Si vous dirigez un spa médical, la conformité HIPAA n’est pas facultative. Contrairement à un spa de jour traditionnel, les spas médicaux proposent des traitements médicaux comme les injections, les procédures au laser et les peelings chimiques. Cela signifie que les informations recueillies auprès des clients sont des informations médicales protégées (PHI), et il vous incombe de les protéger.
La bonne nouvelle, c’est que la conformité n’a pas à être compliquée. Voici un aperçu de ce que vous devez savoir et de la manière de protéger votre établissement.
La HIPAA s’applique-t-elle à votre spa médical ?
Si votre spa médical est supervisé par un professionnel de santé agréé et propose des traitements médicaux, alors oui — la HIPAA s’applique probablement à vous. Chaque fois que vous recueillez l’historique médical, les médicaments, les allergies ou les dossiers de traitement d’un client, ces informations sont considérées comme des PHI et relèvent des protections de la HIPAA.
Parmi les formulaires utilisés par les spas médicaux pour recueillir des PHI figurent
- Les formulaires d’admission des clients. Ces formulaires recueillent des informations comme l’historique médical, les médicaments actuels, les allergies et les affections cutanées. Chaque champ qui touche aux antécédents médicaux d’un client recueille des PHI.
- Les formulaires de consentement éclairé. Avant un traitement au botox, aux fillers ou au laser, les clients confirment qu’ils sont conscients des risques des procédures et qu’ils n’ont aucune affection médicale qui les rendrait inaptes au traitement. Les données de ces formulaires contiennent des PHI et nécessitent un stockage sécurisé.
- Les questionnaires sur l’historique médical. Souvent recueillis séparément des formulaires d’admission, ces formulaires approfondissent les antécédents médicaux d’un client avant des procédures spécifiques comme les traitements au laser ou les peelings chimiques. Toute information de santé documentée ici constitue une PHI et doit être traitée en conséquence.
Comment recueillir des informations conformément à la HIPAA
Les formulaires papier rangés dans un classeur représentent un risque de conformité. Ils peuvent être égarés, endommagés ou facilement consultés par n’importe qui. Les formulaires numériques sont une option bien plus sûre — à condition que la plateforme que vous utilisez soit compatible HIPAA.
Jotform propose des formulaires compatibles HIPAA avec un accord de partenariat commercial (BAA), qui est une exigence de la HIPAA pour toute plateforme tierce qui traite des PHI.
Avec Jotform, vous pouvez créer en ligne vos formulaires d’admission, de consentement et d’historique médical, recueillir des signatures électroniques en toute sécurité avec Jotform Sign, et stocker les soumissions dans un environnement chiffré et à accès contrôlé. Vous pouvez également contrôler quels membres de l’équipe ont accès à quels formulaires et données — de sorte que le personnel de l’accueil n’ait pas, par exemple, de visibilité sur les notes cliniques.
Voici une liste de contrôle rapide de la conformité pour votre spa médical :
- Tous les formulaires d’admission, de consentement et d’historique médical sont recueillis de façon numérique sur une plateforme compatible HIPAA.
- Vous avez un BAA signé avec chaque fournisseur de logiciels qui traite des PHI.
- Les dossiers des clients ne sont accessibles qu’au personnel qui en a besoin.
- Vous disposez d’un processus permettant aux clients de demander l’accès à leurs dossiers ou leur suppression.
- Le personnel est formé sur ce qu’est une PHI et sur la manière de la traiter.
- Vous recueillez et conservez une preuve du consentement à utiliser toutes les photos avant-après des clients.
En résumé
La conformité HIPAA dans un spa médical consiste en réalité à adopter de bonnes habitudes quant à la manière dont vous recueillez, stockez et partagez les informations des clients. Les bons formulaires et le bon logiciel contribuent grandement à protéger vos clients — et votre entreprise.
Les formulaires compatibles HIPAA de Jotform facilitent le respect des réglementations sans avoir à repenser tous vos flux de travail. Commencez par votre formulaire d’admission et poursuivez à partir de là.
Envoyer un commentaire: