Sering kali, kita kehilangan waktu produktif pada tugas-tugas kecil yang berulang yang menumpuk setiap hari. Tugas-tugas ini membosankan dan seolah tidak pernah selesai. Inilah alasan mengapa banyak bisnis beralih ke otomatisasi AI pada 2026.
Menerapkan otomatisasi pada pekerjaan berbasis pengetahuan saja dapat menghasilkan sekitar $430 miliar–$550 miliar bagi bisnis setiap tahun. Jelas bahwa waktu yang dihemat berkaitan erat dengan uang yang dihasilkan.
Jika Anda penasaran tentang bagaimana tim mengotomatiskan alur kerja mereka, artikel ini menyajikan contoh otomatisasi AI yang membantu menghemat waktu pada tugas sehari-hari.
Apa itu otomatisasi AI, dan bagaimana ia dapat membantu bisnis Anda?
Otomatisasi AI menggunakan kecerdasan buatan untuk melakukan tugas yang kompleks dan melibatkan banyak langkah yang biasanya memerlukan input manusia. Anda menentukan tugasnya, menetapkan aturannya, dan menghubungkan alat-alat Anda. AI menyelesaikan alur kerja secara otomatis.
Ada dua manfaat utama dari otomatisasi alur kerja AI:
- Menghemat waktu: AI menangani tugas-tugas bernilai rendah, sehingga tim Anda dapat fokus pada hal yang penting.
- Tim yang lebih ramping: AI menangani pekerjaan berulang seperti entri data dan menghemat biaya untuk merekrut staf tambahan.
Meskipun beberapa kasus penggunaan otomatisasi AI tingkat enterprise mungkin memerlukan model AI yang canggih, sebagian besar alur kerja bisnis tidak memerlukannya. Pembuat alur kerja AI (seperti Jotform) memungkinkan Anda membuat agen ai khusus dalam hitungan menit hanya dengan mendeskripsikan apa yang Anda inginkan dalam prompt teks.
12 kasus penggunaan bagi brand untuk mengotomatiskan pekerjaan rutin mereka dengan AI
AI membantu organisasi menjalankan alur kerja yang cukup kompleks tanpa pengawasan manusia. Anda mungkin terkejut dengan apa yang bisa diotomatiskan, terutama dengan AI agentik dan infrastruktur orkestrasi AI yang tepat.
Berikut adalah 12 contoh nyata tentang bagaimana tim di berbagai fungsi dan industri menerapkan otomatisasi AI.
1. Menyederhanakan perekrutan dan onboarding
Nilai: Dengan mempercepat proses perekrutan dan onboarding, otomatisasi AI dapat mengurangi biaya rekrutmen dan memberikan pengalaman kandidat yang lebih lancar sejak hari pertama.
Tim HR dapat memangkas hampir separuh beban kerja mereka dengan menggunakan AI untuk tugas administratif. Sebagai contoh, agen ai dapat menyeleksi resume, memberi peringkat kandidat, menjadwalkan wawancara, mengirim surat penawaran, dan memicu alur kerja onboarding secara otomatis.
Asisten Perekrutan AI LinkedIn, misalnya, mengotomatiskan hingga 80 persen tugas pra-penawaran, mulai dari menulis deskripsi pekerjaan hingga menghubungi kandidat.
Hasil serupa dapat dicapai dengan proses onboarding. TRIO Upward Bound mencapai onboarding mandiri 100 persen menggunakan AI dan memenuhi persyaratan jumlah siswa federalnya.
2. Meringkas dokumen dan spreadsheet
Nilai: Hampir semua pekerjaan administratif dimulai dengan membaca sesuatu. AI membuat tim Anda langsung ke inti persoalan dengan lebih cepat.
Ketika tim Anda mengelola ratusan dokumen di berbagai departemen, hanya membacanya saja bisa memakan banyak waktu. Agen ai memindai kontrak, laporan, dan spreadsheet untuk mengekstrak informasi relevan serta menandai ketidaksesuaian dalam hitungan detik, sehingga secara efektif menghilangkan kebutuhan staf Anda untuk membaca dokumen dari awal hingga akhir.
UNHCR memanfaatkan kemampuan AI ini untuk mendapatkan hasil. Mereka bekerja sama dengan Deloitte untuk menerapkan agen ai yang menangani pemrosesan dokumen, penyiapan materi, dan penyelarasan pedoman. Otomatisasi ini pada gilirannya memberi staf lebih banyak waktu untuk pekerjaan lapangan yang sesungguhnya. Alur kerja baru ini menjadi sangat penting setelah pemangkasan anggaran besar menyebabkan pemberhentian sekitar 4.000 karyawan.
Pro Tip
Gunakan Jotform AI Summarizer untuk dengan cepat mengubah dokumen, spreadsheet, dan laporan yang panjang menjadi poin-poin penting yang jelas, lalu ajukan pertanyaan lanjutan untuk mengklarifikasi detail atau menemukan ketidaksesuaian dengan lebih cepat.
3. Menyederhanakan layanan pelanggan dengan chatbot, SMS, dan penanganan panggilan
Nilai: Pelanggan sering kali mengharapkan respons yang nyaris instan. Dengan otomatisasi alur kerja dan AI agentik, Anda dapat memenuhi ekspektasi tersebut.
Dalam layanan pelanggan, Anda dapat melihat ROI tercepat dari otomatisasi AI. Tidak seperti otomatisasi proses robotik, AI dapat menafsirkan konteks, memproses data tidak terstruktur, dan membuat keputusan berdasarkan pola, sehingga lebih cocok untuk interaksi pelanggan yang tidak terduga.
AI dapat menangani pertanyaan masuk, mengarahkan kasus kompleks dengan tepat, dan menindaklanjuti di berbagai saluran.
Lemonade membangun model asuransinya di sekitar kemampuan ini. Bot seperti Maya dan Jim menangani semua interaksi pelanggan, mulai dari onboarding hingga klaim. Jim membayar sebuah klaim dalam tiga detik (Lemonade mengklaim ini adalah rekor dunia). Menurut perusahaan tersebut, AI adalah salah satu alasan utama mereka melampaui $1 miliar dalam premi berjalan sekaligus menjaga biaya operasional tetap ramping.
4. Mengotomatiskan penjangkauan penjualan dan pemeliharaan prospek
Nilai: AI menangani seluruh siklus penjangkauan, mulai dari menemukan prospek hingga memeliharanya melalui corong penjualan, dengan pengawasan minimal dari tim Anda.
Unit bisnis yang menggunakan AI dalam pemasaran dan penjualan mengalami peningkatan pendapatan sebesar 67 persen, dan tidak sulit untuk memahami alasannya. Anda dapat menggunakan AI untuk
- Mengumpulkan dan menilai prospek berdasarkan firmografi dan perilaku.
- Mempersonalisasi penjangkauan dingin dalam skala besar.
- Memicu urutan tindak lanjut ketika prospek membuka email atau mengunjungi halaman harga.
- Menggunakan CRM Anda untuk memperbarui detail setelah setiap interaksi dan mengarahkan prospek hangat ke perwakilan yang tepat.
Hasilnya adalah pipeline yang secara efektif berjalan dengan sendirinya dan tim penjualan yang sepenuhnya fokus pada pekerjaan yang menghasilkan pendapatan, seperti pemeliharaan prospek.
5. Mengategorikan dan membalas email
Nilai: Bagi para manajer dan siapa pun yang berhadapan langsung dengan klien, email adalah penguras waktu yang terus-menerus. Untungnya, salah satu cara paling produktif untuk menggunakan AI dalam bisnis adalah dengan mengotomatiskan percakapan email.
Rata-rata karyawan menghabiskan 57 persen waktu kerja mereka untuk berkomunikasi melalui email dan obrolan, serta dalam rapat. Pengguna email terberat menghabiskan 8,8 jam seminggu di kotak masuk mereka, yang setara dengan lebih dari satu hari kerja penuh.
Otomatisasi AI dapat menghemat waktu dengan mengategorikan pesan masuk, menandai prioritas, dan menyusun draf balasan. Banyak platform AI memiliki solusi untuk penguras waktu ini. Alat otomatisasi AI mandiri mereka (seperti Jotform Gmail Agent) mempermudah pengelolaan kotak masuk Anda, dengan fitur seperti ringkasan kotak masuk harian.
6. Menganalisis umpan balik dan perilaku pelanggan
Nilai: Meskipun banyak tim mengumpulkan umpan balik pelanggan dalam jumlah besar, sering kali jumlahnya terlalu banyak untuk dapat dianalisis dan ditindaklanjuti dengan cukup cepat oleh siapa pun. AI dapat membantu mempercepat prosesnya.
AI dapat memproses ribuan interaksi pelanggan sekaligus untuk mengidentifikasi pola dan menandai titik gesekan yang berulang. AI juga dapat memberi Anda wawasan tentang elemen penting dari pengalaman pelanggan, seperti churn atau kepuasan, tanpa ada yang perlu menelusuri spreadsheet.
Anda bahkan dapat menggunakan AI untuk mendeteksi apa yang dibutuhkan pelanggan sebelum mereka menyadarinya. Kemudian Anda dapat menyampaikan pesan yang tepat melalui saluran yang tepat pada waktu yang tepat. Konsultan McKinsey & Company menyebut ini sebagai “pengalaman terbaik berikutnya,” dan perusahaan yang menggunakan pendekatan ini telah melihat kepuasan pelanggan meningkat sebesar 15–20 persen dan pendapatan meningkat sebesar 5–8 persen.
7. Menyederhanakan dukungan TI
Nilai: AI menyelesaikan masalah dukungan TI rutin secara instan, sehingga Anda tidak perlu menghabiskan separuh hari untuk menyelesaikan lima masalah yang sama.
Seperti dukungan pelanggan, dukungan TI berjalan berdasarkan pengulangan. Ini melibatkan banyak pertanyaan rutin dan komunikasi bolak-balik. AI dapat mengotomatiskan banyak dari alur kerja ini, menjadikan TI sebagai salah satu area paling populer bagi perusahaan untuk menerapkannya. Menurut PwC, 53 persen bisnis AS yang menerapkan agen ai menggunakannya dalam TI dan keamanan siber.
Penerapan dukungan TI ini sangat membantu untuk bisnis kecil. Sebagian besar tidak memiliki tim TI khusus, jadi masuk akal untuk menggunakan solusi AI untuk permintaan rutin yang jika tidak akan memperlambat anggota tim lainnya.
Sering kali, hanya dengan memetakan dan menstandarkan alur kerja Anda dapat menghemat banyak waktu, terutama untuk pekerjaan bervolume tinggi seperti tiket dukungan. Anda dapat menggunakan pembuat alur kerja gratis seperti Jotform Workflows atau alat diagram alur AI seperti Jotform AI Flowchart Generator untuk mencapai hal ini.
8. Memproses faktur
Nilai: Setiap tim keuangan memiliki tumpukan faktur yang harus diproses. AI menyelesaikannya lebih cepat dan dengan lebih sedikit kesalahan dibandingkan alur kerja manual mana pun.
Bagi sebagian besar tim keuangan, pemrosesan faktur melibatkan masuk ke portal vendor, menavigasi bagian penagihan, mengunduh dokumen, dan mengunggahnya ke sistem terpisah. Prosesnya bisa berulang dan lambat.
Namun penelitian terbaru menunjukkan bahwa tim yang menggunakan otomatisasi memproses faktur dalam sekitar tiga hari, dibandingkan dengan 17 hari untuk tim yang mengandalkan alur kerja manual.
Financial Controller Agent dari Payhawk, misalnya, masuk ke portal vendor, menemukan faktur, mengodekan semua kolom yang diperlukan, dan mengirimkannya atas nama Anda. Perusahaan tersebut memperkirakan akan memproses 500.000 faktur pada tahun 2026, yang menurut mereka akan menghemat sekitar empat tahun pekerjaan manual gabungan bagi pelanggan.
9. Meningkatkan manajemen rantai pasok dan inventaris
Nilai: Rantai pasok memiliki terlalu banyak komponen yang bergerak. AI memantau semuanya dan menjaga semuanya tetap berjalan, sehingga tidak ada yang terlewat.
Mengelola rantai pasok berarti mengawasi jadwal pemasok, tingkat stok, prakiraan permintaan, dan siklus pengadaan. Setiap celah dalam visibilitas dapat berarti pengiriman tertunda, gudang yang kelebihan stok, atau pesanan yang terlewat. Agen ai otomatisasi dapat memantau semua ini secara real-time.
Asisten digital ini juga dapat menandai anomali, melacak kinerja pemasok, dan memberikan rekomendasi strategis berdasarkan pengamatan mereka.
Dalam contoh penggunaan agen ai yang efektif di area ini, sebuah perusahaan kimia yang menguji coba agen ai untuk pengadaan otonom melihat efisiensi staf pengadaan meningkat sebesar 20–30 persen. Agen-agen tersebut menangani segala sesuatu mulai dari penyiapan tender dan prakualifikasi pemasok hingga analisis penawaran dan pengelolaan pertanyaan pemasok. Pekerjaan ini sebelumnya memerlukan koordinasi manual yang signifikan, menghabiskan berjam-jam waktu berharga.
10. Menelusuri basis pengetahuan internal
Nilai: AI membuat pengetahuan institusional selama bertahun-tahun dapat langsung ditelusuri oleh seluruh tim.
Tim perusahaan sering kali memiliki lebih banyak pengetahuan internal daripada yang dapat ditemukan dan digunakan oleh siapa pun. Dokumen kepatuhan, panduan proses, dan data produk sering kali terkubur di balik lapisan folder atau terpisah antartim. Jika Anda membangun basis pengetahuan, seluruh tenaga kerja Anda dapat menggunakan AI untuk melakukan kueri terhadapnya, dan mereka tidak perlu mengirim email kepada siapa pun atau menunggu respons.
Unilever membangun sistem seperti itu untuk tim keberlanjutannya. Lelah dengan permintaan data (beberapa melibatkan lebih dari 100 pertanyaan), seorang anggota tim mengunggah sekumpulan dokumen perusahaan yang telah dikurasi ke Microsoft Copilot Studio agar mudah diakses.
Asisten AI McKinsey, Lilli, mengumpulkan lebih dari 100.000 dokumen internal dari lebih dari 40 sumber pengetahuan. Semua karyawan perusahaan (lebih dari 7.000 orang) dapat mengakses data ini.
11. Merekomendasikan produk dan layanan kepada pelanggan
Nilai: AI dapat menyarankan produk yang tepat pada saat yang tepat, yang meningkatkan konversi dan nilai pesanan rata-rata.
AI dapat merekomendasikan produk dengan menganalisis pencarian, riwayat pembelian, dan perilaku penjelajahan pelanggan. Walmart, misalnya, bereksperimen dengan kemampuan ini melalui asisten belanja AI. Sparky, agen virtual jaringan ritel tersebut, dapat merekomendasikan produk, membantu pembeli menemukan barang yang kompatibel, dan bahkan memberikan resep berdasarkan foto isi kulkas pelanggan.
Perusahaan besar bukan satu-satunya yang membantu pelanggan berbelanja dengan AI. Toko apa pun, besar atau kecil, daring atau fisik, dapat memperoleh manfaat dari alur kerja rekomendasi produk yang didukung AI. Pada tahun 2026, 58 persen toko perdagangan digital memiliki sistem rekomendasi.
12. Menerapkan pemeliharaan prediktif
Nilai: Gunakan agen ai untuk memprediksi kegagalan peralatan sebelum terjadi, mengurangi waktu henti dan menghindari perbaikan yang mahal.
Alih-alih menunggu mesin atau kendaraan rusak, perusahaan menggunakan AI untuk memprediksi kegagalan sejak dini. Sensor dapat mengumpulkan data tentang suhu, getaran, dan kinerja, dan model machine learning menandai pola yang mengindikasikan potensi masalah.
Di industri otomotif, misalnya, ZF Friedrichshafen AG membangun sebuah agen ai otonom bernama TempAI untuk memprediksi suhu pada power train yang berjalan dengan listrik. Menurut S&P Global, inovasi tersebut meningkatkan akurasi prakiraan suhu lebih dari 15 persen.
Bagi produsen dan operator armada, wawasan semacam itu berarti lebih sedikit kegagalan tak terduga dan lebih banyak waktu di antara perbaikan.
Merasa terinspirasi? Manfaatkan AI sekarang juga dengan Jotform AI Agents
Jika Anda ingin menjelajahi otomatisasi proses bisnis dengan AI, Jotform AI Agents adalah titik awal yang bagus. Mereka mengubah formulir biasa menjadi pengalaman percakapan di mana sebuah agen ai mengajukan pertanyaan dan memandu responden melalui proses langkah demi langkah.
Alih-alih mengisi formulir statis, orang berinteraksi dengan agen ai dalam antarmuka bergaya obrolan sementara alur kerja berjalan di latar belakang. Anda dapat melatih agen menggunakan dokumen atau instruksi khusus untuk memahami proses Anda dan mengajukan pertanyaan yang tepat.
Bagian terbaiknya: Tergantung pada preferensi audiens Anda atau tujuan formulir, Anda dapat menerapkan agen dengan berbagai cara, termasuk bot suara, platform sosial, dan bahkan aplikasi agen ai khusus yang memungkinkan Anda menerapkan AI dengan cara Anda sendiri.
Berikut beberapa agen ai siap pakai untuk memulai:
- Agen AI Dukungan Pelanggan: Mengumpulkan semua informasi penting dari pelanggan dalam format percakapan, sehingga agen memiliki konteks lengkap saat merespons
- Agen AI Kualifikasi Prospek: Berinteraksi dengan prospek yang masuk, mengajukan pertanyaan lanjutan, dan membantu Anda menilai prospek dengan cara yang lebih efisien
- Agen AI Laporan Rapat: Menangkap detail rapat dengan mengajukan pertanyaan lanjutan yang terstruktur dan mengubah respons menjadi laporan rapat yang terformat
- Agen AI Daftar Periksa Memulai Bisnis: Memandu pendiri bisnis kecil melalui langkah-langkah penyiapan utama (seperti merencanakan keuangan dan menyelesaikan dokumen yang diperlukan) dengan mengajukan pertanyaan dan membantu mereka melacak kemajuan
- Agen AI Informasi Karyawan: Bertindak sebagai asisten SDM internal yang mengajukan pertanyaan kepada karyawan tentang peran mereka, persyaratan pekerjaan, dan lainnya untuk mengumpulkan dan memelihara basis data yang akurat
Jotform memiliki lebih dari 7.000 agen ai yang tersedia untuk Anda. Daftar secara gratis, dan buat agen ai Anda dalam hitungan menit.
Artikel ini ditujukan untuk pemilik bisnis, kepala departemen (SDM, Pemasaran, Penjualan), manajer operasional, dan pekerja lepas yang melek teknologi yang ingin beralih dari sekadar “mengobrol” dengan AI dan mulai “bertindak” dengan alur kerja otomatis.
Kirim Komentar: