audits de sécurité ou les contrôles d’équipement, le défi consiste à se rappeler quand effectuer à nouveau la tâche.

• Le scénario : Une inspection de sécurité mensuelle obligatoire.
• Le flux de travail : Un responsable des installations effectue une inspection et soumet un formulaire d’inspection. La prochaine inspection est automatiquement planifiée.
• Le mappage : La soumission du formulaire est mappée à une Étiquette #Conformité dans Todoist. Un champ masqué dans Jotform (comme « Date de révision suivante ») est automatiquement mappé au champ Date d’échéance dans Todoist.
• Le résultat : Le fait de terminer la tâche actuelle via Jotform planifie automatiquement la prochaine inspection dans Todoist, garantissant que vous ne manquez jamais une fenêtre de conformité.

3. Gestion de projet et d’objectifs accélérée

Mapper les nouvelles demandes de travail aux projets organisationnels stratégiques est essentiel pour atteindre les objectifs trimestriels.

• Le scénario : Un formulaire « Lancement de nouveau client » utilisé par l’équipe commerciale.
• Le flux de travail : Dès qu’un client remplit le formulaire, la soumission est acheminée vers un Projet dédié « Intégration client » dans Todoist.
• Le mappage : Les détails stratégiques d’un champ comme « Résumé de l’objectif client » sont mappés à la Description, tandis qu’un menu déroulant « Valeur du contrat » peut être mappé aux Étiquettes de priorité (par exemple, #ClientNiveau1).
• Le résultat : Les chefs de projet voient immédiatement les nouvelles initiatives arriver dans le bon projet, entièrement contextualisées et prêtes pour la planification des objectifs de haut niveau.

4. Collaboration fluide et visualisation de la productivité

La gestion des flux de travail échoue lorsque les tâches ne sont pas attribuées ou que la responsabilité n’est pas claire. L’intégration Jotform + Todoist aide à éliminer cette ambiguïté concernant les attributions.

• Le scénario : Un formulaire de demande à l’échelle du département pour des ressources créatives.
• Le flux de travail : Lorsqu’un responsable marketing demande une ressource, il utilise un formulaire qui comprend un menu déroulant « Désigner un designer ».
• Le mappage : Ce menu déroulant est mappé directement à l’Utilisateur responsable dans Todoist.
• Le résultat : Le membre spécifique de l’équipe créative est notifié instantanément dans Todoist qu’une nouvelle tâche est arrivée dans sa file d’attente. Les responsables peuvent ensuite utiliser la vue tableau de Todoist pour visualiser le pipeline de production et équilibrer la charge de travail de l’équipe en fonction des données de formulaire en temps réel.

Essayez-le dès aujourd’hui

L’intégration Jotform + Todoist est disponible dans le générateur de formulaires pour nos utilisateurs Bronze, Silver et Gold. Commencez à connecter vos flux de données directement à votre flux de travail et découvrez la véritable efficacité.