Gérer les réservations de salles de réunion ne doit pas nécessairement impliquer des feuilles de calcul, des chaînes d'emails ou des conflits de dernière minute. Jotform permet aux équipes de toutes tailles de créer des formulaires de réservation de salles de réunion personnalisés qui collectent tous les détails dont elles ont besoin : préférence de salle, date, heure, nombre de participants et besoins en équipement, le tout en un seul endroit.
Démarrez rapidement avec les modèles gratuits de réservation de salle de réunion de Jotform. Choisissez un formulaire préconçu, personnalisez-le pour qu'il corresponde à votre espace et à vos politiques, et commencez à accepter des réservations immédiatement.
Avantages
Le générateur de formulaires par glisser-déposer de Jotform vous permet de créer un formulaire de réservation de salle de réunion adapté à votre organisation en quelques minutes. Ajoutez des champs pour la sélection de salle, la date et l'heure, le nombre de participants, les besoins en équipement audiovisuel ou les demandes de restauration. Vous pouvez intégrer le formulaire dans votre intranet, l'envoyer via un lien ou l'afficher sur une tablette à l'extérieur de chaque salle.
Chaque réservation soumise est automatiquement enregistrée dans les tableaux jotform, où vous pouvez consulter, filtrer, trier et rechercher les réservations par salle, date ou demandeur. Cela facilite la visualisation rapide des réservations, l'identification des créneaux disponibles et la détection des conflits de planification avant qu'ils ne deviennent problématiques.
Pour les organisations qui nécessitent l'approbation d'un responsable avant la confirmation d'une salle, les flux de travail Jotform vous permettent de créer un processus d'approbation en plusieurs étapes directement dans votre formulaire de réservation. Lorsqu'une personne soumet une demande, le flux de travail l'achemine vers l'approbateur approprié, qui peut l'accepter ou la refuser en un seul clic. Les notifications par email automatisées tiennent tout le monde informé à chaque étape.
Les paramètres de formulaire de Jotform vous permettent de limiter les soumissions par créneau horaire, garantissant qu'une même salle ne peut pas être réservée deux fois pour des périodes qui se chevauchent. Combiné à des confirmations par email en temps réel et à des intégrations de calendrier, votre équipe sait toujours exactement quelles salles sont disponibles et lesquelles sont occupées.
Avec Applis Jotform, vous pouvez créer un portail de réservation autonome qui regroupe tous vos formulaires de réservation de salles dans une interface unique, personnalisée et adaptée aux mobiles. Les employés, les membres ou les invités peuvent accéder au portail depuis n'importe quel appareil et réserver l'espace dont ils ont besoin sans contacter un administrateur.
Témoignages
Configurez des formulaires de réservation individuels pour chaque étage ou salle de conférence de votre bureau, puis collectez toutes les soumissions dans une vue Tableaux Jotform partagée. Les équipes des installations peuvent surveiller l'utilisation des salles dans l'ensemble du bâtiment et signaler les périodes de forte demande pour la planification des capacités.
Les opérateurs d'espaces de coworking peuvent utiliser Jotform pour permettre aux membres de gérer eux-mêmes leurs réservations de bureaux privés ou de postes de travail partagés en ligne. Combinez un formulaire de réservation avec Applis Jotform pour créer un portail membre où tous les espaces disponibles et les formulaires de réservation sont accessibles en un seul endroit.
Les départements et le corps professoral peuvent soumettre des demandes de salles via un Jotform, qui sont ensuite acheminées vers un responsable des inscriptions ou des installations via les flux de travail Jotform.
Les organisations communautaires peuvent publier publiquement un formulaire de réservation de salle, permettant aux résidents ou aux groupes membres de demander une salle, une cuisine ou un espace de réunion.
Trouvez toutes les réponses à vos questions sur Jotform. Consultez notre FAQ pour obtenir des réponses aux questions courantes ou contactez notre équipe d'assistance si vous souhaitez plus d'informations.
Un logiciel de réservation de salles de réunion est un outil qui permet aux employés ou aux membres de rechercher des salles disponibles et de les réserver pour une heure spécifique. Il empêche les doubles réservations, réduit les conflits de planification et offre aux administrateurs une visibilité sur l'utilisation des espaces. Jotform vous permet de créer un système de réservation de salles personnalisé en utilisant des formulaires en ligne, des tableaux et des flux de travail d'approbation sans avoir besoin d'acheter un logiciel dédié à la gestion des salles.
Avec Jotform, vous créez un formulaire en ligne qui recueille les détails d'une demande de réservation de salle : le nom du demandeur, la salle dont il a besoin, la date et l'heure, le nombre de participants et les besoins en équipement. Les soumissions sont stockées dans les tableaux jotform pour une consultation facile, et vous pouvez configurer des flux d'approbation automatisés avec les flux de travail Jotform afin que les responsables puissent confirmer ou rejeter les réservations. Les emails de confirmation sont envoyés automatiquement une fois qu'une réservation est approuvée.
Oui. Jotform vous permet de configurer des limites de soumission par créneau horaire, de sorte que la même salle ne puisse pas être réservée deux fois pour la même période. Vous pouvez également utiliser des champs de soumission uniques et une logique conditionnelle pour valider les demandes avant qu'elles ne soient traitées. Pour les environnements à volume élevé, l'association de Jotform à un processus d'approbation basé sur les flux de travail ajoute une couche de contrôle supplémentaire.
Aucun code n'est requis. Le générateur de formulaires par glisser-déposer de Jotform vous permet d'ajouter, de supprimer et de réorganiser les champs visuellement. Vous pouvez partir de l'un des modèles de salles de réunion prêts à l'emploi de Jotform et le personnaliser en quelques minutes pour qu'il corresponde à votre espace, à votre image de marque et à vos politiques.
Oui. Les flux de travail Jotform vous permettent d'acheminer les demandes de réservation via une chaîne d'approbation définie. Lorsqu'une personne soumet un formulaire de réservation de salle, la demande est automatiquement envoyée à l'approbateur désigné, qui peut l'approuver ou la rejeter. Les notifications automatisées tiennent le demandeur informé, et toutes les décisions sont enregistrées pour référence.
Chaque soumission de formulaire de réservation de salle est automatiquement enregistrée dans les tableaux jotform, où vous pouvez consulter toutes les réservations dans une interface de type feuille de calcul. Vous pouvez filtrer par date, salle, statut ou demandeur, et rechercher instantanément n'importe quelle réservation. Les tableaux prennent également en charge les vues codées par couleur et les intégrations de calendrier pour un aperçu visuel de la planification.
Oui. Les applis jotform vous permettent de créer un portail personnalisé et à votre image qui regroupe tous vos formulaires de réservation de salle en un seul endroit. Le personnel ou les membres peuvent accéder au portail depuis n'importe quel appareil, parcourir les salles disponibles et soumettre une réservation sans avoir à contacter un administrateur. Vous pouvez publier le portail sous forme d'URL autonome ou l'intégrer dans votre intranet.
Jotform s'intègre à Google Agenda, de sorte que les réservations de salles confirmées peuvent automatiquement créer des événements de calendrier. Cela permet de maintenir les plannings de votre équipe synchronisés sans saisie manuelle. Jotform s'intègre également à des centaines d'autres applications, y compris les outils Microsoft 365, via ses intégrations natives et ses connexions Zapier.
Oui. Les paramètres de notification par email de Jotform vous permettent d'envoyer une confirmation automatique au demandeur dès qu'il soumet un formulaire de réservation, puis à nouveau lorsque sa demande est approuvée. Vous pouvez personnaliser le message de confirmation avec les détails de la réservation, l'emplacement de la salle et toutes les instructions dont le demandeur a besoin avant sa réunion.
Jotform utilise un chiffrement SSL 256 bits pour protéger les données en transit, et toutes les soumissions sont stockées en toute sécurité dans le cloud. Jotform est conforme au RGPD, compatible HIPAA (avec un forfait Entreprise) et certifié SOC 2 Type II. Vous contrôlez qui a accès à vos formulaires et aux données de soumission, et vous pouvez restreindre l'accès par rôle d'utilisateur.
Oui. Tous les formulaires Jotform sont entièrement adaptatifs aux mobiles, ce qui signifie qu'ils s'ajustent automatiquement à toutes les tailles d'écran. Les employés peuvent soumettre des demandes de réservation de salle de réunion depuis un smartphone ou une tablette, ce qui est particulièrement utile pour les réservations sur place lorsque quelqu'un a besoin d'une salle immédiatement.
Oui. Le forfait gratuit de Jotform vous permet de créer jusqu'à cinq formulaires et de collecter jusqu'à 100 soumissions mensuelles, ce qui est suffisant pour les petites équipes ou les réservations de salles occasionnelles. Pour les équipes plus importantes avec des volumes de réservation plus élevés, les forfaits payants commencent à des tarifs mensuels abordables et incluent des formulaires illimités, des limites de soumission plus élevées, des flux de travail d'approbation et des intégrations avancées.