Le timing est essentiel dans l’automatisation des flux de travail. Si l’exécution instantanée des processus est idéale pour des tâches comme l’envoi de notifications rapides, les flux de travail réels se déroulent rarement en une seule fois.
Que vous intégriez un nouveau collaborateur, envoyiez des e-mails de rappel avant un événement ou gériez des renouvellements de contrats, les tâches critiques doivent souvent être exécutées à des moments précis — et pas dès qu’un formulaire est soumis.
C’est pourquoi nous sommes ravis de vous présenter l’élément Attente, une nouvelle fonctionnalité puissante désormais disponible dans les Workflows Jotform.
L’élément Attente offre aux équipes un meilleur contrôle sur la planification de leurs processus automatisés. Vous pouvez mettre en pause l’exécution d’un flux de travail et reprendre les actions automatiquement au moment voulu, éliminant ainsi les relances manuelles et les solutions de contournement complexes.
Qu’est-ce que l’élément Attente ?
L’élément Attente est une fonctionnalité de logique conditionnelle et de contrôle des flux de travail intégrée au générateur de workflows Jotform par glisser-déposer. Il vous permet de mettre en pause l’exécution d’un flux de travail et de retarder les étapes suivantes en fonction de délais définis ou de données dynamiques issues des champs de formulaire. Au lieu de déclencher immédiatement un e-mail, une attribution de tâche ou une demande d’approbation lorsqu’un formulaire est soumis, votre flux de travail se met en pause jusqu’à ce qu’une condition spécifique soit remplie.
Intégrer un timing précis dans l’automatisation des flux de travail nécessitait auparavant des solutions de contournement complexes ou des relances manuelles. L’élément Attente offre aux clients Jotform Entreprise un moyen simple et fluide de créer des automatisations temporelles, afin que chaque étape de votre processus s’exécute exactement au bon moment.
3 façons flexibles de planifier l’exécution des flux de travail
Vous trouverez l’élément Attente directement dans la liste des éléments du générateur de workflows. Une fois ajouté à votre flux de travail, vous pouvez choisir parmi ces trois options de planification.
1. Attendre jusqu’à une date et une heure précises
Vous avez besoin qu’une étape de votre flux de travail se déclenche à une date fixe du calendrier ? Vous pouvez configurer l’élément Attente pour mettre en pause le flux de travail jusqu’à une date et une heure exactes. Cette option est idéale pour des tâches comme la planification de bilans de fin de trimestre, les annonces de lancement de produits et les rappels d’échéances.
2. Attendre les données d’un champ de date d’un formulaire
Vos processus sont souvent déterminés par les données saisies par les utilisateurs. Vous pouvez configurer l’élément Attente pour mettre en pause le flux de travail jusqu’à une date spécifiée dans un formulaire intégré à votre workflow. Par exemple, si un utilisateur soumet un formulaire d’inscription à un événement comportant un champ « Date de l’événement », votre flux de travail se mettra en pause jusqu’à cette date précise.
3. Planifier avant ou après un champ de date
Vous souhaitez envoyer un message de suivi un jour après un rendez-vous ou un e-mail de rappel automatique deux jours avant l’expiration d’un contrat ? L’élément Attente vous permet de planifier des actions à des intervalles définis par rapport à un champ de date dans un formulaire, par exemple un nombre précis de jours ou d’heures avant ou après la date. Cela vous offre un meilleur contrôle sur les processus soumis à des échéances.
Cas d’utilisation courants de l’élément Attente
L’ajout de pauses temporisées offre aux équipes davantage de possibilités pour automatiser les processus métier à plusieurs étapes. Voici quelques exemples :
- RH et intégration des nouveaux collaborateurs : Collectez les documents du nouvel employé, mettez le flux de travail en pause, puis envoyez automatiquement les supports d’orientation deux jours avant la date officielle de prise de poste.
- Gestion événementielle : Envoyez immédiatement les confirmations de réservation, mettez en pause jusqu’à 24 heures avant l’événement pour envoyer des rappels, puis effectuez un suivi trois jours après l’événement avec une enquête de satisfaction.
- Renouvellements de contrats et d’abonnements : Envoyez des avis de renouvellement automatiques à 30, 15 et sept jours avant la date d’expiration d’un accord.
- Suivi post-rendez-vous : Envoyez des instructions de suivi ou des rappels de paiement après un délai défini.
Comment configurer l’élément Attente dans les Workflows Jotform
La configuration de l’élément Attente ne prend que quelques clics dans le générateur de workflows :
- Ouvrez les Workflows Jotform et faites glisser l’élément Attente depuis le menu de gauche vers le canevas de votre flux de travail.
- Placez-le entre les étapes où vous souhaitez que le flux de travail se mette en pause et reprenne.
- Cliquez sur Paramètres (l’icône d’engrenage) pour configurer les conditions de reprise du flux de travail : une date spécifique, une date issue d’un champ de formulaire, ou un délai défini avant ou après un champ de date.
- Enregistrez vos paramètres et publiez votre flux de travail. Laissez ensuite Jotform gérer le timing automatiquement.
Prenez le contrôle de vos planifications automatisées
Grâce à l’élément Attente de Jotform Entreprise, vous pouvez automatiser les processus sensibles au facteur temps sans dépendre de relances manuelles ou de solutions de contournement. Les flux de travail s’exécutent selon votre planning, offrant à votre équipe une plus grande précision et une meilleure flexibilité.
Prêt à optimiser vos automatisations soumises à des délais ? Connectez-vous dès aujourd’hui à votre compte Jotform Entreprise pour essayer le nouvel élément Attente dans les Workflows Jotform.
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