Depuis près de 160 ans, YWCA Greater Pittsburgh est présente pour sa communauté dans les moments qui comptent. Avec une équipe d’environ 50 employés, l’organisation fournit des services directs, du plaidoyer, des programmes d’éducation préscolaire, des services de garde d’enfants et bien plus encore — le tout guidé par sa vision d’un avenir où les personnes de tous horizons peuvent s’épanouir.
Mais servir la communauté de tant de façons peut créer des défis opérationnels. Selon Sharice Smalls, responsable de l’évaluation des programmes à YWCA Greater Pittsburgh, l’organisation devait collecter des informations sensibles, examiner des candidatures, mener des processus d’approbation, recueillir des signatures, coordonner avec des partenaires et suivre les données à travers plusieurs programmes.
Lorsque leur logiciel existant est arrivé à renouvellement, le personnel savait qu’il avait besoin d’une technologie qui faciliterait la gestion de toutes ces responsabilités, donnant à l’équipe plus de temps et d’énergie pour se concentrer sur sa mission.
[Jotform Entreprise] nous a davantage connectés à notre communauté.
Sharice Smalls, responsable de l’évaluation des programmes, YWCA Greater Pittsburgh
Un besoin d’un système plus complet
Avant d’adopter Jotform Entreprise, l’organisation s’appuyait sur le logiciel de gestion de cas Apricot de Bonterra, des formulaires papier, des feuilles de calcul, des courriels et un suivi manuel. Cette configuration fonctionnait bien pour la gestion de cas de services directs.
Mais à mesure que le travail de l’organisation s’étendait au plaidoyer, à l’impact communautaire et à une collecte de données plus large, le personnel s’est retrouvé à chercher des moyens de contourner le système plutôt que de travailler avec lui — utilisant des feuilles de calcul, des échanges de courriels et des transferts manuels de données pour combler les lacunes.
Alors, lorsque le contrat avec Apricot est arrivé à renouvellement, YWCA Greater Pittsburgh a évalué plusieurs options. L’organisation a finalement réduit la liste à Apricot, Typeform, FormAssembly et Jotform. Chaque plateforme avait ses forces, mais en fin de compte, l’organisation avait besoin d’une solution capable de soutenir plusieurs départements, conviviale pour le personnel et adaptée à la fois aux formulaires destinés à la communauté et aux flux de travail d’approbation internes.
De plus, la pandémie de COVID-19 et le passage plus large aux services numériques ont clairement montré que l’organisation devait remplacer les candidatures papier et autres processus manuels pour mieux correspondre à l’époque.
Une technologie adaptée au budget d’une association
Comme pour de nombreuses associations, le coût était une autre considération majeure. YWCA Greater Pittsburgh faisait face à une augmentation de prix importante pour renouveler Apricot, même si l’organisation utilisait moins le système, tandis que la réduction pour associations de Jotform offrait une plateforme polyvalente à un prix que l’organisation pouvait se permettre.
« Comparé à notre deuxième choix, [Jotform Entreprise] représentait une économie de 25 pour cent », explique Smalls.
Ces économies leur permettent de diriger davantage de ressources vers le personnel, l’aide directe, la programmation et la sensibilisation — sans sacrifier l’adaptabilité pour respecter le budget.
Flexibilité pour toute l’organisation
Finalement, l’équipe a choisi Jotform Entreprise. La solution a remplacé Apricot ainsi que de nombreux processus basés sur le papier et les courriels, y compris des formulaires qui devaient être imprimés, acheminés manuellement, suivis par le biais de feuilles de calcul ou suivis par courriel. Avec Jotform Entreprise, le personnel a transféré ces processus vers une plateforme unique et plus flexible.
Smalls explique comment Jotform Entreprise prend en charge plusieurs départements, des formulaires destinés à la communauté et des processus d’approbation internes automatisés sans nécessiter de compétences techniques avancées ou de codage. Le personnel peut facilement gérer les formulaires, les flux de travail, les approbations, les tableaux, les rapports, les signatures électroniques, les intégrations et les comptes utilisateurs en un seul endroit.
La mise en œuvre a été simple, et l’équipe de support Entreprise était facilement disponible pour organiser des appels Zoom et expliquer comment configurer les processus.
« L’équipe de support [Jotform Entreprise] a été très réactive », déclare Smalls.
En conséquence, YWCA a rapidement remplacé les processus qui impliquaient l’impression, l’acheminement manuel, la saisie de données en double et les tâches répétitives. Le personnel peut maintenant gérer les données plus facilement et consacrer plus de temps aux programmes et aux membres de la communauté.
Réduire la fraude et protéger les données
L’un des flux de travail les plus fréquemment utilisés par l’organisation est son processus interne de demande de chèque, qui achemine les demandes de chèques papier et les paiements liés aux subventions via le département financier.
Lors de la gestion de ces demandes par courriel, le personnel recevait des courriels frauduleux qui semblaient provenir du PDG. Le transfert de ce processus vers Jotform Entreprise a facilité la vérification des soumissions.
« [Jotform Entreprise] a réduit la fraude au sein de notre organisation », déclare Smalls.
Accélérer l’accès à l’aide d’urgence
Jotform Entreprise aide également YWCA Greater Pittsburgh à mettre en relation les membres de la communauté avec les programmes de soutien appropriés. Le formulaire de demande de ressources populaire de l’organisation collecte des informations pour déterminer si un candidat est admissible à son programme de besoins essentiels d’urgence, qui a connu une demande accrue ces dernières années.
« [Jotform Entreprise] nous a davantage connectés à notre communauté », explique Smalls.
Le flux de travail détermine automatiquement si un candidat est admissible aux services de soutien. S’il est jugé admissible, les informations du candidat sont automatiquement envoyées au membre concerné de l’équipe YWCA, qui peut effectuer un suivi avec les prochaines étapes du processus de candidature.
Si quelqu’un n’est pas admissible, un courriel automatisé explique pourquoi, suggère des actions qui pourraient l’aider à devenir admissible et renvoie à un guide contenant d’autres ressources potentielles.
Un assistant IA Jotform nommé Gabby aide également les candidats à naviguer dans le processus. Connecté aux formulaires de demande de ressources et de contact, Gabby répond aux questions courantes et dirige les visiteurs vers les informations pertinentes dans le guide des ressources. Cela réduit le travail répétitif du personnel pour les tâches chronophages et aide les membres de la communauté à trouver plus rapidement les informations qu’ils recherchent.
Une plateforme qui évolue avec la mission
Les formulaires et les flux de travail alimentent bien plus que les programmes d’aide d’urgence. Le processus annuel de nomination aux prix de l’équité de l’organisation, qui était autrefois sur papier, fonctionne désormais numériquement.
Le personnel utilise des intégrations avec Excel et OneDrive pour partager des informations spécifiques avec des parties prenantes externes. Ces intégrations permettent aux juges extérieurs à l’organisation, y compris des membres de la communauté et des politiciens locaux, d’accéder aux informations de nomination des prix sans obtenir l’accès à l’ensemble du système interne de l’organisation.
Jotform Sign offre un moyen facile de collecter des signatures pour les autorisations médiatiques, les approbations de paiement et les accords parentaux pour les programmes d’apprentissage précoce. Tableaux Jotform donne au personnel un endroit centralisé pour suivre les soumissions, surveiller la progression des flux de travail et stocker les données en toute sécurité. La console d’administration de Jotform Entreprise leur permet de gérer les utilisateurs et de mettre à jour les paramètres à l’échelle de l’organisation.
« Si vous recherchez un logiciel que vous pouvez personnaliser pour toutes les différentes choses que vous faites, [Jotform Entreprise] est le bon choix », déclare Smalls.
Construire un avenir meilleur
YWCA Greater Pittsburgh a choisi Jotform non seulement pour répondre à ses défis actuels, mais aussi pour atteindre ses objectifs futurs. Pour les dirigeants d’associations, cela pourrait être l’avantage le plus précieux de tous : une plateforme qui peut évoluer parallèlement aux programmes, partenariats et besoins de la communauté d’une organisation.
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