La plupart des cabinets dentaires n’ont pas un problème de recouvrement. Ils ont un problème de paperasse qui ressemble à un problème de recouvrement.
Une grande partie des cabinets vérifient encore les assurances par téléphone — ce qui signifie souvent qu’un membre de l’accueil reste en attente, récite les détails du contrat d’un patient, en espérant que les informations du système de l’assureur correspondent à celles du dossier. Multipliez cela par chaque nouveau patient et chaque réinitialisation annuelle des prestations, et la vérification à elle seule consomme des heures qui pourraient être consacrées à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
La conversation sur le plan de traitement est le point suivant où de nombreux cabinets perdent du temps. Un patient reçoit un devis et repart pour « y réfléchir » — non pas parce qu’il ne souhaite pas réaliser les soins, mais parce que personne ne lui a parlé des options de financement sur le moment.
Les cabinets qui présentent clairement les plans de paiement, par écrit, au moment du diagnostic, ont plus de chances d’amener le patient à commencer son traitement que ceux qui laissent cela à un appel de suivi trois jours plus tard.
Ensuite, il y a les demandes de remboursement.
Les demandes de remboursement ne sont généralement pas rejetées parce que les soins n’étaient pas couverts. Elles sont rejetées parce qu’un champ manquait, qu’un code ne correspondait pas à la documentation, ou qu’une signature n’était pas enregistrée. Chaque rejet implique de refaire le travail : quelqu’un doit retrouver la demande, la corriger, la soumettre à nouveau, et attendre encore une fois l’approbation.
Éliminer ces goulets d’étranglement ne demande pas beaucoup d’efforts. Il suffit de formulaires intégrés à des flux de travail automatisés.
Par exemple, un formulaire de demande de vérification peut acheminer les détails d’assurance d’un patient directement depuis l’accueil vers la personne chargée des contrôles d’éligibilité, avec les champs réellement exigés par les assureurs déjà intégrés — sans transcription ni échanges téléphoniques interminables.
Un formulaire de plan de traitement et de financement peut être généré au moment du paiement, incluant des options de plans de paiement que le patient peut choisir et signer électroniquement — avant même d’avoir quitté le cabinet.
Intégrer la documentation de consentement et de procédure dans le même flux de travail signifie que les informations nécessaires à une demande de remboursement sont déjà jointes au moment de la soumettre, et non rassemblées après coup lorsqu’on tente de corriger un rejet.
Jotform Entreprise gère tout cela de bout en bout : des formulaires conformes à la loi HIPAA pour l’assurance et le consentement, des signatures électroniques via Jotform Sign, et des flux de travail qui acheminent automatiquement les informations là où elles doivent aller.
Les cabinets qui réussissent leur facturation ne sont pas ceux qui disposent des plus grandes équipes administratives.
Ce sont ceux dont la paperasse ne crée pas de travail supplémentaire dès le départ.
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