Sebagian besar praktik gigi memiliki kalender pemasaran. Namun, hanya sedikit yang memiliki kalender komunikasi. Kesenjangan itu dapat menyebabkan pasien tidak datang, janji temu pengingat yang terlewat, dan hilangnya peluang untuk mengumpulkan ulasan.
Pasien yang tidak datang biasanya bukan berarti tidak peduli dengan kesehatan giginya. Ia hanyalah pasien yang mendapat satu pengingat tiga minggu lalu lalu teralihkan oleh kesibukan sehari-hari. Ketika waktu janji temu tiba, hal itu sudah tidak lagi menjadi prioritas dalam pikirannya. Baik pasien lupa maupun memilih untuk tidak datang, hasilnya tetap sama: kursi kosong dan pendapatan yang hilang.
Solusinya bukanlah komunikasi yang lebih banyak. Melainkan komunikasi yang tepat, pada momen yang tepat. Lebih baik lagi, komunikasi yang otomatis, sehingga pesan terkirim secara konsisten alih-alih bergantung pada ketersediaan staf.
Sebelum janji temu
Konfirmasi segera setelah pemesanan, pengingat beberapa hari sebelum janji temu, dan dorongan terakhir 24 jam sebelumnya sudah mencakup hal-hal dasar. Namun, sebagian besar praktik mengabaikan satu detail penting: membiarkan pasien mengonfirmasi, menjadwalkan ulang, atau membatalkan langsung dari pengingat tersebut.
Jika pembatalan mengharuskan panggilan telepon pada jam kerja, sebagian pasien mungkin memilih untuk tidak datang saja. Permudah mereka untuk mengambil tindakan, dan Anda lebih mungkin menjaga jadwal tetap akurat dan terkini.
Tepat setelah janji temu
Komunikasi pasca-janji temu adalah peluang besar yang terlewatkan oleh sebagian besar praktik. Untuk prosedur di luar pembersihan rutin, pemeriksaan singkat pasca-operasi menunjukkan kepada pasien bahwa Anda memperhatikan pemulihan mereka, bukan hanya tagihan mereka.
Permintaan ulasan adalah titik sentuh berharga lainnya. Permintaan yang dikirim saat pengalaman masih segar cenderung lebih efektif daripada yang dikirim beberapa hari kemudian, ketika detail janji temu sudah kurang berkesan.
Email adalah bagian termudah dari proses ini untuk diotomatisasi, tetapi perlu disiapkan dengan benar agar benar-benar bermanfaat. Email pengingat janji temu yang generik mudah diabaikan. Yang lebih efektif adalah urutan otomatis yang terkait dengan tanggal pemesanan: email konfirmasi langsung, pengingat beberapa hari sebelumnya dengan tanggal, waktu, dan dokter yang tertera jelas, serta email terakhir pada hari sebelumnya dengan opsi untuk mengonfirmasi atau menjadwalkan ulang.
Setelah urutan ini disiapkan, ia dapat berjalan untuk setiap pasien tanpa perlu ada staf yang melacak siapa yang telah menerima pengingat.
Di antara janji temu
Pesan pengingat paling efektif ketika berfokus pada nilai perawatan daripada menggambarkan janji temu sebagai beban. Alih-alih sekadar memberi tahu pasien bahwa sudah waktunya untuk pembersihan, jelaskan mengapa perawatan pencegahan yang berkelanjutan itu penting.
Pesan pengingat yang terkait dengan tenggat manfaat asuransi, terutama selama kuartal keempat ketika banyak manfaat diatur ulang, sering kali lebih unggul daripada pengingat generik.
Ketika pembatalan tetap terjadi
Pasien yang tidak datang tetap akan terjadi. Itu hanyalah bagian dari menjalankan praktik gigi. Yang terpenting adalah bagaimana Anda meresponsnya.
Daftar tunggu di hari yang sama dapat membantu mengisi slot kosong yang tak terduga. Pasien yang telah menunjukkan ketersediaan yang fleksibel mungkin bersedia mengambil slot janji temu tersebut, membantu Anda memulihkan pendapatan yang jika tidak akan hilang.
Untuk pasien yang tidak datang atau membatalkan di menit terakhir, kirimkan tindak lanjut singkat yang berfokus pada membantu mereka memesan ulang alih-alih menyalahkan.
Tidak satu pun dari hal ini memerlukan tim resepsionis yang lebih besar. Yang diperlukan adalah formulir dan alur kerja yang secara otomatis mengirimkan pesan yang tepat pada waktu yang tepat.
Jotform memudahkan pembuatannya: formulir berkemampuan HIPAA untuk pemesanan dan pemeriksaan pasca-operasi, alur kerja otomatis untuk pengingat dan kampanye pengingat kembali, serta alur kerja permintaan ulasan yang terpicu saat janji temu dipesan.
Praktik dengan jadwal paling padat bukanlah yang bekerja paling keras untuk mengisinya. Melainkan praktik yang memiliki sistem yang secara konsisten menjaga pasien tetap terlibat dan terinformasi.
Siap meningkatkan komunikasi pasien dan mengurangi pasien yang tidak datang? Jelajahi Jotform untuk praktik gigi.
Kirim Komentar: